Оплата услуг иностранному фрилансеру: когда ООО удерживает НДФЛ и начисляет взносы

С 2025 года место работы уже не всегда решает вопрос НДФЛ

Привычное правило было понятным: работа или услуга сделана за пределами России — это иностранный источник дохода; сделана в России — российский. Оно никуда не исчезло. Но для дистанционных исполнителей по гражданско-правовым договорам с 1 января 2025 года появилось важное исключение. Его почему-то до сих пор пропускают даже в хороших шаблонах договоров.

Если физлицо выполняет работы, оказывает услуги или передаёт права через интернет, доход могут признать российским независимо от того, сидит исполнитель в Тбилиси, Ереване или на Бали. Для этого интернет-работа должна использовать российскую национальную доменную зону, информационные системы с техническими средствами в России либо программно-аппаратные комплексы в России. И достаточно одного дополнительного признака: сам исполнитель — налоговый резидент РФ; деньги зачисляют на счёт в российском банке; либо заказчик — российская организация, российский ИП или российское подразделение иностранной компании.

Для ООО последний признак встречается почти всегда: заказчик — вы. Поэтому надо честно ответить на первый вопрос: услуга исполняется через российскую интернет-инфраструктуру или нет? Доступ разработчика к серверу в России, работа в российской CRM, передача результата через российскую систему, сайт в зоне .ru — не мелочи для технического специалиста, а налоговые факты для бухгалтера. В этой части закон написан широко, и я не советую успокаивать себя аргументом «но исполнитель же физически не в России».

Если условия специальной нормы не выполняются, возвращаемся к обычному территориальному правилу. Вознаграждение за услугу, оказанную за пределами РФ, относится к иностранному источнику. У нерезидента такой доход в России не облагается. У резидента РФ он облагается, но при обычном иностранном источнике физлицо рассчитывает налог самостоятельно; российское ООО не становится агентом только потому, что оплатило его работу.

• Не начинайте с иностранного паспорта: он почти ничего не решает.
• Сначала проверьте, есть ли интернет-услуга и российская интернет-инфраструктура.
• Только затем определяйте источник дохода, статус физлица и обязанность ООО удержать налог.

Когда ООО удерживает НДФЛ — рабочая матрица без магии

Первый случай: иностранец находится в России и выполняет здесь работу или услугу. Это доход от источника в РФ. ООО как налоговый агент исчисляет, удерживает НДФЛ при выплате и перечисляет его в бюджет. Для обычного нерезидента базовая ставка — 30%. Но не подставляйте её автоматически: для граждан ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов, беженцев и некоторых других категорий НК предусматривает исключения.

Второй случай: исполнитель находится за рубежом, но услуга через интернет подпадает под подпункт 6.3 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Доход всё равно российский. Для такого нерезидента применяется не ставка 30%, а прогрессивная шкала из пункта 3.1 статьи 224 НК РФ: 13% с дохода до 2,4 млн рублей в год, затем 15%, 18%, 20% и 22% по соответствующим ступеням. Это одно из изменений, которое полезно запомнить: зарубежный фрилансер на российском сайте — не повод удерживать 30%.

Третий случай: нерезидент работает за рубежом, а специальное интернет-правило не срабатывает. Например, иллюстратор передал оригиналы работ через зарубежное облако, не использовал российские домены, системы и серверы. Его вознаграждение — доход от иностранного источника, российского НДФЛ нет, ООО налоговым агентом не является. Здесь я всё же прошу собрать доказательства, а не жить на доверии к геолокации в мессенджере.

Отдельно проверьте, не выдали ли вы обычное физлицо за предпринимателя. Российский заказчик освобождён от агентских обязанностей при выплате российскому ИП по его предпринимательской деятельности. Иностранная регистрация сама по себе не равна статусу российского ИП в смысле этой нормы. Если оплата идёт именно физлицу, анализируйте НДФЛ по общим правилам, а не по названию документа «invoice».

НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца; удержанный с 23-го числа по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца. За 23–31 декабря действует срок последнего рабочего дня года. Уведомление об исчисленной сумме подаётся до 25-го числа и до 3-го числа соответственно. Старое правило «платим на следующий день после выплаты» давно не работает.

