Как ИП купить товар у физлица для перепродажи

До бланка акта задайте себе один неприятный вопрос

Сможете через год объяснить, откуда у вас взялась именно эта вещь? Не «мы закупали у населения», а: кто передал, когда, за сколько, в каком состоянии и как деньги дошли до продавца. Если ответа нет, закупочный акт, заполненный потом по памяти, уже не спасёт. Он будет похож на документ, который придумали после события. Инспекторы такие жанры знают прекрасно.

Я считаю, что начинать нужно с товара, а не с паспорта продавца. Одна ношеная куртка, бывший в употреблении смартфон с IMEI и коробка из 40 одинаковых новых пар обуви — три разные истории. В последней ситуации гражданин может быть лишь удобной ширмой для неучтённого поставщика. Акт не превращает сомнительную партию в законный товар.

У гражданина можно купить принадлежащее ему имущество. При продаже своего имущества он самостоятельно решает вопрос с НДФЛ; ИП-покупатель налоговым агентом по такому доходу не является. Но это не индульгенция для схемы, где один и тот же человек регулярно сдаёт вам однородный новый товар. Тогда я бы проверяла реальность сделки и происхождение товара гораздо строже, а не успокаивала себя словом «физлицо».

Особенно осторожно работайте с товарными группами, подлежащими обязательной маркировке. Здесь есть исключения и специальные правила, но общего правила «б/у можно всегда и без кодов» нет. До оплаты проверьте действующие правила именно для своей товарной группы. Закупочный акт подтверждает передачу вещи, но не заменяет код маркировки, документы о соответствии и законный ввод товара в оборот.

• Оцените, единичная ли это личная вещь или однородная коммерческая партия.
• Зафиксируйте индивидуальные признаки: IMEI, серийный номер, артикул, размер, дефекты, комплектацию — что подходит товару.
• Попросите продавца объяснить происхождение вещи; для рискованной закупки сохраните имеющийся старый чек или иной документ.
• Проверьте применимость маркировки до передачи денег, а не перед продажей покупателю.
• Откажитесь от сделки, если номера повреждены, коды не читаются или история новой партии не складывается.

Закупочный акт: не форма из интернета, а доказательство конкретной сделки

Универсальной утверждённой формы закупочного акта для всех ИП нет. Это хорошая новость: не надо охотиться за «правильным бланком» с печатью. Плохая новость: думать придётся самому. Ваш акт должен отвечать требованиям к первичному учётному документу из статьи 9 Закона № 402-ФЗ: название, дата, участники операции, содержание, измерение, ответственные лица и подписи.

Для разовой закупки договор купли-продажи и акт можно объединить в один документ. Назовите его, например, «Закупочный акт (договор купли-продажи)». Это удобно: документ одновременно описывает договорённость, передачу товара и, при наличном расчёте, получение денег. Но не пытайтесь вместить в одну строку десять вещей разного состояния. Чем дороже или спорнее товар, тем детальнее должно быть описание.

В акте я рекомендую указать Ф. И. О. продавца, дату рождения, адрес, реквизиты удостоверяющего личность документа и ИНН, если продавец его сообщил. Закон не называет серию и номер паспорта обязательным реквизитом именно закупочного акта. Однако акт без данных, позволяющих разумно идентифицировать человека, слаб: «Иванов Иван» — не контрагент, а литературный персонаж.

При этом не делайте из каждой покупки архив персональных данных. Копия паспорта не обязательна и зачастую ничего не добавляет к доказательствам. А вот обязанности оператора персональных данных добавляет точно. Я предпочитаю фиксировать нужные реквизиты в акте, ограничивать доступ к нему и не собирать копии документов «на всякий случай». Если вы всё же копируете паспорт, определите цель, основание, срок хранения и порядок уничтожения в документах по персональным данным.

