Первый сотрудник у ИП: как запустить кадровый учёт без аврала

Не начинайте с фразы «пусть завтра выходит»

Самая дорогая ошибка первого найма выглядит безобидно: человек уже отвечает клиентам, сидит в ваших программах и ждёт договор «на днях». А у ИП ещё нет ни условий оплаты, ни графика, ни документов по охране труда. Потом договор датируют задним числом, кадровые бумаги собирают по памяти, а сведения о приёме уходят с опозданием. Я считаю, что такой старт надо запретить себе одним правилом: до первого рабочего дня — решение, условия и пакет на подпись.

Сначала честно ответьте, что именно вы покупаете. Если человек лично выполняет постоянную функцию, подчиняется вашему графику и работает в ваших системах, это трудовые отношения. Назвать договор «самозанятостью» не значит отменить трудовую реальность. Особенно не стоит подменять трудовой договор договором с НПД с бывшим сотрудником: доходы от прежнего работодателя не могут облагаться НПД, если после увольнения прошло менее двух лет.

Срочный трудовой договор — не «упрощённый договор для первого работника». Он допустим лишь при основаниях из статьи 59 ТК РФ. Если работа постоянная, оформляйте бессрочный. Экономия на одной странице договора часто заканчивается спором о переквалификации и восстановлением документов задним числом.

• Определите трудовую функцию, дату начала, место работы, режим и систему оплаты.
• Проверьте, нужен ли предварительный медосмотр для конкретной работы.
• Если сотрудник получит доступ к данным клиентов, заранее настройте доступ и правила работы с персональными данными.
• Сверьте особый статус кандидата: иностранец, совместитель, несовершеннолетний — для них действуют дополнительные правила.

Документы до выхода: не кадровый музей, а рабочий минимум

У ИП нет обязанности строить кадровый отдел крупной компании. Но обязательное ядро есть. Получите паспорт, СНИЛС, документ воинского учёта у военнообязанного или подлежащего призыву, сведения о трудовой деятельности либо бумажную трудовую книжку, если она ведётся, документы об образовании — когда квалификация для работы обязательна. ИНН работника удобен для расчёта, но не входит в перечень документов, которые соискатель обязан предъявить по статье 65 ТК РФ.

Договор заключайте письменно в двух экземплярах и отдавайте один сотруднику под подпись. Не пишите об оплате «по договорённости»: в договоре нужны трудовая функция, место работы, дата начала, конкретные условия оплаты, режим рабочего времени — если он отличается от общих правил, а также гарантии и компенсации, если они применимы. За отсутствие обязательного условия договор не исчезает, но исправлять его после проверки — занятие унылое.

До подписания ознакомьте работника с правилами внутреннего трудового распорядка, правилами оплаты и премирования, положением об обработке персональных данных и другими актами, непосредственно связанными с работой. Микропредприятие вправе не принимать часть локальных актов, если необходимые условия включены в трудовой договор по типовой форме. Но порядок выплат, график и дисциплину всё равно надо описать так, чтобы через месяц не выяснилось: «мы устно договаривались».

Приказ о приёме с 2021 года не обязателен: основание для приёма — трудовой договор. Я не советую плодить приказ лишь по привычке, но реестр договоров и кадровых событий вести нужно. А вот инструктажи и другие применимые обязанности по охране труда — не факультативная папка для проверяющего. Один работник не является исключением из правил.

• Трудовой договор и подтверждение выдачи экземпляра сотруднику.
• Подписанные листы ознакомления либо условия, включённые в договор.
• Корректно оформленная обработка персональных данных: не универсальное «согласие на всё», а только нужные основания и документы.
• Табель учёта рабочего времени с первого месяца.

СФР: регистрироваться отдельно не надо, отчитаться о приёме — надо

После заключения первого трудового договора ИП не подаёт заявление для регистрации в СФР как страхователь: фонд ставит на учёт беззаявительно по сведениям налоговых органов. Это хорошая новость, но не повод ждать письма от фонда и откладывать отчётность. До найма проверьте квалифицированную электронную подпись, доступ к оператору отчётности или личному кабинету и право подписанта.

