Работник стал нерезидентом в середине года: как пересчитать НДФЛ и 6-НДФЛ

Не паспорт решает, а календарь пребывания

Первое, что я прошу сделать в такой ситуации, — открыть календарь, а не карточку сотрудника в зарплатной программе. Налоговый резидент РФ — физлицо, фактически находившееся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Российское гражданство здесь не помогает: гражданин РФ вполне может быть нерезидентом, а иностранец — резидентом.

В моей практике чаще всего спотыкаются именно на этом. Бухгалтер видит российский паспорт, трудовой договор с ООО и регистрацию по месту жительства — и автоматически оставляет ставку 13%. Но это не доказательства налогового статуса. Нужны даты въезда и выезда и документы, которые их подтверждают: паспорт с отметками, миграционные документы, билеты, сведения работодателя о служебных поездках. Сообщение работника «я пока в Турции» полезно как сигнал, но не как доказательство.

Статус в течение года может измениться. А может измениться обратно. Поэтому я не советую ставить в учётной системе вечную отметку «нерезидент» после первого длительного выезда. Считайте дни регулярно по сотрудникам, которые подолгу находятся за рубежом, и сохраните рабочую таблицу. Она пригодится и для расчёта, и для спокойного разговора с работником.

Есть узкие исключения: краткосрочный выезд за границу для лечения или обучения, не превышающий шести месяцев, не прерывает период нахождения в России. Но применять исключение без документов о цели поездки — плохая идея. Удалённая работа из другой страны к лечению и обучению, увы, не относится.

• Ведите календарь фактического пребывания минимум за 12 последовательных месяцев.
• Фиксируйте основание для каждой даты: отметку в паспорте, билет, миграционный документ.
• Запрашивайте у сотрудника подтверждения заранее, а не в день сдачи отчётности.
• Отдельно проверяйте цель коротких выездов на лечение или обучение.

Что именно пересчитывать после утраты статуса

Для обычной зарплаты нерезидента за работу на территории России действует ставка 30%. Прогрессивная шкала 13%, 15%, 18%, 20% и 22%, которая применяется к основной налоговой базе резидента, к такому доходу не относится. Поэтому аргумент «зарплата небольшая, значит 13%» здесь не работает. Ставка меняется из-за статуса, а не из-за размера оклада.

Пересматривать нужно и вычеты. По общему правилу стандартные, социальные и имущественные вычеты предназначены для налоговых резидентов. Детский вычет не сохраняется только потому, что заявление и копия свидетельства о рождении уже есть в личном деле. При пересчёте ранее предоставленные вычеты увеличат сумму налога к удержанию.

Но есть важная граница, о которой я всегда предупреждаю. Нерезидент, который работает в России, и сотрудник, физически выполняющий работу из-за рубежа, — это не один и тот же налоговый сюжет. Для дистанционной работы за пределами РФ надо отдельно определить источник дохода по статье 208 НК РФ и проверить специальные правила статьи 224 НК РФ. Ставить 30% автоматически только из-за геолокации работника я считаю ошибкой. Ниже речь идёт о распространённой ситуации: сотрудник выполняет работу в России, но утратил статус налогового резидента.

• Определите, относится ли выплата к зарплате за работу в России.
• Пересчитайте налог с начала календарного года по ставке, применимой к итоговому статусу.
• Исключите из расчёта вычеты, на которые нерезидент права не имеет.
• Проверьте, нет ли специальной категории работника или специального порядка налогообложения дохода.

Перерасчёт с начала года: пример ООО «Ромашка»

Когда утрата статуса подтверждена, налоговый агент пересчитывает НДФЛ с начала календарного года по доходам, на которые повлияла смена статуса. Это не означает, что нужно отменить уже выданную зарплату или подменить реальные даты выплат. Доход был получен в фактическую дату, и удержанный тогда налог тоже был удержан в реальную дату. Пересчёт показывает разницу между правильной суммой налога и тем, что уже удержали.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» выплачивает работнику 100 000 рублей в месяц за работу в России. С января по июль бухгалтер удерживал по 13 000 рублей НДФЛ, всего 91 000 рублей. В августе подтверждено, что по итогам года работник не будет налоговым резидентом и оснований для иной ставки нет. НДФЛ за январь—июль после пересчёта — 210 000 рублей: 700 000 × 30%. Недоудержанная сумма — 119 000 рублей.

В августе сотруднику причитается ещё 100 000 рублей. Налог с августовской выплаты составляет 30 000 рублей, а общая сумма к удержанию с учётом старой разницы — 149 000 рублей. Удержать её целиком нельзя: НК РФ ограничивает удержание 50% денежной выплаты. «Ромашка» удерживает в августе 50 000 рублей, остаток переносит на следующие выплаты. Это неприятный разговор с сотрудником, но честный и юридически нормальный.

Самая частая ошибка здесь — списать разницу в программе задним числом с январских выплат или удержать её из всей августовской зарплаты. Первая операция портит регистры и 6-НДФЛ, вторая нарушает предел удержания. Я делаю проще: отдельная таблица с исчисленным налогом, ранее удержанным, фактически удержанным по каждой следующей выплате и остатком. В ней нечему «потеряться».

• Исчислите налог за период с начала года по верной ставке.
• Вычтите уже удержанный НДФЛ.
• Удерживайте разницу только из следующих денежных выплат.
• Не удерживайте более 50% каждой денежной выплаты.
• Перечисляйте в бюджет только фактически удержанный НДФЛ в сроки статьи 226 НК РФ.

