FBS-продажи: как учесть возврат, который маркетплейс не вернул продавцу

Возврат покупателя и пропавший товар — это две разные истории

Когда селлер видит в кабинете статус «возврат», рука тянется закрыть всю операцию одной строкой. Не надо. Возврат говорит о том, что покупатель не оставил товар себе и продажа должна быть скорректирована. Но он ничего не говорит о физической судьбе единицы: она может лежать на сортировочном центре, ехать в ПВЗ, ждать выдачи, быть повреждённой, утилизированной или действительно утраченной.

В FBS это особенно нервирует: товар отгружали вы, покупатель отказался, а дальше коробка живёт в логистике площадки собственной жизнью. Однако отсутствие коробки на вашем стеллаже — ещё не основание объявить её расходом. Пока маркетплейс не подтвердил окончательный статус, для вас это товар, переданный в логистику, а не автоматически потеря.

Я считаю правильным вести две отдельные линии контроля. Первая — деньги: была ли ранее учтена выручка и вернули ли её покупателю либо удержали из будущих выплат. Вторая — товар: получен ли он обратно, где числится и есть ли документ об утрате. Если смешать их, обычно и возникает двойная ошибка: выручку не уменьшают, а себестоимость списывают дважды.

• Возврат денег покупателю влияет на доход.
• Выдача товара продавцу или подтверждение его утраты влияет на товарный учёт и возможный расход.
• Компенсация от площадки — самостоятельное поступление, а не новая продажа покупателю.

С выручкой не мудрите: отменённую продажу надо убрать из доходов

У ИП на УСН доход возникает кассовым методом. При продажах через маркетплейс деньги, поступившие от покупателя агенту, считаются доходом продавца; ждать перевода на собственный расчётный счёт нельзя. И доход — это полная цена товара, а не выплата за минусом комиссии. ФНС отдельно подтверждала эту позицию в письме от 08.05.2024 № СД-4-3/5416@.

Если деньги за заказ уже попали в КУДиР, а затем покупатель получил возврат, доход уменьшают в том периоде, когда возврат фактически произведён. Это прямо установлено пунктом 1 статьи 346.17 НК РФ. Физическая выдача товара продавцу для этого не требуется: покупательские деньги и обратная логистика не обязаны совпадать по датам.

Удержание возврата из последующих выплат площадки не меняет сути. Это погашение расчёта иным способом. Я бы приложила к записи в КУДиР отчёт агента, отчёт о взаиморасчётах, карточку заказа и документ, где видны дата и сумма возврата. Один скрин с надписью «возврат оформлен» — слабая опора. Через десять месяцев вы сами не вспомните, вернули ли деньги, отменили ли операцию или товар просто завис в пути.

Для ИП на УСН «доходы» это главное налоговое действие: вернуть из базы сумму отменённой реализации. Комиссия маркетплейса базу не уменьшает. На УСН «доходы минус расходы» комиссия и услуги площадки могут быть расходом при наличии документов и оплаты, но выручка всё равно берётся полной суммой, которую заплатил покупатель.

• Проверьте дату поступления оплаты покупателя маркетплейсу: тогда первоначально возникает доход.
• Проверьте дату фактического возврата покупателю или документального зачёта.
• Уменьшите доход именно в периоде возврата, а не переписывайте задним числом месяц продажи.
• Не уменьшайте доход на комиссию: это не возврат покупателю.

Что запросить у маркетплейса, прежде чем списывать единицу

Я начинаю с претензии по конкретному отправлению, а не с общего вопроса «где мой товар». В ней должны быть SKU, номер заказа, штрихкод, дата передачи в FBS, дата возврата покупателем и требование назвать финальный статус. Одновременно скачайте FBS-накладную, отчёт агента, отчёт о движении товара, уведомление о возврате, финансовую детализацию и переписку. У площадок интерфейсы меняются, а выгрузки из прошлого периода иногда исчезают быстрее, чем хотелось бы.

Просите один из документов, который закрывает историю: акт об утрате или повреждении, реестр невозвращённых товаров, акт утилизации, подтверждение готовности к выдаче либо решение о компенсации с расчётом. Внутренний акт ИП тоже нужен: он фиксирует дату выявления, наименование, стоимость и приложенные доказательства. Но внутренний акт доказывает лишь то, что вы провели инвентаризацию. Он не доказывает вину маркетплейса и не заменяет его документ.

