Перевод сотрудника между обособленными подразделениями: документы и отчётность

Ольга Семёнова· ·Кадры, зарплата и отчётность ООО·~6 мин чтения
Перевод сотрудника между обособленными подразделениями: документы и отчётность — иллюстрация

Я Ольга Семёнова, основатель «РФ-БУХ» и практикующий бухгалтер. В этой теме чаще ошибаются не в приказе, а в логике: бухгалтер меняет адрес в программе и считает дело закрытым. Разберём, когда это именно перевод, какие бумаги действительно нужны и как не отправить зарплатную отчётность «по старому адресу».

Сначала определите: вы меняете подразделение, место работы или просто стол

Начинаю всегда с трудового договора. Не с кадровой программы, не с приказа и точно не с того, как подразделение называется на вывеске. По статье 72.1 ТК РФ перевод — это, в частности, постоянное или временное изменение структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. Перевод допускается только с письменного согласия работника, кроме прямо названных законом исключений. Поэтому формулировка «магазин № 3» или «обособленное подразделение в г. Твери» в договоре превращает перемещение в кадровую процедуру с согласием.

Если подразделение в договоре не указано, смотрим на местность. Переезд сотрудника в другое подразделение того же ООО в той же местности может быть перемещением: согласие не требуется, если трудовая функция и иные условия договора не меняются. Но я не советую натягивать понятие «та же местность» на другой город, даже если между адресами сорок минут на машине. Работа в другой местности — перевод; безопасный путь здесь один: подписать соглашение.

Есть и пограничная история: в договоре написано место работы «ООО „Вектор“», а ниже указан точный адрес конкретного офиса. Адрес сам по себе не всегда делает подразделение согласованным условием, но спорить об этом после жалобы работника — плохая экономия. Моя позиция простая: если адрес и подразделение индивидуализированы в договоре, оформляйте перевод с письменным согласием. Один лишний лист бумаги дешевле трудового спора.

Не путайте обособленное подразделение в налоговом смысле со структурным подразделением из ТК РФ. Первое возникает при территориально обособленных стационарных рабочих местах, второе важно для условий трудового договора. Иногда это один и тот же офис, но вопросы всё равно разные.

Мой рабочий алгоритм: не приказом единым

Если это перевод, первым документом будет согласие работника — обычно дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём я фиксирую новое место работы и подразделение, дату перевода, а также всё, что меняется вместе с ним: режим, оплату, разъездной характер, компенсации. Подпись работника должна появиться до перевода, а не задним числом одновременно с приказом. Приказ подтверждает согласованные условия, а не заменяет согласие.

Унифицированная форма приказа не обязательна. Можно использовать Т-5 или собственную форму с обязательными реквизитами первичного учётного документа по статье 9 Закона № 402-ФЗ. В приказе должны быть понятны дата, прежнее и новое подразделение, основание — допсоглашение. Сотрудника знакомят под подпись. Запись в бумажной трудовой книжке делают только тем работникам, по которым она продолжает вестись, и при постоянном переводе.

Если это перемещение, допсоглашение и согласие не требуются. Но приказ или уведомление я всё равно оставляю: это не бюрократический фетиш, а доказательство, откуда и с какой даты человек фактически выполняет работу. Для бухгалтерии документ связывает табель, начисление зарплаты, НДФЛ и адрес сдачи расчётов.

Статья 74 ТК РФ — не запасной выход для обычного перевода. Ею нельзя замаскировать решение «с завтрашнего дня вы работаете в другом городе».
Перевод сотрудника между обособленными подразделениями: документы и отчётность — схема действий
Схема: Перевод сотрудника между обособленными подразделениями: документы и отчётность

ЕФС-1: сообщаем о постоянном переводе, но не всё подряд

По подразделу 1.1 формы ЕФС-1 сообщают о переводе на другую постоянную работу. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или иной документ, подтверждающий перевод. Это правило статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Для приёма и увольнения действует следующий рабочий день, но переносить этот срок на перевод не нужно. В 2026 году применяют форму и порядок, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, который заменил прежний приказ № 2281.

В подразделе 1.1 указывают кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», дату, трудовую функцию и требуемые коды. Сам адрес нового обособленного подразделения не является самостоятельным кадровым мероприятием. Временный перевод не включён в перечень событий, по которым статья 11 Закона № 27-ФЗ требует такие сведения; не надо отправлять «ПЕРЕВОД» лишь потому, что работник временно подменяет коллегу на другой точке.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» на УСН 15% имеет головной офис в Ярославле и обособленное подразделение в Костроме. В договоре продавца Анны прямо назван костромской магазин. 8 апреля 2026 года её переводят в ярославский магазин; оклад остаётся 62 000 рублей, но график меняется с 2/2 на пятидневку. Здесь есть изменение указанного подразделения и режима: 6 апреля подписывают допсоглашение, 7 апреля — приказ с датой перевода 8 апреля. Подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» ООО направляет не позднее 25 мая. Оформить вместо этого увольнение 7 апреля и новый приём 8 апреля означало бы создать две несуществующие кадровые операции.