О приёме направляют подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности. Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора. Здесь часто ошибаются в логике: ориентируются на дату, когда человек фактически сел работать. Закон привязывает срок к заключению договора. Если подписали договор в пятницу, а выход назначили на понедельник, срок всё равно считается от пятницы.

Разберём на примере. ИП Соколов 6 апреля подписал с администратором бессрочный договор: выход с 8 апреля, оклад 50 000 рублей. Он решил, что направит сведения после первого рабочего дня. Это неверная точка отсчёта: подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно было представить не позднее 7 апреля — следующего рабочего дня после заключения договора. Рабочий порядок проще: подписали договор, в тот же день подготовили кадровое мероприятие, на следующий рабочий день получили квитанцию о приёме.

Дальше появляется квартальный ритм: раздел 2 ЕФС-1 по взносам на травматизм сдают не позднее 25-го числа месяца после квартала. Подраздел 1.2 о страховом стаже обычно представляют ежегодно — не позднее 25 января следующего года, но по отдельным кадровым событиям он может понадобиться раньше. Не путайте подраздел 1.3: он предназначен для сведений о выплатах работникам бюджетной сферы, обычный ИП с сотрудником его не сдаёт.

• Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме: следующий рабочий день после заключения трудового договора.
• Раздел 2 ЕФС-1 по травматизму: не позднее 25-го числа месяца после квартала.
• Подраздел 1.2 ЕФС-1: обычно ежегодно, до 25 января следующего года.
• Сохраняйте квитанции о приёме каждого отчёта.

Первая зарплата: важнее дисциплина дат, чем красивый шаблон

Как только появился работник, вы больше не можете платить «когда придут деньги от клиента». Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца; конкретные даты закрепляют в правилах, коллективном договоре или трудовом договоре. Окончательный расчёт за период должен быть не позднее 15 календарных дней после его окончания. Я советую установить две понятные даты, например 20-е число текущего месяца и 5-е следующего, и проверить, что они укладываются в это правило.

Перед каждой выплатой выдайте расчётный листок: сотрудник должен видеть начисления, удержания и сумму к выдаче. Это кажется мелочью, пока не возникает вопрос «почему на карту пришло меньше». При полной месячной норме начисленная зарплата не может быть ниже федерального МРОТ или применимого регионального минимума. Неполное рабочее время и не полностью отработанный месяц — нормальные исключения, но их надо подтвердить условиями договора и табелем.

НДФЛ с зарплаты удерживает и перечисляет работодатель. Для обычной зарплаты работника с небольшим доходом чаще всего будет ставка 13%, но я не советую забивать эту цифру в шаблон навсегда: ставку определяют по совокупности доходов с начала года по правилам статьи 224 НК РФ. По доходам за 1–22-е число месяца уведомление об исчисленном НДФЛ направляют не позднее 25-го числа, а налог перечисляют не позднее 28-го. По доходам за 23-е число по последнее число месяца сроки — 3-е и 5-е числа следующего месяца соответственно.

Ещё один обязательный ритм — 6-НДФЛ. Его сдают в ФНС ежеквартально не позднее 25-го числа месяца после квартала, годовой расчёт — не позднее 25 февраля следующего года. Деньги на ЕНС сами по себе не заменяют уведомление: без него платёж не получает правильное назначение.

• Закрепите даты и способ выплаты зарплаты.
• Начислите зарплату, удержите НДФЛ и выдайте расчётный листок.
• Подайте уведомление об исчисленном НДФЛ и перечислите налог в сроки ЕНС.
• Сдайте 6-НДФЛ по квартальному календарю.

Страховые взносы в 2026 году: считайте от начисления, а не от суммы «на руки»

Базовый единый тариф страховых взносов в 2026 году — 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё. Предельная величина базы — 2 979 000 рублей на одного работника нарастающим итогом с начала года. Взнос начисляется на выплату до удержания НДФЛ. Отдельно существует взнос на травматизм: тариф зависит от класса профессионального риска по основному виду деятельности. Для офисной работы он часто небольшой, но назначать его «на глаз» я бы не стала.