• Нерезидент, услуга в России: НДФЛ обычно 30%.
• Нерезидент, интернет-услуга с признаками подпункта 6.3: НДФЛ по шкале 13–22%.
• Нерезидент, услуга за рубежом без специального интернет-признака: НДФЛ у ООО обычно отсутствует.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и дизайнер из Армении

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» заказало дизайн лендинга у гражданина Армении за 120 000 рублей. Исполнитель живёт и работает в Ереване, налоговым резидентом РФ не является. Бухгалтер увидел иностранный паспорт и уже готов удержать 30%, то есть 36 000 рублей. Это знакомая реакция: «Удержим на всякий случай». Я считаю её неверной, пока не проверены обстоятельства работы.

Сначала компания выясняет способ исполнения. Дизайнер делает макеты в локальном графическом редакторе, передаёт их через иностранное облачное хранилище, а ООО не давало ему доступ к российскому сайту, CRM или серверу. В договоре и акте указаны Ереван как место оказания услуг, перечень восьми макетов, дата передачи и ссылка на архив. Есть заявление исполнителя о стране работы. В такой конструкции нет оснований применять специальное правило об интернет-услуге через российскую инфраструктуру.

Значит, для нерезидента это доход от источника за пределами РФ. ООО перечисляет исполнителю все 120 000 рублей и не удерживает российский НДФЛ. Страховые взносы тоже не начисляет: услуги фактически оказаны за пределами России. Расход на УСН признаётся по общим правилам после оплаты при документальном подтверждении и экономической обоснованности; сам факт отсутствия НДФЛ этому не мешает.

А теперь меняем всего один факт. «Ромашка» дала дизайнеру доступ к конструктору сайта на российском сервере, где он непосредственно собирал страницы. Тогда услуга выполняется через программно-аппаратный комплекс в РФ, а заказчик — российское ООО. Доход подпадает под подпункт 6.3 пункта 1 статьи 208 НК РФ. С 120 000 рублей ООО удержит НДФЛ 13%, то есть 15 600 рублей, и перечислит дизайнеру 104 400 рублей. Не 30%, а 13%: для такого дистанционного нерезидента работает специальная ставка.

И вот за что я не люблю акт «услуги оказаны в полном объёме». Он не рассказывает, где и как получен результат. Для дизайна не нужен талмуд на тридцать листов, но нужны понятные приложения: состав результата, система передачи, страна исполнения и права на макеты. Это нормальная коммерческая гигиена, а не игра в бумажки.

• Цена этапа: 120 000 рублей.
• Без российского интернет-признака: НДФЛ — 0 рублей, исполнителю — 120 000 рублей.
• При работе через российский сервер: НДФЛ 13% — 15 600 рублей, исполнителю — 104 400 рублей.

Страховые взносы: здесь место работы по-прежнему главный факт

Со взносами картина проще и потому обманчиво успокаивает. Выплаты по договору ГПХ с физлицом в общем случае образуют объект для страховых взносов. Но выплаты иностранному гражданину или лицу без гражданства по договору на работы либо услуги не признаются объектом, если деятельность осуществляется за пределами РФ. Это отдельная норма пункта 5 статьи 420 НК РФ. НДФЛ и взносы нельзя склеивать в один вывод.

Если иностранец работает в России, ООО проверяет, относится ли он к застрахованным лицам по законам об обязательном страховании, и начисляет взносы в общем порядке. Для основной категории плательщиков в 2026 году единый тариф составляет 30% в пределах базы и 15,1% сверх неё. Единая предельная величина базы на 2026 год — 2 979 000 рублей на каждого человека. Льготный тариф, если у самого ООО есть право на него, — отдельная история; он не возникает из-за иностранного гражданства исполнителя.

Если фрилансер фактически оказывает услуги полностью за рубежом, страховых взносов по такому ГПХ нет. Даже если для НДФЛ его интернет-вознаграждение признано российским источником по специальному правилу, территориальное исключение из статьи 420 не исчезает. Именно этот разрыв многих удивляет: НДФЛ может быть, а взносов — нет. Это не противоречие, это две разные главы НК.

Взносы на травматизм по договору ГПХ начисляются только когда такая обязанность заказчика прямо предусмотрена договором. Не вставляйте этот пункт бездумно «как в прошлый договор»: он даёт ООО лишнюю обязанность. Но и не игнорируйте его, если работы проводятся в вашем офисе или на объекте и риск травмы реален.

Взносы уплачивают не позднее 28-го числа следующего месяца, а расчёт по страховым взносам представляют не позднее 25-го числа месяца после расчётного или отчётного периода. Если выплаты не являются объектом, их не надо превращать в облагаемую базу ради спокойствия бухгалтера. Лучше держать документы, объясняющие отсутствие базы.

