Иностранец с ВНЖ: какие взносы и НДФЛ начислять работодателю

Ольга Семёнова· ·Кадры и налоги иностранных работников·~6 мин чтения
Иностранец с ВНЖ: какие взносы и НДФЛ начислять работодателю — иллюстрация

В карточке работника стоит «вид на жительство», бухгалтер облегчённо ставит 13% НДФЛ — и ошибка уже сделана. Я, Семёнова Ольга Владимировна, 12 лет вижу одну и ту же путаницу: ВНЖ определяет страховой статус, но не заменяет подсчёт дней для НДФЛ. Разберём порядок начислений, цифры и две ситуации, в которых легко узнать свою компанию.

ВНЖ — это не справка о налоговом резидентстве

Вид на жительство подтверждает, что иностранный гражданин постоянно проживает в России. Для страховых взносов это решающий факт. Но НДФЛ живёт по другой логике: налоговым резидентом признаётся человек, который фактически находился в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Так установлено статьёй 207 НК РФ. Ни паспорт, ни регистрация, ни ВНЖ это правило не отменяют.

Именно здесь бухгалтеры чаще всего спотыкаются. Вижу ВНЖ — значит, «почти наш», ставлю 13%. Логика понятная, но неверная. Человек мог получить ВНЖ незадолго до приёма на работу, много времени провести за пределами России или просто ещё не набрать 183 дня. Для НДФЛ он в этот момент нерезидент, хотя для взносов — постоянно проживающий застрахованный работник.

Я советую сразу завести в кадровой программе два независимых признака: «постоянно проживающий в РФ» и «налоговый резидент РФ». Если система предлагает один общий статус «иностранец», не надейтесь на неё. Она не виновата, но последствия её настройки разгребать бухгалтеру.

Первый приоритет — не выбор тарифа в программе, а корректное разделение миграционного и налогового статусов. Один неверный флажок может испортить и расчёт зарплаты, и отчётность.

Страховые взносы: по ВНЖ применяйте обычный порядок

Постоянно проживающий иностранный гражданин включён в круг застрахованных лиц по обязательному пенсионному, медицинскому страхованию и страхованию на случай временной нетрудоспособности и материнства. Это прямо следует из статей 7 Закона № 167-ФЗ, 10 Закона № 326-ФЗ и 2 Закона № 255-ФЗ. Поэтому по трудовому договору работника с ВНЖ я начисляю единые страховые взносы так же, как по гражданину России.

В 2026 году общеустановленный единый тариф — 30% с выплат в пределах единой предельной базы и 15,1% с суммы сверх неё. Предельная база на одного работника — 2 979 000 руб. за год. Законодатель уже объединил пенсионные, медицинские и социальные взносы в единый платёж; не надо вручную делить сотрудника с ВНЖ на «пенсионную» и «медицинскую» части по старым схемам.

Отдельно остаются взносы на травматизм. Их начисляют на выплаты по трудовому договору независимо от гражданства и ВНЖ. Тариф зависит от класса профессионального риска работодателя. Вид на жительство не уменьшает его и не создаёт отдельную ставку. Если у работодателя есть законное право на пониженный единый тариф, проверяйте условия этого права по статье 427 НК РФ: иностранный паспорт сотрудника к нему отношения не имеет.

Не путайте постоянно проживающего с временно пребывающим. ВНЖ как раз означает, что применять к человеку логику временно пребывающего иностранца нельзя.
Иностранец с ВНЖ: какие взносы и НДФЛ начислять работодателю — схема действий
Схема: Иностранец с ВНЖ: какие взносы и НДФЛ начислять работодателю

Разберём на примере: ООО «Ромашка» неправильно настроило взносы

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» приняло менеджера с ВНЖ 1 января 2026 года. Оклад — 150 000 руб. в месяц. Бухгалтер увидел иностранный паспорт, выбрал в программе статус временно пребывающего и исключил часть страхового покрытия. В итоге на январскую выплату начислили взносов меньше, чем следовало.

Правильный расчёт начинается не с суммы, а с документа. У работника действующий ВНЖ, значит, он постоянно проживает в России и застрахован по ОПС, ОМС и ВНиМ. Январская выплата 150 000 руб. не превышает годовой предел базы. При общеустановленном тарифе единые взносы составляют 45 000 руб. (150 000 × 30%). Взнос на травматизм прибавляется отдельно по тарифу ООО. Его размер я не придумываю: без класса риска это была бы не иллюстрация, а гадание.