Не соглашайтесь с формулировкой «товар не найден» как с окончательной, если регламент площадки ещё допускает поиск или выдачу. Откройте отдельный реестр зависших возвратов: номер заказа, стоимость продажи, закупочная стоимость, дата возврата, текущий статус, ссылка на файл и дата следующего обращения. Это не бухгалтерская бюрократия ради красоты. Такой реестр спасает от ситуации, когда одна и та же единица сначала числится проданной, потом возвращённой, затем списанной — и через месяц вдруг находится на выдаче.

Срок претензии смотрите в действующей оферте именно своей площадки. Я не советую копировать в учётную политику чужие сроки из статьи: маркетплейсы их меняют. Но контролировать срок нужно до согласования очередного отчёта агента. После молчаливого принятия отчёта спорить обычно заметно сложнее.

• Зафиксировать возврат покупателя и сумму возврата денег.
• Сопоставить его с FBS-накладной и движением конкретной единицы.
• Направить претензию и сохранить подтверждение отправки.
• Получить финальный документ площадки или продолжать числить товар как зависший.
• Отдельно зафиксировать компенсацию, если площадка её признаёт.

Разберём на примере: ИП Соколов на УСН «доходы»

Допустим, ИП Соколов продал через FBS термокружку за 3 000 ₽. Маркетплейс удержал 600 ₽ комиссии и перечислил ему 2 400 ₽. Закупочная цена кружки — 1 400 ₽. В июне в доход УСН Соколов включает 3 000 ₽, а не 2 400 ₽. На объекте «доходы» комиссия в 600 ₽ налоговую базу не уменьшает — это не мой любимый результат, но именно так устроен режим.

В июле покупатель вернул кружку. Маркетплейс удержал 3 000 ₽ из последующей выплаты и в отчёте показал возврат. Соколов уменьшает июльский доход на 3 000 ₽. К записи он прикладывает отчёт агента с номером заказа, финансовый отчёт с удержанием и карточку возврата. Ждать кружку он не должен: покупательские деньги уже возвращены.

Но кружка не приехала. Ошибка здесь была бы в том, чтобы сразу признать 1 400 ₽ расходом: на УСН 6% расходы вообще не уменьшают налог. Соколов направляет претензию, а затем получает акт площадки об утрате и компенсацию 1 400 ₽. Компенсацию он включает в доход в момент её поступления или зачёта. Получается вполне логичная картина: продажа отменена, выручка уменьшена; товар утрачен по документам; деньги от площадки — отдельный доход.

Если бы площадка вместо акта сообщила, что кружка доступна к выдаче, списывать было бы нечего. Товар по-прежнему принадлежит ИП; после выдачи он возвращается в обычный товарный остаток и может быть продан снова.

УСН «доходы минус расходы»: с 2026 года стало лучше, но свободного списания всё равно нет

До 2026 года разговор о потерянном товаре на УСН 15% почти всегда упирался в закрытый перечень расходов. С 1 января 2026 года подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешил учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Это важное изменение, о котором многие ещё не знают. Но оно не означает, что любую недостачу можно списать внутренней запиской в день, когда коробка перестала отображаться в кабинете.

Для недостачи материальных ценностей пункт 2 статьи 265 НК РФ устанавливает специальное условие: если виновных лиц нет, факт их отсутствия должен подтверждаться уполномоченным государственным органом. Поэтому я не стала бы обещать, что акт маркетплейса об утрате автоматически даёт безусловный расход по подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Норма написана жёстко, а устойчивой публичной позиции ФНС именно о FBS-утрате в условиях нового подпункта 45 пока нет.

Если площадка признала ответственность и компенсирует товар, ситуация ещё тоньше: это уже не случай «виновные не установлены». Для существенной суммы я рекомендую собрать пакет документов и оценить применимое основание расхода отдельно, а не подгонять его под недостачу. На практике безопаснее не уменьшать базу на стоимость утраченного товара до подтверждённого основания, зато компенсацию отражать как доход при поступлении или зачёте. Да, это консервативный подход. Он лучше, чем уверенность, которую придётся объяснять инспектору без нормы и документов.