Это важное изменение 2026 года: пониженный тариф для МСП в 15% с части выплат сверх 1,5 МРОТ больше не является общей льготой для любого малого бизнеса. В общем случае он доступен субъектам МСП из перечня приоритетных отраслей при выполнении условий по основному виду деятельности и доле доходов от него не менее 70%. Для некоторых обрабатывающих производств действует отдельный тариф 7,6% с суммы сверх 1,5 МРОТ. Если ваш ИП оказывает обычные услуги и не входит в льготный перечень, планируйте общий тариф, а не надеемся на старые правила.

Разберём цифры. Допустим, ИП «Север» — субъект МСП из приоритетной отрасли, выполняющий условия льготы. Менеджеру в апреле 2026 года начислено 60 000 рублей. Федеральный МРОТ — 27 093 рубля, значит граница 1,5 МРОТ равна 40 639,50 рубля. Единый взнос: 12 191,85 рубля с этой части по ставке 30% и 2 904,08 рубля с превышения 19 360,50 рубля по ставке 15%; итого 15 095,93 рубля. НДФЛ 13% при отсутствии оснований для иной ставки — 7 800 рублей, работник получит 52 200 рублей. Плюс отдельно начисляется взнос на травматизм. Если льготы нет, единый взнос с 60 000 рублей составит 18 000 рублей.

Единые страховые взносы уплачивают не позднее 28-го числа следующего месяца. За первый и второй месяц квартала подают уведомление об исчисленных взносах не позднее 25-го числа следующего месяца; за третий месяц вместо такого уведомления подаётся РСВ, также не позднее 25-го числа месяца после квартала. Персонифицированные сведения о физических лицах обычно сдают ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца, но за третий месяц квартала отдельная форма не нужна: нужные данные войдут в РСВ. Взносы на травматизм уплачивают не позднее 15-го числа следующего месяца.

• Проверьте общий тариф и право на льготу МСП до первого расчёта.
• Рассчитайте единый взнос с начисленной зарплаты до НДФЛ.
• Начислите взносы на травматизм отдельно.
• Не позднее 25-го числа отправьте уведомление или РСВ по правильному месяцу; до 28-го числа уплатите единые взносы.
• Уплатите травматизм до 15-го числа следующего месяца.

Мой порядок на первый месяц

Не ведите первый месяц на листке в телефоне. Вам нужен один надёжный контур: программа расчёта зарплаты или бухгалтер, который одновременно видит договор, табель, начисление, банк и статус отчётности. Самая частая поломка у нового работодателя не в незнании ставки. Он перечисляет человеку одну сумму, а через неделю уже не может восстановить, из чего она сложилась и какой срок у следующего уведомления.

Я бы выстроила работу так: сначала пакет до допуска к работе, затем сведения о приёме в СФР, потом табель и расчёт первой выплаты, одновременно — настройка ЕНС и налогового календаря. На второй выплате сверяю фактические даты, расчётный листок, НДФЛ-уведомление и платёж. После первого квартала — РСВ, 6-НДФЛ и раздел 2 ЕФС-1. Если этот круг пройден аккуратно, дальше задача становится рутиной, а не лотереей.

Типичная ситуация: ИП Соколов платит менеджеру 50 000 рублей 5-го числа следующего месяца и считает, что «налог удержан — вопрос закрыт». За апрель он удержал 6 500 рублей НДФЛ, но не подал уведомление до 3 мая и не перечислил налог до 5 мая. В банковской выписке всё выглядит прилично, а по ЕНС уже возникла проблема со сроком и распределением платежа. Исправлять надо сразу: проверить расчёт, представить нужные сведения и погасить недоимку. Надеяться, что отсутствие претензии сегодня означает отсутствие риска завтра, — плохая стратегия.

Я сознательно не разбираю здесь иностранцев, вредные условия, разъездную работу, нестандартную дистанционку и специальные тарифы. В этих случаях общий чек-лист уже недостаточен. Лучше остановиться на старте на час, чем потом месяцами исправлять первую запись о приёме.

• Назначьте ответственного за договор, ЕФС-1, зарплату, уведомления и платежи.
• Храните квитанции о приёме отчётности вместе с расчётом за месяц.
• Раз в месяц сверяйте ЕНС и расчёты с бюджетом.
• До конца первого квартала проведите сверку: договор — табель — начисление — банк — отчётность.

Частые вопросы