Нужно ли вести книгу продаж на УСН с автоосвобождением, если счета-фактуры не выставляем

Ольга Семёнова· ·УСН и НДС·~9 мин чтения
Нужно ли вести книгу продаж на УСН с автоосвобождением, если счета-фактуры не выставляем — иллюстрация

Квартал закрыт, НДС не начисляли, счетов-фактур нет — а программа предлагает сформировать книгу продаж. Я, Ольга Владимировна Семёнова, основательница «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер с 12-летним опытом, не советую создавать её «для спокойствия». Разберём, почему этот регистр вам не нужен и какие обстоятельства меняют ответ. Материал актуален на 5 сентября 2026 года.

Пустую книгу продаж я бы не заводила

Если вы применяете УСН, пользуетесь автоматическим освобождением по статье 145 НК РФ и не выставляете покупателям счета-фактуры с выделенным НДС, по обычным собственным продажам книгу продаж вести не нужно. При условии, что нет отдельных оснований, например обязанностей налогового агента. Это относится и к ситуации, когда реализация была: освобождение не требует, чтобы бизнес весь квартал сидел без работы.

Я понимаю, откуда берётся тревога. Бухгалтер открывает пункт 3 статьи 169 НК РФ, видит общую обязанность налогоплательщика вести книги и думает: раз упрощенец теперь тоже плательщик НДС, регистр остаётся. Но эту норму нужно читать вместе со специальными правилами. В самой статье 169 удобной отдельной фразы «освобождённые упрощенцы книги не ведут» действительно нет. Законодатель не сделал нам подарок в виде одного исчерпывающего абзаца.

Зато пункт 5 статьи 168 НК РФ прямо устанавливает: освобождённые плательщики УСН счета-фактуры не составляют. А пункт 3 Правил ведения книги продаж сохраняет регистрацию освобождённых операций по конкретным основаниям — в том числе по первому абзацу пункта 1 статьи 145. Автоосвобождение на УСН предусмотрено другим абзацем. Поэтому переносить сюда порядок освобождения на общей системе я считаю ошибкой. [Статья 168 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/b1f75c31d401275bbf644f8a636f523f2ead27aa/), [Правила ведения книги продаж](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_124837/e8f33eef1564e13ee1440461c2f4e29151d851bd/).

Практический ответ ФНС сформулировала совершенно прямо: у освобождённых упрощенцев отсутствует обязанность вести книги продаж и покупок, представлять декларацию по НДС. Это пункт 1 методических рекомендаций на 2026 год. Здесь я не вижу оснований выбирать вариант «на всякий случай распечатаем». Пустой регистр не подтверждает освобождение и не делает учёт надёжнее. [Письмо ФНС от 30.12.2025 № СД-4-3/11836@](https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/about_nalog/16594328/).

Основание не вести книгу — действующее автоосвобождение и отсутствие специальных обязанностей по НДС. Одного факта «счета-фактуры не выставляем» для такого вывода недостаточно.

Проверять нужно освобождение, а не наличие пустого бланка

Первое, что я проверяю, — доход за предыдущий год и накопленный доход текущего. Для освобождения с начала 2026 года доход за 2025 год должен быть не больше 20 млн рублей. Ровно 20 млн укладываются в лимит. Если в течение 2026 года доход превысит эту величину, обязанности по НДС возникают с первого числа следующего месяца. Ждать окончания квартала нельзя. Основание — пункты 1 и 5 статьи 145 НК РФ.

Автоматическое освобождение действует без уведомления инспекции. Не нужно получать разрешение, ждать письма или ежегодно подтверждать его выпиской из книги продаж. Для УСН предусмотрен собственный порядок, и документы, которые представляют при освобождении на общей системе, сюда переносить не следует. Мне гораздо полезнее видеть в рабочей папке понятный расчёт доходов, чем заявление, которое компания отправила в налоговую просто потому, что нашла подходящий образец. [Статья 145 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/8f399ec989074fdad875f9a672a1b091ea9bf05c/).

