Донорские дни при сменном графике: платить за смену, а не за восемь часов

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и расчёты с персоналом·~6 мин чтения
Донорские дни при сменном графике: платить за смену, а не за восемь часов — иллюстрация

Я — Семёнова Ольга Владимировна, практикующий бухгалтер и основатель «РФ-БУХ». Сменный график ломает привычную формулу «донорский день = восемь часов»: в табеле появляется меньше часов, сотрудник теряет в деньгах, а бухгалтер пытается заменить гарантию сотруднику формальным отгулом. Разберём, за что платить при 10- и 12-часовых сменах, как посчитать средний заработок и какие документы не дадут спору вырасти в претензию.

Не режьте смену до восьми часов: это самая дорогая «экономия»

С этой ошибкой я сталкиваюсь чаще всего: у донора по графику 12 часов, но бухгалтер ставит восемь — потому что «обычный рабочий день же восемь». Нет, не же. Статья 186 Трудового кодекса говорит не о восьми часах, а об освобождении от работы в день сдачи крови и в связанный с ним день отдыха. А рабочий день конкретного сменщика — это его смена по утверждённому графику.

Моя рабочая позиция здесь жёсткая: если донорская дата пришлась на рабочую смену, сотрудника освобождают от неё полностью, а не на абстрактные восемь часов. То же относится к дополнительному дню отдыха, когда на него поставлена смена. За оба дня сохраняется средний заработок. Роструд прямо разъяснил этот подход в письме от 20.03.2012 № 402-6-1: оплачиваются рабочие часы, которые сотрудник должен был отработать по графику.

Норма для сменного режима сформулирована не без шероховатостей: отдельной формулы именно для 12-часовых смен в ТК нет. Но смысл гарантии вполне читаем. Сотрудник не должен потерять заработок из-за донорства. Если оплатить только восемь из двенадцати часов, он потеряет деньги. Красиво заполненный табель эту потерю не лечит.

Не путайте гарантию с отгулом. Дополнительный день отдыха по статье 186 ТК РФ — оплачиваемый. Заменить его неоплачиваемым отсутствием нельзя.

Сначала определите два дня — и не потеряйте ни один

У донора обычно есть два оплачиваемых дня: день сдачи крови и дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи. Если работник по соглашению с работодателем всё-таки работал в день сдачи, ему предоставляют другой день отдыха взамен этого дня; дополнительный день также сохраняется. Для работ с вредными или опасными условиями труда выходить на работу в день сдачи нельзя. Если кровь сдана в отпуске, выходной или нерабочий праздничный день, сотрудник получает другой день отдыха, а также обычный дополнительный день.

Вторая регулярная ошибка — не спросить работника, когда он использует дополнительный день. Его можно взять в течение года после сдачи крови, в том числе присоединить к ежегодному отпуску. Бухгалтер не должен назначать дату по принципу «когда удобнее закрыть табель». Нужны заявление сотрудника и приказ работодателя. Бумаги скучные, но при конфликте именно они становятся главными.

Донорская справка подтверждает право, но не определяет дату дополнительного дня отдыха вместо работника. О предстоящем отсутствии в свою смену лучше предупредить работодателя заранее; потом сотрудник представит справку. Но требовать невозможного тоже не нужно: кровь сдают не только по расписанию бухгалтерии.

Дополнительный день можно использовать только в течение года после сдачи крови. После этого срока не называйте предоставленное отсутствие донорской гарантией: это будет отдельное решение работодателя.
Донорские дни при сменном графике: платить за смену, а не за восемь часов — схема действий
Схема: Донорские дни при сменном графике: платить за смену, а не за восемь часов

Как считать деньги при 12-часовой смене: средний заработок, а не тариф

Оплатить 12 часов не значит умножить текущую часовую ставку на 12. Статья 186 ТК РФ требует сохранить средний заработок. С 1 сентября 2025 года порядок его расчёта установлен Положением, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем события. Берём фактически начисленную зарплату и фактически отработанное время, исключая периоды и суммы из пункта 5 Положения: например, отпуск, больничный и дни, когда за работником уже сохранялся средний заработок.

При суммированном учёте рабочего времени применяется средний часовой заработок: учитываемые выплаты расчётного периода делим на фактически отработанные часы. Затем умножаем результат на рабочие часы по графику сотрудника в оплачиваемом периоде. Важно слово «фактически». Норму часов за год, часы отпуска или прошлые донорские дни в знаменатель не подставляют — так средний заработок только занизится.

