Просроченный маркированный товар: касса не пробивает — как списать остаток

Ольга Семёнова· ·Маркировка товаров, касса и учёт ИП·~9 мин чтения
Просроченный маркированный товар: касса не пробивает — как списать остаток — иллюстрация

На кассе появляется отказ: код маркировки не проходит, чек не закрывается, покупатель ждёт. Самая дорогая реакция здесь — искать способ «всё-таки пробить». Если срок годности истёк, касса не мешает бизнесу, а удерживает его от нарушения. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу, что сделать с таким остатком: от изъятия с полки до документов, вывода кодов из оборота и осторожного отражения в налоговом учёте ИП.

Касса не капризничает: просроченный товар продавать нельзя

Разрешительный режим — это проверка кода маркировки при продаже через кассу. ККТ или товароучётная программа направляет запрос в систему мониторинга; при запрете продажи кассовый чек по этой позиции сформировать нельзя. Постановление Правительства № 1944 прямо включает продажу товара с истёкшим сроком годности в перечень запрещённых случаев. Но важная оговорка: режим вводился по товарным группам и этапами. Поэтому сам факт маркировки ещё не означает, что именно проверка срока уже действует для вашей группы. Если касса отказала по этому основанию, спорить с ней бессмысленно: проверка для вашего товара уже работает.

Есть и более простая причина не пытаться «договориться» с кассой. Закон о защите прав потребителей запрещает продавать товар по истечении установленного срока годности. Для пищевой продукции правило ещё жёстче: продукция с истёкшим сроком годности признаётся некачественной и опасной, её нужно изъять из обращения. Согласие покупателя, скидка 90% и фраза «я беру на свой риск» продавца не спасают. Это не тот случай, где предприниматель оказывает клиенту услугу, идя навстречу.

Я регулярно вижу одну и ту же ошибку: товар не пробивается, и его пытаются провести другим кодом — от аналогичной единицы, которая ещё годна. В итоге физически уходит просрочка, а в системе выбывает хороший товар. На полке и в «Честном ЗНАКе» появляется два разных остатка, а дальше начинается бухгалтерская археология. Не надо. Отказ кассы — точка, в которой продажу прекращают, а не техническое препятствие, которое надо обойти.

Если товар был продан до того, как обнаружили просрочку, не маскируйте ситуацию списанием. Сначала разберите реальную продажу: чек, возврат денег покупателю при необходимости и затем корректные сведения по маркировке. Подмена одной операции другой почти всегда делает следы хуже.

Что я делаю в первую очередь: сверяю не рубли, а штуки и коды

В день обнаружения просрочки не нужно устраивать инвентаризацию всего магазина. Начните с проблемной партии: наименование, артикул или GTIN, количество, закупочная стоимость, срок годности, номера кодов маркировки и место хранения. Если у вас есть работник, который отвечает за приёмку или торговую точку, пусть подпишет документ вместе с предпринимателем. ИП вправе не вести бухгалтерский учёт в полном объёме, если ведёт учёт доходов, расходов и иных объектов налогообложения по НК РФ. Но это не освобождает от необходимости доказать, куда исчез товар и почему он не стал неучтённой выручкой.

Я предпочитаю не ждать ежемесячной инвентаризации. Просрочка — событие с конкретной датой, и акт лучше составить в день обнаружения либо сразу после него. Для него можно использовать свою форму: обязательной унифицированной формы ТОРГ-16 нет. В документе достаточно обязательных реквизитов первички по статье 9 Закона № 402-ФЗ: название, дата, предприниматель, содержание операции, измерение, ответственные лица и подписи. Форма не важна; важна возможность без гаданий связать акт с накладной, остатком и кодами.

Параллельно посмотрите договор с поставщиком. Если срок годности короткий, товар пришёл почти просроченным или поставщик нарушил согласованный остаточный срок годности, вопрос не сводится к списанию. Может быть основание предъявить претензию, вернуть товар или получить компенсацию. Я бы не списывала такую партию до проверки договора и переписки: после уничтожения товара доказательная база становится заметно слабее. Если же поставщик ни при чём, это обычная потеря товара в торговле — неприятная, но управляемая.

