Прощение долга сотруднику: когда удерживать НДФЛ и как оформить решение

Ольга Семёнова· ·НДФЛ, страховые взносы и расчеты с работниками·~6 мин чтения
Прощение долга сотруднику: когда удерживать НДФЛ и как оформить решение — иллюстрация

Один приказ «долг простить» — это не конец истории, а ее самое рискованное место. Я, Семёнова Ольга Владимировна, за 12 лет практики не раз видела, как бухгалтер относил доход к дате выдачи займа или, наоборот, вспоминал о нем в декабре при подготовке 6-НДФЛ. Правильная точка — день, когда обязательство работника действительно прекращено. Разберу, как я бы оформила решение в ООО, когда удерживала бы НДФЛ и почему со страховыми взносами здесь нельзя делать вид, что спора нет.

Заем — еще не доход. Прощение — уже доход

Когда ООО выдает сотруднику деньги по договору займа, НДФЛ с самой суммы займа не возникает: у работника есть обязанность вернуть деньги. Это обычное обязательство, а не его заработок. Иногда бухгалтеры путают это с материальной выгодой от экономии на процентах по беспроцентному займу. Это отдельный расчет по статье 212 НК РФ, и он не отменяет налогообложение суммы, которую компания потом простит.

Как только ООО отказывается от права требовать возврат основного долга, сотрудник получает экономическую выгоду: платить больше не нужно. Для НДФЛ это доход в натуральной форме — освобождение от обязанности в интересах физлица. Основание — подпункт 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ. В доход включают именно прощенную сумму. Если отдельно прощены начисленные проценты, они тоже дают работнику доход в размере списанной задолженности.

Моя позиция простая: сначала разделите три вещи — тело займа, проценты по нему и материальную выгоду от льготного процента. Не складывайте их в одну папку с названием «заем». Иначе легко удержать налог дважды либо пропустить тот доход, который возник на самом деле.

Не называйте прощение «списанием задолженности» без пояснений. Для НДФЛ важен не бухгалтерский термин, а юридическое прекращение обязанности работника вернуть деньги.

В каком месяце возникает доход: не дата приказа для галочки, а дата прекращения обязательства

Я бы не привязывала доход ни к дате выдачи займа, ни к дате, когда истек срок возврата по договору. Доход возникает в дату полного или частичного прекращения обязательства. Такой подход прямо изложен в письме Минфина от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, которое ФНС направила инспекциям для использования: среди оснований названы соглашение о прощении долга, отступное и судебное решение.

По статье 415 ГК РФ кредитор может освободить должника от обязанности, если этим не нарушаются права других лиц. Формально возможно одностороннее волеизъявление кредитора. Но для обычного займа работника я предпочитаю двустороннее соглашение. В нем меньше простора для вопроса: а когда сотрудник узнал об освобождении, какую именно сумму простили и входят ли туда проценты? Приказ директора оставьте как внутренний документ-основание, но не подменяйте им соглашение.

Дата в соглашении должна быть реальной. Пытаться оформить августовское прощение документом «от 30 июня», потому что так удобнее закрыть квартал, — плохая бухгалтерская магия. Она не делает налоговый период правильным, зато создает риск претензий к достоверности первички.

Если заем выдан директору, участнику или иному лицу с возможной заинтересованностью, до подписи проверьте корпоративное одобрение по уставу и Федеральному закону № 14-ФЗ. Налоги не исправят неправильно одобренную сделку.
Прощение долга сотруднику: когда удерживать НДФЛ и как оформить решение — схема действий
Схема: Прощение долга сотруднику: когда удерживать НДФЛ и как оформить решение

НДФЛ: исчислить в день прощения, удержать из ближайших денег

В день прощения долга ООО исчисляет НДФЛ как налоговый агент. Но удержать его из самого прощенного долга невозможно: работник не получает деньги на руки. Поэтому налог удерживают при ближайшей выплате ему денежных доходов — зарплаты, премии, отпускных и так далее. Пункт 4 статьи 226 НК РФ разрешает удержание из любых выплачиваемых работнику денежных доходов, но ограничивает его половиной выплаты.

Ставка зависит от налоговой базы и статуса работника. Для резидента доход от прощения включается в основную налоговую базу. С 2025 года действует шкала 13%, 15%, 18%, 20% и 22%; первая ступень — 13% в пределах 2,4 млн рублей за год. Не ставьте автоматически 13%, если работник уже перешел на следующую ступень из-за других доходов у этого же налогового агента.