Отдельная ловушка — товар, себестоимость которого уже была учтена как реализованного. Возврат покупателя означает, что эта продажа отменена. Нельзя оставить стоимость товара расходом от реализации и ещё раз записать ту же сумму как потерю. Нужна аналитическая корректировка: возвращённая единица перестаёт быть реализованной, а её последующая утрата рассматривается как отдельное событие.

• Проверьте, была ли стоимость единицы ранее учтена как расход от реализации.
• Исключите двойной расход: от продажи и от утраты.
• Соберите документы о факте утраты, ответственности площадки и компенсации.
• По значительной сумме не переносите общие правила старых периодов на 2026 год без проверки: подпункт 45 действует только с 1 января 2026 года.

Второй разбор: где ИП Крылова могла учесть 900 ₽ дважды

ИП Крылова применяет УСН «доходы минус расходы». Она купила лампу для перепродажи за 900 ₽ и продала её через FBS за 2 200 ₽. Стоимость лампы была учтена в расходах как стоимость реализованного товара. Позже покупатель вернул заказ, маркетплейс удержал из расчётов с ИП 2 200 ₽, но лампу не выдал.

Первый шаг Крыловой — уменьшить доход на 2 200 ₽ в периоде возврата денег. Второй — убрать из аналитики продаж основание, по которому 900 ₽ остались расходом именно как стоимость реализованной лампы: после возврата она вновь не реализована. Если этого не сделать, в учёте окажется расход по проданному товару, хотя покупка не состоялась.

Дальше площадка присылает акт: лампа утрачена при обработке возврата, компенсация составляет 900 ₽. Плохой вариант — оставить прежний расход 900 ₽ и дополнительно списать 900 ₽ как утрату. Правильнее зафиксировать цепочку отдельной налоговой справкой: продажа, возврат денег, отсутствие физического возврата, акт площадки, расчёт компенсации. Компенсацию отразить в доходах при поступлении. Вопрос о признании самой утраты в расходах решать только после оценки документов по правилам, действующим с 2026 года.

Для мелкой единицы это может показаться чрезмерным. Но у селлера таких мелких единиц обычно десятки. И тогда ошибка уже не мелкая: она превращается в системное завышение расходов или в хаос, из которого невозможно собрать декларацию.

• Не оставляйте себестоимость в расходах как стоимость реализованного товара после отмены этой реализации.
• Не создавайте второй расход тем же 900 ₽ из-за недостачи.
• Компенсацию не неттируйте с возвратом покупателю: покажите её отдельной строкой.
• Храните налоговую справку вместе с отчётом агента и документом маркетплейса.

Мой порядок закрытия месяца для FBS-возвратов

Я не жду годовой инвентаризации. Раз в месяц достаточно свести продажи по отчёту агента, возвраты с датами расчётов с покупателем, переданные в FBS единицы, реально полученные обратно товары и зависшие позиции. Первая цель — не упустить уменьшение дохода. Вторая — не позволить товару исчезнуть между логистическим отчётом и КУДиР.

Не тратьте силы на ритуалы, которые ничего не доказывают. ИП, работающему одному, не нужна театральная «комиссия из трёх человек». Нужна понятная справка с датой, товаром, закупочной стоимостью, номером заказа, приложениями и решением по учёту. Инспектору важнее связная цепочка первички, чем количество подписей на листе.

А вот на что забивать нельзя: на расшифровку удержаний. В выплате от маркетплейса могут одновременно сидеть продажи, комиссия, логистика, возвраты, штрафы и компенсации. Если отражать в учёте только чистые выплаты, вы почти гарантированно ошибётесь. Сверка должна идти от отчёта агента и каждой операции, а не от одной цифры в банковской выписке.

• Ежемесячно выгружать отчёт агента и взаиморасчёты.
• Сверять полную выручку, возвраты денег и удержания по номерам заказов.
• Контролировать возвраты, которые не пришли на ваш склад.
• Запрашивать финальные документы до истечения срока претензии по оферте.
• Перед декларацией проверять, не отражена ли одна единица одновременно как проданная, возвращённая и списанная.

Частые вопросы