Обязана ли аптека на УСН с НДС 5% учитывать каждую позицию?

Сначала выясняю, за какую работу вам предлагают платить

Я — Ольга Владимировна Семёнова, основательница «РФ-БУХ», практикующий бухгалтер с 12-летним опытом. В вопросах дорогого учёта я начинаю с простого: какие данные уже существуют и кто их повторно набирает. У аптеки приёмка, касса и товарная программа обычно уже работают с конкретными наименованиями. Поэтому требование «теперь всё заносим ещё и бухгалтеру» нуждается в объяснении. Само появление НДС таким объяснением не служит.

Здесь смешивают разные задачи. Для НДС нужно правильно определить облагаемые продажи и налог. Для бухгалтерской отчётности — стоимость товаров и финансовый результат. Для УСН «доходы минус расходы» — расходы, которые разрешено признать именно сейчас. А ещё есть правила обращения лекарств. Один отчёт может помогать сразу нескольким задачам, но одинаковыми от этого они не становятся.

Разбираю нормы, действующие на 5 сентября 2026 года, для ООО, которое правомерно применяет НДС 5%. При обычной розничной продаже НДС рассчитывается со стоимости реализации, а не с торговой наценки. Покупная стоимость конкретной упаковки для этого расчёта не нужна. В книге продаж допускаются предусмотренные правилами сводные документы; отдельная запись на каждую упаковку там не требуется. Основания — [статья 164 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/35cc6698564adc4507baa31c9cfdbb4f2516d068/) и [правила ведения книги продаж](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_124837/e8f33eef1564e13ee1440461c2f4e29151d851bd/).

В самой аптеке одной суммы «товары» недостаточно

Для лекарств, подлежащих маркировке, участники оборота обязаны передавать сведения в систему мониторинга движения лекарственных препаратов — МДЛП. Там используются идентификаторы упаковок и сведения об операциях. Это обязанность по правилам обращения лекарств, она существует независимо от УСН и ставки НДС. Но из неё не следует, что бухгалтер должен повторно заводить каждый код маркировки в своей программе. Основания — [статья 67 Закона № 61-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_99350/7072622692d160a804b7ba320189a2338752ee81/) и постановление Правительства № 1556.

Касса тоже работает с товарной конкретикой: при обычной продаже в чеке нужны наименование, количество, цена и соответствующие сведения о НДС. Поэтому предложение оставить аптеке только общий приход и общую выручку плохо сочетается с её повседневной работой. При этом нельзя автоматически распространять правила МДЛП лекарств на весь ассортимент. Для БАД, косметики и медицинских изделий применимость требований маркировки проверяют отдельно, по соответствующей категории. Требования к чеку установлены [статьёй 4.7 Закона № 54-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359/7a607e9ee7058b0c3bcb22e564e88190964aee72/).

И ещё я всегда развожу обычный товарный учёт и предметно-количественный учёт — ПКУ. Последний обязателен для лекарств из специального перечня и предусматривает регистрацию операций в специальных журналах. Это не название учёта вообще всех аптечных товаров. С 1 марта 2026 года перечень расширен приказом Минздрава № 653н: настройки и внутренние процедуры нужно сверять с обновлённой редакцией. Основания — [статья 58.1 Закона № 61-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_99350/1c0dcbead5bc21eb85e8973766de81c4541a1456/) и [приказ № 653н](https://base.garant.ru/413166743/).

В бухучёте можно укрупнять записи, но нужно сохранить расшифровку

ООО на УСН обязано вести бухгалтерский учёт: самостоятельного освобождения для него нет. При этом пункт 6 ФСБУ 5/2019 позволяет выбирать единицу учёта запасов — например, номенклатурный номер, партию или однородную группу. Условие принципиальное: достоверные сведения и контроль наличия и движения запасов. Объявить весь аптечный ассортимент одной однородной группой только потому, что так дешевле, я обоснованным решением не считаю. Основания — статья 6 Закона № 402-ФЗ и [ФСБУ 5/2019](https://legalacts.ru/doc/prikaz-minfina-rossii-ot-15112019-n-180n-ob-utverzhdenii/).

Есть и норма, которую неудобно замечать любителям универсального «суммового учёта»: инструкция к счёту 41 предусматривает аналитику по ответственным лицам и наименованиям товаров, включая предусмотренную ею детализацию. Поэтому из свободы выбора единицы учёта я не вывожу разрешение уничтожить товарную расшифровку. Практический выход — сохранить её в аптечной системе как часть бухгалтерского учёта, а в основной бухгалтерской базе делать обобщённые записи. Это мой вывод из совокупности требований, а не отдельная льгота для аптек. См. [инструкцию к счёту 41](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_29165/35b11511e7a51a97a73e0bee411dbd226b759953/).

