Сотрудник заболел в отпуске: что делать бухгалтеру

Не начинайте с денег: сначала выберите сценарий

Если сотрудник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, дни его временной нетрудоспособности не должны «съесть» отпуск. По части 1 статьи 124 ТК РФ ежегодный отпуск продлевается или переносится на другой срок с учётом пожеланий работника. Это не добрая воля работодателя, а обязанность.

Я считаю правильным не угадывать, чего хочет сотрудник. Для продления отдельное заявление прямо не названо обязательным, но в работе я всё равно прошу короткое подтверждение: «прошу продлить отпуск» или «прошу перенести семь дней на такие-то даты». Иначе через месяц бухгалтер помнит одно, кадровик — другое, а сотрудник уверен, что должен был выйти в иной день. Обычная человеческая путаница, не злой умысел.

Продление и перенос — не синонимы. При продлении сотрудник отдыхает дольше сразу после первоначальной даты окончания. При переносе неиспользованные дни уходят на согласованный период позднее. И вот только во втором случае обычно возникает полноценный перерасчёт отпускных.

• Проверьте, что это ежегодный оплачиваемый отпуск и болезнь самого работника.
• Дождитесь закрытия ЭЛН: только тогда известен точный период болезни.
• Получите от работника выбор — продлить или перенести дни.
• Оформите приказ, исправьте табель и при необходимости внесите отметку в график отпусков.

Продление отпуска: отпускные не возвращаем и не начисляем второй раз

При продлении количество оплачиваемых отпускных дней не меняется. Сотрудник просто использует их позже. Поэтому первоначально перечисленные отпускные остаются на месте. Я не советую делать сторно за дни болезни, удерживать сумму, а затем снова начислять её за дни продления. Это бухгалтерская карусель, от которой ни компании, ни работнику не легче.

Отдельно рассчитывают пособие по временной нетрудоспособности. При обычной болезни или бытовой травме первые три календарных дня оплачивает работодатель, с четвёртого дня — СФР. Размер пособия считают по Закону № 255-ФЗ: из заработка за два календарных года, предшествующих году болезни, с учётом страхового стажа, предельной базы и иных правил закона.

В табеле не ставьте на один день одновременно отпуск и болезнь. Дни по ЭЛН отражайте как временную нетрудоспособность, а дни, на которые отдых продлили после исходной даты окончания, — как ежегодный отпуск. На практике именно двойная отметка чаще всего выдаёт неразобранную ситуацию при внутренней проверке расчёта зарплаты.

• Отпускные за продлённый отпуск не пересчитывайте.
• Рассчитайте пособие отдельно от отпускных.
• Передайте сведения, нужные СФР для назначения пособия, в течение трёх рабочих дней после получения данных о закрытом ЭЛН.
• Сохраните заявление или сообщение работника, приказ, табель и расчёт пособия в одном комплекте документов.

Разберём на примере ООО «Ромашка»: самый чистый вариант

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» предоставило менеджеру отпуск на 14 календарных дней — с 3 по 16 августа 2026 года. Отпускные в сумме 42 000 руб. перечислили 30 июля. С 8 по 12 августа сотрудник болел, ЭЛН закрыт 12 августа. Это пять календарных дней временной нетрудоспособности.

Сотрудник выбрал продление и направил заявление. Компания издала приказ: отпуск продлён на пять календарных дней, новая дата окончания — 21 августа, на работу сотрудник выходит 22 августа. В табеле 3–7 августа и 13–21 августа стоят дни ежегодного отпуска, 8–12 августа — дни болезни. Отпускные в 42 000 руб. не меняются: это оплата тех же 14 дней отдыха.

Допустим для иллюстрации, что пособие после расчёта составило 2 000 руб. за день. За пять дней получится 10 000 руб.: 6 000 руб. за первые три дня — расходы работодателя, 4 000 руб. за два последующих дня назначит СФР. Цифры здесь условны: фактическую сумму нельзя брать «из головы», её считают по данным конкретного работника. Но логика постоянна: отпускные не трогаем, больничный начисляем отдельно.

