Беспроцентный займ сотруднику: НДФЛ с выгоды и документы в 2026 году

Ольга Семёнова· ·НДФЛ и расчёты с сотрудниками·~7 мин чтения
Беспроцентный займ сотруднику: НДФЛ с выгоды и документы в 2026 году — иллюстрация

Выдали сотруднику беспроцентный займ, а в следующем месяце бухгалтерия спорит, есть ли уже НДФЛ, из чего его удержать и куда поставить в 6-НДФЛ. Я, Семёнова Ольга Владимировна, обычно начинаю не с формулы, а с договора: именно там чаще всего лежит будущая ошибка. Разберём, когда материальная выгода возникает в 2026 году, как её считать по новым правилам и какие документы действительно нужны работодателю.

Работник получил беспроцентный займ: НДФЛ обычно будет

Скажу прямо: если организация или ИП выдали своему работнику беспроцентный заём для личных целей, я бы сразу ставила его на ежемесячный контроль НДФЛ. Трудовые отношения между заёмщиком и заимодавцем — самостоятельное условие для признания дохода в виде материальной выгоды. Неважно, на какой системе налогообложения работает компания и насколько благородна цель займа. УСН от обязанностей налогового агента не освобождает.

С 2024 года НК РФ действительно сузил круг ситуаций, в которых экономия на процентах признаётся доходом. Из-за этого некоторые бухгалтеры делают опасный вывод: «раз заём беспроцентный, но выдан не банком, то налога нет». Нет. Для работника своей компании условие уже выполнено. С 2025 года правило дополнительно распространили на займы, выданные работнику взаимозависимой с работодателем организацией или ИП. Для обычного займа «работодатель — сотрудник» это изменение ничего не отменило.

Есть два исключения, которые проверяю до расчёта. Первое — заём направлен на новое строительство или покупку жилья, подходящего земельного участка либо рефинансирование такого займа, а право на имущественный вычет подтверждено налоговым органом. Второе — льготный период по закону, если он применим к конкретному займу. Но заявление работника «деньги пошли на квартиру» не является основанием не исчислять налог. Нужен документ налогового органа о праве на вычет. Без него я бы считала НДФЛ, а после получения подтверждения при необходимости делала перерасчёт.

Не путайте льготу 2021–2023 годов с текущими правилами. Все виды материальной выгоды были освобождены только за доходы, полученные в 2021–2023 годах; для 2026 года такого общего освобождения нет.

Формула 2026 года: берём не просто ставку на конец месяца

Доход возникает не в день выдачи займа и не только в день его возврата. Дата фактического получения материальной выгоды — последний день каждого месяца, пока сотрудник пользуется деньгами. Поэтому по займу, выданному 12 января, первый расчёт делаем 31 января. Если долг полностью вернули 8 апреля, выгоду за апрель всё равно считаем: в этом месяце сотрудник пользовался деньгами восемь дней.

В 2026 году в формуле есть деталь, которую легко пропустить после обновления программы. Для рублёвого займа нужно взять две трети минимального значения ключевой ставки Банка России из двух величин: ставки на дату заключения договора и ставки на дату фактического получения дохода. Если договор менял именно процентную ставку, вместо даты заключения берут дату её последнего изменения. Это правило действует с 1 января 2026 года. Значит, ключевую ставку на последнее число месяца нельзя автоматически подставлять во все договоры — сравнение обязательно.

Для беспроцентного займа расчёт выглядит так: остаток долга × 2/3 минимальной ключевой ставки × число календарных дней пользования деньгами в месяце / 365 или 366. Проценты по договору затем вычитаются; в нашем случае они равны нулю. Материальная выгода резидента облагается по ставке 35%, а не по зарплатной прогрессивной шкале. Вот здесь ошибаются особенно часто: 13% в расчёте выглядит привычно, но это неверная привычка.

Если программа считает выгоду исходя только из ключевой ставки на конец месяца, проверьте её настройку для 2026 года. После изменения статьи 212 НК РФ такой расчёт может завысить налог.
Беспроцентный займ сотруднику: НДФЛ с выгоды и документы в 2026 году — схема действий
Схема: Беспроцентный займ сотруднику: НДФЛ с выгоды и документы в 2026 году

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и расчёт за первый месяц

Допустим, ООО «Ромашка» 10 февраля 2026 года перечислило менеджеру 600 000 рублей по беспроцентному договору. Для примера примем, что ключевая ставка на дату договора — 16%, а на 28 февраля — 18%. Работник — налоговый резидент, жильё за счёт займа он не покупает. В расчёт берём меньшую ставку, 16%, а не 18%. Две трети от неё — 10,6667% годовых.

В феврале сотрудник пользовался деньгами 19 календарных дней: с 10 по 28 февраля включительно. Материальная выгода составит 600 000 × 10,6667% × 19 / 365 = 3 331,51 рубля. НДФЛ — 1 166 рублей после округления (3 331,51 × 35%). Исчислить его нужно 28 февраля. Но удержать 1 166 рублей 28 февраля не из чего: компания не выдаёт сотруднику эти деньги, выгода существует только для целей налогообложения.

