Годовая премия бывшему сотруднику: как оформить выплату и отчитаться

Ольга Семёнова· ·Зарплата, премии и расчёты с персоналом·~7 мин чтения
Годовая премия бывшему сотруднику: как оформить выплату и отчитаться — иллюстрация

Сотрудника уже нет в штатном расписании, доступ в кадровую программу закрыт, а при подведении итогов года выясняется: по положению о премировании он право на бонус сохранил. В таких случаях ООО обычно ошибается не в арифметике, а раньше — в основании выплаты и отчётности. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу порядок, который считаю рабочим и безопасным.

Решение о премии начинается с положения, а не с платёжки

Первый вопрос — не «можно ли перевести деньги бывшему сотруднику», а «возникло ли у него право на премию». Откройте редакцию положения о премировании, которая действовала в премируемом периоде. Затем трудовой договор и приказ о премировании, если именно он утверждает итоговые суммы. Обычно вся судьба выплаты умещается в одной фразе: премия полагается за результаты работы за год или только тем, кто числится в штате на дату приказа либо выплаты.

Если в положении прямо сказано, что получатель должен состоять в трудовых отношениях на дату выплаты, право бывшего работника, как правило, не возникает. Это неприятно, но не надо спасать ситуацию задним числом и переписывать документы под одного человека. Если такого условия нет, а показатели за премируемый период выполнены, увольнение само по себе не уничтожает уже заработанное право. Я считаю именно этот подход правильным: компания должна применять собственные правила, а не подменять их удобной датой увольнения.

На практике чаще всего спотыкаются на словах «годовая премия выплачивается работникам». Бухгалтер читает это как запрет платить уволенному. Я бы не делала столь смелый вывод без условия о дате. Формулировка может описывать природу выплаты, а не требование остаться в штате. Если спор возможен, оцените весь документ: показатели, период, момент принятия решения, правило о пропорциональном расчёте. Увольнение по собственному желанию, сокращение или соглашение сторон ничего автоматически не меняет.

Новое положение, утверждённое после увольнения, не используйте как машину времени. Менять правила премирования можно на будущее, но лишать человека результата по уже отработанному периоду новой формулировкой — плохая процессуальная идея.

Приоритет номер один — доказать право на выплату документами. НДФЛ и взносы потом посчитает программа; отсутствие ясного основания программа не исправит.

Как оформить выплату, не возвращая человека в штат

Принимать бывшего сотрудника обратно на один день не нужно. И тем более не нужно отменять приказ об увольнении. Обязательство по премии возникло из прежних трудовых отношений и положения о премировании; компания просто исполняет его позже.

Я оформляю отдельный приказ руководителя о годовом премировании. В нём указываю премируемый период, ссылку на пункт положения, Ф. И. О. бывшего работника, сумму до удержания НДФЛ и дату выплаты. Если сумма зависит от KPI или пропорции отработанного времени, приложите расчёт либо служебную записку с показателями. Это не бюрократия ради папки: через год именно эти два листа объяснят, почему деньги получил человек, которого уже нет в штатной расстановке.

В расчётном листке и назначении платежа называйте выплату честно — «годовая премия за период…». Не переименовывайте её в материальную помощь или подарок. Такая маскировка не даёт волшебного освобождения от налогов, а несоответствие между положением, приказом и платёжкой инспектор заметит быстро. Перечисляйте деньги на подтверждённые реквизиты бывшего работника; если счёт закрыт, запросите новые письменно.

Отдельную запись о кадровом мероприятии в ЕФС-1 из-за этой премии не подают. Выплата денег — не новый приём, не перевод и не увольнение.

Не надо тратить время на фиктивное «восстановление» в штат. Его лучше потратить на точную ссылку на положение о премировании и расчёт суммы.
Годовая премия бывшему сотруднику: как оформить выплату и отчитаться — схема действий
Схема: Годовая премия бывшему сотруднику: как оформить выплату и отчитаться

НДФЛ: удержите в день перевода и не забудьте о прогрессивной шкале

Годовая премия за труд — облагаемый доход, даже если на дату выплаты договор уже прекращён. Дата фактического получения денежного дохода — день выплаты. В этот же день ООО как налоговый агент удерживает НДФЛ из самой премии. Статус «бывший сотрудник» не освобождает компанию от этой обязанности.