Длинная смена сама по себе не делает оплату донорского дня сверхурочной. За донорскую 12-часовую смену сохраняется средний заработок за 12 плановых часов, а не начисляется доплата за сверхурочную работу. Переработку при суммированном учёте определяют по итогам учётного периода; донорское отсутствие не становится фактически отработанными сверх нормы часами.

Оплату предыдущих донорских дней в расчёт нового среднего заработка не включайте: это время сохранения среднего заработка, а не фактически отработанная смена.

Разберём на примере ООО «Ромашка»: 12 часов вместо «обязательных» восьми

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» ведёт суммированный учёт с квартальным учётным периодом. Оператору назначена смена 8 июля с 08:00 до 20:00. Он сдаёт кровь, приносит справку и просит дополнительный день отдыха 22 июля; по графику 22 июля также 12-часовая смена. Бухгалтер сначала предлагает оплатить на каждую дату по восемь часов, а «лишние» четыре часа оформить как обычное отсутствие. Вот на этом месте я бы расчёт остановила.

За 12 месяцев до июля работнику начислено 840 000 рублей учитываемых выплат, фактически отработано 1 680 часов. Средний часовой заработок — 500 рублей. В день сдачи крови он пропускает 12 часов: сохраняем 6 000 рублей. В дополнительный день — ещё 12 часов и ещё 6 000 рублей. Всего по двум гарантиям — 12 000 рублей среднего заработка. Это не двойная оплата одной смены, а оплата двух самостоятельных гарантий статьи 186 ТК РФ.

Если оставить восемь часов на дату, получится 8 000 рублей вместо 12 000. Работник недополучит 4 000 рублей. В табеле я бы отразила обе смены как оплачиваемые дни сохранения среднего заработка на 12 часов по графику; конкретный код зависит от применяемой формы и вашей внутренней инструкции. При подсчёте квартальной нормы это отсутствие не надо превращать в отработанное время: оплаченная гарантия и рабочее время — разные вещи.

Для УСН «доходы минус расходы» сумма входит в расходы на оплату труда. Подпункт 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ отсылает к статье 255 НК РФ, а её пункт 6 включает средний заработок, сохраняемый при выполнении государственных или общественных обязанностей. Но налоговый учёт здесь — последний этап проверки, не повод сперва урезать трудовую гарантию.

Быстрая самопроверка: сколько часов сотрудник должен был бы отработать по своему графику, если бы не сдавал кровь? Эти часы и лежат в основе оплаты среднего заработка.

Разберём ООО «Вектор»: ночная смена и ошибка с датой

Теперь случай неприятнее. В ООО «Вектор» охранник работает с 20:00 14 сентября до 08:00 15 сентября — смена 12 часов. Кровь он сдаёт утром 15 сентября. Бухгалтер видит дату в справке и хочет оплатить «донорский день 15 сентября», хотя после полуночи работник уже отработал восемь часов начавшейся накануне смены. Здесь нельзя механически поставить 12 часов среднего и закрыть вопрос.

Сдача крови пришлась на календарную дату, когда сотрудник завершал уже начатую смену. Самый безопасный вариант — если работник заранее предупредил работодателя, освободить его от смены, в которой фактически начинается его донорский день, и зафиксировать это до выхода. Когда уведомления не было и часть ночной смены честно отработана, не вычитайте эти часы задним числом и не оплачивайте их средним заработком повторно.

В нашем примере часы с 20:00 до 08:00 оплачиваются как обычная работа с положенной доплатой за ночное время. После сдачи крови сотрудник использует дополнительный день отдыха в выбранную дату, когда по графику есть смена, с сохранением среднего за её часы. Если стороны оформят другой день отдыха взамен дня сдачи крови, его также оплачивают по графику. ТК не расписал пересечение календарной даты и переходящей смены до минуты, поэтому я рекомендую взять заявление и оформить согласованное решение приказом. Документировать здесь важнее, чем изображать уверенность там, где нормы нет.

Не надо считать, что справка стирает уже отработанную смену. Не надо добавлять к зарплате ещё восемь часов среднего без причины. И не надо говорить сотруднику, что кровь сдана «в его выходной»: для сменщика календарная дата и рабочая смена иногда смотрят в разные стороны, а бухгалтеру надо увидеть обе.

Ночная смена на границе дат — зона правовой неопределённости. Не маскируйте её правилом «восемь часов»: зафиксируйте факты и выбранный с работником вариант, сохранив минимум все гарантии статьи 186 ТК РФ.

Что проверить перед выплатой и как не устроить себе спор на ровном месте

Я бы не превращала эту задачу в диссертацию. У бухгалтера есть четыре критические точки: справка, заявление о дополнительном дне, график сменности и расчёт среднего. Если они сходятся, риск обычно управляемый. Если графика нет или он меняется задним числом, именно это, а не формула среднего, станет слабым местом работодателя.