За непредставление либо недостоверные индивидуальные сведения предусмотрена финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому допущено нарушение. Сумма не космическая, но исправление потом цепляет кадровую историю сотрудника, а не только платёжку.

Если ошибка уже ушла в СФР, подайте отменяющие и корректирующие сведения по порядку заполнения ЕФС-1. Не переписывайте задним числом реальный приказ: исправлять нужно отчётность и документально оформленную хронологию.

НДФЛ: здесь адрес сотрудника меняет маршрут денег

По общему правилу ООО с обособленными подразделениями перечисляет удержанный НДФЛ по месту учёта каждого подразделения — исходя из дохода его работников. Так требует пункт 7 статьи 226 НК РФ. После перевода меняется не только карточка сотрудника, но и привязка зарплаты к КПП, ОКТМО и месту сдачи расчёта. 6-НДФЛ за работников подразделения представляют по месту его учёта: пункт 2 статьи 230 НК РФ.

Самая частая ошибка — отнести всю зарплату за месяц к новому подразделению, хотя перевод произошёл посередине месяца. Норма не даёт красивой таблицы, но официальная позиция ФНС понятна: если сотрудник работал в нескольких подразделениях в одном месяце, налог перечисляют по каждому из них с учётом отработанного времени. Я выбираю именно этот осторожный и проверяемый подход: делю доход по табелю и кадровой дате ещё в учётной системе, а не рисую цифры вручную перед 6-НДФЛ.

Для «Ромашки» это выглядит так. За апрель продавцу начислено 62 000 рублей; при пятидневной норме в 22 рабочих дня она отработала 5 дней в Костроме и 17 дней в Ярославле. Для распределения начисление составит 14 090,91 рубля и 47 909,09 рубля соответственно. НДФЛ удерживают при выплате дохода, а затем относят к местам учёта двух подразделений. Ставку я здесь намеренно не подставляю: действует прогрессивная шкала статьи 224 НК РФ, и нужная ставка зависит от совокупности доходов работника, а не от названия магазина.

Правильная сумма, ушедшая с неверным ОКТМО, не становится автоматически правильной. Если у ООО несколько подразделений в одном муниципальном образовании, можно выбрать централизованный порядок сдачи 6-НДФЛ при соблюдении пункта 2 статьи 230 НК РФ и предварительном уведомлении инспекций. Это настраивают до начала налогового периода, а не после сдачи расчёта.

Работнику не нужно подавать 3-НДФЛ из-за внутреннего перевода. Это обязанность налогового агента — ООО; проблема появляется, когда бухгалтерия не связала кадровую дату с налоговыми настройками.

Страховые взносы и РСВ: решает, кто начисляет выплаты

Для РСВ ключевой вопрос звучит скучно, но спасает от ошибки: начисляет ли обособленное подразделение выплаты и иные вознаграждения физлицам? Если да, оно исполняет обязанности плательщика и представляет РСВ по месту своего нахождения — пункт 7 статьи 431 НК РФ. Если зарплату централизованно начисляет головная организация и у подразделения нет такого полномочия, РСВ сдаёт головное ООО. Сам факт перевода сотрудника в другой офис новую форму РСВ не создаёт.

Допустим, ООО «Тёплый дом» держит два подразделения. В Казани бухгалтерия начисляет зарплату всем 38 сотрудникам, включая 11 работников самарского подразделения; самарский офис не наделён полномочием начислять выплаты. 16 июня 2026 года мастер с окладом 78 000 рублей переезжает из Казани в Самару. Кадры оформляют перевод, но РСВ за полугодие не дробят: его подаёт головное ООО, поскольку именно оно начисляет выплаты. НДФЛ зарплаты мастера после перевода, напротив, относят к самарскому подразделению. Это два разных маршрута, и путать их — верный способ создать себе лишнюю сверку.

Другие подразделы ЕФС-1 тоже не возникают автоматически. Подраздел 1.2 подают по итогам года при наличии сведений о стаже, а подраздел 1.3 касается специальных условий труда. Внутренний перевод сам по себе не создаёт отдельной ежемесячной отчётности. Не сдавайте отчёт «на всякий случай»: сначала найдите конкретную обязанность.

