Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: как рассчитать и когда выплатить

Ольга Семёнова· ·Кадры, зарплата и налоги ООО·~7 мин чтения
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: как рассчитать и когда выплатить — иллюстрация

Увольнение сотрудника в пятницу, а расчёт «в следующий зарплатный день» — знакомая картинка. И именно она потом приносит претензии: работник недополучил деньги, бухгалтер неверно выбрал период для среднего заработка, НДФЛ ушёл с опозданием. Я, Семёнова Ольга Владимировна, считаю, что увольнение надо проводить как отдельную расчётную операцию, а не пристраивать к обычной зарплатной ведомости. Разберу, где ООО чаще всего ошибаются и как выстроить расчёт без лишнего героизма.

День увольнения — это дедлайн, а не ориентир

Компенсацию за все неиспользованные отпуска работодатель обязан выплатить при увольнении. Вместе с зарплатой за отработанное время и другими бесспорными суммами. Основание увольнения роли не играет: собственное желание, соглашение сторон, сокращение — право на компенсацию сохраняется. Это следует из статьи 127 ТК РФ.

По общему правилу окончательный расчёт делают в день увольнения — так требует статья 140 ТК РФ. Не в день выплаты зарплаты, не «после того как директор подпишет платёжку», не через неделю. Если сотрудник в день увольнения не работал, деньги выплачивают не позднее следующего дня после того, как он потребует расчёт.

Из-за одного дня просрочки уже возникает обязанность выплатить компенсацию за задержку по статье 236 ТК РФ. Минимум — 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Внутренними правилами или трудовым договором можно установить больше, но меньше нельзя. Риск здесь не только денежный: спор об одной выплате часто тянет за собой жалобу в трудовую инспекцию и проверку всего кадрового порядка.

Моя позиция однозначна: дата увольнения важнее привычного графика платежей. Если деньги технически нельзя провести в этот день, проблема в процессе компании, а не в сроке, который можно безнаказанно сдвинуть.

Считаем не «отпуск за год», а остаток по рабочим годам

Первая типичная ошибка — смотреть на период с января по декабрь. Для отпуска он почти бесполезен. Рабочий год каждого сотрудника начинается с даты приёма на работу. Сначала я проверяю остатки по всем рабочим годам, затем определяю отпускной стаж за текущий год и только после этого вычитаю использованные дни.

Минимальный ежегодный основной отпуск — 28 календарных дней. Если сотруднику положен дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск, его неиспользованные дни тоже надо компенсировать. Нельзя списать старый остаток со словами «он давно не ходил в отпуск». При увольнении закрывают все неиспользованные отпуска, а не только дни, накопленные в текущем году.

В отпускной стаж входят, в частности, фактически отработанное время, ежегодные оплачиваемые отпуска, выходные и праздники. Но отпуск по уходу за ребёнком в него не включают. Отпуск без сохранения зарплаты включается лишь в пределах 14 календарных дней за рабочий год; дни сверх этого предела сдвигают окончание рабочего года. Именно этот сдвиг часто теряется в программе, особенно если сотрудник несколько раз писал заявления «за свой счёт».

Для неполного рабочего года обычно применяют пропорцию: 28 дней делят на 12 месяцев и умножают на число месяцев отпускного стажа. При определении неполных месяцев на практике используют Правила об очередных и дополнительных отпусках: излишки менее половины месяца исключают, а не менее половины — округляют до полного месяца. Эти Правила старые, формулировки в них не образцовые, но именно на них и разъяснение Роструда традиционно опираются в этой части.

На чём можно не тратить время: не ищите «универсальную цифру остатка» в старой ведомости. При увольнении нужна проверка именно рабочих периодов сотрудника.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: как рассчитать и когда выплатить — схема действий
Схема: Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: как рассчитать и когда выплатить

Средний заработок в 2026 году: берём новые правила, а не старую памятку

С 1 сентября 2025 года действует новое Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённое постановлением Правительства РФ № 540. Старое постановление № 922 утратило силу. Если ваша инструкция или шаблон расчёта всё ещё ссылаются на № 922, обновите их: формула во многих обычных случаях узнаваема, но реквизит нормы и актуальный порядок уже другие.

Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который сохраняется средний заработок. Для компенсации при увольнении в сентябре 2026 года в стандартной ситуации берём с 1 сентября 2025 года по 31 августа 2026 года. Начисления за сентябрь в этот 12-месячный период не попадают. Желание бухгалтера «учесть и эти дни, ведь сотрудник их отработал» понятно, но расчёт от этого правильнее не становится.

