Как учесть продукты для проработки блюд на УСН

Ольга Семёнова· 1 мая 2026·Расходы и налоги общепита на УСН·~6 мин чтения

Здравствуйте! Меня зовут Ольга Семёнова, я директор и основатель бухгалтерской компании «РФ-БУХ». Уже 12 лет веду бухгалтерию малого бизнеса, и за это время через мою практику прошло сотни клиентов — ООО и ИП. С продуктами для проработок ко мне часто приходят уже тогда, когда закупка была, блюдо попробовали, а бухгалтер не понимает: это списывать, оставлять на складе или вообще не трогать? Меня эта тема цепляет потому, что здесь обычно не нужна сложная схема — нужна нормальная документальная дисциплина, которой в кухонной суете часто не хватает.

Ольга Семёнова — директор и основатель РФ-БУХ, практикующий бухгалтер с 12-летним опытом

Повар три раза переделал соус, блюдо в меню пока не вышло, а продукты уже съедены — и вызывают у бухгалтера знакомую тревогу: можно ли уменьшить ими УСН? Я, Семёнова Ольга Владимировна, считаю, что можно. Но только если это действительно проработка рецептуры, а не «коллеги попробовали после смены». Разберу, как я советую оформлять такие расходы в общепите, в какой момент заносить их в КУДиР и что меняется из-за НДС в 2026 году.

Проработка — это материальный расход, а не отдельная экзотическая статья

У УСН «доходы минус расходы» есть одна неприятная особенность: список расходов закрытый. Это прямо следует из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Поэтому фраза «мы разрабатывали новое блюдо, это же для бизнеса» сама по себе не спасает. Отдельной строки для проработки меню в Кодексе нет — и, честно говоря, искать её не нужно.

Продукты, из которых повар готовит и тестирует будущую позицию, я отношу к материальным расходам: к сырью и материалам, используемым в производстве. Для УСН это подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, который отсылает к статье 254 НК РФ. Такой подход логичен: суп, десерт или соус не появляются из воздуха только потому, что первые порции пока пробуют на кухне, а не продают гостям.

Ключевой вопрос не в том, попало ли блюдо в меню. Вопрос в деловой цели и доказательствах. Если вы проверяете рецепт, выход порции, себестоимость, качество партии или замену ингредиента у поставщика — это деятельность кафе. Если владелец купил продукты домой и позже назвал это тестом, история уже совсем другая. Налоговая не обязана верить кухонной романтике на слово.

Расход должен быть подтверждён как использование сырья для деятельности.
Продукты должны быть оплачены и получены.
Нужна понятная связь между закупкой, приготовлением тестовой партии и результатом проработки.

Не пытайтесь доказать «разработку» одним кассовым чеком. Чек подтверждает покупку, но не объясняет, зачем продукты купили и куда они ушли.

Документы: достаточно короткой, но цельной цепочки

Для небольшой кухни не нужен архив, от которого у шефа начнётся аллергия на бухгалтерию. Но я бы закрепила четыре документа. Первый — задание на проработку: что тестируем, зачем, кто отвечает и в какие даты. Второй — документ поставщика и подтверждение оплаты: УПД, накладная, кассовый чек, платёжное поручение или банковская выписка. Третий — передача продуктов на кухню: требование-накладная, заборный лист или ваша собственная понятная форма. Четвёртый — акт проработки и списания.

В акте укажите фактический расход ингредиентов, количество тестовых вариантов, результат и подписи ответственных лиц. Например: «приготовлены два варианта чизкейка; вариант № 2 утверждён; фактически использовано сырья на 4 820 рублей; технологическая карта приложена». Если рецепт не прошёл, так и пишите: «отказ от ввода из-за низкого выхода или неприемлемой себестоимости». Неудачный тест не превращает продукты в личное потребление. А вот пустой акт, составленный через восемь месяцев, выглядит так себе.

Унифицированную форму искать не надо. Статья 9 Закона № 402-ФЗ требует обязательные реквизиты первички, а не печать на «правильном» бланке: название и дату документа, организацию, содержание операции, количество или сумму, ответственных лиц и подписи. Собственные формы лучше утвердить приказом или в учётной политике. ИП может не вести бухучёт как ООО, но для КУДиР и проверки документальная логика всё равно нужна.

Задание: блюдо, цель, период, ответственный.
Поступление и оплата: документы поставщика плюс платёжный документ.
Передача на кухню: количество и стоимость сырья.
Акт: что приготовили, сколько израсходовали, какой получили результат и куда делись остатки.

Остатки, пригодные для обычного производства, не списывайте «для ровной суммы». Верните их в производственный остаток. Именно на таких мелочах чаще всего рушится доверие к учёту.

