Работник просит отпуск за свой счёт: что проверит бухгалтер

Сначала назовём вещи своими именами: это не решение работодателя

Отпуск без сохранения зарплаты начинается с просьбы работника. Так устроена статья 128 ТК РФ: работник пишет заявление, работодатель издаёт приказ. В обычной ситуации работодатель вправе согласиться или отказать. Для отдельных случаев отказ невозможен: например, при рождении ребёнка, регистрации брака или смерти близкого родственника работнику предоставляют до 5 календарных дней; работающему пенсионеру по возрасту — до 14 дней в году. Но даже обязательный отпуск нужно нормально оформить, а не заменить перепиской «Ок, не выходите».

Я особенно настороженно отношусь к фразе директора: «Пусть возьмёт за свой счёт, заказов пока нет». Это не отпуск, если работник его не просил. Нехватку работы нельзя переложить на человека одним приказом. В зависимости от обстоятельств здесь может быть простой, а не неоплачиваемый отпуск. Ирония в том, что попытка сэкономить на нескольких днях часто рождает спор именно о том, что компания хотела сделать незаметным.

В малом бизнесе я бы не строила ради этого сложную кадровую систему. Нужны заявление с конкретными датами, приказ до начала отсутствия, табель и реестр. В реестре бухгалтеру важны не красивые формулировки, а пять полей: сотрудник, рабочий год, период, число календарных дней, накопленный итог. Когда этого нет, расчётчик отпускных в конце года вынужден заниматься кадровой археологией.

• Не оформляйте «ДО» без заявления работника и приказа.
• Указывайте период «с … по …», а не расплывчатое «до выхода на работу».
• Считайте календарные дни: выходные внутри оформленного периода тоже входят в его продолжительность.
• Храните заявления и приказы рядом с данными табеля, а не у руководителя в личной папке.

Четырнадцатый день — не магия, а граница отпускного стажа

Самая частая ошибка — давать каждому заявлению собственный лимит. Лимит один: в стаж, который даёт право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью не более 14 календарных дней в течение рабочего года. Это прямо сказано в статье 121 ТК РФ. Не календарного года, не года с января по декабрь, не каждого отдельного отпуска — рабочего года конкретного сотрудника.

Что происходит с 15-го днём? Право на ежегодный отпуск не пропадает, число положенных дней не уменьшается. Но дни сверх 14 не включаются в отпускной стаж. Поэтому окончание рабочего года сдвигается на количество таких дней. Это спокойная техническая операция, а не санкция против работника. Проблема в том, что её часто забывают сделать, а потом программа показывает очередной отпуск раньше, чем положено по корректно рассчитанному рабочему году.

Обратите внимание на неочевидную деталь. Для этого подсчёта я суммирую все отпуска без содержания в рабочем году, независимо от их бытовой причины. Отдельного лимита для отпуска по соглашению сторон и отдельного лимита для отпуска, который работодатель обязан дать по статье 128 ТК РФ, кодекс не устанавливает. Спорить с арифметикой здесь бесполезно: нужно вести её аккуратно.

• До 14 календарных дней включительно за рабочий год — период рабочего года не меняется.
• С 15-го дня — исключайте из отпускного стажа только превышение.
• Пересчитывайте дату окончания рабочего года по накопленному итогу, а не после каждого заявления автоматически.
• Проверяйте изменённый рабочий год перед ежегодным отпуском и при увольнении.

Разбор: как пять незамеченных дней меняют период отпуска

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» приняло менеджера 10 февраля 2025 года. Первоначальный рабочий год — с 10 февраля 2025 года по 9 февраля 2026 года. В июне оформлен отпуск без содержания на 6 календарных дней, в октябре — на 8 дней, в январе 2026 года — ещё на 5. Все приказы есть, но их никто не сложил: кадровик считал каждый период сам по себе, а бухгалтер смотрел только табель за текущий месяц.

