Сотрудник сдал кровь: как дать два дня отдыха и правильно их оплатить

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт, заработная плата и трудовые гарантии·~7 мин чтения
Сотрудник сдал кровь: как дать два дня отдыха и правильно их оплатить — иллюстрация

«Я сдал кровь в субботу, а два дня возьму через месяц». На этой фразе у кадровика обычно появляется желание открыть Трудовой кодекс и закрыть дверь. Я Ольга Семёнова, практикующий бухгалтер, и считаю: спорить здесь не нужно. Нужно не смешать разные основания для отдыха, получить справку и зафиксировать выбранные даты. Тогда повторная донация и непоследовательные дни не превращаются ни в прогул, ни в переплату.

Сначала посчитайте не «отгулы», а основания для них

Статья 186 ТК РФ написана коротко, но именно поэтому её часто читают слишком бегло. За донацию в рабочий день работник освобождается от работы в сам день сдачи крови и получает ещё один дополнительный день отдыха. Это два оплачиваемых дня: день донации и дополнительный день. Им совершенно не обязательно идти подряд. Дополнительный день работник вправе присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску либо использовать в другое время в течение года после даты донации.

Если кровь сдана в выходной, нерабочий праздник или в ежегодном оплачиваемом отпуске, картина другая, но итог для работника тот же: у него возникают два дня отдыха после донации. Первый — другой день взамен того дня, когда он и так не работал; второй — дополнительный день после сдачи крови. Если сотрудник по соглашению с работодателем работал в день донации, логика такая же: другой день за работу в день сдачи плюс дополнительный день. На вредных и опасных работах выходить на работу в день донации нельзя — это прямой запрет статьи 186 ТК РФ.

А вот медицинское обследование без последующей сдачи крови — не маленькая донация. За день обследования работника освобождают от работы, но дополнительный день отдыха не появляется. Это важная граница: Минздрав прямо связывает дополнительную гарантию именно с фактом донации, подтверждённым документом. Повторная сдача крови создаёт новый комплект гарантий на каждую подтверждённую донацию; никакого общего годового лимита «донорских дней» трудовое законодательство не устанавливает.

Не называйте в приказе все дни одним словом «отгул». Укажите основание каждого: день донации, другой день взамен донации в нерабочий день (или взамен работы в этот день) и дополнительный день отдыха. Так легче проверить остаток при следующей справке.

Работник выбирает даты — а вы не превращайте это в просьбу о милости

Моя позиция простая: дату дополнительного дня нельзя «разрешать или не разрешать» по производственной необходимости. Закон говорит «по желанию работника». Особенно это видно, когда сотрудник присоединяет день к отпуску. Но кадровый порядок всё равно нужен: заявление с датой, приложенная справка, приказ или иной принятый у вас распорядительный документ, затем отметка в табеле. Это не бюрократия ради папки; это защита от ситуации, когда бухгалтер узнаёт о дне отдыха после закрытия зарплаты.

Норма не устанавливает срок, за который работник обязан предупредить работодателя о выбранном дополнительном дне, и не даёт универсального ответа, может ли он просто не выйти без заявления. Поэтому не советую строить локальный акт на угрозе «не согласовали — прогул». Право на день от этого не исчезнет, а трудовой спор будет неприятным. Правильнее закрепить обязанность подать заявление заранее, если это возможно, и оперативный маршрут для внезапной ситуации: работник сообщает дату, кадровик принимает заявление, руководитель лишь фиксирует её приказом.

Год отсчитывайте от конкретной даты каждой донации, а не от 1 января и не от даты выдачи справки. Если работник сдал кровь 18 сентября, дополнительный день по этой донации он использует в течение года после 18 сентября. Неиспользованный дополнительный донорский день нельзя заменять деньгами, в том числе при увольнении: ТК РФ даёт отдых, а не компенсацию. Поэтому в реестре донора я обязательно храню дату донации, вид дня и крайний срок использования.

Справка — это не приложение «на всякий случай», а ключевое подтверждение. С 1 сентября 2026 года действуют новые унифицированные справки донора о совершении донации и о медицинском обследовании по приказу Минздрава № 447н. Старые бланки 401/у и 402/у не требуйте.
Сотрудник сдал кровь: как дать два дня отдыха и правильно их оплатить — схема действий
Схема: Сотрудник сдал кровь: как дать два дня отдыха и правильно их оплатить

Разберём на примере: кровь в субботу и дни через месяц

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» работает по пятидневке. Менеджер сдал кровь в субботу, 11 октября. В понедельник он принёс справку о донации, а через неделю написал заявление: просит предоставить 6 и 21 ноября. Кадровик сначала хотел дать только один день: «Суббота же и так выходная». Вот это как раз типичная ошибка.

