Отпуск совпал с простоем: продлевать ли отдых и как рассчитать выплаты

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт, отпускные и выплаты работникам·~6 мин чтения
Отпуск совпал с простоем: продлевать ли отдых и как рассчитать выплаты — иллюстрация

В компании объявили простой, а сотрудник уже ушёл в ежегодный отпуск. В этот момент обычно рождаются две плохие идеи: заменить отпуск простоем или заплатить за одни дни и отпускные, и простой. Я, Семёнова Ольга Владимировна, считаю оба варианта ошибочными. Ниже — порядок действий, документы и расчёты, чтобы ООО не создало себе лишнюю выплату и трудовой спор.

Отпуск не превращается в простой — и это главный вывод

Я начинаю разбор с одного вопроса: должен ли сотрудник был работать в конкретный день? Если он уже находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, ответ — нет. Простой по статье 72.2 ТК РФ — временная приостановка работы. Он относится к рабочему времени, когда человек готов исполнять трудовую функцию, но работодатель не может её предоставить. Отпуск — другое основание отсутствия, уже оформленное и оплаченное.

Статья 124 ТК РФ называет случаи продления или переноса ежегодного отпуска: временная нетрудоспособность, исполнение государственных обязанностей, когда закон освобождает от работы, а также другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством или локальным нормативным актом работодателя. Простоя в списке нет. Поэтому совпадение отпуска с простоем само по себе не продлевает отдых и не создаёт у работника неиспользованные дни.

Норма не говорит буквально: «простой во время отпуска не продлевает отпуск». Но правовой вывод, на мой взгляд, однозначен: ежегодный отпуск идёт по своим датам. Исключение возможно, если именно ваш локальный нормативный акт прямо предусматривает продление или перенос при таком совпадении. Тогда это уже правило работодателя, которое придётся применять последовательно, а не только к тем, кому директор решил пойти навстречу.

Не оформляйте «продление отпуска из-за простоя» по привычке. Сначала проверьте статью 124 ТК РФ и собственные локальные акты. В большинстве ООО продлевать нечего.

Двойная выплата за одни дни — не забота о сотруднике, а ошибка

Типичная картина: директор издаёт приказ о простое на весь персонал, бухгалтер загружает список в программу, а та начисляет оплату простоя в том числе отпускникам. Потом появляется расчётный лист с двумя суммами. Программа тут ни при чём: она не понимает юридический смысл периода. Проверять пересечения должен человек.

Статья 157 ТК РФ устанавливает минимум оплаты простоя: при вине работодателя — не менее двух третей средней заработной платы; по причинам, не зависящим от работодателя и работника, — не менее двух третей тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя; по вине работника выплата не производится. Но это оплата времени, когда работа была приостановлена. За отпускной день уже сохраняется средний заработок как за ежегодный отдых. Складывать эти выплаты за одну дату нельзя.

Не советую и отменять отпуск задним числом. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отдыха. Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия, а неиспользованную часть затем предоставляют в удобное ему время или присоединяют к следующему отпуску. Простою такая операция не нужна: если работы нет, отзывать человека тем более незачем.

В приказе о простое полезно написать прямо: его действие не распространяется на работников, находящихся в ежегодных оплачиваемых отпусках, в части периода таких отпусков. Формула не обязательна по ТК РФ, но она предотвращает ошибку в табеле и начислениях.

Один день — одна причина отсутствия и одна предусмотренная этой причиной выплата. Это правило проще любых настроек зарплатной программы.
Отпуск совпал с простоем: продлевать ли отдых и как рассчитать выплаты — схема действий
Схема: Отпуск совпал с простоем: продлевать ли отдых и как рассчитать выплаты

Разберём на примере ООО «Ромашка»: простой по вине работодателя

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» предоставило менеджеру Ирине ежегодный отпуск с 3 по 16 августа — 14 календарных дней. Средний дневной заработок для отпускных составил 3 000 рублей. До начала отпуска компания выплатила 42 000 рублей: 3 000 × 14.

8 августа сломалась учётная система, и директор объявил простой по вине работодателя с 8 по 20 августа. Ошибка здесь предсказуемая: начислить Ирине ещё две трети среднего заработка за 8–16 августа, а затем продлить ей отпуск на девять дней. Но с 8 по 16 августа Ирина уже не должна была работать — она находилась в отпуске. Эти девять дней не являются временем простоя именно для неё.