Допустим, зарплату за февраль ООО «Ромашка» выплатило 5 марта. В этот день бухгалтер удерживает 1 166 рублей из денежной выплаты и перечисляет налог в срок, зависящий именно от 5 марта. В конце марта компания делает новый расчёт — уже за март, по остатку долга и с учётом ключевой ставки, требуемой законом на 31 марта. Не надо начислять выгоду сразу до конца срока займа. Ставка может меняться, долг может частично погашаться, а в отчётности возникнет каша.

В расчётном регистре фиксируйте остаток долга, обе сравниваемые ключевые ставки, выбранную меньшую ставку, дни пользования, сумму выгоды, исчисленный и удержанный налог. Такая строка экономит часы при любой сверке.

Удержание и перечисление: доход появился, денег у работника не прибавилось

НДФЛ с материальной выгоды удерживают из ближайшей денежной выплаты работнику: зарплаты, премии, отпускных или другого денежного дохода. Сам заём не является источником удержания — его выдача не доход сотрудника. Общее ограничение также работает: с одной денежной выплаты нельзя удержать больше 50%. Поэтому при маленькой зарплате или большой сумме займа налог может копиться несколько месяцев. Это не повод списать его на расходы компании и заплатить за работника.

Перечисление налога привязано к дате удержания. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца. Налог, удержанный с 23-го числа по последнее число месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для второй части декабря установлен срок не позднее последнего рабочего дня года. Уведомления об исчисленных суммах подают по тем же периодам: до 25-го числа текущего месяца и до 3-го числа следующего соответственно; для декабрьского второго периода — в последний рабочий день года.

Если сотрудник уволился, выплат больше нет, а НДФЛ удержать не удалось, не переводите налог в бюджет за счёт организации. Это создаст новый доход работника, то есть ещё один круг налогообложения. Компания отражает неудержанную сумму в годовом 6-НДФЛ со справкой о доходах физлица и сообщает о невозможности удержания в установленном составе сведений. Дальше налог физлицу предъявит инспекция.

Самая дорогая мелочь — забыть НДФЛ за несколько месяцев, а затем удержать всю сумму из одной зарплаты. Сначала проверьте предел 50%; остальное переносите на следующие денежные выплаты.

6-НДФЛ: не маскируйте выгоду под зарплату

В 6-НДФЛ у материальной выгоды две разные жизни. Доход показывается в том периоде, на последний день которого он возник. Удержанный НДФЛ попадёт в раздел 1 того отчётного периода, когда его реально удержали, с соответствующим сроком перечисления. Это нормальная разница во времени, а не ошибка отчёта. Если февральскую выгоду удержали из зарплаты в марте, доход и удержание окажутся в разных периодах расчёта.

В разделе 2 материальная выгода включается в показатели дохода и исчисленного налога по ставке 35%. Не смешивайте её с зарплатной базой, облагаемой по ставкам 13–22%. В приложении № 1 к годовому 6-НДФЛ — справке о доходах физлица — используйте код дохода 2610: материальная выгода от экономии на процентах за пользование заёмными средствами. Это тот случай, когда корректный код важнее красивого пояснения в рабочей переписке.

Перед сдачей я сверяю не только суммы, но и цепочку дат: последнее число месяца как дата дохода, дата ближайшей денежной выплаты как дата удержания, затем срок перечисления. Если в регистре налог исчислен, но нет отметки об удержании или невозможности удержать, отчётность лучше не отправлять. Она не исправит незакрытую операцию — она просто сделает её заметной.

Не привязывайте раздел 1 к месяцу, за который посчитана выгода. Для него определяющей является дата, когда налог фактически удержали.

Документы: договор без движения денег — слабая конструкция

Когда разбираю старые займы, меня настораживает не беспроцентность, а пустота после договора. Деньги перечислили, срок возврата давно прошёл, продление ничем не оформлено, платежей нет, а бухгалтерия помнит о займе только перед годовым отчётом. В такой ситуации риск не только в НДФЛ с выгоды. Инспектор может заинтересоваться, был ли заём реальным обязательством или способом выдать работнику деньги без обычного оформления.

В самом договоре зафиксируйте сумму, беспроцентность, дату и способ выдачи, срок возврата, порядок досрочного погашения и, если деньги выдаются частями, порядок траншей. График платежей закон не требует, но я его рекомендую. Он не даёт займу раствориться в папке «прочее» и показывает деловую логику операции. Факт выдачи и каждый возврат подтвердите банковским документом либо кассовым документом.

Удерживать тело займа из зарплаты по собственной инициативе работодатель не вправе. Для добровольного погашения возьмите отдельное письменное заявление работника с суммой или формулой удержания и периодичностью. Не вписывайте такую договорённость задним числом в расчётный листок. В комплект также включите ежемесячные справки-расчёты материальной выгоды, налоговый регистр и, при жилищной льготе, подтверждение права на имущественный вычет из налогового органа.

Продление срока возврата оформляйте до того, как первоначальный срок истёк. Иначе вместо спокойного дополнительного соглашения бухгалтерии приходится объяснять, почему просроченный долг годами никто не взыскивал.

