Работа разъездного сотрудника: как закрепить характер работы и возмещать расходы без командировок

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт, компенсации и НДФЛ·~8 мин чтения
Работа разъездного сотрудника: как закрепить характер работы и возмещать расходы без командировок — иллюстрация

Я регулярно вижу одну и ту же картину: водитель или менеджер весь день ездит по городу, ему платят «суточные», а в трудовом договоре — ни слова о разъездах. Разберём, какие документы действительно защищают выплату, чем компенсация отличается от зарплаты и как собрать рабочую схему для ООО на 2026 год.

Сначала назовите работу своим именем — иначе суточные превращаются в доход

Если сотрудник ездит не эпизодически, а потому что так устроена его трудовая функция, я не отправляю его в командировку каждый понедельник. Это разъездная работа. Статья 166 ТК РФ прямо исключает из командировок служебные поездки работников, у которых постоянная работа имеет разъездной характер или выполняется в пути. Для водителя доставки, торгового представителя, сервисного инженера это обычно и есть правильная квалификация.

Но слово «обычно» здесь важнее, чем кажется. Не должность делает работу разъездной, а её содержание. Директор ООО, который раз в месяц едет на переговоры в другой город, не становится разъездным сотрудником. И менеджер по продажам, который постоянно выезжает к клиентам по закреплённой территории, не должен оформляться бесконечной цепочкой командировок. Я бы не пыталась подогнать всё под удобный документ: при споре смотрят на фактическую работу.

Статья 168.1 ТК РФ обязывает работодателя возмещать таким работникам расходы на проезд, наём жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, в том числе суточные или полевое довольствие, а также иные расходы с разрешения или ведома работодателя. Но одновременно она говорит, где должны жить правила игры: перечень работ, должностей и профессий, размеры и порядок возмещения устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом либо трудовым договором.

Именно на этом месте чаще всего и спотыкаются. Бухгалтер берёт сумму «суточных» из старой привычки, директор кивает, деньги уходят на карту. А затем в папке нет ни положения, ни условия в договоре, ни понятного подтверждения поездок. Название платежа само по себе не освобождает его от НДФЛ и страховых взносов. Я считаю, что сперва надо выстроить документы, а уже потом решать, сколько платить.

Не путайте разъездной характер работы с работой в пути: водитель междугороднего транспорта чаще работает «в пути», а курьер по маршруту — разъездно. Для компенсаций по статье 168.1 ТК РФ это различие не критично, но в документах лучше писать так, как работа устроена фактически.

Локальный акт: не украшение папки, а главный ответ на вопрос «за что заплатили?»

Я бы делала отдельное положение о разъездном характере работы. Формально часть условий можно поместить в трудовой договор, но для ООО с несколькими водителями и менеджерами это быстро превращается в набор разных формулировок и ошибок. Положение даёт одну логику, а в договорах остаётся короткая, ясная ссылка: работа носит разъездной характер, компенсации выплачиваются по положению работодателя.

В положении не стоит переписывать Трудовой кодекс. Гораздо полезнее ответить на практические вопросы, на которые потом спросит и бухгалтер, и инспектор: кого охватывает документ; какая территория и что считается служебной поездкой; какие расходы компенсируются; есть ли фиксированная компенсация за день разъездов; когда нужны билеты, чеки и путевой лист; кто согласует нестандартный расход; как работник отчитывается и когда получает деньги.

Особенно аккуратно я отношусь к фиксированной выплате за день разъездов. Она допустима как форма возмещения при надлежащем оформлении, но не должна маскировать часть оклада. Если водитель получает одну и ту же сумму за каждый рабочий день независимо от того, был ли в разъездах, не ведёт маршруты и ничего не подтверждает, спор с проверяющими предсказуем: выплату легко назовут оплатой труда. Удобство расчёта — не доказательство компенсационной природы.