Если ошибку обнаружили после сдачи РСВ, я не рекомендую надеяться, что она затеряется в учёте. Доначислите взносы, уплатите недоимку и пени, затем представьте уточнённый РСВ, если в исходном расчёте сумма занижена. Пени рассчитываются по статье 75 НК РФ за конкретные дни просрочки, поэтому универсальную сумму здесь назвать честно нельзя. Чем быстрее бухгалтер исправит основание начисления, тем проще сопоставить данные в учёте и отчётности.

УСН не меняет страховой статус физлица. Режим налогообложения работодателя важен лишь при проверке его собственного права на пониженный тариф.

НДФЛ: ставку определяют дни, а не вид на жительство

По доходам от трудовой деятельности налогового резидента действует прогрессивная шкала: 13% с части годовой базы до 2,4 млн руб., 15% — с части свыше 2,4 млн до 5 млн руб., 18% — свыше 5 млн до 20 млн руб., 20% — свыше 20 млн до 50 млн руб. и 22% — свыше 50 млн руб. Это правила пункта 1 статьи 224 НК РФ, действующие и в 2026 году. Работодатель исчисляет налог нарастающим итогом, а не применяет новую ступень к полной сумме очередной зарплаты.

Для иностранца, который на дату выплаты не является налоговым резидентом, общее правило — 30% НДФЛ. Оно закреплено пунктом 3 статьи 224 НК РФ. ВНЖ эту ставку не отменяет. Есть исключения: в частности, особый порядок возможен для отдельных иностранных работников, включая граждан государств ЕАЭС, работающих по патенту и высококвалифицированных специалистов. Но исключение надо подтвердить конкретным основанием, а не выбирать по памяти из выпадающего списка программы.

Статус в течение года может меняться. При этом я советую не делать поспешный перерасчёт в день, когда на календаре появился 183-й день: сначала убедитесь, что статус в текущем налоговом периоде уже не может измениться. Окончательный статус определяется по итогам календарного года. Когда основания для перерасчёта есть, налог считают с начала года по правилам для резидента; порядок зачёта или возврата переплаты применяют по статье 231 НК РФ. Если переплата не была зачтена налоговым агентом в текущем году, работник вправе обратиться в налоговый орган после его окончания с декларацией.

30% для нерезидента — не штраф и не ошибка. Ошибка — поставить 13% лишь потому, что в личном деле лежит ВНЖ, либо забыть проверить изменение статуса позже.

Разберём на примере: ООО «Вектор» не смешало НДФЛ и взносы

ООО «Вектор» принимает сотрудника с действующим ВНЖ 1 февраля 2026 года. Зарплата — 200 000 руб. в месяц. По документам о въездах и выездах на дату первой выплаты он находился в России меньше 183 дней за 12 следующих подряд месяцев. Он не гражданин государства ЕАЭС, не работает по патенту и не является высококвалифицированным специалистом. Значит, оснований для исключения нет.

С февральской зарплаты ООО удерживает НДФЛ 60 000 руб. (200 000 × 30%). К выплате до иных удержаний остаётся 140 000 руб. Одновременно из-за ВНЖ сотрудник постоянно проживает в России, поэтому на эту же зарплату начисляются единые взносы 60 000 руб. (200 000 × 30%), пока годовая база не достигла 2 979 000 руб. Вот та самая развилка, которую важно увидеть: для НДФЛ он пока нерезидент, а для взносов — полностью застрахованное лицо.

Предположим, к концу года окончательный подсчёт показывает, что работник стал налоговым резидентом. За февраль—декабрь он получил 2 200 000 руб. зарплаты. В учебном примере вычеты и другие доходы не учитываем. НДФЛ по первой ступени резидентской шкалы составит 286 000 руб. (2 200 000 × 13%), тогда как в течение года удержано 660 000 руб. по ставке 30%. Разница — 374 000 руб. Это не «премия» работнику и не повод оставить всё как есть. ООО оформляет перерасчёт по статье 231 НК РФ и отражает корректные данные в 6-НДФЛ; конкретный способ возврата или зачёта зависит от момента перерасчёта и ситуации с удержаниями.

Этот пример намеренно простой. В реальном расчёте отдельно оцените вычеты, другие налоговые базы и даты выплат. Но сама последовательность неизменна: ВНЖ — для взносов, дни пребывания — для НДФЛ, а подтверждающие документы — для защиты вашего расчёта.

