Повреждённый товар продаём сотрудникам: как уценить без «скрытой» зарплаты

Ольга Семёнова· ·Продажа товаров и налоговые риски ООО·~7 мин чтения
Повреждённый товар продаём сотрудникам: как уценить без «скрытой» зарплаты — иллюстрация

Если на складе лежит товар с вмятиной, царапиной или неполной комплектацией, сотрудник нередко готов его забрать за разумные деньги. Проблема не в самой скидке. Проблема начинается, когда цену назначают «на глаз», а бухгалтер видит лишь удержание из зарплаты. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу порядок, который позволяет ООО продать такой товар честно, подтвердить уценку и не создавать работнику мнимый доход.

Сначала отделите настоящую продажу от подарка в красивой упаковке

Я считаю правильным начинать не с кассы и не с проводок, а с простого вопроса: работник действительно покупает испорченный товар или компания просто хочет отдать ему вещь под видом продажи? Если есть товар, конкретный дефект, понятная цена и реальная оплата, это обычная реализация. То, что покупатель одновременно числится в штате, само по себе сделку не превращает в выплату зарплаты.

Работник и ООО не признаются взаимозависимыми только из-за трудового договора. В статье 105.1 НК РФ такого автоматического основания нет. Но директор, участник с долей более 25 процентов или лицо, которое фактически влияет на решения компании, — уже совсем другой разговор. Здесь я не советую играть в «скидку для своих»: особенно тщательно собирайте обоснование цены и оценивайте, не является ли сделка контролируемой по специальным правилам.

Самый частый провал, который я вижу в документах: товар в учёте числится как новый, в приказе написано «продать сотруднику за 3 000 рублей», а обычная цена была 30 000 рублей. Ни слова о дефекте, ни фото, ни оценки того, за сколько такую вещь можно продать. Для налоговой это выглядит не как уценка, а как десятая часть подарка. И спорить потом приходится не о цене, а о том, почему компания вообще не сочла разницу доходом работника.

Скидка не образует НДФЛ автоматически. НДФЛ появляется, когда работник получает доход в натуральной форме — товар или часть его стоимости без оплаты. Поэтому главная защита здесь не формулировка «скидка сотруднику», а доказательство, что цена соответствует состоянию именно повреждённого товара.

Уценка без независимого прайс-листа: что я считаю достаточным доказательством

Независимой рыночной цены на поцарапанную единицу товара чаще всего нет — и это нормально. Закон не требует для каждой вмятины заказывать отчёт оценщика. Но он требует здравого смысла, который можно показать на бумаге. Я бы собрала внутреннюю комиссию из сотрудника склада, ответственного за товар и руководителя либо уполномоченного лица. Комиссия фиксирует артикул, количество, характер повреждения, возможность использования, комплектность и вывод: товар можно продать только со снижением цены.

К акту приложите фотографии. Это недооценённый документ: одна чёткая фотография царапины полезнее трёх абзацев про «снижение потребительских свойств». Затем определите цену. Подойдут актуальный прайс на целый товар, объявления о сопоставимых уценённых товарах, предложение сервисного центра о стоимости ремонта, цена прошлых продаж аналогичного брака. Если ничего этого нет, комиссия может обосновать процент уценки сама — но не фразой «так решили», а объяснением, почему покупатель примет риск и дефект только за такую сумму.

В бухгалтерском учёте повреждённые запасы проверяют на обесценение. Если их чистая стоимость продажи ниже фактической себестоимости, ФСБУ 5/2019 предписывает создать резерв под обесценение либо уменьшить стоимость запасов в предусмотренном стандартом порядке. Налоговый учёт не надо механически копировать: для налога на прибыль стоимость купленного товара при реализации определяется по цене его приобретения, а не по бухгалтерской уценке. Это как раз место, где две учётные системы любят разъехаться — и не обязаны извиняться друг перед другом.

Покупная стоимость — не нижняя граница продажной цены. Продать брак дешевле себестоимости можно. Однако если товар пригоден, а скидка огромная, объяснение «надо освободить склад» без описания дефекта я бы не считала защитой.
Повреждённый товар продаём сотрудникам: как уценить без «скрытой» зарплаты — схема действий
Схема: Повреждённый товар продаём сотрудникам: как уценить без «скрытой» зарплаты

Разберём на примере: ООО «Ромашка» продаёт витринный холодильник

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» приобрело холодильник для перепродажи за 22 000 рублей. Обычная цена нового холодильника — 35 000 рублей. При перевозке на боковой стенке появилась глубокая вмятина, упаковка порвана. Техника включается, но продать её как новую нельзя. Сотрудник готов купить холодильник за 15 000 рублей.

Ошибочный путь — просто удержать 15 000 рублей из зарплаты и списать товар. В таком наборе документов нет ни причины снижения цены, ни подтверждения продажи, ни ясного основания для удержания. И совершенно необязательно, что в этом случае кто-то доначислит НДФЛ; риск в другом: ООО само не сможет внятно показать, почему разница с ценой нового товара не является благом работника.