Не пишите в акте расплывчатое «списано по результатам проверки». Для просрочки нужна именно причина и дата. Когда в учёте нет продажи, а остаток вдруг уменьшился, именно эти две детали обычно становятся первыми вопросами.
Просроченный маркированный товар: касса не пробивает — как списать остаток — схема действий
Схема: Просроченный маркированный товар: касса не пробивает — как списать остаток

Акт списания и вывод кода из оборота — это две разные операции

Внутренний акт отвечает на вопрос, почему товар больше не числится у вас. Вывод из оборота в системе маркировки отвечает на другой: почему конкретный код больше не может участвовать в обороте. Один документ не заменяет второе действие. После утверждения акта передайте в ГИС МТ сведения о выводе кодов из оборота с причиной, соответствующей фактическому случаю, — как правило, это истечение срока годности или иная предусмотренная интерфейсом причина. Выбирайте не удобную, а правдивую причину.

Здесь нет общего для всех маркируемых товаров срока вида «ровно три дня». Правила маркировки утверждаются отдельно по каждой группе, и сроки передачи сведений различаются. Поэтому я не советую запоминать чужую цифру из статьи про обувь и применять её к молочной продукции или косметике. Практически операция должна быть проведена сразу после акта — в тот же день, когда это возможно технически. Так вы не дадите остатку зависнуть в системе и не забудете, какие именно коды надо вывести.

После отправки проверьте статус документа в личном кабинете оператора или в вашей учётной системе. Черновик, ошибка обмена и принятый документ — три совершенно разные вещи. Сохраните идентификатор операции или выгрузку статуса вместе с актом. Я считаю это важнее красивого оформления самого акта: при расхождении сведений о маркировке проверяющим и вам самим нужен будет ответ именно по кодам.

Вывод кода из оборота не делает просроченный товар пригодным к продаже и не создаёт налоговый расход автоматически. Это дисциплина маркировки. Налоговую судьбу стоимости товара подтверждают причина потери и комплект документов.

Налоговый учёт ИП: где можно не усложнять, а где я бы не рисковала

На УСН «доходы» стоимость просроченного товара налог не уменьшает: объектом являются доходы. В КУДиР не появляется ни продажа, ни расход от списания. Это как раз тот случай, когда не надо пытаться «провести минус» для красоты. Нужны акт и вывод кодов — чтобы подтвердить отсутствие реализации и привести в порядок товарные остатки; расчёт единого налога они не меняют.

На УСН «доходы минус расходы» с 1 января 2026 года ситуация стала интереснее. Новый подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешил учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ; ФНС прямо разъясняет, что перечень расходов стал открытым. По-прежнему работают общие фильтры: расход должен быть оплачен, документально подтверждён и обоснован, то есть соответствовать статье 252 НК РФ; УСН сохраняет кассовый метод. Расходы на утилизацию, уничтожение и услуги специализированной организации при нормальных документах я бы включала: это прямое следствие обязанности убрать непригодный товар из оборота.

А вот стоимость самой просроченной закупки я не стала бы автоматически ставить в расходы только потому, что появился подпункт 45. Для стоимости покупных товаров есть специальное правило подпункта 23 пункта 1 статьи 346.16 и подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ: оно привязано к товарам для дальнейшей реализации и их передаче покупателю. По просрочке официальной адресной позиции после изменения 2026 года пока нет. Можно строить аргументацию через общие нормы главы 25 и обязательность уничтожения, но это уже спорная территория. Моя практическая позиция проста: включать закупочную стоимость без письменного заключения под ваш товар и документы я бы не советовала. Экономия на налоге здесь часто меньше, чем цена последующего спора.

На ОСНО у ИП действует профессиональный вычет по статье 221 НК РФ — фактически произведённые и документально подтверждённые расходы, непосредственно связанные с извлечением доходов. Здесь позиция для обоснованной потери сильнее, особенно если товар закупался для обычной облагаемой деятельности, срок контролировался, причина списания реальна и есть документы об уничтожении. Но это не индульгенция: систематическая просрочка по закупкам без контроля может выглядеть как неразумный расход. Плательщику НДС нужно отдельно оценить необходимость восстановления входного НДС; безопасный подход Минфина при списании товара не для облагаемых операций — восстановить налог. В статье 170 НК РФ именно такой случай прямо не назван, поэтому судебная практика и разъяснения не образуют идеально ровной линии. Без анализа первичных документов я не обещаю ни вычет, ни восстановление на глаз.

Изменение 2026 года расширило перечень расходов на УСН, но не отменило требования статьи 252 НК РФ и специальные правила для покупных товаров. Фраза «перечень теперь открытый» — не разрешение списывать любой товарный минус без доказательств.

