Товар у фотографа или на тесте пропал: оформляем недостачу, а не выдуманную продажу

Ольга Семёнова· ·Учёт товаров и недостач·~8 мин чтения
Товар у фотографа или на тесте пропал: оформляем недостачу, а не выдуманную продажу — иллюстрация

Если товар остался у фотографа, блогера или тестировщика, а потом «не находится», это не повод срочно рисовать реализацию. Я покажу, как зафиксировать недостачу, собрать доказательства и не испортить учёт фиктивными документами.

Сначала назовём проблему своим именем

Самая неприятная фраза в таких историях звучит почти безобидно: «Мы отдали несколько единиц на съёмку, потом как-то не забрали». Через полгода бухгалтер обнаруживает, что товар числится на 41-м счёте, на складе его нет, а у подрядчика уже другой менеджер, переписка потеряна и никто ничего не подписывал. В этот момент часто предлагают «закрыть вопрос продажей». Я считаю это худшим из быстрых решений.

Продажа — это переход товара покупателю за плату или иное встречное предоставление. Если её не было, накладная и счёт-фактура задним числом не превратят пропажу в реализацию. Они только добавят вторую проблему: сомнительную выручку, НДС и закономерный вопрос, почему деньги от «покупателя» так и не поступили. Отсутствие акта передачи не отменяет того, что товар физически выбыл из-под контроля общества. Но заметно усложняет доказывание, кто и на каком основании отвечает за недостачу.

Чаще всего вред делает не сама пропажа образцов, а пауза. Пока сотрудники «ещё поищут», компания продолжает держать товар в остатках. Потом наступает инвентаризация, и недостача выглядит как внезапная. Поэтому первая задача — не спорить о налогах, а остановить расползание фактов: определить перечень, дату, место последнего подтверждённого нахождения и людей, у которых есть переписка или документы.

Если подрядчик признаёт, что товар у него был, зафиксируйте это сейчас хотя бы подписанным актом сверки имущества или письмом. Такой документ не заменит первоначальную накладную, но он гораздо полезнее, чем воспоминания через год.

Что делать в первые дни: собрать цепочку доказательств

Руководитель издаёт приказ о внеплановой инвентаризации: перечисляет товар, место проверки, дату и состав комиссии. Закон о бухгалтерском учёте требует проводить инвентаризацию при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи; остальные случаи и порядок организация определяет сама. Для коммерческих организаций с 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он не требует пользоваться старой формой ИНВ-3, поэтому я не цепляюсь за бланк: важны обязательные реквизиты первички и понятный результат проверки.

Комиссия оформляет опись или акт фактического наличия, затем сличительную ведомость либо единый документ: по каждой позиции — номенклатура, количество по учёту, фактическое количество, цена и сумма. Отдельно собираются приложения: заказ на съёмку или тест, договор с подрядчиком, переписка о передаче, трек-номер доставки, фото, пропуск, электронные письма, отчёт о съёмке. Нет накладной — не значит «нет доказательств»; просто доказательства придётся складывать из нескольких кусочков.

После инвентаризации комиссия готовит протокол. В нём должно быть не только «недостача 10 штук», но и вывод: товар передавался для услуги, продажей передача не являлась; виновное лицо установлено либо нет; какие меры приняты. Руководитель утверждает результаты и решение: предъявить претензию, обратиться в полицию при признаках хищения или списать сумму, если взыскать не с кого. Именно этот документ даёт бухгалтеру основание для проводок.

В договоре и акте передачи заранее пишите, что товар остаётся собственностью ООО, передаётся для конкретной цели, не может использоваться или передаваться третьим лицам без согласия и подлежит возврату. Стоимость для возмещения лучше указать прямо.
Товар у фотографа или на тесте пропал: оформляем недостачу, а не выдуманную продажу — схема действий
Схема: Товар у фотографа или на тесте пропал: оформляем недостачу, а не выдуманную продажу

Проводки: сначала недостача, потом взыскание

На дату, когда инвентаризация установила недостачу, её фактическую себестоимость я переношу с учёта запасов на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: Дт 94 Кт 41. Это соответствует Инструкции по применению Плана счетов. Если подрядчик признаёт обязанность возместить балансовую стоимость товара — договором, признанной претензией, соглашением или судебным актом, сумму относят на расчёты с ним: Дт 76 Кт 94. Когда деньги поступят: Дт 51 Кт 76.