Послабления действительно существуют. Пункт 20 ФСБУ разрешает рознице оценивать товары по продажной стоимости с отдельным учётом наценок. А микропредприятие, имеющее право на упрощённый бухучёт, по пункту 2 может отказаться от применения стандарта и признавать соответствующие затраты расходами периода. Но сначала проверяют право конкретного ООО на упрощение. И ни один из этих вариантов не отменяет аптечные обязанности или условия признания налоговых расходов.

Я предлагаю оформлять такую схему заранее: определить состав регистров, утвердить их формы, установить ответственных и порядок подписания, обеспечить сохранность детализации. Просто файл выгрузки без обязательных реквизитов ещё не становится бухгалтерским регистром. Бухгалтер должен раскрыть итоговую сумму до документов, а руководитель — понимать, где эти документы и данные останутся после смены программы или обслуживающей компании. Требования закреплены в [статье 10 Закона № 402-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/4d85ac1b1651e133989ea8e90b0c278b71133817/).

Самое требовательное место — расходы на товары при УСН

Первое, что я уточняю у владельца, — объект УСН. На «доходах» покупная стоимость товаров не уменьшает налоговую базу. На «доходах минус расходах» её нужно подтвердить, причём перечисления денег поставщику недостаточно: товары должны быть реализованы. Нужна связь между поступлением, оплатой, продажей и оставшимся товаром. НК разрешает оценку по ФИФО, средней стоимости или стоимости единицы. Эти условия установлены [пунктом 2 статьи 346.17 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/ba2cbb06adca96da48ed323cea2d4d85a24fafcc/).

Здесь я не стану пугать вас несуществующим абсолютным запретом. Минфин действительно допускал расчётную методику для торговли с большим ассортиментом — например, в [письме от 28.04.2006 № 03-11-04/2/94](https://base.garant.ru/12146981/). Однако это историческое разъяснение со своими условиями, а не готовая инструкция для аптеки в 2026 году. Формула должна опираться на документы, оплату и остатки. Произвольное «списываем обычный процент от выручки» этих требований не выполняет. При разных наценках, возвратах и отсрочках оплаты я предпочитаю проверяемый расчёт из товарной системы.

При НДС 5% входной налог по покупкам для соответствующих операций включают в стоимость, к вычету его не принимают. При УСН «доходы минус расходы» он учитывается вместе с этой стоимостью при выполнении условий признания расхода. Повторно списывать ту же сумму отдельно нельзя. Это следует из подпункта 8 пункта 2 статьи 170 НК РФ и прямо разъяснено в [письме Минфина, доведённом ФНС 11.11.2025 № СД-4-3/10127@](https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxes/tourist_tax/16601962/).

С 1 января 2026 года перечень расходов на УСН расширен: новый подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Но специальное условие списания покупных товаров по мере реализации осталось. Поэтому аргумент «теперь расходы разрешили шире, значит, можно сразу списать всю закупку» не работает. Я проверяю прежде всего момент признания и документы: именно здесь красивая итоговая сумма может разойтись с разрешённым расходом. См. [статью 346.16 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/2428f19fbea7040de2388dd179c39e787cc0d07d/).

Разберём на примере: закупку оплатили, но продали не всё

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН «доходы минус расходы» со ставкой 15% и НДС 5%. Это условный пример; рассматриваем только указанные товарные операции. Аптека получила и полностью оплатила партию одного наименования: 1 000 упаковок по 110 рублей, включая входной НДС. Всего поставщику перечислено 110 000 рублей. Стандартная ставка УСН для такого объекта установлена [пунктом 2 статьи 346.20 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/3908f157150b10882cccfbb7f359866338098767/).

За рассматриваемый период продали 600 упаковок по 315 рублей, включая НДС. Покупатели заплатили 189 000 рублей. Ошибка бухгалтера — включить в расходы все перечисленные поставщику 110 000 рублей: накладная есть, платёж есть, значит, можно. Но 400 упаковок ещё лежат в аптеке. Их оплата не превращает непроданный товар в налоговый расход. Общая банковская сумма эту разницу не показывает.