Разберём на примере: ИП Соколов на УСН 15%

Допустим, ИП Соколов продаёт молочную продукцию на УСН «доходы минус расходы». В учётной программе осталось 18 бутылок маркированного напитка. Закупочная цена — 110 рублей за бутылку, общая стоимость — 1 980 рублей. В день продажи касса после сканирования кода выдала отказ: по данным системы срок годности истёк. Продавец хотел уменьшить цену до 20 рублей и провести продажу, считая, что маленькая цена решит вопрос. Не решит: срок годности не становится длиннее от скидки.

Правильная последовательность такая. Соколов снимает все 18 бутылок с полки, сверяет коды с остатком и составляет акт: наименование, 18 единиц, стоимость 1 980 рублей, срок годности и причина списания. В тот же день он передаёт сведения о выводе именно этих кодов из оборота по фактической причине и проверяет принятие документа. Затем товар передаётся на утилизацию, а подтверждающий документ прикладывается к акту. В товарной программе остаток обнуляется на 18 единиц, в кассе никакого чека продажи нет.

Для КУДиР Соколов не записывает выручку: денег от покупателя он не получил. Если он заплатил перевозчику или организации за утилизацию, например 450 рублей, этот расход после оплаты и при наличии акта и документа исполнителя имеет понятную деловую связь с обязанностью убрать непригодную продукцию. А 1 980 рублей закупочной стоимости я бы не включала в КУДиР автоматически. Да, с 2026 года есть новый подпункт 45, но специальное правило о покупных товарах и отсутствие адресных разъяснений оставляют риск. При крупной сумме сначала нужно оценить позицию под конкретную группу товара; при такой сумме я бы выбрала спокойный учёт, а не спор ради нескольких сотен рублей налоговой базы.

Ошибка в примере была не в том, что товар залежался. Такое бывает. Ошибка была бы в продаже под чужим кодом или в списании без акта. Тогда 1 980 рублей превратились бы не в управляемую потерю, а в несходимость кассы, маркировки и товарного учёта.

Второй пример: ИП Лебедев на УСН 6% и ловушка с «возвратом»

Типичная ситуация: ИП Лебедев на УСН «доходы» обнаружил после утренней смены 12 упаковок маркированного товара со сроком годности, истёкшим накануне. Закупочная стоимость партии — 3 600 рублей. В программе остались коды, а касса не даёт их продать. Предприниматель решил оформить фиктивный возврат поставщику: «Так хотя бы склад сойдётся». Но поставщик товар обратно не принимал, корректировочного документа нет, а значит в его документообороте такой возврат не появится. Это не исправление, а новый ложный след.

Лебедеву не нужно мучить КУДиР: УСН 6% не позволяет уменьшить налог на 3 600 рублей списания. Зато нужно защитить себя в части реального остатка. Он оформляет акт, фиксирует 12 кодов приложением, выводит их из оборота, подтверждает статус в системе и организует уничтожение по правилам, применимым к конкретному товару. При наличии сотрудника, который работал в смене, подпись в акте полезна; при отсутствии сотрудника ИП подписывает документ сам.

Чем всё заканчивается в правильном варианте? В кассе нет искусственного чека, в системе маркировки нет живых кодов несуществующего остатка, в учёте отсутствует несуществующая продажа, а при вопросе о расхождении предприниматель показывает понятную цепочку документов. В неправильном варианте возникла бы виртуальная поставка назад, которую нельзя подтвердить, и всё равно осталась бы проблема с фактическим уничтожением товара. Ради нулевого налогового эффекта это особенно неудачная авантюра.

На УСН 6% можно не тратить силы на расчёт себестоимости для налога. Но нельзя забивать на акт и маркировку: они нужны не для уменьшения налога, а чтобы доказать, почему товар исчез без выручки.

Четыре ошибки, которые лучше прекратить уже сегодня

Первая — ждать, когда касса сама «разберётся». Не разберётся: срок годности не технический сбой. Вторая — держать просрочку на полке до следующей ревизии. Чем больше людей имеют к ней доступ, тем выше шанс случайно продать товар или перепутать код. Третья — выводить из оборота агрегированно, не сохраняя связь с актом. Через два месяца вы уже не вспомните, почему из оборота вышли именно эти единицы.