Доход для лимита — налоговый показатель. Его нельзя автоматически приравнять к обороту по расчётному счёту или сумме подписанных актов. Проверяйте состав доходов по статье 346.15, переходные положения статьи 346.25 и специальные исключения статьи 145. Для обычного действующего ООО на УСН особенно важно не потерять полученные авансы: кассовый порядок признания доходов установлен пунктом 1 статьи 346.17. При приближении к пределу я проверяю поступления чаще, чем раз в квартал.

И ещё поправка, которую легко пропустить. Первоначальный график снижения порога уже изменён: закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ сохранил 20 млн рублей также на 2027–2029 годы. Поэтому январские памятки о снижении лимита в ближайшие годы нужно сверять с новой редакцией Кодекса. Сам вывод ФНС об отсутствии книги продаж при автоосвобождении от этого не изменился. [Федеральный закон № 228-ФЗ](https://publication.pravo.gov.ru/document/0001202607040017).

Проверка лимита в конце месяца важнее, чем формирование пустой книги в конце квартала: именно доход определяет, с какого момента начнут действовать обычные обязанности по НДС.
Нужно ли вести книгу продаж на УСН с автоосвобождением, если счета-фактуры не выставляем — схема действий
Схема: Нужно ли вести книгу продаж на УСН с автоосвобождением, если счета-фактуры не выставляем

Разберём на примере: ООО «Тёплый дом» и лишний регистр

Допустим, ООО «Тёплый дом» занимается ремонтом квартир и применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Доход за 2025 год — 17,6 млн рублей. За январь–март 2026 года на расчётный счёт поступило 6,8 млн: 3,5 млн составила оплата выполненных работ, 1,3 млн — авансы заказчиков, ещё 2 млн — заём учредителя по договору с обязанностью возврата. Других поступлений нет. Все собственные продажи оформлены без НДС, налоговым агентом общество не выступает.

Бухгалтер видит в программе напоминание о книге продаж и начинает собирать туда документы без НДС. Заодно пытается сверить итог регистра со всеми банковскими поступлениями. Получается знакомая бухгалтерская ловушка: время уходит на таблицу, которая компании вообще не нужна, а в одну сумму попадают выручка, аванс и заём. Это учебная ситуация, но саму привычку считать любой предложенный программой отчёт обязательным я встречаю регулярно.

Я бы начала с расчёта: 3,5 млн + 1,3 млн = 4,8 млн рублей дохода за квартал. Аванс учитываем при получении, хотя ремонт ещё впереди. Возвратный заём в доход не включаем: это следует из подпункта 10 пункта 1 статьи 251 и подпункта 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НК РФ. Затем сопоставляем показатели с лимитом: прошлогодние 17,6 млн и текущие 4,8 млн его не превышают. [Порядок признания доходов](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/ba2cbb06adca96da48ed323cea2d4d85a24fafcc/), [исключения из доходов при УСН](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/281ce306d4c05188cf38182099250dc8b2fc2a73/).

Что делаем дальше: отражаем доходы в КУДиР, проверяем договор займа и документы по поступлениям, убираем ошибочную задачу по книге продаж из рабочего списка. В результате за этот квартал компания не формирует книгу продаж и не сдаёт обычную декларацию по НДС. Договоры, акты и банковские документы, конечно, остаются в учёте. Продажи у общества есть; отсутствует обязанность заводить под них НДС-регистр. Обязанность вести КУДиР сохраняет статья 346.24 НК РФ.

Все компании и суммы в разборах вымышлены. Примеры показывают порядок проверки и не описывают результаты работы с конкретными клиентами.

