Предоплата поставщику в валюте и частичный возврат: какую сумму ставить в рубли

Ольга Семёнова· ·Валютные операции и расчёты с поставщиками·~6 мин чтения
Предоплата поставщику в валюте и частичный возврат: какую сумму ставить в рубли — иллюстрация

Поставщик вернул часть валютной предоплаты, курс уже другой, а 1С предлагает разницу там, где её не ждали. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу, как разделить остаток аванса и поступившую валюту, чтобы учёт не превратился в спор с программой.

В этой операции нет одного курса — и это нормально

Когда поставщик возвращает часть аванса, бухгалтеру хочется выбрать один курс и закрыть вопрос. Обычно — курс возврата. А потом оказывается, что остаток на 60.02 «поехал», программа насчитала курсовые разницы, а стоимость будущего товара перестала сходиться с платёжками. Причина не в сложной валютной операции. Просто в одном банковском поступлении живут две разные учётные статьи.

Первая — выданный поставщику аванс. По ПБУ 3/2006 это немонетарная статья. Его рублёвая оценка фиксируется на дату перечисления и не пересчитывается из-за движения курса. Вторая — валюта, которую поставщик вернул на счёт. Это денежные средства, то есть монетарная статья. При поступлении её оценивают по официальному курсу Банка России на дату зачисления на валютный счёт, если иной курс не предусмотрен законом или соглашением сторон.

Я считаю, что именно это разделение надо держать в голове до открытия программы. Не «переоценить аванс на дату возврата», а списать историческую рублёвую стоимость возвращённой части аванса и отдельно принять пришедшую валюту по текущему курсу. Между этими величинами и появляется разница. Остаток аванса при этом остаётся жить в своей исторической оценке — ровно до поставки, зачёта или следующего возврата.

Не ориентируйтесь на дату письма поставщика, дату претензии или курс вашего банка. Для первоначальной рублёвой оценки валюты на счёте важна дата её фактического зачисления по банковской выписке.

Почему остаток аванса нельзя пересчитать «заодно»

Пункт 9 ПБУ 3/2006 сформулирован без поэзии, зато однозначно: активы и обязательства, возникшие в связи с перечислением авансов, после принятия к бухгалтерскому учёту не пересчитываются в связи с изменением курса. Это относится и к полной, и к частично оставшейся предоплате. Частичный возврат не превращает непогашенный остаток в денежное требование.

Самая частая ошибка, которую я вижу в таких расчётах, выглядит убедительно: взять весь аванс, пересчитать его на дату возврата, а затем вычесть вернувшуюся валюту. Арифметика красивая, учёт — нет. В доходы или расходы попадает изменение курса по той части, которая по-прежнему является выданным авансом. ПБУ такого пересчёта не разрешает.

Не называйте эту ситуацию «курсовой разницей по выданному авансу». Сам аванс не переоценивается. По сути, организация прекращает часть авансового требования в исторической рублёвой оценке и получает валютные денежные средства в оценке на дату их поступления. Разница между двумя рублёвыми суммами относится к прочим доходам или расходам. Такое название полезно не ради терминологии: оно не даёт бухгалтеру случайно пересчитать весь счёт 60.02.

Названия субсчетов могут отличаться от типовых. Важен результат: аналитика должна отдельно показывать валютную сумму остатка, её историческую рублёвую оценку и документ, которым часть аванса погашена.
Предоплата поставщику в валюте и частичный возврат: какую сумму ставить в рубли — схема действий
Схема: Предоплата поставщику в валюте и частичный возврат: какую сумму ставить в рубли

Разберём на примере ООО «Ромашка»: курс вырос

Допустим, ООО «Ромашка» перечислило иностранному поставщику 10 000 USD как стопроцентную предоплату. На дату списания со счёта официальный курс Банка России составлял 90 руб./USD. В бухучёте сформирован аванс 900 000 руб. Затем поставщик отменил часть заказа и вернул 4 000 USD. На дату зачисления денег на валютный счёт курс составил 95 руб./USD. Поставка по остальным 6 000 USD ещё не состоялась.

Сначала определяем, на какую сумму уменьшается выданный аванс. Это историческая стоимость возвращаемой части: 4 000 USD × 90 руб. = 360 000 руб. Затем оцениваем валюту, зачисленную на счёт: 4 000 USD × 95 руб. = 380 000 руб. Разница — 20 000 руб. прочего дохода.

В учёте результат можно отразить так: Дт 52 Кт 60.02 — 380 000 руб.; Дт 60.02 Кт 91.01 — 20 000 руб. После этого по счёту 60.02 остаётся 540 000 руб. Это историческая рублёвая стоимость 6 000 USD, оставшихся у поставщика. Никаких 570 000 руб. здесь быть не должно, хотя именно такая сумма часто выходит после автоматической переоценки всего аванса.