В расчёт берут выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, доплаты, надбавки, предусмотренные системой премии. Не включают социальные и иные не относящиеся к оплате труда выплаты — например, матпомощь, оплату питания, проезда, обучения, отдыха. Также исключают время и суммы за него, когда за работником сохранялся средний заработок, а также больничные и ряд других периодов, названных в пункте 5 Положения № 540.

Если 12 месяцев отработаны полностью, средний дневной заработок равен учитываемому заработку, делённому на 12 и на 29,3. При неполностью отработанных месяцах знаменатель считают иначе: 29,3 делят на число календарных дней конкретного месяца и умножают на календарные дни, приходящиеся на отработанное время. Премии проверяйте по правилам пункта 15 Положения № 540, а при повышении окладов — по пункту 16. Автоматическая загрузка начислений в расчёт — это удобно ровно до первого спора.

Я не принимаю расчёт без расшифровки. До платёжки должны быть видны период, учтённые выплаты, исключаемые дни, средний дневной заработок и остаток отпуска.

Разберём на примере ООО «Ромашка»: лишний месяц в формуле

Допустим, ООО «Ромашка» увольняет менеджера 18 сентября 2026 года. Сотрудника приняли 10 февраля 2026 года. Предположим, что в его рабочем году не было периодов, которые меняют отпускной стаж. К 18 сентября прошло семь полных месяцев отпускного стажа. За них накоплено 28 / 12 × 7 = 16,33 дня. Сотрудник уже использовал 4 дня, поэтому остаётся 12,33 дня к компенсации.

За период с 1 сентября 2025 года по 31 августа 2026 года у сотрудника нет исключаемых периодов, а учитываемые выплаты составили 780 000 рублей. Средний дневной заработок: 780 000 / 12 / 29,3 = 2 218,43 рубля. Валовая компенсация: 2 218,43 × 12,33 = 27 353,24 рубля. Далее ООО удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы в общем порядке.

Бухгалтер сначала добавил в расчёт 45 000 рублей зарплаты, начисленной за 1–18 сентября. Получилась сумма выше, но не правильнее: сентябрь — месяц увольнения, а не один из 12 предшествующих месяцев. Исправление здесь простое, если заметить его до платежа. После выплаты придётся либо договариваться о возврате переплаты, либо объяснять сотруднику, почему удержание невозможно без соблюдения специальных правил.

В реальном расчёте я бы дополнительно посмотрела, не осталось ли у менеджера дней за прошлые рабочие годы и не было ли отпуска без содержания сверх 14 дней. Пример показывает механику, а не предлагает бездумно копировать 12,33 дня в любой ситуации.

Завышенная компенсация — не безобидная ошибка в пользу человека. Вернуть её потом значительно сложнее, чем один раз нормально проверить период.

НДФЛ и взносы: компенсация не становится «безналоговой» от слова компенсация

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ. Освобождение для отдельных компенсационных выплат из пункта 1 статьи 217 НК РФ на неё не распространяется. В 2026 году для основной налоговой базы действует пятиступенчатая шкала: 13% до 2,4 млн рублей, 15% с превышения до 5 млн, 18% — до 20 млн, 20% — до 50 млн и 22% — с превышения 50 млн рублей. Поэтому перед увольнением я советую проверять доход сотрудника с начала года: привычная ставка 13% может уже не работать для всей суммы.

НДФЛ удерживают при фактической выплате. Для дохода, выплаченного с 1-го по 22-е число месяца, срок перечисления налога — не позднее 28-го числа того же месяца. Для удержаний с 23-го по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для периода с 23 по 31 декабря действует особый срок: последний рабочий день года. Так, налог с компенсации, выплаченной 18 сентября, перечисляют не позднее 28 сентября; с выплаты 25 сентября — не позднее 5 октября.

Страховыми взносами компенсация также облагается: она не названа среди освобождённых выплат в статье 422 НК РФ. Выделяйте её отдельным начислением в учётной системе. Это дисциплинирует расчёт и облегчает сверку с 6-НДФЛ и расчётом по страховым взносам.

Недооценивать срок НДФЛ не советую. За неудержание и (или) неперечисление налога налоговому агенту статья 123 НК РФ предусматривает штраф 20% от соответствующей суммы, помимо пеней. Здесь гораздо дешевле поставить контроль срока, чем потом объяснять, почему «налог отправили на несколько дней позже».

