Сотрудник на удалёнке и ребёнок-инвалид: как оформить выходные и вернуть деньги из СФР

Ольга Семёнова· ·Кадры, зарплата и социальное страхование·~7 мин чтения
Сотрудник на удалёнке и ребёнок-инвалид: как оформить выходные и вернуть деньги из СФР — иллюстрация

Я — Семёнова Ольга Владимировна, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер 12 лет. Разберём ситуацию, в которой кадровик видит удалённую работу и начинает усложнять простую гарантию: какие документы запросить, как не запутаться в накопленных днях, начислить оплату и собрать заявление в СФР без отказа.

Удалённая работа здесь ничего не меняет — и это первое, что стоит запомнить

Сотрудник работает из дома, рядом ребёнок-инвалид, и у кадровика возникает почти автоматический вопрос: «А выходной ему вообще нужен? Он же и так дома». Нужен. Дистанционный формат не превращает рабочий день в свободное время и не отменяет трудовые гарантии. Если с человеком заключён трудовой договор, статья 262 ТК РФ работает для него точно так же, как для сотрудника за офисным столом.

Право есть у одного из родителей, опекуна или попечителя. В обычном режиме это четыре дополнительных оплачиваемых выходных в календарном месяце; родители могут поделить их между собой как захотят. При нескольких детях-инвалидах количество дней не удваивается. Это неприятный для семьи, но вполне определённый ответ нормы: четыре дня — не на ребёнка, а на работника, осуществляющего уход.

Я советую не пытаться привязать эти дни к фактическому уходу по часам и тем более не выяснять, ходит ли ребёнок на занятия или реабилитацию. Работодатель не назначает социальную экспертизу. Его задача — проверить предусмотренные Правилами документы, принять заявление, оформить отсутствие и оплатить его. Всё остальное обычно рождает лишний конфликт и не делает пакет для СФР сильнее.

Не называйте эти даты «отгулом» и не оформляйте их отпуском без содержания. В табеле и приказе должно быть видно, что это дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за ребёнком-инвалидом. Иначе бухгалтерия потом сама не свяжет выплату с заявлением в СФР.

Сначала документы, потом даты: мой рабочий порядок

Главная ошибка — сначала пообещать сотруднику дни, а через две недели обнаружить, что второй родитель уже использовал часть лимита. Я начинаю с одной папки на работника и веду в ней короткий реестр: период действия инвалидности, кто из родителей работает, какие дни и за какой месяц использованы каждым. Это не бюрократия ради папки: именно на пересечении двух работодателей чаще всего теряются деньги.

Работник подаёт заявление по форме Минтруда № 516н. Частоту подачи он согласует с работодателем: ежемесячно, раз в квартал, раз в год или по мере необходимости. Не заставляйте человека каждый месяц писать новый текст только потому, что «у нас так исторически». Правила допускают иной ритм. Но выбранные конкретные даты должны быть понятны до издания приказа.

При первом обращении берём справку об инвалидности ребёнка, документ о его месте жительства и свидетельство о рождении либо документ об усыновлении, опеке или попечительстве. Эти документы повторно не собирают, пока обстоятельства не изменились. А вот справка с работы второго родителя о неиспользовании дней — не декоративная бумага. Для обычных четырёх дней она подтверждает текущий календарный месяц; для накопленного блока — календарный год.

Если второй родитель не состоит в трудовых отношениях, работник подтверждает это документами. Если второй родитель умер, лишён родительских прав, в местах лишения свободы, безвестно отсутствует, находится в командировке дольше календарного месяца или объективно не может ухаживать за ребёнком, справка с его работы не нужна — но нужен подтверждающий документ. На словах здесь ничего не оформляют: это тот случай, когда добрые намерения не заменяют основание в личном деле.