Рабочий путь такой. Комиссия составляет акт, вносит в него артикул, фото вмятины, ссылку на цену нового товара и вывод, что цена 15 000 рублей учитывает дефект, отсутствие заводской упаковки и риск покупателя. Руководитель утверждает цену. С работником оформляют продажу и передачу, он платит картой или наличными, получает кассовый чек. В доходах УСН будет 15 000 рублей — фактически полученная выручка. При выполнении условий статьи 346.17 НК РФ стоимость реализованного и оплаченного товара учитывают в расходах по правилам УСН; убыток по сделке сам по себе не делает продажу фиктивной.

У работника в этой конструкции нет автоматически исчисляемой натуральной выгоды в размере 20 000 рублей, то есть разницы между 35 000 и 15 000. Компания не подарила ему новый холодильник за 35 000 рублей: она реализовала повреждённый экземпляр за документально объяснимую цену. Но если бы акт был составлен после продажи или холодильник оказался без дефектов, я бы уже предложила пересмотреть ситуацию и оценить НДФЛ как передачу товара по заниженной, не подтверждённой цене.

Для УСН важна не бухгалтерская величина резерва под обесценение. Доход от продажи — 15 000 рублей; расходы по приобретённому для перепродажи товару признают по специальному кассовому правилу после оплаты поставщику и по мере реализации.

Касса: не превращайте удержание из зарплаты в универсальную отмычку

Если сотрудник рассчитывается наличными, картой, через СБП или банковским переводом как обычное физлицо, применяйте ККТ и выдавайте либо направляйте чек. В чеке указывают реальное наименование уценённого товара, цену 15 000 рублей и корректную ставку НДС. Называть позицию «удержание за товар» не надо: касса должна отражать продажу, а не внутреннюю драму отдела кадров.

С удержанием из зарплаты всё тоньше. ФНС в письме от 30.08.2019 № АС-4-20/17478@ разъяснила: ККТ не применяется, если удержание за товары самого работодателя предусмотрено коллективным или трудовым договором. Это исключение узкое. Раннее письмо Минфина от 30.11.2018 № 03-01-15/86884 говорило об обязанности применять ККТ при удержании, поэтому я не люблю натягивать более позднюю позицию ФНС на разовую распродажу брака по заявлению работника.

Мой практический выбор прост: для единичной продажи повреждённого товара берите отдельную оплату картой, наличными или по ссылке и пробивайте чек. Так меньше вопросов и у бухгалтера, и у работника: видно, что зарплата начислена как зарплата, а товар куплен как товар. Удержание имеет смысл лишь когда механизм действительно заранее встроен в коллективный или трудовой договор, а кадровые документы подтверждают волю работника. Не используйте его как способ сэкономить один кассовый чек.

С 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22 процентов. Если ООО является плательщиком НДС и товар облагается по основной ставке, налог считают из реальной цены реализации. Для розницы НДС включён в цену на ценнике и в чеке отдельно покупателю не выделяют.

НДФЛ, взносы и НДС: где риск реальный, а где его обычно раздувают

Продажа сотруднику по цене, которую компания может обосновать состоянием товара, не равна выплате в натуральной форме. Статья 211 НК РФ нужна, когда физлицо получает товар, работу или услугу как доход. Если же работник заплатил за повреждённый товар его действительную цену, у него нет бесплатной части, которую бухгалтер обязан немедленно превращать в НДФЛ и страховые взносы. Это моя принципиальная позиция: не надо облагать налогами воображаемую выгоду только потому, что покупатель работает в компании.

Но успокаивать себя слишком рано тоже не стоит. Налоговая смотрит строже, когда скидка персональная, не связана с дефектом, товар ликвидный и новый, а получатель — директор или участник. В такой ситуации разницу между обычной и продажной ценой могут попытаться квалифицировать как доход в натуральной форме. Тогда ООО как налоговый агент должно определить базу по правилам статьи 211 НК РФ, удержать НДФЛ при ближайшей денежной выплате и решить вопрос со страховыми взносами как с выплатой в рамках трудовых отношений. Прогрессивную ставку НДФЛ берут не «всегда 13 процентов», а по общей базе работника.

По НДС логика другая: продажа товара — объект налогообложения, а база при обычной реализации формируется из цены сделки. Поэтому ООО на ОСНО начисляет НДС с 15 000 рублей из примера, а не автоматически с цены нового холодильника. Для лиц, не являющихся взаимозависимыми, цена сделки презюмируется рыночной по статье 105.3 НК РФ. Если же в реальности это безвозмездная передача или натуральная зарплата, действуют специальные правила определения базы — не маскируйте их словом «скидка».

Фраза «сотрудникам дешевле» сама по себе не спасает и не губит сделку. Налоговой важны факты: что за товар передали, почему он стоит столько, кто покупатель, получил ли он реальную скидку именно как работник и как за неё рассчитался.