Самая опасная мысль после увольнения: «сотрудника уже нет, разберёмся в следующем месяце». Для НДФЛ и срока расчёта это как раз момент, когда разбираться надо немедленно.

ООО «Вектор»: верная арифметика, но просроченный расчёт

ООО «Вектор» увольняет сотрудника 25 сентября 2026 года. За ним осталось 9 календарных дней отпуска. Средний дневной заработок — 2 000 рублей, поэтому компенсация до НДФЛ составляет 18 000 рублей. Арифметика безупречна. Но приказ передали бухгалтеру вечером 25 сентября, и деньги решили перечислить 10 октября вместе с зарплатой остальным сотрудникам.

Это ошибка. ООО должно было выплатить сотруднику бесспорные суммы 25 сентября, удержать НДФЛ при выплате и перечислить его не позднее 5 октября. С 26 сентября возникает период задержки выплаты сотруднику. За него надо начислить компенсацию по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день от невыплаченной суммы. Точную сумму здесь считают по ставке Банка России, действовавшей в соответствующие дни; подставлять в регламент одну вечную ставку нельзя.

Причина обычно не в незнании формулы. Просто увольнение не встроено в процесс: кадровик живёт отдельно, директор отдельно, бухгалтер получает документ последним. Я бы исправляла не только эту платёжку, но и маршрут документов. Уведомление бухгалтерии о планируемом увольнении за два-три рабочих дня снимает большую часть таких проблем.

И ещё одна практическая деталь: если сотрудник спорит с количеством отпускных дней, перечислите то, что точно не оспаривается. Статья 140 ТК РФ прямо требует выплатить неоспариваемую сумму в установленный срок. Оставлять человека без всех денег из-за одного спорного дня отпуска — слишком дорогая экономия.

Формула не защитит ООО, если платёж ушёл поздно. В увольнении сначала важна дата, затем — красота расчётного файла.

Как это было у моего клиента: компенсация «за год» оказалась неверной

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный Пекарь» — небольшую производственную компанию. В день увольнения менеджера руководитель прислал мне расчёт бывшего бухгалтера: компенсация за 28 дней отпуска, потому что сотрудник «отработал почти год». Выплатить её планировали через три дня после увольнения, когда обычно проводят зарплатный реестр.

Первое, что я проверила, — рабочие годы сотрудника, приказы на отпуск и дату прекращения трудового договора. Оказалось, что за текущий рабочий год он уже использовал 14 календарных дней, а ещё два месяца не вошли в отпускной стаж из-за отпуска без сохранения зарплаты сверх допустимого периода. В итоге к компенсации было не 28, а 11,67 дня.

Дальше мы пересчитали средний заработок по выплатам за расчётный период. После исключения больничного и учёта премии средний дневной заработок составил 2 418,30 рубля. Компенсация вышла 28 222,09 рубля. С неё удержали НДФЛ 3 669 рублей, а сотруднику перечислили 24 553,09 рубля в день увольнения — 18 июня.

Мы оформили приказ об увольнении, записку-расчёт, расчётный листок и платёжное поручение. Я отдельно предупредила руководителя: взносы по компенсации тоже начисляем, а в отчётности эту выплату нужно отразить корректно, даже если сотрудник уже выбыл из штата.

В результате сотрудник получил расчёт вовремя и без спора, а компания не переплатила почти 40 тысяч рублей по первоначальному расчёту. Руководитель потом признался, что хотел просто «закрыть вопрос быстро», но именно спешка обычно и создаёт лишние расходы.

Не считайте компенсацию по принципу «почти год — значит 28 дней»: сначала восстановите рабочий год и фактически использованный отпуск.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли платить компенсацию за отпуск при увольнении по собственному желанию?

Да. Основание увольнения не влияет на обязанность выплатить компенсацию за все неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Можно ли выплатить компенсацию в ближайший зарплатный день?

Нет, если он наступает после даты увольнения. По общему правилу окончательный расчёт делают в день увольнения.

Входит ли больничный в расчёт среднего заработка?

Нет. Время болезни и начисленное за него пособие исключаются из расчётного периода и учитываемого заработка по пункту 5 Положения № 540.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск страховыми взносами?

Да. Такая компенсация не освобождена от страховых взносов статьёй 422 НК РФ и включается в базу в общем порядке.

На что опираемся