Справка второго родителя «за прошлый месяц» не подтверждает право на дни в текущем. Я считаю правильным не угадывать и запросить актуальную справку: отказать в гарантии из-за формальности нельзя, но оплачивать без нужного подтверждения и надеяться, что фонд не заметит, — плохая бухгалтерская стратегия.
Сотрудник на удалёнке и ребёнок-инвалид: как оформить выходные и вернуть деньги из СФР — схема действий
Схема: Сотрудник на удалёнке и ребёнок-инвалид: как оформить выходные и вернуть деньги из СФР

Накопить можно не всё подряд: что именно разрешили с 2023 года

С 1 сентября 2023 года у работника появился полезный вариант: один раз в календарном году он может взять подряд до 24 дополнительных оплачиваемых дней в пределах накопленных дней текущего года. Это не «отпуск на месяц по желанию» и не перенос старого остатка. Обычные дни, не использованные в конкретном месяце, не кочуют в следующий; для накопления действует специальный режим, который надо планировать заранее.

Есть две границы, о которых я прошу помнить руководителя. Первая — не больше 24 дней подряд и только однократно за календарный год. Вторая — даты блока свыше четырёх дней подряд нужно согласовать с работодателем. Согласование — не право бесконечно переносить всё на удобный бизнесу месяц. Смысл нормы в том, чтобы совместить законное право работника и организацию процесса, а не превратить график в способ отказа.

Разберём на примере. ООО «Тёплый дом» работает на УСН «доходы минус расходы». Дистанционный менеджер в январе—июне не использовал дни, а в июле подал заявление на 24 дня подряд с 14 июля. Кадровик хотел выдать только четыре дня: «Остальные сгорели по месяцам». Это неверно, если работник намерен использовать именно накопленный механизм и имеет на него право в текущем году. Компания согласовала график, взяла справку с работы второго родителя о неиспользовании дней за год, оформила приказ и оплатила весь блок.

Средний дневной заработок менеджера на дату начала блока составил 3 000 рублей. Оплата 24 дней — 72 000 рублей. Важный расчётный нюанс: для блока, переходящего через месяцы, средний заработок определяют по расчётному периоду перед календарным месяцем, в котором блок начался. Не пересчитывают его на границе августа только потому, что бухгалтерская программа очень любит закрывать месяц.

Не обещайте сотруднику заранее «24 дня». Сначала сложите реально накопленные дни на дату начала блока и вычтите дни, использованные обоими родителями. Именно этот остаток определяет допустимую продолжительность.

Оплата: средний заработок, НДФЛ и взносы — здесь нельзя действовать по инерции

Каждый дополнительный день оплачивают в размере среднего заработка. В 2026 году ориентируйтесь на статью 139 ТК РФ и новое Положение, утверждённое постановлением Правительства № 540: расчётный период — 12 календарных месяцев перед периодом сохранения среднего заработка, с предусмотренными исключаемыми периодами. Для обычной пятидневки это не оклад, делённый на условное число дней. Именно подмена среднего заработка окладом чаще всего даёт расхождение при проверке и обиженного сотрудника в придачу.

С 1 сентября 2025 года действует постановление № 540, заменившее прежнее положение № 922. Если в вашей памятке по среднему всё ещё стоит № 922, поправьте её сейчас. Сам алгоритм не стал экзотическим, но нормативная опора изменилась; старые ссылки в приказах и расчётных пояснениях выглядят небрежно.

НДФЛ с этой оплаты не удерживайте: сумма прямо освобождена пунктом 78 статьи 217 НК РФ. Со страховыми взносами обратная картина — их начисляют, поскольку выплата сделана в рамках трудовых отношений и не названа среди исключений статьи 422 НК РФ. Я нередко вижу две противоположные ошибки: либо удерживают НДФЛ «как с зарплаты», либо не начисляют взносы, потому что потом расходы возмещаются. Возмещение не меняет объект для взносов.