Я смотрю, что действительно отправили покупателю

Фразу «мы счета-фактуры не выставляем» я всегда прошу проверить по документам. Кто-то имеет в виду, что бухгалтер не нажимает отдельную кнопку. При этом менеджер отправляет покупателю УПД, который совмещает первичный документ и счёт-фактуру. Поэтому смотреть нужно на функцию документа и выделенную сумму налога, а также на фактически отправленный файл. Название «закрывающие документы» от налоговых последствий не защищает.

В обычной работе освобождённого упрощенца достаточно подходящей первички: актов, накладных либо УПД с функцией только первичного документа. Счёт на оплату и счёт-фактура — разные документы. Я рекомендую согласовать шаблоны с продажами и отдельно объяснить, что просьба покупателя «добавить НДС для нашей бухгалтерии» требует согласования с бухгалтером. Отдельно выдавать счёт-фактуру «Без НДС» при автоосвобождении на УСН закон не требует — это прямо следует из пункта 5 статьи 168 НК РФ. [Разъяснение ФНС об УПД](https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/about_nalog/4319219/).

Входящие документы проверяем отдельно. Поставщик вправе предъявить вам НДС по своим правилам; его счёт-фактура не отменяет ваше освобождение и не создаёт собственную продажу. При этом права на вычет входного налога у освобождённого плательщика нет. Документы поставщика сохраняем для учёта покупки, а вопрос её признания в расходах по УСН решаем по правилам этого режима. Не нужно превращать каждый входящий счёт-фактуру в сигнал срочно открыть обе НДС-книги. [Подпункт 3 пункта 2 статьи 170 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/7e99d9a14446e1adf556f812066034a9091e0cc4/).

В УПД важна его функция: он может быть только первичным документом либо одновременно выполнять функцию счёта-фактуры. Проверяйте содержание, а не привычное название файла.

Где отсутствие счетов-фактур уже не помогает

Освобождение по статье 145 относится к обязанностям самого продавца. Оно не снимает обязанности налогового агента. Например, при аренде муниципального имущества непосредственно у органа местного самоуправления нужно проверить пункт 3 статьи 161 НК РФ. При наличии агентской обязанности появляются свои документы, регистрация в книге продаж и декларация. То, что собственным покупателям вы ничего с НДС не выставляете, здесь вопрос не решает. Пункт 3 Правил ведения книги продаж отдельно предусматривает операции налоговых агентов.

С импортом тоже нельзя ограничиться ответом «у нас освобождение». Ввозной НДС сохраняется, что прямо предусмотрено пунктом 3 статьи 145 НК РФ. Но из этого не следует, что всю внутреннюю реализацию нужно занести в книгу продаж: налог при ввозе, соответствующие документы и отчётность проверяются отдельно. Я разделяю эти вопросы уже при просмотре договоров. Иначе бухгалтер легко получает либо лишний регистр, либо пропущенную настоящую обязанность.

Ещё одна ситуация — освобождение утрачено, но счета-фактуры покупателям всё равно не выдаются, например при обычных розничных продажах физлицам. Тогда отсутствие индивидуальных счетов-фактур не освобождает от книги: для облагаемых операций в ней могут регистрироваться предусмотренные правилами первичные документы и сводные данные. Здесь работают пункты 1 и 3 Правил ведения книги продаж. Поэтому совет «нет счетов-фактур — нет книги» я без оговорок никогда не даю.

Наконец, не смешивайте освобождение самого упрощенца и освобождение отдельных операций по статье 149 НК РФ. Если автоосвобождения уже нет, одни только необлагаемые операции не отменяют декларацию: для соответствующих операций предусмотрен раздел 7. Это другой порядок. Именно поэтому мой первый вопрос при проверке всегда об основании освобождения, а уже затем — о документах. [Методические рекомендации ФНС, пункты 1–2](https://data.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/doc/metod_usn_nds_2026.pdf).

Импорт, обязанности налогового агента и освобождение отдельных операций проверяются отдельно. Они не превращают все собственные продажи освобождённого упрощенца в облагаемые.