Ошибка в этом примере обычно не выглядит драматичной: разница всего лишь 30 000 руб. по незакрытому остатку. Но через несколько месяцев поставка приходит, валютный счёт снова переоценивается, а бухгалтер пытается собрать стоимость товара из уже искажённых сумм. Поэтому я советую исправлять такую операцию сразу, а не оставлять «до годовой отчётности». Она сама не рассосётся.

Цифры в примере учебные. В реальной операции используйте официальный курс Банка России на конкретные даты списания и зачисления, сохранённые в расчёте и бухгалтерской справке.

Разберём на примере ООО «Вектор»: курс упал и авансов было два

У ООО «Вектор» ситуация сложнее и потому очень узнаваемая. Компания перечислила 20 000 EUR двумя платежами: 12 000 EUR при курсе 100 руб./EUR и 8 000 EUR при курсе 102 руб./EUR. Рублёвая стоимость авансов — 1 200 000 и 816 000 руб. Поставщик возвращает 5 000 EUR. В его письме и назначении платежа прямо сказано: возврат относится к первому авансу. В день зачисления возврата официальный курс — 97 руб./EUR.

Списываемая часть первого аванса равна 5 000 × 100 = 500 000 руб. На валютный счёт поступает 5 000 × 97 = 485 000 руб. Значит, «Вектор» отражает Дт 52 Кт 60.02 на 485 000 руб. и Дт 91.02 Кт 60.02 на 15 000 руб. В результате на первом авансе остаётся 700 000 руб. за 7 000 EUR, на втором — 816 000 руб. за 8 000 EUR. Оба остатка не пересчитывают на дату возврата.

А теперь важное «но». Если поставщик не указал, к какому из двух авансов относится возврат, я не советую выбирать платёж задним числом ради наиболее выгодного результата. Сначала запросите подтверждение у контрагента. Если получить его невозможно, закрепите последовательный способ в учётной политике или хотя бы в бухгалтерской справке: например, относить возврат к наиболее раннему непогашенному авансу. И применяйте этот способ постоянно. На проверке последовательность и документы ценнее, чем попытка каждый раз угадать лучший курс.

Если возврат пришёл не в той валюте, что была перечислена, либо сумму пересчитали по договорному курсу, готового универсального расчёта уже нет. Тогда поднимите договор и соглашение о расторжении: они должны показать, какая часть обязательства прекращена и как рассчитана сумма возврата. В такой ситуации я сначала восстанавливаю документальную цепочку, а уже потом формирую проводки. Иначе программа охотно создаст очень убедительную, но совершенно художественную бухгалтерию.

При нескольких авансах отдельная аналитика по каждому платёжному поручению — не бюрократия. Она позволяет доказать, какая именно историческая стоимость списана при возврате.

Налоги: здесь нельзя механически копировать бухгалтерскую запись

Для налога на прибыль НК РФ также исключает из переоценки ту часть валютных требований и обязательств, которая возникла при перечислении или получении аванса. Это правило работает на дату признания доходов и расходов, на дату прекращения требования и на последнее число соответствующего периода. Поэтому налоговый регистр не должен ежемесячно создавать курсовые разницы по непогашенному выданному авансу только из-за изменения курса.

Но я не советую переносить бухгалтерский результат в декларацию одной кнопкой. При возврате валюты появляются денежные средства, которые в дальнейшем будут переоцениваться как монетарная статья. Надо сверить, как ваша учётная система разделяет историческую стоимость прекращённой части аванса, сумму валюты на счёте и дальнейшие разницы по счёту 52. Именно в автоматическом регистре, а не в самой проводке, чаще прячется лишний доход или расход.

На УСН действуют правила о доходах статьи 346.15 и кассовом методе статьи 346.17 НК РФ. Возврат собственных ранее перечисленных средств не следует без анализа записывать в доходы лишь потому, что деньги зачислены на счёт. Но валютный договор, объект «доходы» или «доходы минус расходы», а также условия возврата могут повлиять на налоговый расчёт. Здесь честный ответ не так эффектен, как готовый шаблон: проверьте именно свой договор и регистры до закрытия периода.

С НДС логика проще. Если покупатель ранее принял к вычету НДС с выданного аванса, при изменении условий или расторжении договора и возврате предоплаты он обязан восстановить налог в периоде возврата. При частичном возврате восстанавливается часть ранее принятого вычета, относящаяся к возвращённой предоплате. Не ждите, пока поставщик окончательно закроет договор: основание для восстановления возникает, когда деньги уже возвращены.