В документе также зафиксируйте, как отделять рабочий маршрут от дороги «дом—обычное место работы». Последняя, как правило, личная, а не служебная. Это неприятная деталь, но именно из мелочей складывается убедительная картина. Я не советую строить схему на идее, что любой бензин и любая поездка сотрудника автоматически расход компании.

Самый жизнеспособный минимум — положение, дополнительное соглашение к договору, приказ об утверждении перечня и регулярный документ о служебных поездках. Не нужно коллекционировать бумаги ради бумаг: нужно, чтобы из них читалась одна история.
Работа разъездного сотрудника: как закрепить характер работы и возмещать расходы без командировок — схема действий
Схема: Работа разъездного сотрудника: как закрепить характер работы и возмещать расходы без командировок

НДФЛ и взносы: лимит есть, но он не заменяет документы

Здесь норма сформулирована не так просто, как хотелось бы. Пункт 1 статьи 217 НК РФ освобождает компенсационные выплаты, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей. Для суточных и полевого довольствия работников с разъездным характером работы там же есть отдельный предел: не более 700 рублей за каждый день выполнения такой работы в России и не более 3 500 рублей — за границей. С 1 января 2025 года зарубежный предел повышен с 2 500 до 3 500 рублей. В 2026 году действуют именно эти размеры.

Превышение лимита не означает, что вся выплата становится доходом. В базу по НДФЛ попадает только превышение. Но это не индульгенция: в пределах лимита должна быть именно компенсация разъездной работы, оформленная по статье 168.1 ТК РФ. Иначе проверяющий может спорить уже не о сумме свыше 700 рублей, а о природе всей выплаты.

По страховым взносам логика сходная. Пункт 2 статьи 422 НК РФ исключает из базы суточные и полевое довольствие разъездников в пределах лимитов из пункта 1 статьи 217 НК РФ: 700 рублей в России и 3 500 рублей за рубежом. Сверх него начисляют взносы. В бухгалтерской практике я рекомендую выделять превышение отдельной строкой расчёта в том месяце, когда оно начислено: так меньше шанс, что его забудут в РСВ и 6-НДФЛ.

Не обещаю, что любая компенсация «без чеков» безопасна. По фиксированным суточным закон допускает саму идею выплаты, но при разборе надо подтвердить дни разъездов. По проезду, жилью, платной парковке или бензину я предпочитаю документы на расход и ясную связь со служебной задачей. Чем конкретнее расход, тем меньше причин платить его вслепую.

Лимит 700 рублей относится к суточным или полевому довольствию за день разъездной работы. Не превращайте его в «разрешённую сумму без документов» для любого платежа: проезд, жильё и прочие расходы живут по своим основаниям и должны быть подтверждены.

Разберём на примере: ООО «Вектор» платит водителям 900 рублей в день

Допустим, ООО «Вектор» на УСН «доходы минус расходы» развозит товар по Москве и области. У трёх водителей в договорах указан офис как место работы, о разъездах ничего нет. Каждый месяц им переводят по 900 рублей за рабочий день под назначением «суточные». В апреле у водителя было 20 рабочих дней, то есть он получил 18 000 рублей. Путевые листы есть, но бухгалтер использует их только для списания ГСМ; перечня разъездных должностей и положения нет.

Ошибка тут не в числе 900. Ошибка — в том, что компания сначала выбрала выплату, а потом не объяснила её основание. Для НДФЛ и взносов при надлежащем оформлении необлагаемая часть составила бы 14 000 рублей: 20 дней × 700 рублей. Превышение — 4 000 рублей. Его надо включить в облагаемые выплаты. Но в исходной картине даже 14 000 рублей плохо защищены: по документам это похоже на регулярную доплату к зарплате, а не на компенсацию.

Что я бы сделала по шагам: директор утверждает положение и перечень, в который включены водители-экспедиторы; с каждым подписывают дополнительное соглашение о разъездном характере работы; в положении устанавливают 700 рублей за подтверждённый день разъездной работы по России. В путевом листе или маршрутном задании фиксируют дату и маршрут, а бухгалтер ежемесячно сверяет его с расчётом выплаты. Если руководство хочет сохранить 900 рублей, 700 рублей остаются компенсацией, а 200 рублей за каждый подтверждённый день попадают в зарплатную базу как превышение.