Не договаривайтесь с работником «пока удержим 13%, потом разберёмся». Налоговый агент обязан определить и удержать налог по правилам НК РФ, а не по удобству обеих сторон.

Что я проверяю до первой выплаты и перед отчётностью

Если у вас один сотрудник с ВНЖ, не нужно строить отдельный отдел миграционного контроля. Нужна короткая дисциплина. Сначала — читаемая копия ВНЖ и срок его действия. Затем — отдельный календарь для НДФЛ. Наконец — основания для специальной ставки, если работник на неё претендует. Эти три действия занимают меньше времени, чем одно требование о пояснениях.

Полезно закрепить в компании обязанность работника сообщать о замене документа и длительных выездах, а также назначить ответственного за передачу сведений между кадровиком и бухгалтерией. Когда кадровик знает о новом ВНЖ, а бухгалтер узнаёт о нём через три месяца, это не рабочий процесс, а почтовый голубь с задержкой.

Перед отчётностью сверяйте начисление зарплаты, страховых взносов, РСВ и 6-НДФЛ. Суммы сами по себе могут выглядеть правдоподобно даже при неверном статусе. Поэтому я проверяю не только арифметику, но и документ, на котором она стоит. На этом можно не экономить время; на красивой папке для личного дела — вполне можно.

Самый безопасный порядок: сначала документ и дата, потом статус, затем ставка. Если начать с тарифа, почти всегда найдётся причина пересчитывать.

Как это было у моего клиента: ВНЖ есть, а настройка зарплаты всё равно ошиблась

ООО «Городская кухня» мы взяли на обслуживание в июле 2026 года. У компании работал повар из Узбекистана с видом на жительство, оклад — 120 000 рублей в месяц. Директор был уверен, что ВНЖ автоматически означает и налоговое резидентство, а бухгалтерская программа, наоборот, почему-то пометила сотрудника как иностранца с особым порядком по взносам.

Первое, что я проверила, — копию ВНЖ, трудовой договор, паспорт, регистрацию и даты фактического пребывания в России. По документам работник находился в России 197 календарных дней с начала года. Значит, для НДФЛ он уже был налоговым резидентом, а его статус постоянно проживающего иностранца требовал обычного порядка начисления страховых взносов.

Дальше мы пересобрали начисления за январь—июнь. С выплат 720 000 рублей НДФЛ должен был составить 93 600 рублей по ставке 13%, а в программе удержали 216 000 рублей по ставке 30%. Одновременно по взносам стояла неверная льготная настройка: вместо обычного единого тарифа 30% начислялось меньше, чем нужно.

Мы исправили карточку сотрудника и настройки начислений, подготовили бухгалтерскую справку с расчётом, уточнили данные для учёта НДФЛ и РСВ, а переплату по НДФЛ вернули работнику через ближайшую выплату. По взносам досчитали недостающую сумму, перечислили её и скорректировали отчётность в установленном порядке. Я отдельно предупредила директора: дни пребывания нужно контролировать регулярно, а не вспоминать о них только перед годовым отчётом.

В итоге у компании сошлись и расчёты, и документы, а у сотрудника не осталось необъяснимой переплаты налога. Главный вывод для клиента был простым: ВНЖ влияет на страховой статус, но ставку НДФЛ определяют фактические дни в России.

ВНЖ не заменяет подсчёт дней пребывания: по взносам и НДФЛ проверяйте разные основания.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Есть ВНЖ — значит ли это, что НДФЛ всегда 13%?

Нет. ВНЖ подтверждает постоянное проживание для целей страхования. Налоговое резидентство определяется по правилу 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев; при нерезидентском статусе без специального основания действует ставка 30%.

Нужно ли начислять ОМС и ВНиМ на работника с ВНЖ?

Да. Постоянно проживающий иностранный гражданин застрахован по ОПС, ОМС и ВНиМ. По трудовому договору применяется общий порядок начисления единых страховых взносов.

Что делать, если работник стал налоговым резидентом в течение года?

Определите, стал ли его статус окончательным для текущего года. При наличии оснований пересчитайте НДФЛ с начала года по правилам для резидента; зачёт или возврат переплаты оформляется по статье 231 НК РФ.

Влияет ли УСН работодателя на взносы по сотруднику с ВНЖ?

Сам режим УСН не меняет страховой статус работника. Пониженный тариф возможен, только если организация выполняет самостоятельные условия статьи 427 НК РФ.

На что опираемся