Правильный порядок такой. С 3 по 16 августа в табеле у Ирины остаётся «ОТ», отпуск завершается в первоначальную дату, а 42 000 рублей остаются отпускными. С 17 по 20 августа отпуск закончился. Если простой продолжается, за эти дни Ирине полагается оплата простоя по вине работодателя.

Для иллюстрации предположим, что средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты простоя по Положению № 540, также равен 3 000 рублей, а все четыре дня по графику рабочие. Минимальная оплата составит 8 000 рублей: 3 000 × 2/3 × 4. В реальном расчёте средний заработок для простоя не следует автоматически приравнивать к среднему для отпускных: его считают по правилам Положения № 540 исходя из выплат и фактически отработанного времени расчётного периода. В примере одинаковая величина взята только для наглядности.

Здесь две отдельные выплаты, но за разные периоды: отпускные за 3–16 августа и оплата простоя за 17–20 августа. Пересечение дат в приказе о простое ничего не меняет.

ООО «Вектор»: когда простой не зависит от сторон

Теперь другой вариант. В ООО «Вектор» аварийно отключили электроэнергию, что подтверждено уведомлением сетевой организации. Директор объявил простой по причинам, не зависящим от сторон, с 10 по 21 ноября. У кладовщика Павла отпуск с 7 по 20 ноября; оклад — 90 000 рублей, а по его пятидневному графику в ноябре 20 рабочих дней.

За 10–20 ноября Павлу не начисляют оплату простоя: это дни ежегодного отпуска. Если 21 ноября — его рабочий день и простой продолжается, минимальная выплата за него составит 3 000 рублей: 90 000 / 20 × 2/3. Причина важна: при обстоятельствах, не зависящих от сторон, статья 157 ТК РФ требует считать две трети оклада или тарифной ставки пропорционально времени простоя, а не две трети среднего заработка.

Сама фраза «простой не зависит от сторон» не доказывает ничего. Именно здесь компании чаще всего спотыкаются. Приказ лучше подкрепить актом, письмом сетевой организации, уведомлением арендодателя или другим первичным документом о причине остановки. Если доказательств нет, работник может обоснованно спорить с тем, почему ему заплатили по менее выгодному правилу.

И не смешивайте этот случай с болезнью в отпуске. Если работник заболел в ежегодном отпуске, действует статья 124 ТК РФ и вопрос о продлении либо переносе отдыха возникает из-за нетрудоспособности. Простой к этому механизму не присоединяется.

Независимая причина простоя — это вывод из документов, а не удобное название для приказа. На доказательства причины я советую потратить время в первую очередь.

Что с налогами, взносами и документами в 2026 году

Для кадрового блока отправная точка — график отпусков: он обязателен и для работодателя, и для работника. О времени начала отпуска работника уведомляют не позднее чем за две недели, а отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до его начала. Задержка отпускных — самостоятельная проблема; не нужно пытаться исправить её объявлением простоя или отменой уже начавшегося отпуска.

Унифицированной формы приказа о простое ТК РФ не устанавливает. Я рекомендую включить в него дату и время начала, причину, перечень работников или подразделений, порядок оплаты по статье 157 ТК РФ, а также правило для работников в ежегодном отпуске. Заявление работника «прошу отправить меня в простой» не нужно: простой объявляет работодатель.

Для налога на прибыль средний заработок за законный ежегодный отпуск прямо назван в пункте 7 статьи 255 НК РФ. ООО на УСН с объектом «доходы минус расходы» учитывает расходы на оплату труда по правилам статьи 255 НК РФ; это следует из подпункта 6 пункта 1 и пункта 2 статьи 346.16 НК РФ. Но налоговый учёт не превращает ошибочную двойную выплату в обоснованный расход. Сначала исправьте начисление и табель, потом включайте корректную сумму в регистр.

Отпускные и оплата простоя, начисленные в рамках трудовых отношений, входят в объект обложения страховыми взносами по статье 420 НК РФ. В статье 422 НК РФ их нет среди необлагаемых выплат. Они также не относятся к освобождённым от НДФЛ доходам по статье 217 НК РФ. Называть оплату простоя «компенсацией» ради освобождения от налогов не стоит: это неверная квалификация выплаты.