После удержания не забудьте календарь ЕНС. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, отражают в уведомлении не позднее 25-го и перечисляют не позднее 28-го числа. По удержаниям с 23-го по последнее число месяца сроки — соответственно 3-е и 5-е числа следующего месяца. Это та часть операции, которую чаще всего не замечают: доход признали в день соглашения, а обязанность по уведомлению и уплате привязана к дню фактического удержания.

Компания не вправе просто заплатить НДФЛ за сотрудника из собственных средств вместо удержания. Если хотите взять налог на себя, сначала рассчитайте последствия такой выплаты: у работника может возникнуть новый облагаемый доход.

Разберем на примере: ООО «Ромашка» и долг 300 000 рублей

Допустим, ООО «Ромашка» выдало менеджеру беспроцентный заем 300 000 рублей. К 18 августа 2026 года работник вернул 80 000 рублей. Участник общества решил поддержать сотрудника и простить оставшиеся 220 000 рублей. Директор и работник 18 августа подписали соглашение: указан договор займа, остаток основного долга 220 000 рублей, проценты отсутствуют, обязательство прекращается в день подписания.

Доход работника возникает 18 августа, а не в день выдачи займа и не в день зарплаты за август. Предположим, что совокупная основная налоговая база сотрудника у ООО с начала года вместе с этим доходом не превышает 2,4 млн рублей. Тогда НДФЛ составит 28 600 рублей: 220 000 × 13%. На 5 сентября работнику начислена к выплате зарплата 70 000 рублей. Удержать 28 600 рублей можно: это меньше половины выплаты, то есть 35 000 рублей.

Что часто делают неверно? Отражают в августе только списание займа, а НДФЛ удерживают в сентябре и считают, что августовский доход можно не показывать. Нет: дата дохода — 18 августа, дата удержания — 5 сентября. Это две разные даты в учете налогового агента. В сентябре ООО удержит налог, включит его в уведомление по периоду удержания и перечислит в установленный срок.

Если ближайшая денежная выплата мала, удержание может растянуться на несколько выплат. Не удерживайте больше 50% одной выплаты, даже если очень хочется закрыть вопрос одним месяцем.

Страховые взносы: норма широкая, позиция ведомств противоречива — я выбираю осторожность

Здесь нет честного ответа в стиле «взносов точно нет». Пункт 1 статьи 420 НК РФ включает в объект выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц в рамках трудовых отношений. Минфин в письме от 18.10.2019 № 03-15-06/80212 высказался за начисление взносов на невозвращенный долг при прекращении обязательства работника по займу. Это позиция, которую я учитываю первой, когда готовлю расчет для ООО.

Но картина не односторонняя. ФНС в письмах от 26.04.2017 № БС-4-11/8019@ и от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@ указывала, что прощенный заем сам по себе не образует объект для взносов; исключение — системная схема выдачи и последующего прощения займов ради необоснованной налоговой выгоды. Суды также нередко поддерживали страхователей, когда заем и его прощение не были связаны с трудовой функцией, результатами труда или системой оплаты. Например, постановление АС Московского округа от 29.01.2019 № Ф05-23073/18.

Мой практический выбор такой. Если долг прощают действующему работнику, а причина хоть как-то связана с работой, бонусом, стажем, KPI или закреплена в локальном акте, я начисляю взносы. Спорить тут — экономия с привкусом будущей проверки. Если это разовая личная помощь по самостоятельному договору займа, без трудовой связи и без массовой практики, есть аргументы не начислять. Но решение нужно принять осознанно и собрать доказательства, а не надеяться на слово «заем» в заголовке документа.

В 2026 году для основной категории плательщиков единый тариф составляет 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх нее. Предельная база — 2 979 000 рублей на человека нарастающим итогом. Взносы на травматизм оценивают отдельно по правилам Закона № 125-ФЗ и своему тарифу: их нельзя автоматически «забыть» только потому, что в расчете по страховым взносам выбран один из подходов.

Не пишите в соглашении, что долг прощается «за добросовестную работу», «по итогам года» или «в связи с достижением показателей», если хотите отстаивать отсутствие взносов. Такими словами компания сама превращает прощение в вознаграждение за труд.