Бывает, подрядчик соглашается возместить больше учётной стоимости. Разницу не стоит механически прятать внутри 94-го счёта. План счетов предусматривает особый порядок для превышения взыскиваемой суммы над балансовой стоимостью; его нужно закрепить в рабочем плане счетов и учётной политике. Но я не советую рисовать дебиторку только на основании эмоционального письма «мы разберёмся». Пока обязательство не признано и взыскивать его нечем, доказанного требования к подрядчику нет.

Если виновное лицо не установлено или во взыскании отказано, недостачу обычно списывают с 94 на прочие расходы: Дт 91-2 Кт 94. Для хищения важна не формальная фраза в заявлении, а документ уполномоченного органа о том, что виновник не установлен, либо иной документ, который объясняет, почему взыскание объективно невозможно. В бухгалтерском учёте нельзя бесконечно держать старую недостачу на 94-м счёте: это не склад и не музей нерешённых проблем.

Проводка не устанавливает виновника. Если нет договора, акта передачи и признания долга, бухгалтер не вправе подменить доказательства записью Дт 76 Кт 94.

Налог на прибыль, УСН и НДС: общей кнопки здесь нет

Для налога на прибыль стоимость недостачи относится к внереализационным расходам в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом. Самый ясный случай — недостача материальных ценностей в производстве, на складах и в торговле при отсутствии виновных лиц, а также убытки от хищений с неустановленными виновниками: подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Факт отсутствия виновников должен подтверждаться уполномоченным органом. Если товар потерян у подрядчика, а не похищен неизвестным лицом, автоматически переносить эту норму нельзя. Здесь я за осторожную позицию: сначала оценить договор, доказательства передачи и реальную возможность взыскания.

Для ООО на УСН с объектом «доходы минус расходы» недостача не названа в закрытом перечне расходов статьи 346.16 НК РФ. Поэтому просто списать пропавший товар в расход при обнаружении нельзя. Если это товар для перепродажи, его стоимость учитывают по специальному правилу после оплаты поставщику и реализации покупателю; пропажа — не реализация. У ООО на УСН «доходы» расход вообще не влияет на единый налог. Полученное от подрядчика возмещение, напротив, не должно потеряться из налоговой базы: его квалификацию и дату признания проверяют по применяемому режиму и условиям соглашения.

С НДС я советую разделять две ситуации. Если товар был принят к вычету и выбыл в результате недостачи, статья 170 НК РФ не называет недостачу самостоятельным общим основанием для восстановления входного НДС; Конституционный Суд указывал, что перечень случаев восстановления вычета исчерпывающий. Но если при передаче подрядчику фактически произошла безвозмездная передача в его собственность, это уже отдельный объект обложения. Передача на съёмку с обязанностью вернуть — не реализация; оставление товара у подрядчика как подарка — совсем другая история. При обычной недостаче не выставляйте счёт-фактуру сами себе и не начисляйте НДС как с фиктивной продажи.

Не смешивайте гражданскую стоимость претензии и налоговую базу. То, что подрядчик должен возместить цену товара по договору, не означает, что компания продала ему товар.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и исчезнувшие образцы

Допустим, ООО «Ромашка» на ОСНО отправило курьером фотографу 12 единиц косметики для контент-съёмки. Фактическая себестоимость партии — 36 000 рублей. В переписке есть список товаров, адрес доставки и сообщение фотографа «получила, снимаю до пятницы», но отдельного акта нет. Через месяц фотограф возвращает 8 единиц, а про 4 отвечает, что коробку забрал неизвестный курьер. Менеджер предлагает провести четыре единицы как продажу фотографу, потому что «так остатки сойдутся».