На этой теме редко ломаются на сложной норме. Чаще ломаются на невыверенном табеле, автоматическом начислении и желании закрыть месяц поскорее.

Алгоритм для директора в день объявления простоя

Не пытайтесь сразу решить судьбу всех отпусков. Сначала возьмите список работников, которые находятся в ежегодном отпуске на дату начала простоя, и передайте его бухгалтеру вместе с приказом. Затем выделите тех, чей отпуск закончится до завершения простоя: только по ним нужно рассчитывать оплату простоя после даты выхода на работу.

Если работник заранее просит перенести отпуск, потому что не хочет отдыхать во время остановки компании, вопрос можно решить до начала отдыха с соблюдением графика и требований ТК РФ. Когда отпуск уже идёт, не создавайте фиктивное основание. Реальное основание для продления, например болезнь, оформляйте отдельно и по соответствующим документам.

Моя позиция проста: простой не является универсальной кнопкой «не платить» и не отменяет уже предоставленный отдых. Разведите периоды один раз корректно — и не придётся потом объяснять двойные суммы работнику, аудитору или инспектору.

Порядок приоритетов: список отпускников → табель и исключение двойных начислений → доказательства причины простоя. Остальное можно оформить спокойно, но эти три действия не откладывайте.

Как это было у моего клиента: отпуск сотрудника совпал с простоем в ООО «СтройЛиния»

ООО «СтройЛиния», небольшая отделочная компания, мы взяли на обслуживание в середине июля. Почти сразу директор сообщил: на объект не привезли материалы, поэтому с 22 июля объявляют простой по вине работодателя. При этом прораб Алексей уже находился в ежегодном отпуске с 15 по 28 июля, а отпускные — 42 360 рублей — ему перечислили заранее, 11 июля.

Первое, что я проверила, — приказ на отпуск, график отпусков, дату выплаты отпускных и проект приказа о простое. Ошибка была уже в черновике: бухгалтер хотела включить Алексея в список простаивающих работников и начислить ему оплату простоя за 22–28 июля. Я сразу предупредила директора: за эти дни сотрудник уже освобождён от работы по другой причине, он отдыхает, поэтому одновременно оплачивать и отпуск, и простой нельзя.

Мы оформили приказ о простое с 22 июля, но указали в нём только тех, кто должен был работать в этот период. Для Алексея никаких переносов, продлений отпуска и отдельного приказа не потребовалось. В табеле за 15–28 июля оставили код отпуска, а дни простоя поставили только другим сотрудникам; например, мастеру Сергею за период с 22 по 31 июля рассчитали оплату простоя исходя из двух третей среднего заработка — 18 940 рублей.

Отдельно я сверила расчёт с руководителем: если бы мы начислили Алексею ещё и простой, в расходах и расчётном листке появилась бы лишняя выплата, которую потом пришлось бы исправлять. А если попытаться «вернуть» его из отпуска задним числом, возникли бы ещё более неприятные вопросы и по согласию работника, и по уже выплаченным отпускным.

В итоге директор подписал корректный приказ 21 июля, работникам вовремя сообщили о простое, а Алексей спокойно догулял отпуск до 28 июля и вышел на работу по графику. Когда простой закончился, мы проверили табель, начисления и выплату всем сотрудникам перед закрытием месяца — исправлять ничего не пришлось.

Если сотрудник уже в ежегодном отпуске, не включайте его в оплату простоя за те же даты: сначала проверьте приказ и табель.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли продлевать отпуск, если вся компания была в простое?

Нет, если только такое правило не закреплено в вашем локальном нормативном акте. Само совпадение с простоем не названо в статье 124 ТК РФ как основание продления или переноса ежегодного отпуска.

Можно ли начислить отпускные и оплату простоя за одни дни?

Нет. В отпуске работник уже освобождён от работы. Оплату простоя рассчитывают только за рабочее время, которое пришлось на простой вне периода отпуска.

Как оплатить простой после окончания отпуска?

Установите причину простоя. При вине работодателя платят не менее двух третей средней заработной платы; при независимых от сторон причинах — не менее двух третей тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.

Нужен ли отдельный приказ для отпускника при объявлении простоя?

Как правило, нет. Достаточно, чтобы общий приказ позволял исключить период ежегодного отпуска. Если после выхода из отпуска простой продолжается, работник включается в него с первого рабочего дня.

На что опираемся