• Иностранец оказывает услугу за границей: нет объекта для единого тарифа страховых взносов.
• Иностранец оказывает услугу в России: проверяем статус застрахованного лица и начисляем взносы по применимому тарифу.
• Травматизм по ГПХ: только при прямом условии договора.

Второй пример: разработчик переехал, а ООО «Вектор» узнало об этом после акта

ООО «Вектор» заключило с гражданином Казахстана договор на разработку модуля. Цена этапа — 200 000 рублей. Первые два месяца разработчик находился в Алматы и подключался к российскому серверу компании. В последнем месяце он переехал в Санкт-Петербург и завершал тестирование уже там. Договор содержал лишь слово «дистанционно», а менеджер узнал о переезде из сообщения в общем чате после подписания акта.

Для НДФЛ присутствие в России здесь не главный поворот: доступ к российскому серверу уже даёт основание рассматривать интернет-вознаграждение как доход от источника в РФ при российском заказчике. Поскольку исполнитель — нерезидент, с 200 000 рублей ООО удерживает 13%, то есть 26 000 рублей, если это его доход в пределах первой годовой ступени. К перечислению — 174 000 рублей. Ошибка «он живёт за границей, значит НДФЛ ноль» стоила бы ООО обязанности агента и риска штрафа.

Для страховых взносов нужны точные периоды. Допустим, рабочие следы — задачи, логи доступа, отчёт о тестировании — подтвердили, что 150 000 рублей относятся к разработке в Алматы, а 50 000 рублей к доработкам в Санкт-Петербурге. На зарубежную часть взносы не начисляют. Российская часть при основном тарифе даст 15 000 рублей взносов: 50 000 × 30%. Не делите сумму по дням наугад, если можно связать её с конкретным результатом.

Что я сделала бы после обнаружения такого факта? Запросила бы у исполнителя письменное пояснение о периодах и месте работ, сопоставила его с рабочими следами и оформила детализированный акт либо дополнительное соглашение. Затем проверила бы дату выплаты, удержала бы НДФЛ из ближайшей суммы, если это ещё возможно, и исправила бы расчёт по взносам и отчётность. За неправомерное неудержание или неперечисление налога налоговому агенту предусмотрен штраф 20% от подлежащей удержанию или перечислению суммы — это статья 123 НК РФ.

Не надо рисовать задним числом идеальную бумажную реальность. Если выделить российскую часть невозможно, так и зафиксируйте проблему и оцените консервативный вариант. НК не содержит удобной формулы для смешанного места исполнения. Здесь защиту создают реальные факты, а не процент, который бухгалтеру кажется красивым.

• Вознаграждение за этап: 200 000 рублей.
• НДФЛ по специальному интернет-правилу: 26 000 рублей при ставке 13%.
• Подтверждённая российская часть для взносов: 50 000 рублей; взносы при 30% — 15 000 рублей.

Что должно сделать ООО до первой выплаты

Я бы не отправляла платёж, пока бухгалтерия не получила короткую, но внятную картину. Кто перед нами: физлицо, российский ИП или иностранный предприниматель? В какой стране он фактически работает? Какими системами пользуется? Где находится сервер, платформа или CRM? Объяснить это менеджеру проще до подписания договора, чем через полгода после требования из инспекции.

В договоре зафиксируйте страну исполнения, способ передачи результата, используемые системы, порядок сдачи этапов и обязанность уведомить о переезде в Россию либо смене технического маршрута. К акту приложите конкретный результат: ссылку на репозиторий, перечень макетов, отчёт, файл или описание консультации. Если вы рассчитываете на отсутствие взносов, полезно иметь заявление исполнителя о фактическом месте работ.

На что не стоит тратить время: на попытки подобрать «правильную» страну паспорта или банковскую карту, которая якобы отменит налоги. На что тратить стоит: на различение НДФЛ и взносов, проверку российской интернет-инфраструктуры и своевременное обновление данных. И не забудьте о соседних вопросах — валютном регулировании и НДС при приобретении отдельных услуг у иностранного лица. Они живут по другим правилам, но любят всплыть в том же платеже.

Если факты смешанные, норма кажется неочевидной или исполнитель уже получил деньги, не лечите ситуацию шаблоном. Сначала восстановите фактический маршрут услуги, затем считайте налоги. В этой теме порядок действий важнее скорости ответа в чате.

• До договора: анкета исполнителя, страна работы и описание технического маршрута услуги.
• До оплаты: договор, акт или этап, подтверждение места работ, отдельный расчёт НДФЛ и взносов.
• При изменении страны работы: письменное уведомление, разбивка суммы по этапам и пересчёт обязательств.

Частые вопросы