Для апреля итог прозрачен: 14 000 рублей — компенсация в пределах лимита, 4 000 рублей — облагаемая часть. Я не считаю, что нужно искусственно называть превышение «премией» или пытаться спрятать его в другом документе. Прямая и понятная проводка спокойнее красивой легенды, которую потом придётся объяснять.

Путевой лист полезен, но сам по себе не устанавливает разъездной характер работы и не заменяет положение или условие трудового договора.

Второй пример: менеджер ездит к клиентам, а компания оформляет командировки по городу

Теперь ООО «Тёплый дом» на общей системе. Менеджер по продажам четыре дня в неделю встречается с клиентами в Санкт-Петербурге и области. Работодатель на каждую поездку оформляет приказ о командировке, авансовый отчёт и суточные 700 рублей. За май получилось 16 «командировок» внутри обычной территории его работы. Бумаги есть, но они не отвечают на главный вопрос: почему постоянная функция менеджера вдруг каждый раз стала поездкой вне места постоянной работы.

Компания пересматривает договор: местом работы остаётся ООО, а работа менеджера прямо названа разъездной, с территорией Санкт-Петербург и Ленинградская область. В положение включают расходы на проезд общественным транспортом, служебные поездки на такси только при предварительном согласовании, а также 700 рублей за каждый подтверждённый день разъездной работы. Менеджер раз в месяц сдаёт маршрутный лист с адресами встреч и прикладывает электронные чеки за проезд. Если клиент расположен за пределами установленной территории и поездка носит временный характер, компания отдельно оценивает, не стала ли она командировкой.

В мае после такой настройки 16 дней разъездов дают 11 200 рублей суточных в пределах лимита. Билеты метро и электрички возмещают по документам как проезд; их не надо искусственно втискивать в суточные. Так бухгалтерия перестаёт плодить командировочные документы там, где командировки нет, а у директора появляется контролируемый порядок расходов. Для налога на прибыль расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода — именно это правило статьи 252 НК РФ, а не количество приказов, будет ключевым.

Мой практический вывод: не спорьте с реальностью. Если сотрудник постоянно ездит к клиентам, оформите разъездную работу. Командировка нужна для временной служебной поездки вне места постоянной работы, а не как универсальный шаблон для любой поездки сотрудника.

Территорию разъездной работы лучше описать не расплывчатым «по России», а так, как вы реально организовали продажи или доставку. При изменении территории скорректируйте локальный акт и при необходимости договор.

Что я проверяю перед выплатой и какие ошибки не стоят вашего времени

Перед тем как начислить первую компенсацию, я проверяю четыре связки: трудовая функция соответствует разъездам; договор и локальный акт не противоречат друг другу; есть следы фактических поездок; сумма разложена на необлагаемую и облагаемую части. Если одна связка рвётся, бесполезно компенсировать это пачкой приказов задним числом. Задним числом документы редко делают ситуацию убедительнее — обычно наоборот.

Самая дорогая привычка — платить всем мобильным сотрудникам одинаковую «разъездную надбавку» без привязки к дням и расходам. Вторая — считать, что суточные равны возмещению бензина. Третья — включать в разъездные поездки личную дорогу до обычного рабочего места. Четвёртая — забывать о превышении 700 рублей. Эти ошибки повторяются настолько часто, что я бы начала не с тонкой настройки размера выплаты, а с ревизии того, что уже записано в договорах и платёжных ведомостях.

На что я не тратила бы первые дни работы: на поиск «идеального» названия формы или на ежедневные отчёты из десяти подписей. Закон не требует именно маршрутный лист конкретного образца. Компании нужен свой первичный документ с обязательными реквизитами по статье 9 Закона № 402-ФЗ, который позволяет установить дату, сотрудника, содержание поездки и ответственного. Это может быть маршрутный лист, задание, отчёт в корпоративной системе с утверждением — если он действительно работает, а не существует только на бумаге.