• Номер, дата и место составления акта; данные ИП-покупателя и продавца.
• Таблица с наименованием, количеством, ценой, общей суммой и индивидуальными признаками товара.
• Состояние и дефекты: особенно для техники, одежды, мебели, запчастей.
• Подтверждение продавца, что товар принадлежит ему, не заложен и не обременён правами третьих лиц.
• Способ и дата оплаты; подпись продавца о получении наличных, если деньги выданы наличными.
• Подписи сторон и приложения: фотографии, спецификация, имеющиеся документы о прежней покупке.

Касса: здесь лучше не спорить с позицией Минфина

В этой теме долго существовала путаница. Раннее письмо ФНС рассматривало выплаты физлицу по гражданско-правовому договору как ситуацию, где ККТ не применяется. Но для закупок товара с целью дальнейшей перепродажи Минфин позже сформулировал отдельную позицию: при выплате физлицу за такой товар ИП обязан применить ККТ и выдать либо направить кассовый чек. Именно этот подход я считаю безопасным для процесса закупки.

Чек формируйте в момент расчёта с признаком расчёта «расход». Неважно, отдаёте наличные или перечисляете деньги безналично: определение расчётов в Законе № 54-ФЗ охватывает и выплату денег за товары в безналичном порядке. Чек не заменяет закупочный акт. Он нужен для кассовой дисциплины; акт — чтобы показать содержание сделки и сам товар.

В чеке не стоит писать одну безликую позицию «закупка». Свяжите его с актом: либо укажите понятные позиции, либо используйте номенклатуру, которая позволяет восстановить состав закупки по номеру акта. Это особенно важно, когда вы принимаете несколько вещей разной стоимости. Спустя несколько месяцев память кассира уже не бухгалтерский регистр.

Если продавец зарегистрирован как плательщик НПД и продаёт товар собственного производства, у него появляется обязанность сформировать чек НПД. Но для вас это не отменяет необходимость проверить суть операции. Самозанятость не делает перепродажу чужих товаров разрешённой деятельностью НПД и не превращает личную б/у вещь в продукцию собственного производства.

• Сначала оформите акт и примите товар.
• Затем выплатите деньги и сформируйте кассовый чек с признаком «расход».
• При безналичной оплате сохраните банковский документ; при наличной — подпись продавца о получении денег.
• Отразите товар в учёте под номером закупочного акта.
• Проверьте совпадение суммы в акте, чеке и платёжном документе.

Разберём на примере: ИП Соколов выкупает смартфоны

Типичная ситуация: ИП Соколов берёт у гражданина три бывших в употреблении смартфона для перепродажи. Цена — 18 000, 14 000 и 9 000 рублей, всего 41 000 рублей. Самый распространённый плохой сценарий: деньги переводят с личной карты, в переписке остаётся «три телефона за 41», а на витрине товар появляется как «смартфоны б/у». До первого возврата кажется, что всё прошло идеально.

Разберём нормальное оформление по шагам. До оплаты Соколов составляет акт: вносит данные продавца, модель, цвет, объём памяти, IMEI каждого аппарата, комплектацию, видимые дефекты и цену по каждой единице. Продавец подтверждает, что является собственником телефонов и что они не находятся в залоге. К акту прикладывают фотографии аппаратов и экранов с IMEI.

После передачи Соколов платит 41 000 рублей с предпринимательского счёта, сохраняет банковский документ и формирует чек ККТ с признаком «расход». В товарном учёте появляются три отдельные единицы с теми же IMEI и номером акта. Старые чеки продавца можно приложить, если они есть; выдумывать их, конечно, не надо.

Допустим, один смартфон позже оказывается заблокированным. Акт не гарантирует, что вещь некраденая, и я не буду обещать невозможного. Но у ИП есть цепочка: лицо, передавшее товар, дата, идентификатор, цена, оплата и фото. Вместо фразы «мы уже не помним, у кого брали» появляется предметный разговор и основание предъявить требование продавцу.