Сумма — 19 календарных дней. В отпускной стаж входят первые 14; 5 дней превышения не входят. Следовательно, рабочий год сотрудника заканчивается 14 февраля 2026 года, а не 9 февраля. Если оставить старую дату, в карточке сотрудника появится преждевременный остаток. При увольнении это превращается в ошибку либо в компенсации за неиспользованный отпуск, либо в удержании за дни отпуска, предоставленные авансом. Оба варианта неприятны, особенно когда сотрудник уже ушёл.

Как я бы исправила ситуацию в «Ромашке»: сначала внесла в единый реестр все 19 дней и указала рабочий год; затем зафиксировала превышение — 5 дней; сдвинула окончание рабочего года на 5 календарных дней; после этого сверила график, остатки и планируемую дату ежегодного отпуска. Никакой отдельной записи в трудовой книжке для этого не требуется. Но в программе и во внутреннем реестре дата должна быть корректной — иначе следующий расчёт снова возьмёт неверную основу.

Здесь не надо драматизировать. Если сотрудник не увольняется и отпуск пока не начислен, ошибку обычно можно спокойно исправить в учёте. Срочность появляется, когда близки отпускные, увольнение или конфликт с работником. Поэтому я расставляю приоритеты именно так, а не бросаю силы на идеальную ретроспективу всего штата.

• Дата приёма: 10.02.2025.
• Оформленные периоды: 6 + 8 + 5 = 19 календарных дней.
• Лимит, включаемый в стаж: 14 дней.
• Превышение: 5 дней.
• Скорректированное окончание рабочего года: 14.02.2026.

Средний заработок: нулевые дни не надо «размазывать» по месяцу

Отпуск без сохранения зарплаты не оплачивается. Но его влияние на ежегодные отпускные не сводится к нулевой сумме в расчётном листке. По пункту 5 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ № 922, из расчётного периода исключают время, когда работник не работал с сохранением или без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством. Значит, исключаются дни такого отпуска; за них, разумеется, нет начисляемой суммы.

Ошибка, которую я вижу чаще всего, выглядит безобидно: программа или бухгалтер считает месяц с «ДО» полным и ставит в знаменатель 29,3. Так средний заработок искусственно уменьшается. Если месяц отработан не полностью, число календарных дней для среднего определяют по пункту 10 Положения № 922: 29,3 делят на число календарных дней месяца и умножают на календарные дни, приходящиеся на отработанное время. Это не факультативная формула, а обязательный порядок.

Разберём на цифрах. Сотрудник ООО «Вектор» уходит в ежегодный отпуск с 15 июля 2026 года на 14 календарных дней. Расчётный период — с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года. В апреле 2026 года работник был в отпуске без содержания 10 календарных дней — с 6 по 15 апреля. За остальную часть апреля начислено 42 000 рублей. В апреле 30 календарных дней, отработанному времени соответствуют 20 календарных дней. Для знаменателя это 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня. Бухгалтер не вправе поставить 29,3 только потому, что в месяце была начислена зарплата.

При 11 полностью отработанных месяцах общий знаменатель составит 11 × 29,3 + 19,53 = 341,83 дня. Дальше средний дневной заработок получают делением фактически начисленного заработка за 12 месяцев на этот знаменатель и умножают на 14 дней отпуска. Я намеренно не подставляю в пример годовую зарплату: её состав зависит от выплат сотруднику, а принцип ошибки виден и без декоративной «идеальной» суммы. Важно не вычесть из заработка законно начисленные 42 000 рублей за отработанное время и не добавить к знаменателю неотработанные 10 дней.

Если в расчётном периоде вообще нет фактически начисленной зарплаты и фактически отработанных дней, ноль не становится корректным средним заработком. Пункт 6 Положения № 922 предписывает использовать предшествующий период такой же продолжительности. Ситуация редкая, но именно в ней автоматический расчёт без проверки даёт самые нелепые результаты.

• Исключайте дни отпуска без содержания из расчётного периода среднего заработка.
• Месяц с таким отсутствием считайте как неполный по формуле пункта 10 Положения № 922.
• Сверяйте табель с документами до начисления отпускных.
• Не подменяйте проверку расчёта доверием к настройке программы.