И ещё о 2026 годе. По ключевому лимиту для суточных разъездников применяются 700 рублей по России и 3 500 рублей за границей. Но это именно повод регулярно сверять норму перед обновлением положения, а не считать правило вечным. Трудовые и налоговые настройки стареют быстрее, чем кажется.

Если ранее вы уже платили «суточные» без оформления, не переписывайте прошлое. Сначала соберите текущую картину, настройте документы на будущее и отдельно оцените налоговый риск прошлых периодов с бухгалтером.

Как это было у моего клиента: водителям платили «суточные», но разъездную работу не оформили

Мы взяли на обслуживание ООО «Городской маршрут» — небольшую компанию по доставке стройматериалов. У них было шесть водителей, которые каждый день ездили по Москве и области, а бухгалтерия платила каждому по 900 рублей за рабочий день, называя это суточными. Директор был уверен, что раз люди постоянно в дороге, всё оформлено логично.

Первое, что я проверила, — трудовые договоры, положение об оплате труда, приказы и табели. В договорах у водителей стояло обычное место работы без упоминания разъездного характера, локального положения не было, а в назначении выплат значились «суточные». При этом командировочных удостоверений, служебных заданий и авансовых отчётов тоже никто не оформлял.

Мы не стали ждать конца года и за десять рабочих дней собрали нормальную конструкцию. Подготовили положение о разъездном характере работы: указали должности водителей, территорию поездок, порядок подтверждения рабочих дней и размер компенсации — 900 рублей за день фактической разъездной работы. Затем сделали дополнительные соглашения к трудовым договорам, ознакомили сотрудников под подпись и настроили отдельный вид начисления в программе.

Я отдельно предупредила директора: компенсацию нельзя платить автоматически за каждый день по графику, если водитель был в отпуске, на больничном или весь день работал на базе. Основанием сделали путевые листы и табель, а выплату — вместе с зарплатой два раза в месяц. За май, когда у каждого водителя было от 17 до 20 подтверждённых разъездных дней, сумма компенсации составила от 15 300 до 18 000 рублей на человека.

Старые выплаты за первые четыре месяца года мы разобрали отдельно: где были документы на реальные расходы, оставили подтверждённые суммы; по остатку директор принял решение доначислить НДФЛ и взносы, не дожидаясь, пока вопрос всплывёт при проверке. Дальше компания платит компенсацию спокойно: есть основание, понятный расчёт и документы, которые можно показать и сотруднику, и налоговой.

Если выплата называется суточными, а разъездная работа не закреплена документами, одно только название в платёжке от НДФЛ и взносов не спасает.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли выплачивать суточные водителю без командировки?

Да, если его работа фактически носит разъездной характер или выполняется в пути и это закреплено документами работодателя. Для освобождения от НДФЛ и взносов суточных за работу в России ориентируйтесь на 700 рублей за подтверждённый день; превышение облагается.

Обязателен ли отдельный локальный акт о разъездной работе?

Статья 168.1 ТК РФ позволяет установить перечень работ, размеры и порядок возмещения в коллективном договоре, соглашении, локальном акте или трудовом договоре. Для ООО с несколькими такими сотрудниками отдельное положение обычно надёжнее и проще в администрировании.

Нужны ли чеки для фиксированных суточных?

Для суточных важнее подтвердить сам день разъездной работы. Чеки нужны для фактических расходов: проезда, проживания и иных затрат, которые вы возмещаете отдельно. Форма подтверждения дней законом не унифицирована, но документ должен содержать обязательные реквизиты первички.

Можно ли платить 900 рублей за день разъездов?

Можно, если размер и порядок закреплены работодателем. При работе в России 700 рублей за день при надлежащем оформлении не включаются в базу НДФЛ и взносов; 200 рублей превышения включаются.

На что опираемся