Работник живёт за границей: как определить НДФЛ, валюту выплаты и дистанционный договор

Ольга Семёнова· ·НДФЛ, расчёт зарплаты и дистанционные сотрудники·~9 мин чтения
Работник живёт за границей: как определить НДФЛ, валюту выплаты и дистанционный договор — иллюстрация

Работник уехал, а бухгалтер по привычке меняет 13% на 30%. С 2024 года для дистанционного сотрудника российского ООО эта привычка может быть неверной: НК РФ специально назвал такую зарплату доходом от источника в РФ. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу порядок, который применяю на практике: сначала договор и факты, затем НДФЛ, потом валюта платежа.

Главная ошибка — искать ставку раньше, чем вид договора

Сотрудник написал: «Я теперь в Турции, зарплату оставьте как есть». Директор пересылает сообщение бухгалтеру, и дальше начинается знакомый аттракцион: кто-то ставит 30% после 183-го дня, кто-то вообще перестаёт удерживать НДФЛ, а договор продолжает говорить о работе в офисе в Екатеринбурге. Ни один из этих вариантов не нравится мне. Не потому, что я люблю лишние бумаги. Просто с 2024 года НК РФ разделил последствия в зависимости от того, оформлена ли трудовая функция как дистанционная.

Для дистанционного работника по договору с российской организацией вознаграждение и иные выплаты прямо отнесены к доходам от источников в России. Исключение — договор для работы в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за рубежом. Место, где человек сидит с ноутбуком, при нормальном дистанционном договоре уже не превращает зарплату в иностранный доход. Это важное изменение, введённое Федеральным законом № 389-ФЗ и действующее с 1 января 2024 года.

Именно поэтому я считаю неправильной популярную фразу: «Нерезидент работает за границей — НДФЛ в России нет». Она была логичной для иных конструкций, когда вознаграждение за работу за пределами РФ квалифицировалось как доход от иностранного источника. Но для дистанционной трудовой функции по договору с российским ООО теперь есть специальная норма подпункта 6.2 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Специальная норма здесь сильнее старой привычки.

Первое, что нужно сделать ООО, — не считать налог, а открыть договор. Там должно быть прямое условие о дистанционной работе. Затем я сверяю фактическую картину: с какой даты сотрудник работает вне территории РФ, в какой стране находится, есть ли у компании зарубежное подразделение и не оформлена ли под видом трудового договора конструкция, которая на деле стала ГПХ. Только после этой проверки можно говорить о ставке и платёжном маршруте.

Мой приоритет № 1: привести в соответствие договор, табель, приказ и реальное место работы. Если документы спорят между собой, ставка НДФЛ становится самой маленькой из проблем.

Резидентство всё равно отслеживаем — но не для того, чтобы автоматически поставить 30%

Налоговым резидентом РФ признаётся физлицо, которое фактически находится в России не менее 183 календарных дней в течение следующих подряд 12 месяцев. Гражданство, российская прописка и паспорт в этом тесте не участвуют. Статус может меняться в течение года, поэтому календарь въездов и выездов я прошу вести с первого месяца переезда, а не когда работник вдруг просит справку в декабре.

Но для дистанционного работника российского ООО, о котором говорит подпункт 6.2 пункта 1 статьи 208 НК РФ, утрата статуса резидента сама по себе не означает ставку 30%. В пункте 3 статьи 224 НК РФ такая зарплата прямо включена в перечень доходов нерезидента, к которым применяется прогрессивная шкала пункта 3.1 статьи 224: 13% с части базы до 2,4 млн руб. за год, 15% — с части свыше 2,4 млн до 5 млн, 18% — свыше 5 млн до 20 млн, 20% — свыше 20 млн до 50 млн и 22% — с части свыше 50 млн руб. Та же шкала применяется к основной базе резидента.

Скажу проще: если договор действительно дистанционный и работодатель — российское ООО без зарубежного подразделения в конструкции договора, изменение налогового статуса обычно не требует переключать зарплату с 13% на 30%. Нужен расчёт по шкале 13–22%. Именно на этом месте бухгалтерии продолжают ошибаться по старому шаблону. И это не мелочь: 30% удерживаются с дохода работника здесь и сейчас, а потом ООО приходится объяснять, почему деньги были удержаны без основания.