НДС восстанавливают, только если вычет с этого аванса действительно был заявлен. Если вычет не принимали, восстанавливать нечего — не создавайте себе лишнюю запись в книге продаж.

Мой порядок работы перед закрытием месяца

Я не трачу время на поиск «идеальной» проводки, пока не проверю четыре точки: дату и валюту исходного платежа, дату и валюту фактического возврата, основание возврата и привязку к конкретному авансу. Если эти данные подтверждены первичкой, расчёт обычно занимает несколько минут. Если нет — проблема не в курсе, а в документах.

После возврата обязательно разделите дальнейший учёт. Валюта на счёте 52 — монетарная статья: её пересчитывают на дату операций и на отчётную дату. Непогашенный остаток аванса на 60.02 — немонетарный: его не пересчитывают. Это кажется мелочью ровно до того момента, пока не приходится объяснять руководителю, почему один договор ежемесячно рождает странные «курсовые» суммы.

И не прячьте разницу от возврата в стоимости будущего товара. При предварительной оплате рублёвая оценка соответствующей части будущего актива привязана к дате перечисления аванса. Частичный возврат не даёт права пересчитать оставшуюся часть по новому курсу. Каждая часть аванса сохраняет память о своём платеже — пока не будет зачтена поставкой или погашена возвратом. На мой взгляд, это самый надёжный ориентир в любой спорной раскладке.

Если назначение платежа ничего не объясняет, оформите бухгалтерскую справку с выбранной очерёдностью и направьте поставщику запрос. Это маленькое действие потом избавляет от длинных объяснений аудитору, руководителю и налоговому инспектору.

Как это было у моего клиента: частичный возврат аванса от китайского поставщика

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный свет», небольшую компанию, которая закупает интерьерное освещение. Перед закрытием квартала директор принёс выписку: китайскому поставщику перечислили аванс 20 000 долларов, а тот из-за отсутствия части товара вернул 8 000 долларов. В учёте прежний бухгалтер уже пересчитал весь непогашенный аванс по курсу на конец месяца — и получил сумму, которая не сходилась ни с договором, ни с обороткой.

Первое, что я проверила, — платёжные поручения, контракт, инвойс, банковские выписки и дату поступления возврата. Аванс в 20 000 долларов компания перечислила 10 июня по курсу 90 рублей, то есть в учёте он был отражён в сумме 1 800 000 рублей. Возврат 8 000 долларов пришёл 25 июня, когда курс банка для зачисления составил 98,50 рубля; на валютный счёт поступило 788 000 рублей.

Мы убрали ошибочную переоценку: выданный аванс — неденежная статья, поэтому его остаток просто так по новому курсу не пересчитывают. На возвращаемую часть аванса пришлось 720 000 рублей исторической стоимости: 8 000 × 90. Деньги на валютном счёте поставили по курсу на дату поступления — 788 000 рублей, а разницу 68 000 рублей отразили отдельно в прочих доходах; она возникла не от переоценки остатка аванса, а в момент возврата валюты.

После этого у клиента остался аванс поставщику 12 000 долларов в рублёвой оценке 1 080 000 рублей — именно по первоначальному курсу платежа. Я также предупредила директора не переносить бухгалтерскую проводку в налоговый учёт автоматически: дальше мы отдельно сверили применяемый режим налогообложения, первичку и влияние операции на налоговую базу. Квартал закрыли спокойно, а в папке по сделке оставили контракт, переписку о возврате, банковские документы и бухгалтерскую справку с расчётом.

Не переоценивайте остаток валютного аванса вслед за возвращенными деньгами: это разные суммы и разные даты.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли переоценивать остаток валютного аванса на дату частичного возврата?

Нет. Выданная предоплата — немонетарная статья. После принятия к учёту её не пересчитывают из-за изменения курса. Списывают только историческую рублёвую стоимость возвращённой части.

По какому курсу принять валюту, которую вернул поставщик?

По официальному курсу Банка России на дату её зачисления на валютный банковский счёт, если иной курс не предусмотрен законом или соглашением сторон.

Что делать, если возврат не привязан к одному из нескольких авансов?

Запросите подтверждение у поставщика. Если его нет, примените последовательную документированную очередность, например по наиболее раннему непогашенному авансу, и оформите бухгалтерскую справку.

Нужно ли восстановить НДС при частичном возврате аванса?

Да, если ранее вы приняли НДС с этого аванса к вычету. Восстановите налог в части возвращённой предоплаты в периоде возврата по подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ.

На что опираемся