НДФЛ привязан к месту учёта подразделения и его работникам, а РСВ — к наличию у подразделения полномочия начислять выплаты. Единая настройка для этих задач может быть ошибкой.

Что я проверяю перед закрытием месяца

Самый дорогой сбой обычно не в правовой квалификации, а в разрыве между отделами: кадровик оформил перевод, бухгалтер узнал после выплаты, а налоговые реквизиты в программе остались прежними. Поэтому я ставлю перевод в один короткий маршрут: кадровый документ — изменение карточки начисления — проверка НДФЛ — контроль ЕФС-1. Не нужна комиссия на полдня; нужна одна ответственная точка передачи информации.

Если ошибка уже случилась, не ждите требования. Исправьте сведения ЕФС-1, затем оцените, какие 6-НДФЛ, уведомления и платежи требуют уточнения либо зачёта по верным реквизитам. Последовательность зависит от сути сбоя: ошибка могла быть в дате, месте учёта, сумме или во всём сразу. Шаблон из интернета тут часто вреднее отсутствия шаблона — он не знает, как настроено именно ваше ООО.

Мой финальный чек прост: договор говорит то же, что приказ; дата в табеле совпадает с датой перевода; начисление разделено, если месяц «разрезан»; ЕФС-1 поставлен в календарь; НДФЛ попал на верный ОКТМО; РСВ сдаёт тот, кто начисляет выплаты. Если эти шесть пунктов сошлись, в переводе нет мистики. Это обычная операция, просто она проходит сразу через кадры и налоги.

В 2026 году особенно важно применять новую форму ЕФС-1. Если подразделение закрывается или работника переводят в другую местность без согласия, это уже не типовой перенос карточки: остановитесь и отдельно проверьте основание и расчёты.

Как это было у моего клиента: перевод менеджера между двумя обособками без путаницы в НДФЛ

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный склад» — компанию, которая продаёт строительные материалы и держит обособленные подразделения в Ярославле и Рыбинске. В середине апреля директор перевёл менеджера Анну из ярославской обособки в рыбинскую: с 15 апреля она должна была работать постоянно по новому адресу. Зарплата у Анны — 78 000 рублей в месяц, но прежний бухгалтер просто подготовил приказ и оставил в программе старое подразделение.

Первое, что я проверила, — трудовой договор, положение об оплате труда и дату, с которой реально менялись условия работы. В договоре было прямо указано место работы — ярославское подразделение, поэтому это был не «переезд за другой стол», а постоянный перевод. Мы оформили дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе и внесли новую дату и подразделение в кадровую и зарплатную программы.

Дальше я разделила апрельскую зарплату: за 1–14 апреля Анне начислили 36 400 рублей по ярославской обособке, а за 15–30 апреля — 41 600 рублей по рыбинской. Я предупредила клиента, что НДФЛ нельзя отправить одной суммой по привычному ОКТМО: доход до перевода должен попасть по реквизитам прежней обособки, а доход после перевода — по реквизитам новой. Заодно проверили КПП и ОКТМО в уведомлении и в будущей 6-НДФЛ, чтобы в отчётности не получились «чужие» суммы.

По постоянному переводу мы подали подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее 25 мая — месяца, следующего за изданием апрельского приказа. Перед расчётом страховых взносов я сверила, какое подразделение фактически начисляет выплаты и как это настроено в учёте: апрель разнесли по двум подразделениям, без задвоения базы. В итоге месяц закрыли спокойно, а директор получил понятный комплект документов и сверку сумм по каждому адресу.

Если место работы прописано как конкретная обособка, одного приказа мало: сначала оформляем перевод, затем правильно делим выплаты и реквизиты отчётности.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли согласие работника при переводе в другое обособленное подразделение?

Да, если подразделение указано в трудовом договоре либо работа переносится в другую местность. В той же местности при неизменной трудовой функции и условиях это может быть перемещение, для которого согласие не требуется.

В какой срок подать ЕФС-1 при постоянном переводе?

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или иного документа, подтверждающего перевод. Срок следующего рабочего дня относится к приёму и увольнению.

Нужно ли сдавать отдельный РСВ после перевода в подразделение?

Нет, не автоматически. Отдельный РСВ представляет подразделение, которое начисляет выплаты физлицам. Если начисление централизовано в головном ООО, перевод сотрудника сам по себе место сдачи РСВ не меняет.

Как отразить НДФЛ, если перевод произошёл в середине месяца?

Безопаснее распределить доход между прежним и новым подразделениями по фактическому времени работы и табелю, затем проверить ОКТМО, уведомления и 6-НДФЛ.

На что опираемся