Отслеживать резидентство всё равно необходимо. Оно влияет на налогообложение других доходов сотрудника, право на часть вычетов и на оценку международных рисков. А ещё оно критично, если вы не можете подтвердить дистанционный характер работы по договору. Тогда нельзя честно использовать удобный вывод о российском источнике: придётся отдельно квалифицировать выплату и проверять обязанности налогового агента.

Норма сформулирована достаточно чётко именно для дистанционного трудового договора. Мутность начинается там, где стороны фактически работают удалённо, но в договоре этого условия нет. В такой ситуации я не советую строить налоговую позицию на догадках.
Работник живёт за границей: как определить НДФЛ, валюту выплаты и дистанционный договор — схема действий
Схема: Работник живёт за границей: как определить НДФЛ, валюту выплаты и дистанционный договор

Разберём на примере ООО «Вектор»: почему 30% оказались лишними

Допустим, ООО «Вектор» на ОСНО платит руководителю проектов 300 000 руб. в месяц. До 31 марта он работал в Москве. С 1 апреля сотрудник живёт и работает в Армении. В трудовом договоре с 2023 года уже есть условие о постоянной дистанционной работе с российским ООО; в апреле стороны оформили дополнительное соглашение с адресом для обмена документами и новым режимом взаимодействия. На дату сентябрьской выплаты сотрудник не набирает 183 дня в РФ за следующие подряд 12 месяцев.

Бухгалтер посчитал, что с сентября работник стал нерезидентом, и удержал 30%: 90 000 руб. с зарплаты 300 000 руб. Это типичная ошибка. Выплата относится к доходам от источников в РФ по подпункту 6.2 пункта 1 статьи 208 НК РФ, а для нерезидента-дистанционщика действует не общая ставка 30%, а специальная прогрессивная шкала пункта 3.1 статьи 224 НК РФ.

Предположим, с начала года сотруднику начислили 2 700 000 руб. Доход в пределах 2 400 000 руб. облагается по ставке 13%: 312 000 руб. Налог с следующих 300 000 руб. — 15%, то есть 45 000 руб. Общий НДФЛ нарастающим итогом — 357 000 руб. Бухгалтер сравнивает эту сумму с уже удержанной за январь—август и удерживает с сентябрьской выплаты только разницу. Формула «300 000 × 30%» здесь просто не работает.

Если 90 000 руб. уже удержали сверх исчисленной суммы, не надо ждать, пока сотрудник сам подаст 3-НДФЛ. Он подаёт работодателю заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ. ООО возвращает деньги в течение трёх месяцев со дня получения заявления в порядке статьи 231 НК РФ. Возвращенную сумму можно зачесть в счёт будущего НДФЛ, подлежащего перечислению по этому и другим работникам; если удержанного налога для зачёта не хватает, компания обращается в свою инспекцию за возвратом.

Чем закончится правильно оформленная ситуация? У ООО есть документы о дистанционной работе, расчёт по ставкам 13–22% и прозрачный возврат переплаты. Чем заканчивается вариант «поставили 30%, чтобы не придрались»? Работник недоволен, расчёт приходится переделывать, а бухгалтерии ещё и нужно проверять отчётность. Осторожность — это применить специальную норму, а не выбрать максимальную ставку.

В примере 45 000 руб. — это не «ставка 15% на весь годовой доход», а налог с части базы сверх 2,4 млн руб. Прогрессивную шкалу всегда считайте нарастающим итогом.

Валютная зарплата: рубли — спокойное решение, иностранная валюта — не запрет, но и не кнопка

Когда сотрудник живёт за рубежом, ему естественно хотеть получать евро, доллары или местную валюту. Но желание работника и разрешённая валютная операция — разные вещи. По общему правилу статья 131 ТК РФ требует выплачивать заработную плату в рублях. Иностранная валюта возможна только в случаях, предусмотренных валютным законодательством. Поэтому я не рекомендую вписывать в трудовой договор «зарплата 3 000 евро» раньше, чем вы проверите статус сторон именно для целей валютного регулирования.

Статья 9 Закона № 173-ФЗ разрешает операции по выплате физлицам-резидентам зарплаты и иных выплат в иностранной валюте за пределами РФ по трудовым договорам, предусматривающим исполнение обязанностей за пределами РФ. Здесь слово «резидент» — валютный термин, а не налоговый. Это особенно коварная пара терминов: человек может быть налоговым нерезидентом по правилу 183 дней, но оставаться валютным резидентом. И наоборот, нельзя подменять один статус другим.