Четвёртая — путать уничтожение, списание и налоговый расход. Уничтожили товар — это факт. Составили акт — доказали факт. Передали сведения в систему маркировки — закрыли жизненный цикл кода. Признали расход — сделали отдельный налоговый вывод, который зависит от режима и основания. Когда эти четыре вещи складывают в одну кнопку «списать», ошибки неизбежны.

Если ассортимент скоропортящийся, я бы поставила не сложную автоматизацию, а дисциплину: отчёт по срокам раз в неделю, отдельную зону для товаров с коротким остаточным сроком, скидку до истечения срока, а не после, и ответственного за проверку. Это скучно. Зато гораздо дешевле, чем раз в квартал вручную распутывать коды, кассу и КУДиР.

Мой приоритет такой: сначала безопасность и прекращение продажи, затем точность кодов маркировки, потом документы и лишь после этого налоговая оптимизация. Пытаться поменять порядок обычно означает сделать проблему дороже.

Как это было у моего клиента: просроченная молочная продукция осталась и в магазине, и в учёте

Мы взяли на обслуживание ИП «Вкусная лавка» — небольшой магазин продуктов у дома на УСН «доходы минус расходы» 15%. Владелица обратилась в середине апреля: касса перестала пробивать несколько упаковок маркированного сыра и йогуртов, а в товарной программе остаток выглядел вполне «живым». Она переживала, что придётся либо держать товар на полке, либо как-то оформлять его возвратом, хотя поставщик продукцию уже не принимал.

Первое, что я проверила, — не сумму остатков, а конкретные штуки и коды. По сверке с товарным учётом и данными маркировки нашли 18 единиц просроченной продукции: 12 упаковок сыра по закупочной цене 286 рублей и 6 йогуртов по 74 рубля. Общая стоимость списания вышла 3 876 рублей. Срок годности закончился у части товара 7 апреля, у остального — 10 апреля; продавать его было нельзя, поэтому кассовая блокировка в этой ситуации была правильной, а не технической ошибкой.

Мы сразу убрали товар из продажи и оформили акт списания с перечнем наименований, количеством, закупочной стоимостью, причинами списания и датами окончания срока годности. К акту приложили распечатку инвентаризации и внутреннее решение предпринимателя о списании. Затем отдельно вывели из оборота каждый код маркировки с причиной, соответствующей списанию товара. Я отдельно предупредила хозяйку: акт сам по себе коды не закрывает, а операция с кодами не заменяет первичный документ для учёта.

В учётной программе мы уменьшили товарный остаток на 18 единиц и отразили списание 3 876 рублей. Для УСН 15% я не стала обещать автоматическое уменьшение налога: расходы на товар, который не был реализован, требуют аккуратной оценки по конкретной ситуации и документам. Поэтому документы собрали полностью, а налоговый расчёт сделали консервативно — без рискованного включения суммы списания в расходы.

В итоге магазин избавился от просрочки за один рабочий день, остатки в программе и по кодам совпали, а на кассе не осталось «зависших» позиций. Главное, что владелица больше не пыталась оформить просроченный товар фиктивным возвратом или продажей: такие решения обычно создают проблем больше, чем сам остаток.

Просроченный товар нельзя «спасти» возвратом или продажей: сначала оформите списание, затем отдельно выведите из оборота коды и проверьте остатки.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли продать просроченный маркированный товар со скидкой, если покупатель согласен?

Нет. Согласие покупателя не отменяет запрет продажи после истечения срока годности. Если для группы действует разрешительный режим, касса также не даст провести такую позицию.

Достаточно ли вывести код маркировки из оборота?

Нет. Вывод кода фиксирует его статус в системе маркировки. Нужен также внутренний акт, который подтверждает причину и количество списанного товара; при необходимости — документ об утилизации или уничтожении.

Можно ли на УСН 15% списать закупочную стоимость просроченного товара в расходы?

С 2026 года перечень расходов УСН стал открытым, но для покупных товаров действует специальное правило, а адресных разъяснений по просрочке после изменения нет. Расходы на утилизацию при документах обоснованнее; стоимость товара без отдельной оценки риска автоматически в КУДиР лучше не включать.

Нужно ли выбивать кассовый чек при списании просроченного товара?

Нет, если покупателю товар не передавался и расчёта не было. Списание оформляют актом, а по маркировке передают сведения о выводе конкретных кодов из оборота.

На что опираемся