Маркировка и происхождение: документ не лечит товар

С маркировкой предприниматели часто спорят не с инспектором, а с реальностью. «У меня же есть закупочный акт от гражданина» — это хороший ответ на вопрос, кто передал вам товар. Но это не ответ на вопрос, разрешено ли его вводить и выводить из оборота без средства идентификации. Это два разных слоя контроля.

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» хочет купить у гражданки 40 новых пар обуви по 1 500 рублей, всего за 60 000 рублей. Коробки одинаковые, модели повторяются, коды маркировки отсутствуют. В акте планируют написать «обувь, 40 шт.», а деньги перевести на карту. Это не аккуратная закупка у населения, а красный флаг размером с витрину.

Правильный ход — остановиться до оплаты. ООО просит документы, объясняющие происхождение новой партии и возможность её оборота, проверяет коды, если они нанесены, и сверяет актуальные правила маркировки для товарной группы. Если убедительной истории нет, закупку для перепродажи лучше не проводить. Обозначить товар в акте как «бывший в употреблении» задним числом не получится.

Предположим, «Ромашка» всё-таки выкупила партию и реализовала 12 пар. При обнаружении проблемы акт позволит найти продавца и сумму, но не даст права продолжать продажу остатка. Придётся останавливать реализацию и разбираться с последствиями. Поэтому при маркируемых товарах я ставлю проверку происхождения до обсуждения цены. Это не избыточная осторожность, это нормальная последовательность.

• Проверьте, относится ли конкретный товар к маркируемой группе на дату закупки.
• Разделяйте новую вещь, бывшую в употреблении вещь и партию новых товарных остатков.
• Не покупайте товар с нечитаемым или повреждённым кодом без понимания, как это допускают правила конкретной группы.
• Не считайте закупочный акт заменой кода маркировки, декларации/сертификата или УПД от поставщика.
• Храните фото, серийные номера, акт и оплату вместе — одним электронным досье закупки.

Как собрать документы так, чтобы они работали и для налога

На УСН «доходы минус расходы» стоимость купленного для перепродажи товара учитывают после оплаты и по мере его реализации. Поэтому один закупочный акт не уменьшает налог автоматически. Нужна связка: акт и приёмка, подтверждение оплаты, приход товара, а затем документ реализации. На УСН «доходы» закупка не уменьшит единый налог, но документы всё равно понадобятся для кассы, товарного учёта и подтверждения происхождения.

Ещё одна типичная ошибка — доказывать только деньги. Перевод 60 000 рублей гражданину сам по себе не показывает, что ИП купил именно товар для бизнеса, а не просто перевёл деньги знакомому. С другой стороны, акт без оплаты тоже оставляет вопрос: сделка исполнена или нет? Я бы никогда не хранила эти документы в разных хаотичных папках. Один номер акта должен проходить через оплату, склад и продажу.

Для ООО на ОСНО и ИП с более сложным учётом принцип тот же: расход должен быть обоснован и документально подтверждён. Не надо украшать акт ненужными налоговыми заверениями от гражданина — например, что он не обязан платить НДФЛ. Это его вопрос, не ваш. Ваша задача — честно и подробно зафиксировать собственную хозяйственную операцию.

Налоговые документы храните не менее пяти лет. Для персональных данных «вечный архив» — плохая идея: после истечения обязательных сроков и достижения целей обработки предусмотрите уничтожение или обезличивание. Практически это означает, что папка закупок должна быть доступна бухгалтеру и руководителю, а не лежать в общем облаке для всех сотрудников.

• Введите сквозную нумерацию закупочных актов.
• Ведите отдельную карточку товара или партии с привязкой к акту.
• Сверяйте цену, количество и дату во всех документах до закрытия кассовой смены.
• Не заменяйте акт одной распиской: расписка подтверждает получение денег, но обычно плохо описывает товар.
• Не дописывайте старые акты задним числом; при ошибке оформляйте корректирующий документ с реальной датой и понятным основанием.

Частые вопросы