Как рассчитать НДС при возврате товара в 2026 году

Сначала определяем не проводку, а суть сделки

Фраза «покупатель вернул товар» ничего не говорит бухгалтеру. Товар могли не принять при поставке. Могли принять, обнаружить брак и вернуть. А могли через два месяца заключить новый договор, по которому бывший покупатель действительно продаёт товар бывшему продавцу. Коробки едут в одну сторону, но НДС в этих ситуациях живёт по разным правилам.

Моя позиция простая: если стороны уменьшают первоначальную поставку — количество, цену или стоимость из-за возврата, — это не обратная реализация. Продавец оформляет корректировочный счёт-фактуру. Именно такой подход ФНС рекомендует применять при возврате всей партии или её части независимо от того, был ли товар принят покупателем на учёт. У покупателя в этой модели нет новой продажи: он восстанавливает ранее принятый НДС в части возврата.

Обратная реализация допустима, но только при реальной новой сделке. Например, покупатель приобрёл товар, использовал его, затем решил продать поставщику по отдельному договору и на новых условиях. Тогда бывший покупатель — продавец, он начисляет НДС как при обычной реализации и выставляет обычный счёт-фактуру. Подменять этой схемой возврат брака или возврат по условиям исходного договора я не советую. Красивее программа от этого не станет, а объяснять декларацию придётся дольше.

Особенно внимательно смотрите на документы-основания. В них должна читаться связь с первоначальной поставкой: договор, номер и дата УПД или накладной, конкретная номенклатура, количество, причина и согласие сторон на уменьшение стоимости. Слово «возврат» без этой связки инспектору мало что объясняет.

• Возврат в рамках первоначального договора — уменьшение исходной реализации и КСФ продавца.
• Новая самостоятельная продажа — обычный счёт-фактура нового продавца.
• Отказ до принятия товара требует отдельно проверить условия договора и факт состоявшейся реализации.

Какие документы оформляет продавец

Рабочая последовательность выглядит так. Сначала стороны оформляют документ, подтверждающий согласие на изменение стоимости: соглашение о возврате, акт, признанную претензию, возвратный УПД или накладную. Затем продавец отражает в учёте уменьшение реализации и возврат товара. После этого он составляет корректировочный счёт-фактуру — КСФ.

КСФ нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня составления документа, который подтверждает согласие покупателя на уменьшение стоимости. Не рабочих дней. Это требование пункта 3 статьи 168 НК РФ. В практике именно на этом сроке часто спотыкаются: акт подписали в пятницу, а КСФ решили сделать «после закрытия месяца». Так лучше не делать.

В КСФ приводят показатели до и после изменения: количество, стоимость без НДС, ставку, сумму налога и разницу. При полном возврате количество и стоимость после корректировки будут нулевыми. Исходный счёт-фактуру не исправляют и не аннулируют, если на дату отгрузки он был составлен верно. Возврат — это изменение условий состоявшейся операции, а не ошибка прошлого документа.

С 1 апреля 2026 года действуют обновлённые формы счетов-фактур, книг покупок и продаж. Поэтому проверьте обновление учётной программы и ЭДО: КСФ должен быть составлен по действующей на дату его оформления форме. Но форма не заменяет содержание. Даже идеально сформированный электронный файл не поможет, если нет документа, подтверждающего согласие на возврат.

• Основание для корректировки: соглашение, акт, накладная, УПД или признанная претензия.
• КСФ продавца: в течение пяти календарных дней.
• Отражение корректировки и возврата товара в учёте.
• Регистрация КСФ в книге покупок продавца при заявлении вычета.

Ставка 20% или 22%: правило переходного периода

С 1 января 2026 года основная ставка НДС увеличена с 20% до 22%. Но дата КСФ сама по себе ставку не определяет. Если в 2026 году возвращают товар, реализованный в 2025 году по ставке 20%, корректировочный счёт-фактуру составляют со ставкой 20%. ФНС прямо отсылает для таких возвратов к переходному порядку, который применялся при прежнем повышении ставки.

Разберём на примере. ООО «Вектор» 18 декабря 2025 года отгрузило ООО «Тёплый дом» 100 светильников по 12 000 руб. без НДС за штуку. Стоимость поставки — 1 200 000 руб., НДС 20% — 240 000 руб., итоговая цена — 1 440 000 руб. Покупатель принял товар и заявил входной НДС к вычету.

20 января 2026 года покупатель вернул 15 бракованных светильников; стороны подписали акт. Уменьшение стоимости без НДС составляет 180 000 руб. (15 × 12 000), НДС — 36 000 руб. (180 000 × 20%). В КСФ продавец показывает уменьшение на 15 единиц и ставку 20%, а не 22%. После возврата остаётся реализация на 1 020 000 руб. без НДС и НДС 204 000 руб.

Если поставить в этом КСФ 22%, получится НДС 39 600 руб. и искусственное расхождение на 3 600 руб. Это не техническая мелочь: КСФ должен корректировать конкретную поставку, а не облагать её по ставке, появившейся позже. Иное дело — отдельная новая продажа товара в 2026 году. Для неё в общем случае применяется уже 22%, потому что это новая реализация.