Второй разбор: ООО «Вектор», увольнение и недоудержанный налог

Допустим, ООО «Вектор» выдало специалисту в январе 2026 года беспроцентный заём 1 200 000 рублей. За несколько месяцев накопился НДФЛ с материальной выгоды. В июне сотрудник увольняется, а окончательный расчёт после удержания обычного НДФЛ составляет 18 000 рублей. Компания может удержать из этой выплаты не больше 9 000 рублей. Даже если по карточке займа числится 14 000 рублей НДФЛ с материальной выгоды, удерживать все 14 000 нельзя.

Правильный порядок скучен, а потому надёжен: ООО «Вектор» удерживает 9 000 рублей, перечисляет их в срок для своего периода удержания и фиксирует остаток 5 000 рублей как неудержанный. В годовом 6-НДФЛ и справке о доходах эта сумма попадёт в сведения о неудержанном налоге. Если после увольнения компания ещё выплатит сотруднику премию или иной денежный доход, она снова сможет удержать налог — опять в пределах 50% выплаты.

Отдельно остаётся сам долг. Его нельзя автоматически зачесть из любого будущего дохода без оформленной воли работника. Если сотрудник согласен, сделайте заявление или соглашение о порядке погашения. Если нет — работайте как обычный заимодавец по договору. НДФЛ и возврат основного долга — две разные задачи; попытка решить одну другой обычно рождает ошибку и в расчётах, и в документах.

Мой практический приоритет такой: сначала установить дату договора и основание для льготы, затем настроить ежемесячный расчёт, а уже после думать о проводках. Ошибка в формуле исправляется; отсутствие документов о реальном займе исправить гораздо труднее.

Как это было у моего клиента: займ сотруднику, о котором вспомнили через три месяца

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный мастер» — небольшую компанию по ремонту квартир. Директор сразу сказал, что в феврале выдал прорабу 300 000 рублей на личные нужды без процентов, а вернуть деньги сотрудник должен был частями до конца года. Договор займа был, деньги перевели с расчётного счёта, но бухгалтер до этого не считала материальную выгоду и не отражала НДФЛ.

Первое, что я проверила, — дату фактической выдачи денег, график возврата и были ли в договоре прописаны проценты. Процентов не было, сотрудник не относился к категории, для которой выгода могла бы не облагаться. Значит, на последний день каждого месяца нужно было определять доход в виде материальной выгоды и исчислять с него НДФЛ.

Мы восстановили расчёт начиная с 29 февраля: взяли остаток займа на каждую дату, применили ставку в размере 2/3 ключевой ставки Банка России, действовавшей в соответствующем периоде, и рассчитали выгоду по дням пользования деньгами. За февраль сумма получилась небольшой, а за март и апрель — уже заметнее, потому что долг оставался почти без изменений. Я отдельно объяснила директору: налог возникает не потому, что сотрудник получил ещё какие-то деньги, а потому, что он пользовался займом бесплатно.

Дальше мы оформили бухгалтерскую справку с расчётом по каждому месяцу, внесли доход и исчисленный НДФЛ в учёт. Удерживать налог начали из ближайшей зарплаты прораба, предварительно уведомив его о сумме. В договор добавили понятный график погашения: по 50 000 рублей ежемесячно начиная с мая, а каждое удержание в счёт возврата займа стали подтверждать заявлением работника и отражать в расчётных документах.

В итоге к отчётности всё было собрано: договор, платёжное поручение на выдачу, график, расчёты выгоды, бухгалтерская справка и документы по удержаниям. НДФЛ показали отдельно от зарплаты, без попыток спрятать его в обычных начислениях. Директор потом сказал, что главной проблемой оказалась не сама сумма налога, а то, что займ сначала посчитали «личной договорённостью», а не операцией, которую нужно ежемесячно сопровождать.

Беспроцентный займ нельзя просто выдать и вспомнить о нём при возврате: расчёт выгоды и НДФЛ требуют внимания каждый месяц.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ в день выдачи беспроцентного займа?

Нет. В день выдачи заём не является доходом работника. Материальная выгода определяется на последний день каждого месяца, пока работник пользуется деньгами.

Какая ставка НДФЛ по материальной выгоде в 2026 году?

Для налогового резидента материальная выгода от экономии на процентах облагается по ставке 35% по п. 2 ст. 224 НК РФ. К ней не применяется шкала 13–22%, используемая для основной базы.

Можно ли не считать НДФЛ, если договор займа заключён до 2024 года?

Нет, сама по себе старая дата договора не освобождает материальную выгоду в 2026 году. Общее освобождение действовало для доходов, полученных в 2021–2023 годах. Проверьте только специальные основания, прежде всего жилищную льготу.

Как отразить неудержанный НДФЛ после увольнения сотрудника?

Удержите налог в допустимых пределах из последней денежной выплаты, а не удержанный остаток покажите в годовом 6-НДФЛ со справкой о доходах физлица. Платить его за счёт компании не нужно.

На что опираемся