Для обычной премии налогового резидента применяется шкала доходов от трудовой деятельности: 13% — с части базы до 2,4 млн рублей включительно, 15% — свыше 2,4 млн до 5 млн рублей, 18% — свыше 5 млн до 20 млн рублей, 20% — свыше 20 млн до 50 млн рублей и 22% — с превышения 50 млн рублей. Повышенная ставка действует только на превышение, а не на весь доход. Для премии с районным коэффициентом, нерезидента или работника с особым статусом правила могут отличаться — такие случаи нельзя считать по шаблону.

Для порогов важны выплаты этому человеку именно у вашей организации с начала календарного года. Доходы у другого работодателя ООО не видит и учитывать не должно. Это хорошая новость для бухгалтера, но плохая для привычки удерживать с каждой небольшой премии 13% без проверки накопленной базы.

Удержанный НДФЛ с выплат с 1-го по 22-е число месяца перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца, а уведомление об исчисленной сумме подают не позднее 25-го числа. Для выплат с 23-го по последнее число месяца сроки иные: уведомление — не позднее 3-го числа следующего месяца, уплата — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для НДФЛ, удержанного с 23 по 31 декабря, установлены отдельные сроки — не позднее последнего рабочего дня года и для уведомления, и для перечисления. Премия попадёт в 6-НДФЛ за период выплаты, а не за период, за который её начислили.

Если премию платите отдельным переводом, удержать НДФЛ есть из чего. Не нужно подавать сообщение о невозможности удержания: налог удерживается из этой же суммы.

Страховые взносы и отчётность: увольнение здесь ничего не отменяет

Самая дорогая фраза в этой теме: «Он уже уволен, взносов нет». Обычная годовая премия связана с работой, выполненной в период действия трудового договора. Она входит в объект обложения страховыми взносами, а в перечне необлагаемых выплат такой премии нет. На неё начисляют единый тариф и взносы от несчастных случаев по тарифу профессионального риска ООО.

В 2026 году единая предельная величина базы по взносам составляет 2 979 000 рублей на каждого человека. Для основной категории плательщиков единый тариф — 30% в пределах этой базы и 15,1% сверх неё. Если ООО применяет пониженный тариф, проверяйте право на него и условия именно в месяце начисления: с 2026 года правила для субъектов МСП стали уже, и статус в реестре сам по себе не повод выбирать желаемую ставку.

Для взносов важен месяц начисления. Допустим, директор утвердил премию в сентябре: включите её в базу сентября, рассчитайте взносы нарастающим итогом с начала года и уплатите не позднее 28 октября. Не переносите начисление в прошлый декабрь только потому, что премия «годовая». Это не делает отчётность аккуратнее, а вот уточнёнки вполне может породить.

Бывшего работника включите в персонифицированные сведения за месяц начисления — форма сообщает в том числе суммы выплат физлицам за предшествующий месяц. Затем отразите его персональные данные и выплаты в разделе 3 РСВ за соответствующий квартал. РСВ представляют не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода. Здесь автоматическое заполнение программы стоит проверить глазами: именно бывших работников оно иногда не подхватывает.

По взносам не подменяйте дату начисления датой увольнения или периодом, за который подводились итоги. В отчётность идёт месяц, когда ООО начислило премию.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» не потеряло премию в расчёте НДФЛ

Допустим, ООО «Ромашка» утверждает 15 сентября 2026 года годовую премию по итогам 2025 года. Менеджер уволился 30 июня 2026 года. В положении написано, что премия зависит от выполнения показателей за 2025 год и не содержит условия о работе на дату выплаты. За январь—июнь 2026 года у этого менеджера в «Ромашке» уже начислено 2 300 000 рублей. Размер причитающейся премии — 200 000 рублей.

Право на премию сохранено: локальный акт привязан к результату, а не к нахождению в штате на дату приказа. Директор издаёт отдельный приказ, бухгалтер начисляет 200 000 рублей в сентябре и перечисляет их 20 сентября. Первые 100 000 рублей доводят доход работника до 2,4 млн рублей и облагаются по ставке 13%: НДФЛ равен 13 000 рублей. Оставшиеся 100 000 рублей облагаются по ставке 15%: ещё 15 000 рублей. Всего удержат 28 000 рублей, а на счёт бывшего менеджера поступит 172 000 рублей.

Поскольку налог удержан 20 сентября, уведомление ООО подаёт не позднее 25 сентября, а НДФЛ перечисляет не позднее 28 сентября. Премия попадает в 6-НДФЛ за девять месяцев 2026 года. Взносы бухгалтер начисляет в сентябре по применимому ООО тарифу, включает человека в персонифицированные сведения за сентябрь и в раздел 3 РСВ за девять месяцев. Главная ошибка здесь была бы простой: поставить 13% на все 200 000 рублей, глядя на размер одной платёжки, а не на накопленный доход.