Я выбираю рублёвую зарплату, если у компании нет понятной практической причины и проверенного банковского маршрута для валютной выплаты. Рублёвая сумма проще для договора, расчёта среднего заработка, НДФЛ и бухгалтерского учёта. Перевод на счёт за рубежом всё равно потребует заранее обсудить с обслуживающим банком документы и доступную валюту платежа. Банк не обязан разделять уверенность директора, что «мы же просто платим зарплату».

Если иностранная валюта нужна, подготовьте не красивую валютную оговорку, а рабочую конструкцию: трудовой договор о работе за пределами РФ, подтверждение статуса для валютного регулирования, реквизиты, назначение платежа, согласованный способ передачи документов. В бухучёте обязательство и операция в валюте пересчитываются в рубли по правилам ПБУ 3/2006; курсовые разницы никуда не исчезают. НДФЛ также исчисляется в рублях по курсу Банка России на дату фактического получения дохода.

Валюта выплаты не меняет ставку НДФЛ и не освобождает ООО от обязанностей налогового агента. Она добавляет валютный контроль, банковские вопросы и курсовые разницы.

Договор после переезда: фиксируем реальность, а не редактируем прошлое

В трудовом договоре обязательно указывается место работы, а дистанционный характер труда устанавливается трудовым договором или дополнительным соглашением. Я не люблю формулировку «может работать из любой точки мира» без правил и даты. Для бизнеса она звучит современно, но бухгалтеру не отвечает ни на один нужный вопрос: когда изменился режим, как подтверждать работу, куда направлять документы и кто несёт расходы на связь и оборудование.

В допсоглашении стоит зафиксировать дату начала дистанционной работы за рубежом, страну или согласованный адрес места её выполнения, способ электронного взаимодействия, режим взаимодействия, порядок предоставления оборудования и компенсации расходов. ТК РФ допускает электронный документооборот с дистанционным работником; для ряда юридически значимых действий предусмотрен обмен электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей. Но переписка в мессенджере — плохая замена оформленному соглашению, особенно когда ею пытаются доказать прошлый период.

Не советую подписывать документы задним числом, чтобы налоговый расчёт стал красивее. Если сотрудник уехал четыре месяца назад, оформляйте изменение текущей датой, а прошлый период подтверждайте отдельными фактическими документами: заявлением работника, табелем, приказами, календарём поездок. Так вы не создаёте вторую проблему — сомнение в достоверности кадровых документов.

И не обещайте себе, что российский трудовой договор решает всё. Если человек длительно работает в другой стране, у ООО могут появиться местные обязанности по трудовому праву, социальным взносам, налогу на доходы и риски постоянного представительства. Российский бухгалтер обязан это заметить, но заключение о праве страны пребывания должен давать местный специалист. Здесь дешевле запросить проверку заранее, чем потом объяснять, почему в России всё было рассчитано безупречно, а за рубежом о работодателе уже знают.

На что можно не тратить время: на поиск универсального шаблона «для всех стран». На что нельзя закрывать глаза: место фактической работы, условия дистанционного труда и право страны, где человек живёт.

Разберём ООО «Тёплый дом»: как исправить документы и расчёт без паники

Допустим, ООО «Тёплый дом» на УСН «доходы минус расходы» платит дизайнеру 180 000 руб. в месяц. С января он работал дистанционно из Санкт-Петербурга, а с 1 июля — из Казахстана. В договоре дистанционная работа есть, но страна работы и порядок электронного обмена не прописаны. В октябре бухгалтер увидел, что сотрудник утратил налоговое резидентство, и решил удержать за октябрь 30% — 54 000 руб.

Компания сначала оформляет дополнительное соглашение текущей датой: подтверждает постоянный дистанционный режим, устанавливает порядок взаимодействия и фиксирует фактический адрес для кадрового обмена. Одновременно получает заявление сотрудника о дате переезда и календарь его пребывания в РФ. Затем бухгалтер проверяет не только статус, но и подпункт 6.2 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Договор заключён с российским ООО, не для зарубежного подразделения, значит октябрьская зарплата — российский источник.

За январь—октябрь начислено 1 800 000 руб. До порога 2,4 млн руб. вся эта база облагается по ставке 13%; исчисленный налог — 234 000 руб. Если до октября из зарплаты уже удерживали по 23 400 руб. ежемесячно, удержание 54 000 руб. в октябре было бы излишним на 30 600 руб. Компания принимает заявление работника, возвращает переплату в порядке статьи 231 НК РФ и отражает верный расчёт в учёте и отчётности.