Разберём на примере. В ООО «Вектор» сотрудница на удалёнке использовала четыре дня в сентябре. Средний дневной заработок — 2 850 рублей, начислено 11 400 рублей. Бухгалтер удержал НДФЛ, а взносы не начислил, решив, что это «деньги фонда». Правильная последовательность другая: начислить 11 400 рублей среднего заработка без НДФЛ, начислить страховые взносы по тарифу, применяемому к выплатам этой организации, выплатить сотруднице 11 400 рублей и заявить в СФР расходы на оплату дней вместе с начисленными на неё страховыми взносами. Режим УСН здесь не отменяет ни трудовую гарантию, ни правила возмещения.

Выплату нельзя ждать до прихода денег из СФР. Сначала работодатель предоставляет и оплачивает дни работнику, затем обращается за возмещением. Это не прямое пособие сотруднику.

Возмещение СФР: подать не «пакет на всякий случай», а точное заявление

После оплаты бухгалтер готовит заявление о возмещении по форме из приказа СФР № 28, действующей с 26 апреля 2024 года. В нём отражают сведения о работнике и ребёнке, справке об инвалидности, приказе, фактически предоставленных днях; для накопленного варианта — ещё месяцы накопления и количество накопленных и предоставленных дней. Поле приказа в электронном заявлении обязательно. Это тот самый маленький реквизит, из-за которого отправка иногда превращается в переписку с фондом.

Подать заявление можно электронно через СЭДО или личный кабинет страхователя; электронный путь практичнее, потому что по нему отдельные подтверждающие документы не прикладывают. При бумажной подаче нужны заявление и заверенная работодателем копия приказа. Рабочие документы — заявление сотрудника, справки второго родителя, документы на ребёнка, расчёт среднего, табель — я всё равно оставляю в деле. Не потому что их надо каждый раз грузить в СФР, а потому что фонд вправе проверить обоснованность расходов.

По Правилам возмещения территориальный орган СФР принимает решение в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления, а после положительного решения перечисляет средства в течение двух рабочих дней. Отказ возможен, если расходы противоречат законодательству, не подтверждены документами либо основаны на неправильно оформленных документах. Поэтому не советую устраивать квартальную «свалку» из заявлений: отправляйте после начисления и выплаты, когда приказ, табель и расчёт уже закрыты.

Не путайте возмещение с уменьшением единого налогового платежа или со взносами в ЕНС. Деньги приходят на расчётный счёт страхователя. Это отдельная операция, и в управленческом денежном потоке её лучше выделять: компания сначала финансирует гарантию, затем получает компенсацию.

Не прикладывайте к электронному заявлению хаотичный архив из личных документов сотрудника, если система этого не требует. Лучше обеспечить, чтобы документы были у работодателя, читались и логично связывались с приказом. Избыточная загрузка не исправляет ошибку в дате или количестве дней.

Контроль перед отправкой: пять минут, которые обычно спасают от отказа

Я бы не строила вокруг этой гарантии многоступенчатый регламент. Для малого бизнеса достаточно одного контрольного листа у кадровика и бухгалтера. Кадровик отвечает за право и даты, бухгалтер — за средний, налоги, взносы и возмещение. Когда оба считают, что это «зона другого отдела», появляется тот самый приказ без заявления или заявление без расчёта.

Проверьте четыре вещи до начисления: статус работника по трудовому договору; действительность базовых документов на ребёнка; использование дней вторым родителем; вид использования — обычные четыре дня или один накопленный блок. После начисления проверьте ещё четыре: средний заработок, отсутствие НДФЛ, начисленные взносы, совпадение приказа, табеля и заявления в СФР. Вот на это я трачу внимание в первую очередь. Красивый бланк внутренней записки можно оставить на потом.

Если сотрудник внезапно заболел в запланированные обычные дни, неиспользованные дни предоставляют в том же месяце после окончания нетрудоспособности. Для накопленного периода логика похожая, но использовать их можно в том же календарном году после болезни. Просто «закрыть» отсутствие оплатой и забыть — нельзя: работник фактически не получил предусмотренный день ухода.