Налоги и отчётность: где действительно нужно поставить отметку

Сам неоплачиваемый отпуск не создаёт доход работника. Поэтому удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с отсутствующей выплаты не с чего: объект НДФЛ — полученный доход, а объект страховых взносов — выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений. Не нужно доначислять «условную зарплату» лишь потому, что сотрудник числится в штате. Но если под кодом «ДО» человек реально работал, это уже не вопрос отпуска: придётся приводить в соответствие табель, начисление и отчётность.

Для персонифицированных сведений, которые подают в налоговый орган ежемесячно, полностью неоплачиваемый месяц не означает, что работника можно забыть. ФНС разъясняет: сведения подают по всем работникам, числившимся у страхователя, независимо от наличия выплат; сумму выплат указывают нулевой. В РСВ также не придумывают базу и взносы. Если в последние три месяца выплат этому работнику не было, данные раздела 3 отражают по действующему порядку заполнения формы; конкретное заполнение удобно проверить контрольными соотношениями используемой программы.

С ЕФС-1 бухгалтеры иногда делают лишнее. Обычный отпуск за свой счёт не является кадровым мероприятием для подраздела 1.1: там нет отдельного события «отпуск», поэтому немедленную подачу формы из-за такого приказа делать не нужно. А вот в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» период отпуска без сохранения зарплаты выделяют кодом «НЕОПЛ». По действующей с 30 декабря 2025 года форме и порядку, утверждённым приказом СФР № 1462, это прямо предусмотрено классификатором параметров.

Подраздел 1.2 с типом «Исходная» подают ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Значит, период отпуска за свой счёт в 2026 году попадёт в годовые сведения за 2026 год; если крайняя дата приходится на нерабочий день, срок переносится по общему правилу. Не ждите декабря, чтобы искать даты: формируйте их из проверенного табеля ежемесячно. Особенно внимательно отнеситесь к сотрудникам со специальным стажем: неоплачиваемый период не создаёт занятость в особых условиях и способен повлиять на сведения, которые важны для пенсионных прав.

• Не удерживайте НДФЛ и не начисляйте взносы с отсутствующей выплаты.
• В ежемесячных персонифицированных сведениях сохраняйте работника при нулевой сумме выплат.
• Не отправляйте подраздел 1.1 ЕФС-1 только из-за обычного отпуска без содержания.
• Для годового подраздела 1.2 ЕФС-1 выделяйте период кодом «НЕОПЛ».

Мой рабочий порядок: четыре контрольные точки вместо бесконечной ручной проверки

Я не сторонник ежедневного пересчёта отпускного стажа ради одного дня. Это забирает время и не повышает качество. Достаточно поставить процесс в четыре точки. Первая — до начала отсутствия: заявление и приказ. Вторая — раз в месяц: табель сверяют с реестром неоплачиваемых отпусков. Третья — перед ежегодным отпуском или увольнением: проверяют рабочий год и средний заработок. Четвёртая — при подготовке годового подраздела 1.2 ЕФС-1: выгружают «НЕОПЛ» из уже сверенного табеля.

Если учёт уже запущен, начинайте не с того, чтобы перепроверить пять лет истории. Сначала возьмите тех, кто увольняется, идёт в ежегодный отпуск или накопил более 14 дней в своём рабочем году. Затем восстановите реестр по остальным от даты приёма. Это не компромисс с качеством, а нормальная приоритизация: вы сначала защищаете расчёты, которые компания должна сделать сейчас.

И ещё одно наблюдение из практики. В большинстве ошибок виновата не незнание статьи 121, а разрыв между бухгалтером, кадровиком и руководителем. Руководитель разрешает отсутствие, кадровик позже оформляет документ, бухгалтер узнаёт о нём из табеля. Один общий реестр и правило «документ до отсутствия» обычно полезнее, чем длинный регламент, который никто не открывает.

• Назначьте ответственного за получение заявления и выпуск приказа.
• Ведите счётчик календарных дней в разрезе рабочего года каждого сотрудника.
• Перед отпуском и увольнением отдельно проверяйте стаж и расчёт среднего.
• Сверяйте годовой код «НЕОПЛ» с табелем, а не с памятью сотрудников.

Частые вопросы