Разбор: ООО «Вектор» выделило НДС по просьбе покупателя

Допустим, ООО «Вектор» оказывает дизайнерские услуги на УСН. Доход за 2025 год — 11 млн рублей, в первом квартале 2026 года лимит освобождения также не превышен. В марте сотрудник согласился на просьбу покупателя и выставил счёт-фактуру: услуги — 200 000 рублей, НДС — 44 000 рублей, всего — 244 000 рублей. Покупатель оплатил эту сумму. В документе использована общая ставка 22%, действующая с 2026 года по пункту 3 статьи 164 НК РФ. [Ставки НДС по статье 164 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/35cc6698564adc4507baa31c9cfdbb4f2516d068/).

Ошибка обнаружилась до сдачи отчётности. Бухгалтер сначала решил, что документ можно оставить без последствий: общество ведь освобождено. Но подпункт 1 пункта 5 статьи 173 НК РФ требует перечислить в бюджет налог, выделенный в выставленном счёте-фактуре. В нашем примере документ не исправляют и не аннулируют, значит, к уплате остаются все 44 000 рублей. Уменьшить их на входной НДС нельзя. Само освобождение по остальным продажам при этом не прекращается. [Статья 173 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/1c8f4250f7544cd0f68bb824a4de705518843db2/).

Я бы зарегистрировала этот счёт-фактуру в книге продаж: именно такой порядок для освобождённого упрощенца с выделенным НДС прямо указывает ФНС. Затем подготовила бы декларацию за первый квартал: титульный лист, разделы 1 и 12. Наличие записи в книге здесь не означает, что нужно автоматически заполнить раздел 9: для освобождённых лиц состав декларации установлен отдельно пунктом 3.1 Порядка её заполнения. При отсутствии других оснований остальные разделы не включаем. [Ответ ФНС о счёте-фактуре с НДС](https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxes/nds_usn/), [Порядок заполнения декларации](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_493443/b8f2678257b027a11b4b648b2fb4cff3e1312fa6/).

Результат разбора: декларация отправлена электронно не позднее 27 апреля 2026 года, а 44 000 рублей перечислены в бюджет целиком не позднее 28 апреля. Срок подачи переносится с субботы 25 апреля по пункту 7 статьи 6.1 НК РФ; сроки отчётности и платежа установлены пунктами 5 и 4 статьи 174 соответственно. Делить этот платёж на ежемесячные доли нельзя. После этого я бы проверила все отправленные документы и изменила порядок согласования: одного случайного согласия менеджера достаточно, чтобы у бухгалтерии появилась вполне настоящая работа. [Статья 174 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/cf8ce1f96c094ce8316b91e3ee5831f20a57a4a8/).

Выделенный в счёте-фактуре НДС нельзя просто проигнорировать. Если документ ошибочный и стороны хотят его исправить, нужно отдельно разобрать исправление и последствия для покупателя; удаления файла у продавца недостаточно.

Что я оставляю в закрытии квартала

За годы работы я стала спокойнее относиться к отсутствующим отчётам и требовательнее — к понятным основаниям. Если книга продаж не обязательна, я не включаю её в закрытие квартала. Зато хочу, чтобы другой бухгалтер мог открыть рабочую папку и понять, почему мы применяем освобождение. Для этого достаточно организованного учёта доходов, подтверждающих документов и короткой внутренней отметки о результатах проверки.

Такая отметка — мой рабочий приём, а не обязательная форма для инспекции. Не нужно утверждать ради неё новый многостраничный регламент. Я фиксирую доход прошлого года, накопленный доход текущего и результат проверки специальных операций. Если порог близко, обсуждаю с руководителем предстоящие оплаты и условия договоров до потери освобождения. Пересчитать цену и подготовить программу проще заранее, чем разбирать уже отправленные покупателям документы.