И последнее. Не ставьте работника перед выбором между удалённой работой и этой гарантией. Юридически такого выбора нет, а бухгалтерски он только создаёт риск трудового спора и невозмещаемых расходов. Чёткая папка, нормальный расчёт и одна своевременная отправка в СФР работают лучше, чем попытка найти в удалёнке исключение, которого закон не сделал.

Если по второму родителю или накопленным дням осталась неясность, не маскируйте её предположением. Зафиксируйте, каких документов не хватает, и запросите их у работника. В этой теме честная пауза на уточнение обычно безопаснее, чем уверенное, но неверное начисление.

Как это было у моего клиента: удалённый сотрудник накопил дни, а в документах не хватало главного

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный проект» — небольшую компанию, которая занимается проектированием. У них работала на удалёнке менеджер Анна: её ребёнок имеет инвалидность, а сама Анна почти весь год не пользовалась дополнительными выходными. В декабре она попросила предоставить ей сразу 24 дня, чтобы пройти с ребёнком обследования и реабилитацию. Руководитель был уверен, что при дистанционной работе такие дни не положены, и обратился ко мне до того, как подписывать приказ.

Первое, что я проверила, — заявление сотрудницы, справку об инвалидности ребёнка, сведения о втором родителе и то, как именно Анна использовала дни в течение года. Выяснилось, что право на накопление у неё есть: ежемесячные четыре дня она не брала, а использовать накопленные 24 дня решила одним блоком до конца календарного года. Но в её заявлении стояли только даты, без указания, что это именно накопленные дополнительные выходные; кроме того, не было свежего подтверждения по второму родителю.

Мы оформили документы заново: получили корректное заявление, подтверждающие документы и согласовали период отсутствия с 2 по 31 декабря — 24 рабочих дня по её графику. Затем подготовили приказ, внесли отсутствие в табель отдельным обозначением и предупредили руководителя, что удалённый формат работы здесь ничего не меняет: это не отпуск и не «свободные дни по договорённости», а предусмотренная законом гарантия.

Средний дневной заработок Анны по расчётному периоду составил 3 180 рублей. За 24 дня ей начислили 76 320 рублей среднего заработка: НДФЛ с этой суммы не удерживали, страховые взносы начислили в установленном порядке. После выплаты мы подготовили заявление в СФР именно на возмещение этих расходов, приложив нужные сведения без лишнего набора файлов и сверив суммы с зарплатным расчётом.

В результате СФР возместил расходы без запроса на уточнения. Самое важное в этой истории — мы не стали подгонять документы под уже проведённую зарплату: сначала подтвердили право и даты, затем сделали начисление и отправили заявление. Клиенту это сэкономило и время, и нервные объяснения с сотрудницей в конце года.

Не считайте удалёнку основанием отказать в выходных: сначала проверьте право сотрудника и документы, а уже потом обсуждайте график.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли предоставить четыре дня дистанционному работнику, если он весь месяц работал из дома?

Да. Дистанционная работа не отменяет право работника по статье 262 ТК РФ. Оформление и оплата такие же, как для офисного сотрудника.

Можно ли дать все 24 накопленных дня сразу в декабре?

Да, но только однократно в календарном году, в пределах реально накопленных в этом же году дней, не более 24 подряд и при согласованном с работодателем графике. Остаток прошлого года не переносится.

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять взносы?

НДФЛ не удерживают: освобождение установлено пунктом 78 статьи 217 НК РФ. Страховые взносы начисляют по применимому тарифу; расходы на оплату дней и начисленные на них взносы заявляют к возмещению СФР.

Когда СФР перечислит деньги работодателю?

По Правилам № 1320 решение принимают в течение 10 рабочих дней после получения заявления, а средства перечисляют в течение двух рабочих дней после положительного решения. Сотруднику дни работодатель оплачивает раньше, за свой счёт с последующим возмещением.

На что опираемся