Правильная последовательность другая. Руководитель назначает внеплановую инвентаризацию по четырём позициям; комиссия прикладывает переписку, курьерскую накладную и фото возвращённого товара. В протоколе фиксируется недостача на 12 000 рублей себестоимости и факт передачи товара для съёмки без перехода права собственности. В учёте: Дт 94 Кт 41 — 12 000 рублей. Затем «Ромашка» направляет фотографу претензию: вернуть товар либо возместить согласованную стоимость. Фотограф письменно признаёт, что товар был у него, и подписывает соглашение о возмещении 18 000 рублей.

После признания обязательства бухгалтер отражает требование к подрядчику и закрывает балансовую стоимость недостачи записью Дт 76 Кт 94 — 12 000 рублей. Разницу между взыскиваемой и балансовой стоимостью учитывает в порядке, предусмотренном рабочим планом счетов. Когда 18 000 рублей поступают на расчётный счёт, делают Дт 51 Кт 76. Фиктивной реализации нет: нет накладной покупателю, нет «продажного» счёта-фактуры и нет выдуманной дебиторки за товар. А вот доход от возмещения бухгалтер обязан проанализировать по применяемому режиму — он не исчезает только потому, что история началась с недостачи.

Слабое место «Ромашки» — отсутствие акта передачи. Спасла не удача, а сохранённая переписка, из которой видно получение, цель передачи и состав товара.

Второй разбор: ООО «Вектор» на УСН 15% и ошибка «давайте включим в расходы»

ООО «Вектор» применяет УСН «доходы минус расходы» и передало тестировщику 20 приборов. Учётная стоимость — 80 000 рублей. Договор называл исполнителя «амбассадором», обязанности вернуть образцы в нём не было; акта тоже не составили. Через три месяца приборы не возвращены, тестировщик перестал отвечать. Бухгалтер хочет списать 80 000 рублей в расходы по УСН и начислить НДС «для безопасности». Оба действия не решают проблему.

Сначала «Вектор» проводит внеплановую инвентаризацию и отражает Дт 94 Кт 41 на 80 000 рублей в бухучёте. Комиссия честно пишет: подтверждения передачи есть, но документ об обязанности возврата отсутствует. Это не повод придумывать продажу, но и не хорошая стартовая позиция для требования о возмещении. Компания направляет претензию, анализирует переписку на предмет согласованной цели и условий возврата, при необходимости оценивает судебную перспективу. Если обязательство тестировщика не доказано, руководитель принимает решение списать недостачу в бухгалтерском учёте: Дт 91-2 Кт 94.

В налоговом учёте УСН 80 000 рублей не уменьшают базу просто из-за недостачи: статья 346.16 такого расхода не содержит. Входного НДС у обычного неплательщика УСН, как правило, нет к вычету — он учитывается в стоимости приобретения, если предъявлен поставщиком. Самый неприятный вывод здесь не бухгалтерский, а управленческий: договор «про амбассадорство» оказался хуже нормального акта передачи. Его цена — не только пропавшие приборы, но и отсутствие доказательств, что их вообще должны были вернуть.

Если цель — бесплатная раздача товара тестировщикам без возврата, оформляйте это сразу как отдельную операцию и заранее проверьте последствия по НДС и налогу. Нельзя сначала называть выдачу тестом, а после пропажи — «продажей».

Как сделать так, чтобы следующая съёмка не стала расследованием

Я не советую усложнять передачу одного образца договором на двадцать страниц. Но один лист акта передачи экономит часы и нервы. В нём укажите стороны и представителей, дату, цель — съёмка, тестирование или демонстрация, точный список с количеством и серийными номерами, состояние, срок и место возврата, стоимость для возмещения, запрет передавать третьим лицам и подписи. Для курьера добавьте трек-номер и требование подтвердить получение в тот же день.