• Поставка 2025 года по ставке 20% и возврат в 2026-м — КСФ со ставкой 20%.
• Поставка, совершённая начиная с 1 января 2026 года, — в общем случае ставка 22%.
• Не меняйте ставку в старой операции ради даты оформления КСФ.

Когда продавец заявляет вычет

Здесь важно не перепутать два срока, которые часто смешивают. По возврату товара вычет у продавца возможен после отражения в учёте операции по корректировке. Заявить его нужно не позднее одного года с момента возврата товара или отказа от него. Это специальное правило пункта 4 статьи 172 НК РФ для вычетов из пункта 5 статьи 171 НК РФ.

КСФ нужен как документ для оформления уменьшения стоимости и регистрации в книге покупок. Поэтому я не рекомендую заявлять вычет по одному возвратному акту, обещая себе сделать КСФ позднее. Формально документы должны образовывать одну цепочку: есть возврат и согласие сторон, корректировка отражена в учёте, продавец выставил КСФ и зарегистрировал его в книге покупок.

Вернёмся к ООО «Вектор». Акт датирован 20 января 2026 года, КСФ выставлен 23 января, товар принят обратно на склад и уменьшение реализации отражено в январе. Продавец включает 36 000 руб. в вычеты за I квартал 2026 года. Ждать год не нужно: год — это крайний срок, а не рекомендованный период для откладывания документов.

У покупателя правило другое. Если он ранее принял НДС по товару к вычету, то восстанавливает налог в части возврата в периоде наиболее ранней из дат: получения первичного документа на уменьшение стоимости или получения КСФ. Это установлено подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ. Поэтому дату отправки и получения электронных документов я всегда сверяю с контрагентом до закрытия квартала.

• Отразите корректировку в учёте.
• Составьте и зарегистрируйте КСФ.
• Заявите вычет в ближайшем подходящем квартале.
• Не пропустите один год с момента возврата или отказа.

Два узнаваемых сбоя и как их исправить

Первая ошибка — ждать счёт-фактуру от покупателя. Типичная ситуация: ИП Соколов на ОСНО в феврале 2026 года продал ООО «Ромашка» 40 комплектов фурнитуры по 25 000 руб. без НДС. Стоимость — 1 000 000 руб., НДС 22% — 220 000 руб. В марте покупатель вернул восемь комплектов, а бухгалтер ИП попросил счёт-фактуру на «обратную продажу» на 200 000 руб. и НДС 44 000 руб.

Сумма кажется правильной, но документы говорят не о том. Если возврат сделан по исходному договору, ИП должен оформить КСФ: уменьшение количества на восемь комплектов, стоимости без НДС — на 200 000 руб., НДС — на 44 000 руб. ООО «Ромашка» не продаёт товар ИП заново, а восстанавливает 44 000 руб. ранее принятого налога. Полученный от покупателя обычный счёт-фактуру нельзя просто оставить в учёте «на всякий случай»: сначала стороны должны привести документы к реальному содержанию операции.

Вторая ошибка — попытка задним числом пририсовать право на вычет. Допустим, акт возврата подписан 28 марта, но КСФ продавец формирует в июне и ставит мартовскую дату. В ЭДО это обычно видно сразу. Я считаю честную июньскую дату менее опасным решением, чем фиктивное датирование. Но ситуацию надо разобрать до декларации: просрочка выставления КСФ никуда не исчезает, а период отражения в учёте должен подтверждаться реальными документами.

Риск здесь не в том, что возврат сам по себе подозрителен. Для бизнеса он обычен. Риск возникает, когда сумма в КСФ не бьётся с актом, ставка не соответствует исходной поставке или у продавца в книге покупок лежит документ покупателя вместо собственного КСФ. Налоговая смотрит на эти связки заметно строже, чем на названия внутренних операций в 1С.

• Не ждите счёт-фактуру покупателя, если это возврат по первоначальному договору.
• Не оставляйте одновременно КСФ и счёт-фактуру на мнимую обратную реализацию.
• Не подменяйте реальные даты документов удобным кварталом.

Что я проверяю перед декларацией

Я не советую раздувать обычный возврат до юридического исследования. Достаточно быстро пройтись по цепочке: исходная реализация, основание возврата, номенклатура и количество, отражение в учёте, КСФ, ставка и период книги покупок. Если одна точка не сходится, не пытайтесь «вылечить» проблему проводкой. Сначала восстановите документы.

На что можно не тратить силы: на спор о названии внутренней операции в программе или на откладывание вычета без деловой причины. На что нельзя закрывать глаза: пятидневный срок КСФ, годичный срок вычета при возврате, подтверждение согласия покупателя и ставка по первоначальной отгрузке. Это четыре вещи, из-за которых обычно и возникают вопросы.

Мой подход к возвратам консервативный, но не бюрократический. Я выбираю КСФ, когда стороны уменьшают прежнюю реализацию, потому что он честно показывает и экономический смысл операции, и цифры НДС. Обратную реализацию оставляю для настоящей новой продажи. Так декларация не превращается в ребус для инспектора и для следующего бухгалтера.

• Сверьте исходный счёт-фактуру, акт возврата и КСФ по количеству, цене, сумме и ставке.
• Подтвердите дату согласия покупателя и дату выставления КСФ.
• Проверьте, что вычет не выходит за год с момента возврата.
• Сохраните документы и подтверждения ЭДО одной цепочкой.

Частые вопросы