Перенос отпуска: здесь перерасчёт уже неизбежен

Если работник выбирает перенос, первоначальные отпускные частично относятся к дням, которые отпуском не стали. Их нужно отразить как переплату за неиспользованные дни, а перенесённый отпуск рассчитать заново. Я не советую просто считать, что «деньги уже уплачены и пусть лежат». Новый период может попасть в другой расчётный период среднего заработка, а значит, средний дневной заработок изменится.

С удержанием будьте особенно аккуратны. Болезнь в отпуске не названа в статье 137 ТК РФ среди оснований, по которым работодатель может в одностороннем порядке удержать деньги из зарплаты. Поэтому безопасный путь — письменное согласие работника на возврат либо на зачёт при выплате отпускных за перенесённый период. Не прячьте зачёт в общей сумме к выдаче: сделайте бухгалтерскую справку-расчёт, чтобы движение денег было понятно и работнику, и проверяющему.

Для нового отпуска берите средний заработок по действующему Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ № 540. С 1 сентября 2025 года оно заменило прежнее Положение № 922. Новый период отпуска оплачивается не позднее чем за три дня до его начала. Это как раз тот момент, который в спешке пропускают: перенос — не повод забыть срок выплаты.

• Определите количество неиспользованных дней: это дни болезни, пришедшиеся на первоначальный отпуск.
• Оформите заявление о переносе и приказ с точными новыми датами.
• Пересчитайте первоначальные отпускные за неиспользованные дни.
• Согласуйте возврат или зачёт переплаты письменно.
• Рассчитайте отпускные за новые даты по среднему заработку на дату нового отпуска и выплатите их в срок.
• Рассчитайте пособие по ЭЛН отдельно: перенос отпуска на право на пособие не влияет.

Разберём на примере ООО «Вектор»: где бухгалтеры теряют разницу

ООО «Вектор» предоставило инженеру отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 сентября 2026 года. Отпускные — 84 000 руб. — перечислены 27 августа. С 10 по 16 сентября сотрудник болел семь дней и попросил не продлевать отдых, а перенести семь дней на 9–15 ноября. Компания согласовала даты приказом.

Для наглядности первоначальные отпускные составляют 3 000 руб. за день. Семь неиспользованных дней — это 21 000 руб. Работник письменно согласовал зачёт этой суммы при оплате ноябрьского отпуска. Бухгалтер делает перерасчёт сентябрьского отпуска на 21 000 руб., но не удерживает деньги самовольно из октябрьской зарплаты.

К ноябрю средний заработок изменился. Допустим, новый средний дневной заработок — 3 150 руб. Тогда отпускные за семь дней составят 22 050 руб. При согласованном зачёте фактическая разница в пользу работника — 1 050 руб. Параллельно за 10–16 сентября считают больничное пособие. Если бы бухгалтер оставил прежние 21 000 руб. «как оплату ноября», он пропустил бы изменение среднего и занизил бы отпускные.

Что я проверяю в первую очередь — и где не нужно создавать драму

В день, когда появляется ЭЛН, не надо паниковать из-за уже выплаченных отпускных. Сначала установите период болезни и основание нетрудоспособности. Затем получите решение работника. Только после этого станет понятно, продлеваем отпуск без движения отпускных или переносим дни с перерасчётом. Такая последовательность кажется очевидной, но именно её чаще всего нарушают.

Не нужно бояться, что приказ о продлении выйдет после закрытия ЭЛН. Это нормально: до закрытия листка вы не знаете точное число дней болезни. Гораздо хуже издать приказ на предполагаемое количество дней, а затем переделывать документы. При переносе важнее письменное согласование с работником и соблюдение срока выплаты перед новым отпуском.

Если такие случаи у вас возникают регулярно, закрепите в положении об отпусках короткий маршрут: кто получает сведения об ЭЛН, кто запрашивает решение сотрудника, кто делает приказ и кто контролирует передачу сведений в СФР. Не ради красивого регламента. Ради того, чтобы кадровик и бухгалтер не пытались одновременно исправить один и тот же день разными способами.

• Сверить даты и причину ЭЛН.
• Получить решение работника о продлении либо переносе.
• Оформить кадровые документы и табель.
• При продлении оставить отпускные без перерасчёта.
• При переносе оформить перерасчёт и добровольный зачёт или возврат.
• Передать сведения в СФР и проверить расчёт пособия.

Частые вопросы