Исправляем расчёт по шагам. Сначала выделяем НДС из продаж: 189 000 × 5 / 105 = 9 000 рублей. Доход для УСН составляет 180 000 рублей: предъявленный покупателю НДС в него не включается. Затем определяем стоимость реализованных и оплаченных товаров: 600 × 110 = 66 000 рублей. Стоимость остатка — 400 × 110 = 44 000 рублей. Основания расчёта дохода — [статья 346.15 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/281ce306d4c05188cf38182099250dc8b2fc2a73/) и пункт 1 статьи 248 НК РФ.

В результате вместо расхода 110 000 рублей признаём 66 000 рублей. Завышение расходов на 44 000 рублей при прочих равных занизило бы обычный расчёт налога УСН по ставке 15% на 6 600 рублей. Для исправления понадобились сведения о количестве проданных упаковок, их стоимости и оплате партии. Вручную дублировать всю аптечную базу для этого не пришлось бы, если нужный регистр уже формирует товарная программа.

Другой пример: детализация есть, а бухгалтер набирает её заново

Теперь допустим, ООО «Вектор» работает на УСН «доходы» и правомерно применяет НДС 5%. В аптечной программе ведётся ассортимент из 3 000 позиций. Приёмка загружается из документов поставщиков, продажи фиксируются кассой, остатки видны по наименованиям. После перехода на НДС бухгалтер предлагает повторно завести весь справочник и вручную переносить поступления. Я бы сначала попросила показать, каких именно сведений не хватает в существующей системе.

Возьмём условный период без начального остатка. По документам получены товары покупной стоимостью 550 000 рублей, включая невозмещаемый входной НДС. Покупная стоимость проданного товара — 400 000 рублей. Покупатели заплатили 630 000 рублей, включая НДС 30 000 рублей: 630 000 × 5 / 105. Для простоты все продажи облагаются по этой ставке, возвратов и иных выбытий нет. Ожидаемая стоимость остатка — 150 000 рублей.

Вместо повторного набора я организовала бы передачу обобщённых данных о поступлении, продажах, НДС и списанной стоимости с доступной товарной расшифровкой. Затем сверила бы поступление с первичкой, выручку — с кассовыми данными, остаток — с товарной системой и фактическим наличием. Формы регистров и порядок работы закрепила бы документально. Это не четыре числа в письме бухгалтеру: каждый итог раскрывается до операций, из которых получен.

Результат такой организации учёта: для УСН отражается доход 600 000 рублей без предъявленного НДС, покупные товары налоговую базу на объекте «доходы» не уменьшают. При этом в бухучёте сохраняются обоснованная стоимость продаж и остаток 150 000 рублей, а в аптечной системе — необходимая детализация. Повторный ручной ввод удалось бы убрать без потери сведений. Вот такую экономию я считаю разумной: сотрудник проверяет расхождения, а не перепечатывает уже проверенную накладную.

Что я проверила бы до покупки новой программы

Начала бы с небольшой выборки обычных операций: поступление, продажа, возврат поставщику, списание. По каждой попросила бы показать документы и путь суммы до бухгалтерского регистра. Если стоимость проданного товара нельзя восстановить, сначала исправляем исходные данные. Новая программа сама по себе не объяснит старые остатки и не выяснит, какую поставку оплатили.

Дальше определила бы достаточный состав сведений. Для меня рабочий учёт — тот, где другой бухгалтер сможет повторить расчёт, не разыскивая автора таблицы. Особенно внимательно проверила бы неоплаченные поставки и причины выбытия: стоимость проданного товара, возврата и списания нельзя без разбора объединять в один налоговый расход.

И только после этого решала бы, что автоматизировать и за что платить. На одинаковые справочники во всех программах можно не тратить силы, если есть надёжное сопоставление позиций. На необязательные управленческие отчёты тоже. А вот возможность подтвердить остаток и расход я сохраняю. Поэтому мой ответ владельцу аптеки такой: повторять каждую позицию вручную из-за НДС не требуется; сохранять необходимую товарную аналитику и доказательства расчётов — требуется.

• Установить объект УСН и отделить задачи НДС от расчёта расходов.
• Проверить связь товарных позиций с документами поступления и продаж.
• Для УСН «доходы минус расходы» обеспечить учёт оплаты поставщикам при расчёте списываемой стоимости.
• Закрепить метод оценки, состав регистров и порядок сверки в учётной политике.
• Оформить хранение и подписание регистров, доступ к расшифровкам и исправление расхождений.

Частые вопросы