Второй разбор: ООО «Вектор» и скидка, которую лучше не защищать

ООО «Вектор» продаёт офисную технику. Ноутбук закуплен за 78 000 рублей, на сайте его цена — 110 000 рублей. Руководитель решает отдать его своему заместителю за 20 000 рублей, объясняя это «небольшой царапиной снизу». Никаких фото и акта на дату продажи нет. Через неделю тот же ноутбук используют на презентации без каких-либо следов повреждения. Здесь я бы не строила защиту на том, что сотрудник заплатил хоть что-то.

Почему? Потому что цифра 20 000 рублей не выглядит ценой товара с мелким косметическим дефектом, а связка «руководитель — заместитель» добавляет неудобных вопросов о влиянии на условия сделки. Правильнее до продажи было бы либо уценить ноутбук на основании акта до реально объяснимой суммы, либо оформить передачу честно как доход работника и рассчитать налоги. Неприятно, зато это дешевле, чем потом сочинять происхождение давно исчезнувшей царапины.

Если продажа уже состоялась, я бы не рисовала документы задним числом. Нужно собрать сохранившиеся доказательства состояния товара, проверить статус покупателя и условия сделки, отразить реализацию и отдельно оценить риск дохода в натуральной форме. Иногда вывод будет таким: цена всё же подтверждается. Иногда — что безопаснее признать часть стоимости доходом. Универсального процента «допустимой скидки» в НК РФ нет, и обещать его я не стану.

Первое, на чём не стоит экономить, — акт и фотографии до продажи. На сложном отчёте оценщика для каждого повреждённого чайника, напротив, обычно можно не тратиться.

Как это было у моего клиента: витринный диван продали сотруднице без лишнего налогового риска

Когда мы взяли на обслуживание ООО «Дом уюта», у них уже лежал вопрос по витринному дивану. Его выставляли в зале почти год, покупатели несколько раз раскладывали механизм, а на подлокотнике появилась заметная потёртость. Новая модель стоила в магазине 86 000 рублей, и сотрудница захотела купить этот диван за 39 000 рублей.

Первое, что я проверила, — не пытаются ли под видом продажи просто выдать сотруднице подарок. Деньги она действительно была готова внести, диван снимали с продажи для любого покупателя, а дефекты были реальными. Но документов на уценку не было вообще: только устная фраза управляющего «ну он же витринный». С таким набором я бы скидку не оставила.

Мы оформили акт осмотра от 14 мая: указали модель, инвентарный номер, потёртость на подлокотнике, следы эксплуатации механизма и приложили фотографии. Затем менеджер собрал три предложения по похожим витринным диванам с дефектами — цены были от 37 500 до 44 000 рублей. На основании этого директор утвердил приказ об уценке до 39 000 рублей и разрешил продажу любому покупателю по этой цене до конца месяца.

Сотрудница оплатила диван картой 17 мая, мы пробили кассовый чек с наименованием товара и фактической ценой 39 000 рублей, оформили накладную и акт передачи. Из зарплаты ничего не удерживали: это была обычная розничная продажа, а не расчёт с работником через ведомость. В учёте отразили реализацию по цене сделки и начислили НДС в обычном порядке.

В итоге у компании осталась понятная цепочка: почему товар подешевел, как определили цену и что сотрудница реально заплатила. Я отдельно предупредила директора: если следующий диван без дефектов захотят «по дружбе» продать за полцены только работнику, этот комплект документов уже не спасёт — там придётся отдельно оценивать доход сотрудника и налоговые последствия.

Уценку защищает не слово «витринный», а связка из дефектов, рыночных ориентиров, приказа и настоящей оплаты.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли начислять НДФЛ на разницу между ценой нового и повреждённого товара?

Нет, не автоматически. Если ООО продаёт именно повреждённый товар за подтверждённую цену и работник её полностью платит, оснований считать разницу доходом нет. Риск возникает при фиктивной уценке, бесплатной передаче или персональной скидке без доказуемой причины.

Можно ли удержать стоимость товара из зарплаты и не пробивать чек?

По позиции ФНС — да, если такой способ удержания предусмотрен коллективным или трудовым договором. Для разовой продажи безопаснее принять отдельную оплату и выдать кассовый чек: это проще документировать и меньше поводов спорить о правовой природе операции.

Обязателен ли независимый оценщик для уценки?

Нет. Для обычного повреждённого товара достаточно качественного внутреннего акта, фото и разумного расчёта цены. Оценщика имеет смысл привлекать при дорогом активе, конфликте интересов или когда внутренними доказательствами цену убедительно не объяснить.

Надо ли начислять НДС с цены нового товара?

При обычной возмездной продаже — нет: база определяется по цене реализации. Но если продажа лишь маскирует безвозмездную передачу или натуральную оплату труда, применяются специальные правила НК РФ.

На что опираемся