Субботняя донация даёт менеджеру другой день отдыха взамен дня сдачи крови и дополнительный день после донации. В заявлении разумно разделить даты: 6 ноября — другой день за донацию в выходной, 21 ноября — дополнительный день отдыха. Оба дня оплачиваются средним заработком. Работник вправе выбрать их не подряд; статья 186 ТК РФ такого условия не содержит. Приказ издают на две даты, в табеле отмечают отсутствие с сохранением среднего заработка по принятому у работодателя коду, а справку и заявление подшивают к приказу.

Покажу расчёт без магии. За расчётные 12 календарных месяцев менеджеру начислили за фактически отработанные дни 720 000 рублей, а фактически отработал он 247 рабочих дней. Средний дневной заработок — 2 914,98 рубля (720 000 / 247). За два дня ООО начислит 5 829,96 рубля среднего заработка. Если один из дней попал бы на 12-часовую смену при суммированном учёте, нельзя автоматически оплачивать только восемь часов: Верховный Суд указал, что гарантия не зависит от нормальной 40-часовой недели; оплачивается рабочая смена, на которую приходится соответствующий день.

Не уменьшайте число дней из-за того, что донация пришлась на выходной. Выходной не «поглощает» гарантию: он меняет основание первого дня отдыха.

Повторная донация: не складывайте справки в одну папку без учёта

Типичная ситуация: ИП Соколов ведёт учёт для ООО «Вектор». Сотрудница сдала кровь 3 марта в рабочий день, а затем 17 апреля — в свой выходной по графику. Бухгалтер дал ей один дополнительный день за март и два дня за апрель, потому что «вторая справка — новая история». На самом деле мартовская донация в рабочий день тоже дала два дня: освобождение 3 марта и один дополнительный день. Если 3 марта сотрудница фактически не работала, второй переносной день за эту дату не возникает; если работала по соглашению — возникает.

По апрельской справке будет два последующих дня: заменяющий выходной 17 апреля и дополнительный. Эти дни можно поставить отдельно: например, 5 мая и присоединить к отпуску в августе. Дополнительный день за март тоже живёт до 3 марта следующего года, если работница его не использовала. В результате бухгалтер должен видеть не «три справки — столько-то отгулов», а каждое основание и его статус: использовано, заявлена дата или ожидает выбора.

Оговорюсь о самом неприятном варианте — человек пришёл со справкой после того, как отсутствовал. Не торопитесь ставить прогул и удерживать деньги. Запросите объяснение, примите справку, выясните, был ли это день донации или заранее выбранный дополнительный день. Если медицинский факт подтверждён, освобождение в день донации — государственная гарантия, даже если кадровик не получил красивое заявление накануне. А вот дату дополнительного дня лучше зафиксировать до отсутствия; здесь закон процедурой не помогает, и аккуратная письменная коммуникация спасает лучше любого «жёсткого» положения.

Не путайте право работника выбрать дату с отсутствием учёта. Реестр остатков по каждой донации — полезнее десятка согласований в мессенджере.

Средний заработок считайте по новым правилам, а не по старой памятке

С 1 сентября 2025 года действует Положение о среднем заработке, утверждённое постановлением Правительства № 540. Для донорских дней берём фактически начисленную зарплату и фактически отработанное время за 12 календарных месяцев до периода сохранения среднего заработка. Из расчётного периода исключаются время и суммы, когда за работником уже сохранялся средний заработок по закону, а также другие периоды из пункта 5 Положения. Поэтому старую шпаргалку с постановлением № 922 пора убрать: она уже не действует.

Для обычного режима средний дневной заработок, кроме отпускных случаев, — это выплаты за фактически отработанные дни, делённые на число фактически отработанных дней. В расчёт включаются выплаты, предусмотренные вашей системой оплаты труда: оклад, доплаты, учитываемые премии. Матпомощь, оплата питания, проезда и прочие социальные выплаты туда не попадают. При суммированном учёте времени применяют средний часовой заработок; затем оплачивают часы смены, приходящейся на донорский день.

Нельзя подменять средний заработок окладом за день. Иногда это случайно выгодно сотруднику, иногда — работодателю, но оба варианта неверны. Не нужно и выделять «донорскую ставку»: законодатель такой ставки не придумал. Начисляйте сумму в том месяце, на который приходится день отдыха, и выплачивайте в ближайшую обычную выплату зарплаты по вашему графику. Отдельного специального срока для донорской выплаты статья 186 не устанавливает.