Детский вычет и 50% удержания: пример ООО «Вектор»

Второй неприятный сценарий — когда к ставке добавляется вычет. Допустим, ООО «Вектор» начисляло работнице 80 000 рублей ежемесячно и предоставляло вычет на первого ребёнка 1 400 рублей. За январь—май доход составил 400 000 рублей. При ставке 13% и пяти вычетах бухгалтер удержал 51 090 рублей: (400 000 − 7 000) × 13%.

После подтверждения статуса нерезидента НДФЛ за тот же доход равен 120 000 рублей: 400 000 × 30%. Разница составляет 68 910 рублей. В ней есть и переход с 13% на 30%, и ранее предоставленные детские вычеты. Документы на ребёнка не становятся недействительными — просто право уменьшать этим вычетом налоговую базу связано также с налоговым статусом работницы.

Бухгалтер «Вектора» не должен ставить 68 910 рублей как удержание в мае, если реально их тогда не удерживал. Правильный порядок — удерживать сумму частями из последующих выплат с соблюдением 50%-ного ограничения и показывать удержание по реальным датам. Если бы у работницы не осталось последующих денежных выплат — например, она уволилась, — удерживать было бы не из чего.

В этом месте я советую не обесценивать проблему, но и не драматизировать. Сам перерасчёт не делает компанию нарушителем. Нормально ошибиться в прогнозе, когда сотрудник меняет планы и возвращается. Риск появляется, когда факт смены статуса уже известен, а бухгалтер продолжает применять старую ставку либо «рисует» удержание, которого не было.

• Проверьте ранее предоставленные стандартные вычеты.
• Не уменьшайте выплату работнику более чем наполовину.
• Не отражайте в регистрах удержание, которого фактически не было.
• Согласуйте с работником понятный график удержаний до следующей выплаты.

Как показать ситуацию в 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ важно не смешать исчисленный налог с удержанным. После перерасчёта сумма исчисленного НДФЛ увеличится, а удержанный налог появится только тогда, когда ООО действительно удержит его из выплаты. Руководителям это иногда кажется странным: «Налог посчитали, почему не перечислили весь?» Потому что перечислить налоговый агент должен после удержания, а не после того, как бухгалтер обнаружил разницу.

ФНС разъясняла: при утрате статуса резидента организация пересчитывает НДФЛ с начала налогового периода по ставке 30% с зачётом ранее удержанного налога, а в разделе 2 6-НДФЛ за отчётный период отражаются итоговые показатели по ставке 30%. В обычной ситуации из-за такой смены статуса не нужно подавать уточнённые расчёты за все прошлые кварталы: итог корректно формируется в расчёте за период, когда сделан перерасчёт.

Для «Ромашки» 119 000 рублей разницы не надо задним числом делать удержанными в январе—июле. В расчёте отражаются 50 000 рублей, фактически удержанные в августе, и суммы, удержанные с последующих выплат. Перед сдачей я сверяю 6-НДФЛ с регистрами НДФЛ по работнику и с уведомлениями об исчисленных суммах. Именно на таком стыке возникают самые досадные расхождения.

Если до 31 января следующего года удержать остаток не удалось, организация сообщает работнику и налоговому органу о невозможности удержания, доходе и неудержанной сумме не позднее 25 февраля. Эти сведения передают в составе годового расчёта 6-НДФЛ по действующей форме. Не оставляйте неудержанный налог «на потом»: после сообщения дальнейшая уплата становится обязанностью самого физлица по правилам НК РФ.

• Разделяйте исчисленный и фактически удержанный НДФЛ.
• Не переносите фактическое удержание в прошлые месяцы.
• Отражайте итоговые показатели по ставке, применимой после перерасчёта.
• Если остаток не удержан, заполните сведения в годовом 6-НДФЛ и соблюдите срок сообщения до 25 февраля.

Что я ставлю в приоритет у клиента

Я считаю правильным не ждать добровольного заявления работника. В локальном акте или трудовом договоре можно закрепить обязанность своевременно сообщать о длительном нахождении за границей и представлять подтверждающие документы. Это дисциплинирует сотрудников, но не отменяет обязанности ООО корректно исчислять НДФЛ, когда обстоятельства уже известны бухгалтерии.

Рабочий порядок простой: раз в месяц смотрим сотрудников с длительными выездами; при риске утраты статуса считаем дни и прогноз до конца года; затем до ближайшей выплаты готовим перерасчёт и график удержаний; после этого отражаем реальные суммы в программе и отчётности. Не нужно ежедневно следить за всеми сотрудниками как диспетчер аэропорта. Но игнорировать очевидный длительный отъезд тоже нельзя.

И последнее. Если в истории есть дистанционная работа из-за рубежа, иностранное гражданство с патентом, высококвалифицированный специалист или применимое соглашение об избежании двойного налогообложения, типовой алгоритм лучше остановить. Сначала квалифицируйте доход. В таких делах одна неверно выбранная норма стоит дороже, чем час аккуратной проверки.

• Контролируйте статус мобильных сотрудников ежемесячно.
• Храните расчёт дней и расчёт НДФЛ вместе с налоговыми регистрами.
• Сначала определяйте источник дохода, затем ставку.
• Вносите перерасчёт до ближайшей выплаты, а не перед сдачей годового отчёта.

Частые вопросы