Сумму страховых взносов в примере намеренно не фиксирую: она зависит от тарифа конкретного ООО и от того, превысила ли база этого человека 2 979 000 рублей.

Когда платить не нужно — и почему «подарок» не решает проблему

Теперь другой сценарий. В положении ООО «Вектор» прямо записано: годовая премия выплачивается только работникам, состоящим в трудовых отношениях на дату приказа. Инженер уволился в августе, приказ издали в октябре, а руководитель предлагает перечислить ему 120 000 рублей «по справедливости» без изменения документов.

Если компания применяет своё положение буквально, годовая премия этому человеку не полагается. Это не нарушение и не повод для заднего числа менять условие. Если руководитель всё же хочет дать деньги за прошлую работу, нужно оформить реальное основание для отдельного вознаграждения и оценить трудовой риск. Я бы не называла его подарком ради экономии: проверяющий увидит сумму, совпадающую с годовым бонусом, и дату сразу после подведения KPI. Ирония в том, что такая «оптимизация» обычно рождает больше объяснений, чем нормальная премия.

Мой практический выбор в подобных ситуациях простой. Либо ООО исполняет действующее положение и не платит; либо сознательно выплачивает дополнительное вознаграждение за прежнюю работу, документирует его реальное основание и облагает как трудовую выплату. Вариант «назовём иначе, а там разберёмся» я считаю самым слабым.

На что можно не тратить силы: на восстановление человека в штате. На что нельзя закрывать глаза: на точную формулировку положения и корректное отражение выплаты в НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях.

Как это было у моего клиента: годовую премию бывшему менеджеру оформили без возврата в штат

Взяли на обслуживание ООО «Северный берег», небольшую торговую компанию. В январе 2026 года директор решил выплатить годовую премию 120 000 рублей бывшему менеджеру по закупкам: сотрудник уволился 20 декабря, но годовой результат во многом был его заслугой. Клиент уже почти подготовил перевод как «подарок», потому что считал: раз трудовой договор закончился, зарплатных налогов больше нет.

Первое, что я проверила, — положение об оплате труда и премировании. В нём было прописано, что годовая премия зависит от результатов работы за календарный год и может выплачиваться сотрудникам, отработавшим в этом периоде, в том числе уволенным до даты выплаты, если это отдельно подтверждено решением работодателя. Значит, основание для выплаты было, но просто перевести деньги оказалось недостаточно.

Мы оформили решение директора о премировании с указанием периода — за 2025 год, основания по положению, ФИО бывшего сотрудника и суммы 120 000 рублей. Затем сделали приказ и расчёт выплаты. Я сразу предупредила директора: премия остаётся доходом в рамках трудовых отношений, поэтому НДФЛ нужно удержать при перечислении. С учётом общей налоговой базы работника бухгалтер дополнительно проверил, не затрагивает ли выплата повышенную ставку НДФЛ по прогрессивной шкале.

Премию перечислили 30 января 2026 года за вычетом удержанного НДФЛ, а сам налог перечислили в установленный срок. Сумму включили в расчёт 6-НДФЛ за первый квартал, а страховые взносы — в РСВ и персонифицированные сведения за январь. Бывшего сотрудника не принимали обратно в штат и не оформляли с ним новый договор: для этой выплаты это было бы лишним и только запутало бы учёт.

В итоге директор спокойно выплатил человеку заслуженную премию, расходы оформили документально, а отчётность сдала без расхождений. Самое полезное в этой истории — мы остановились до перевода денег: после выплаты исправлять назначение платежа и переделывать документы всегда неприятнее.

Не маскируйте трудовую премию под подарок: сначала проверьте положение о премировании и оформите решение, потом переводите деньги.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли платить годовую премию, если сотрудник уволился до приказа?

Смотрите положение о премировании. Если оно не требует состоять в штате на дату приказа или выплаты, а работник выполнил условия за премируемый период, увольнение само по себе не лишает его права на премию.

Можно ли выплатить премию бывшему сотруднику без НДФЛ?

Нет. Если это премия за работу, ООО удерживает НДФЛ при фактической выплате, хотя трудовой договор уже прекращён.

Начисляются ли страховые взносы на премию после увольнения?

Да, на обычную премию за работу начисляют единый тариф страховых взносов и взносы от несчастных случаев. Прекращение договора до выплаты этого не отменяет.

Надо ли включать бывшего работника в персонифицированные сведения?

Да, если ему начислена премия в отчётном месяце. Выплату также отражают в разделе 3 РСВ за соответствующий квартал.

На что опираемся