Если инспекция всё-таки запросит книгу за период освобождения, я сначала проверю содержание и основание требования, затем объясню, почему регистр не вёлся, со ссылками на нормы и письмо ФНС. Создавать задним числом пустую книгу для такого ответа я не считаю правильным. А вот документы и расчёт, подтверждающие освобождение, должны быть под рукой: именно они позволяют ответить по существу.

КУДиР продолжайте вести: освобождение от НДС не отменяет налоговый учёт по УСН, установленный статьёй 346.24 НК РФ.

Как это было у моего клиента: закрыли квартал без пустой книги продаж

Покажу ход работы на вымышленном примере ООО «Лён и свет» — мастерской, которая шьёт шторы для офисов и небольших гостиниц. В феврале 2026 года мы взяли компанию на УСН на обслуживание. Собственница сразу попросила восстановить книгу продаж: прежний бухгалтер её не передал, а папка со счетами-фактурами в документах была.

Первое, что я проверила, — доходы компании за 2025 год. Подняла книгу учёта доходов и расходов, сверила записи с банковскими выписками и документами по поступлениям: получилось 14,8 млн рублей. Затем при закрытии первого квартала мы таким же образом проверили январь — март 2026 года: доход составил 3,1 млн рублей. Эти расчёты я сохранила отдельно, чтобы собственница видела, на каких цифрах основан мой вывод.

Дальше разобрались со счетами-фактурами: все документы в той папке оказались входящими, от поставщиков ткани. Мы выгрузили отправленные документы из ЭДО и просмотрели бумажный архив за квартал. Покупателям уходили счета на оплату, накладные и акты без НДС; своих счетов-фактур мастерская не выставляла. Отдельно я проверила закупки и аренду: ввоза товаров и операций, по которым компания должна была выступать налоговым агентом по НДС, не было.

После этого я объяснила собственнице: доходы за 2025 год и с начала 2026 года не превысили порог 20 млн рублей, поэтому в первом квартале автоматическое освобождение сохраняется. При проверенных нами обстоятельствах вести книгу продаж и сдавать нулевую декларацию по НДС за этот квартал компании не нужно — это соответствует [рекомендациям ФНС на 2026 год](https://data.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/doc/metod_usn_nds_2026.pdf). Мы также проверили настройки программы и шаблоны документов, которыми пользовался менеджер при оформлении заказов.

К 10 апреля мы закрыли квартал. Я передала собственнице короткую записку с расчётом доходов, выводом по освобождению и перечнем проверенных документов. Договорились каждый месяц до 5-го числа сверять доходы за предыдущий месяц, а о крупных предоплатах сообщать мне заранее. У собственницы появился понятный порядок работы: она знала, почему книга продаж сейчас не нужна и что мы будем проверять дальше.

Не делайте вывод по одной папке «Счета-фактуры»: проверьте, чьи это документы, что действительно ушло покупателям и сколько доходов учтено с начала года.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать нулевую декларацию по НДС при автоосвобождении?

Нет, если нет самостоятельных оснований для её подачи, например обязанностей налогового агента или выставленного счёта-фактуры с выделенным НДС. Обычные продажи в период автоосвобождения такой обязанности не создают.

Нужно ли получать подтверждение освобождения из налоговой?

Нет. Освобождение на УСН применяется автоматически при соблюдении условий статьи 145 НК РФ. Я рекомендую сохранять расчёт доходов, подтверждающий эти условия.

Поставщик прислал счёт-фактуру с НДС. Теперь нужна книга продаж?

Нет. Входящий документ не создаёт вашу продажу и не отменяет освобождение. Права на вычет входного НДС у освобождённого упрощенца нет.

Можно ли убрать книгу продаж, которую программа сформировала автоматически?

Если за период действительно нет обязанности её вести, сохранять пустой отчёт как обязательный регистр не нужно. Если в книге появились записи, сначала выясните их происхождение: среди них может оказаться выставленный счёт-фактура с НДС.

На что опираемся