Если подрядчик работает через мессенджер, это не повод делать вид, что юридической реальности нет. Направьте акт на электронную почту, получите подписанный скан или используйте ЭДО; в переписке прямо попросите подтвердить состав и обязанность вернуть. Для дорогих товаров я бы добавила залог, удержание из вознаграждения или передачу только после подписания акта. Это не недоверие. Это нормальная гигиена бизнеса.

И ещё один приоритет, который часто игнорируют: сверяйте выданные образцы регулярно, а не когда менеджер увольняется. Раз в месяц запросить у фотографа остаток из пяти позиций — дешевле, чем потом строить налоговую конструкцию вокруг исчезнувшей коробки. Бухгалтерия здесь не должна быть последней инстанцией, которая узнаёт о движении товара.

Мой практический критерий простой: через шесть месяцев посторонний человек должен суметь по папке документов ответить на четыре вопроса — что передали, кому, зачем и когда это обязаны были вернуть.

Как это было у моего клиента: образцы косметики исчезли после теста

Мы взяли на обслуживание ООО «Лаванда», небольшой бренд уходовой косметики. Руководитель передал блогеру для съёмки и тестирования 40 наборов продукции на общую сумму 96 000 рублей по накладной на внутреннее перемещение, а вернуть должны были через десять дней. Когда срок прошёл, вернули только 27 наборов: 13 наборов на 31 200 рублей будто бы «разошлись по участникам теста», но ни списка получателей, ни согласованной раздачи у клиента не было.

Первое, что я проверила, — всю цепочку передачи. Нашла задание на съёмку, переписку с блогером, накладную с подписью о получении и договор, где была обязанность вернуть товар либо возместить его стоимость. А вот документа, разрешающего раздать образцы, не оказалось. Я сразу предупредила директора: рисовать реализацию задним числом нельзя — это не спасает, а добавляет выручку, НДС и вопросы к документам.

Мы оформили инвентаризацию на дату, когда стало понятно, что товар не вернут: приказ, инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Комиссия зафиксировала недостачу 13 наборов, после чего составили акт и запросили у блогера письменные объяснения. Затем направили претензию на 31 200 рублей, приложив копии документов о передаче и расчёт стоимости.

В учёте сначала отразили недостачу, а не продажу: стоимость пропавших наборов перенесли со счёта 41 на счёт 94. Когда блогер письменно признал долг и подписал соглашение о возмещении, сумму отнесли на расчёты с виновным лицом. Деньги пришли на расчётный счёт через две недели, и только тогда история стала закрытой не «на словах», а нормальными документами.

Отдельно мы разобрали НДС и налог на прибыль по обстоятельствам именно этого случая: оснований показывать выручку от реализации не было, потому что покупателя и сделки не существовало. Я помогла клиенту собрать папку с приказом, описями, актом, перепиской, объяснениями, претензией и соглашением — чтобы спустя время не вспоминать, почему в учёте появилась недостача и взыскание.

Если товар пропал, не превращайте недостачу в «продажу для удобства»: сначала подтвердите факт и найдите основание для взыскания.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли оформить пропавший у фотографа товар как продажу без оплаты?

Нет. Если собственность не передавалась и сделки купли-продажи не было, оформляйте инвентаризацию, недостачу и претензию. Продажа задним числом создаст необоснованную выручку и НДС-риски.

Нет акта передачи — можно ли взыскать стоимость товара?

Можно пытаться, если передачу и обязанность вернуть подтверждают договор, переписка, доставка, отчёты и иные доказательства. Но шансы и порядок взыскания зависят от содержания этих документов; отсутствие акта существенно ослабляет позицию.

Нужно ли восстановить НДС при недостаче товара?

Общего основания для восстановления вычета из-за недостачи в статье 170 НК РФ нет. Но сначала проверьте, не была ли фактически безвозмездная передача товара в собственность подрядчика — у неё иные последствия по НДС.

Можно ли включить недостачу товара в расходы при УСН 15%?

Как самостоятельный расход — нет: статья 346.16 НК РФ содержит закрытый перечень, и недостачи в нём нет. Бухгалтерское списание не равно налоговому расходу.

На что опираемся