Не завышайте и риск по налогам. Оплата донорских дней — выплата в рамках трудовых отношений. Она облагается НДФЛ как доход работника и страховыми взносами: специального освобождения для сохраняемого за донором среднего заработка в статьях 217 и 422 НК РФ нет. Для налога на прибыль это расходы на оплату труда; при УСН «доходы минус расходы» действует уже упомянутая отсылка к статье 255. При УСН «доходы» расходы базу не уменьшают, но обязательство перед сотрудником от этого не исчезает.

С попыткой удержать переплату будьте осторожны. Ошибка в применении нормы или собственная неверная формула, как правило, не является счётной ошибкой для удержания по статье 137 ТК РФ. Сначала исправьте будущие начисления, затем отдельно оцените основания и получите добровольное согласие работника, если оно есть. Желание закрыть минус следующей зарплатой часто производит второй спор вместо первого.

На 2026 год специальной новой гарантии для доноров не появилось: применяются статья 186 ТК РФ и Положение № 540. Следите не за пересланными «новостями», а за актуальной редакцией графика и расчётным периодом конкретного работника. В этой теме хорошая первичка полезнее десяти бухгалтерских статей.

Если на дату справки пришлась часть уже начатой ночной смены, не принимайте решение на словах. Зафиксируйте обстоятельства и согласованный день отдыха до расчёта зарплаты.

Как это было у моего клиента: донорский день на 12-часовой смене в ООО «Северный склад»

ООО «Северный склад» мы взяли на обслуживание в середине года. У кладовщика был график «день — ночь — два выходных», смена по 12 часов, оклад 54 000 рублей. Он сдал кровь в свой выходной, а на следующую по графику дневную смену принёс справку и попросил предоставить положенный день отдыха. Руководитель хотел оплатить только восемь часов: мол, обычный рабочий день ведь восемь часов.

Первое, что я проверила, — табель, утверждённый график сменности, дату сдачи крови и справку из медорганизации. Оказалось, что день сдачи крови и дополнительный день отдыха — это разные гарантии, а дополнительный день сотрудник согласовал письменно на конкретную дату своей 12-часовой смены. Мы оформили заявление работника, приказ о предоставлении дня отдыха и приложили копию справки к кадровым документам.

Дальше перешли к расчёту. За расчётный период у сотрудника набралось 1 980 фактически отработанных часов и 594 000 рублей выплат, которые вошли в средний заработок. Средний часовой заработок получился 300 рублей. Поэтому за донорский день мы начислили 3 600 рублей: 300 рублей × 12 часов по его графику, а не 2 400 рублей за условные восемь часов.

В табеле день обозначили как оплачиваемый донорский день по принятой у клиента системе кодов, а в расчётном листке сумму показали отдельно, чтобы у сотрудника не возникало ощущения, что часть выплаты просто потерялась. Я также предупредила директора: нельзя ставить человеку в этот день работу «на пару часов» и одновременно оставлять донорскую гарантию — это уже создаёт путаницу и риск спора.

В итоге зарплату выплатили в обычный срок, сотрудник получил оплату за всю смену по графику, а у работодателя остался понятный комплект документов. Заодно мы поправили шаблон приказа и памятку для кадровика, чтобы в следующий раз никто не делил смену механически на восемь часов.

Если по графику сотруднику полагалась 12-часовая смена, экономия на четырёх часах оплаты быстро превращается в спор, который работодателю совсем не нужен.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли оплачивать 24-часовую донорскую смену полностью?

Единого безопасного ответа без проверки режима работы нет. Сначала убедитесь, что такая продолжительность смены допустима именно для вашей категории работников и закреплена графиком. Затем оцените конкретную дату по статье 186 ТК РФ; не применяйте автоматически правило восьми часов.

Можно ли дать дополнительный донорский день в выходной по графику?

Смысла нет: оплачиваемого рабочего времени в этот день нет. Согласуйте дату, на которую по графику приходится смена, и используйте право в течение года после сдачи крови.

Облагается ли оплата донорского дня НДФЛ и взносами?

Да. Это сохраняемый средний заработок в рамках трудовых отношений; в статьях 217 и 422 НК РФ нет специального освобождения для такой выплаты.

Можно ли попросить сотрудника отработать донорский день потом?

Нет. Это не задолженность по рабочему времени, а государственная гарантия. При суммированном учёте не превращайте оплаченные донорские часы в обязанность «догнать» норму.

На что опираемся