Проверьте настройку зарплатной программы: с 1 сентября 2025 года расчётный алгоритм должен опираться на постановление Правительства № 540. Само правило для донорских дней не отменялось, но ссылка на утратившее силу № 922 в локальных документах — лишний повод для путаницы.

НДФЛ, взносы и расходы: здесь не надо искать льготу, которой нет

Средний заработок за дни донации и связанные с ними дни отдыха — доход работника. Удерживаем НДФЛ в обычном порядке: в статье 217 НК РФ нет освобождения для такой выплаты. Она также входит в базу страховых взносов: в перечне необлагаемых выплат статьи 422 НК РФ её нет. Попытка назвать сумму «компенсацией» ничего не меняет. Это не возмещение расходов работника, а сохранённый законом средний заработок.

Для налога на прибыль это расходы на оплату труда: пункт 6 статьи 255 НК РФ прямо называет средний заработок, сохраняемый за работниками во время исполнения государственных и общественных обязанностей и в других предусмотренных законом случаях. У плательщика УСН с объектом «доходы минус расходы» такие суммы учитываются как расходы на оплату труда через подпункт 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ с отсылкой к статье 255. Для УСН «доходы» отдельного расхода, понятно, не будет — но оформить и оплатить дни всё равно обязаны.

В бухучёте отнесите начисление туда, где сотрудник обычно создаёт затраты: производство, коммерческие или управленческие расходы. Универсальной проводки «для донора» нет, и это нормально. Главное — чтобы табель, расчёт среднего, приказ и медицинская справка сходились между собой. Налоговая обычно не спорит с понятной законной выплатой; она куда внимательнее смотрит на ситуацию, когда в расходах есть сумма, а подтверждения донации и даты отсутствия нет.

Первым делом возьмите справку и заявление, вторым — разнесите дни по основаниям, третьим — посчитайте средний. Всё остальное, включая красивое название табельного кода, вторично.

Как это было у моего клиента: донорская справка после сдачи крови в выходной

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный склад» — небольшую торговую компанию с 18 сотрудниками. В первый месяц директор принёс мне справку: кладовщик сдал кровь в субботу, а через месяц попросил два оплачиваемых дня отдыха подряд. В компании ему уже собирались дать только один день: «Он же сдавал кровь не в рабочее время».

Первое, что я проверила, — дату донации, график сотрудника и саму справку из учреждения службы крови. Кладовщик работал по пятидневке, поэтому суббота была его выходным. Это не отменяло гарантий: за сдачу крови в выходной ему полагались другой день отдыха и дополнительный день отдыха — всего два дня с сохранением среднего заработка.

Мы попросили работника написать заявление с выбранными датами — 17 и 18 июня — и приложить справку. Директор издал приказ о предоставлении дней отдыха, а кадровик отразил их в табеле как оплачиваемые донорские дни. Я отдельно предупредила: заявление лучше получить заранее, чтобы не спорить потом, был ли это самовольный невыход или согласованный день отдыха.

Дальше посчитали средний заработок. Расчётный период составил 12 месяцев, выплаты за это время — 816 000 рублей, фактически отработано 246 дней. Средний дневной заработок получился 3 317,07 рубля, поэтому за два донорских дня начислили 6 634,14 рубля. Эту сумму включили в зарплату за июнь, удержали НДФЛ и начислили страховые взносы в обычном порядке.

В итоге сотрудник спокойно использовал оба дня, директор получил понятный комплект документов, а в расчёте по зарплате не осталось «ручных» исправлений. Заодно мы добавили в кадровую папку короткий порядок: справка, заявление, приказ, табель и расчёт среднего — чтобы при следующей донации не начинать всё заново.

Если кровь сдана в выходной, не списывайте это на личное время работника: проверьте график и оформите оба положенных дня отдыха документально.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли взять дополнительный донорский день отдельно от дня сдачи крови?

Да. После каждой донации дополнительный день можно использовать в другое время в течение года после даты сдачи крови или присоединить к ежегодному отпуску. Требования брать его подряд с днём донации в статье 186 ТК РФ нет.

Сколько дней положено, если кровь сдана в выходной?

Два последующих дня: другой день взамен дня донации в выходной и дополнительный день отдыха после донации. Оба сохраняются с оплатой среднего заработка.

Нужно ли платить за донорские дни, если сотрудник работает по сменам по 12 часов?

Да. Средний заработок сохраняется за рабочую смену, на которую пришёлся донорский день. Нельзя свести оплату к восьми часам только потому, что это общая нормальная продолжительность рабочего дня.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и страховыми взносами?

Да. Это сохраняемый средний заработок, для которого НК РФ не устанавливает специального освобождения от НДФЛ и страховых взносов.

На что опираемся