Второй пример: ООО «Вектор» решило простить долг уже уволенному сотруднику

ООО «Вектор» 10 ноября 2026 года подписало с бывшим сотрудником соглашение о прощении остатка займа 150 000 рублей. После увольнения никаких выплат от компании человеку не будет. Доход для НДФЛ все равно возник 10 ноября: увольнение не отменяет экономическую выгоду. При ставке 13% сумма исчисленного НДФЛ составит 19 500 рублей, если нет оснований применять следующую ступень шкалы.

Удержать этот налог не из чего. Перевести 19 500 рублей за счет ООО и закрыть вопрос нельзя. Компания отражает доход в отчетности налогового агента и не позднее 25 февраля 2027 года сообщает бывшему работнику и налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ и его сумме — так требует пункт 5 статьи 226 НК РФ. Дальше налог инспекция предъявит физлицу в налоговом уведомлении.

Со взносами я бы в этом примере не делала вывод только из того, что человек уже уволен. Важны основание и связь прощения с прежней работой. Если соглашение завершает личный заем, выданный отдельно от трудового договора, позиция против начисления сильнее. Если же при увольнении ООО фактически выдает работнику дополнительную выплату под видом прощения старого долга, риск начислений остается вполне живым.

Самая частая ошибка после увольнения — ничего не отражать, потому что работник «уже не наш». Для НДФЛ это не аргумент: доход он получил от ООО, а значит обязанности налогового агента сохраняются.

Как это было у моего клиента: простили займ сотруднику без хвоста по НДФЛ

Мы взяли на обслуживание ООО «Северный пекарь» в середине года. У компании был действующий договор займа с начальником производства: в феврале ему перечислили 240 000 рублей, а в августе собственник решил долг простить как благодарность за работу. Директор пришёл с простым вопросом: «Подпишем приказ — и всё?»

Первое, что я проверила, — сам договор займа, остаток долга и то, кто вправе принять решение от имени ООО. Выяснилось, что 40 000 рублей сотрудник уже вернул, значит прощать нужно было не первоначальную сумму, а остаток 200 000 рублей. Мы также сразу привязали прекращение обязательства к конкретной дате — 28 августа, а не оставили расплывчатую фразу «считать долг списанным».

Мы подготовили решение участника ООО о прощении остатка займа, соглашение с сотрудником и бухгалтерскую справку-расчёт. На 28 августа я рассчитала НДФЛ с дохода 200 000 рублей — 26 000 рублей по ставке 13%. Я предупредила директора: исчислить налог нужно в день прощения, но удержать его можно только из ближайшей денежной выплаты сотруднику.

Зарплату за август компания выплачивала 5 сентября. Из неё мы удержали 26 000 рублей НДФЛ, а затем перечислили налог в установленный срок. Отдельно проверили вопрос страховых взносов: с учётом характера выплаты и осторожного подхода компании включили сумму прощённого долга в базу по взносам и отразили всё в учёте и отчётности.

В итоге сотрудник получил понятные документы, а у директора осталась полная связка: договор займа, решение участника, соглашение о прощении, расчёт налога и подтверждение удержания. Главное — мы сделали это до выплаты зарплаты, поэтому не пришлось объяснять работнику, почему из следующей суммы внезапно удерживают крупный НДФЛ.

Не прощайте «весь займ» на словах: сначала сверяйте остаток долга и дату, когда обязательство действительно прекращается.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли простить только часть займа?

Да. В соглашении укажите точную прощаемую часть и остаток, который работник обязан вернуть. Доход и НДФЛ возникнут только в сумме прощенной части.

Надо ли удерживать НДФЛ в день подписания соглашения?

Исчислить налог нужно на дату прощения, но удержать его можно только из ближайшей денежной выплаты работнику. Удержание ограничено 50% такой выплаты.

Нужно ли оформлять договор дарения вместо соглашения о прощении долга?

Это не обязательная замена. Соглашение о прощении долга по статье 415 ГК РФ работает само по себе. Однако для позиции по взносам важнее содержание: отсутствие связи с трудом, разовость и нормальные первичные документы.

Всегда ли начисляются страховые взносы?

Нет, единообразия нет: есть противоположные письма Минфина и ФНС и судебная практика. Для действующего работника и трудовой мотивации я рекомендую начислять; для разовой личной сделки возможна аргументированная позиция без начисления.

На что опираемся