Дальше схема проста: до конца года бухгалтер считает базу нарастающим итогом и после 2,4 млн руб. применяет 15% к превышению. Статус работника продолжает отслеживаться, но он не запускает автоматическую ставку 30% по этой дистанционной зарплате. Вот такой порядок я считаю нормальным: он не требует героизма, зато не оставляет в расчёте налог, взятый «на всякий случай».

Переезд сотрудника — не повод автоматически прекращать удержание НДФЛ и не повод автоматически ставить 30%. Для дистанционного договора российского ООО в 2026 году правильный ответ чаще всего находится в шкале 13–22%.

Как это было у моего клиента: дизайнер в Сербии и лишний НДФЛ

Мы взяли на обслуживание ООО «Маяк Студия» в феврале 2026 года. Компания делает сайты, а их штатный дизайнер переехал в Сербию ещё осенью и продолжал работать из дома. Зарплата — 145 000 рублей в месяц, деньги переводили на его российский счёт. Руководитель пришёл с вопросом, нужно ли срочно пересчитать весь доход по ставке 30%, потому что сотрудник давно не живёт в России.

Первое, что я проверила, — не дни пребывания, а трудовой договор, допсоглашения и фактический порядок работы. В договоре было обычное условие о рабочем месте в офисе в Москве, хотя в переписке с руководителем сотрудник уже несколько месяцев согласовывал задачи из Сербии. То есть документы отстали от реальности, а бухгалтерия собиралась исправлять ставку, не разобравшись с основанием выплаты.

Мы оформили дополнительное соглашение о дистанционной работе: закрепили выполнение трудовой функции за пределами России, порядок обмена документами, рабочее время, способ постановки задач и выплату зарплаты в рублях. Также собрали подтверждения периода переезда и сверили начисления с начала работы за границей. После этого я рассчитала НДФЛ по правилам для дистанционного работника у российского работодателя, а не стала автоматически применять 30% только из-за статуса нерезидента.

На тот момент за три месяца было начислено 435 000 рублей. Если бы компания удержала 30%, НДФЛ составил бы 130 500 рублей. По применимым ставкам для такого дохода расчёт получился 56 550 рублей: 13% с дохода до 2,4 млн рублей. Разницу в 73 950 рублей мы не стали превращать в «переплату на глаз»: поправили расчётные ведомости, отразили корректировку в ближайшей выплате и подготовили пояснение для сотрудника.

В итоге компания продолжила платить в рублях, дистанционный формат был нормально закреплён, а руководитель получил понятный список того, что проверять при любом новом переезде сотрудника. Я отдельно предупредила: резидентство всё равно нужно отслеживать, но оно не заменяет анализ договора и вида дохода.

Не ставьте 30% по одному факту переезда: сначала проверьте, на каком основании и где сотрудник выполняет работу.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Надо ли удерживать НДФЛ с зарплаты нерезидента, который работает из-за границы по дистанционному договору с российским ООО?

Да. С 2024 года такая зарплата отнесена к доходам от источника в РФ. Для нерезидента-дистанционщика применяется специальная прогрессивная шкала 13–22%, а не общая ставка 30%: подп. 6.2 п. 1 ст. 208, абз. 10 п. 3 и п. 3.1 ст. 224 НК РФ.

Зачем тогда считать 183 дня, если ставка по дистанционной зарплате не меняется?

Статус важен не только для этой выплаты: он влияет на другие доходы и вычеты работника, а также помогает проверить всю схему. Кроме того, без корректно оформленного дистанционного договора нельзя автоматически применять специальное правило для дистанционщика.

Можно ли платить сотруднику за границей в валюте?

По общему правилу зарплата выплачивается в рублях. Валютная выплата допускается только в предусмотренных валютным законодательством случаях. В частности, Закон № 173-ФЗ разрешает выплату в иностранной валюте за пределами РФ физлицу — валютному резиденту по трудовому договору о работе за пределами РФ. Перед выплатой нужно проверить условия договора, валютный статус и банковский маршрут.

Достаточно ли сообщения сотрудника в мессенджере о переезде?

Нет. Для работы бухгалтерии и кадров нужен как минимум оформленный договор или допсоглашение о дистанционной работе, заявление сотрудника с датой и местом фактической работы, а также календарь дней в РФ. Сообщение в мессенджере можно сохранить как дополнительное, но не основное доказательство.

На что опираемся