Как учесть продукты для проработки блюд на УСН — схема действий — Схема: Как учесть продукты для проработки блюд на УСН

Когда отражать продукты в расходах УСН

На УСН действует кассовый метод. Материальные расходы учитываются после фактической оплаты — подпункт 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ; при этом продукты должны быть получены. Не нужно ждать первой продажи нового блюда: требования «сначала продайте тестовый десерт, потом признайте продукты» в Кодексе нет.

Однако я не советую превращать банковскую выписку в автозагрузку КУДиР. Оплату сделали сегодня, а через месяц выяснилось, что часть закупки ушла в обычное меню, часть — в тест, часть вернули поставщику. Лучше вести внутренний маршрут сырья: поступление, назначение, передача на кухню, акт. Для микро-кафе достаточно одной таблицы с номером задания, блюдом, закупкой, фактическим расходом и решением по рецепту.

Не путайте налоговый расход с управленческой себестоимостью. Для КУДиР важно соблюдение условий главы 26.2 НК РФ; для управления кухней важно знать точный расход на тест и реальную себестоимость позиции. Я бы вела оба контура. Иначе через пару месяцев бухгалтер увидит одну цифру, шеф — другую, а собственник опять спросит, куда «утекла» маржа.

Получили и оплатили продукты — выполнены базовые условия для материального расхода.
Закрыли передачу на кухню и акт — можете быстро объяснить хозяйственное назначение.
Храните комплект вместе с записью КУДиР, а не по разным папкам и телефонам.

Если год закончится убытком, минимальный налог при УСН «доходы минус расходы» всё равно составит 1% доходов за год. Это пункт 6 статьи 346.18 НК РФ, а не санкция за неудачный рецепт.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» тестирует пасту

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». 8 апреля 2026 года кафе получило и оплатило поставщику продукты на 18 600 рублей. Из них ингредиенты на 6 240 рублей руководитель выделил для трёх вариантов сезонной пасты. Цель в задании сформулировали без поэзии: сравнить выход порции, себестоимость и устойчивость соуса при подаче.

Повар провёл две проработки 10 и 12 апреля. По акту на тесты ушло 5 880 рублей. Один вариант утвердили, к акту приложили технологическую карту. Ингредиенты на 360 рублей остались пригодными и вернулись в обычный производственный остаток. В КУДиР общество отражает подтверждённый материальный расход при соблюдении условий оплаты и получения; 360 рублей не записывают в «проработку» только ради того, чтобы сумма совпала с первоначальной выдачей.

Типичная ошибка в такой ситуации — списать на проработку все 18 600 рублей, потому что так проще. Но это уже весь завоз, а не расход на три теста. Внутренняя цифра себестоимости окажется выдуманной, а при вопросе инспектора придётся объяснять слишком многое. «Ромашка» ничего не усложняла: просто не подменила фактический расход удобной цифрой.

6 240 рублей — продукты, переданные по заданию на проработку.
5 880 рублей — фактический расход по акту.
360 рублей — остаток, не являющийся расходом на тест и доступный для обычной кухни.

Если готовое тестовое блюдо потом продали гостю или сотруднику, оформите продажу отдельно. Нельзя одновременно утверждать, что выхода продукции не было, и принять оплату за это же блюдо.

НДС в 2026 году: стоимость продуктов зависит от вашего режима

В 2026 году сначала проверьте, есть ли у вас освобождение от НДС. Для организаций и ИП на УСН освобождение действует, если доходы за 2025 год не превысили 20 млн рублей. Если доходы превысили этот порог уже в течение 2026 года, обязанности плательщика НДС возникают с первого числа следующего месяца. Это специальное правило пункта 5 статьи 145 НК РФ; порог для 2026 года установлен Федеральным законом № 425-ФЗ, а затем сохранён Федеральным законом № 228-ФЗ. Не ориентируйтесь на памятки начала 2025 года: цифры уже менялись.

Если вы освобождены от НДС, входной НДС поставщика к вычету не заявляете. Он увеличивает стоимость продуктов и вместе с ней учитывается в материальных расходах на УСН: подпункт 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Допустим, ингредиенты стоят 5 000 рублей без налога, НДС — 1 000 рублей. При освобождении стоимость закупки для расхода будет 6 000 рублей при наличии остальных документов.

Если вы платите НДС по общей ставке и выполняете условия статей 171–172 НК РФ, входной налог можно принять к вычету. Тогда в УСН-расходе остаётся стоимость продуктов без вычитаемого НДС. При специальных ставках НДС 5% или 7% вычет входного НДС не предусмотрен: это следует из подпункта 8 пункта 2 статьи 170 НК РФ. Этот НДС увеличит стоимость продуктов. Выбирать ставку только по её названию — плохая привычка: для кафе нужно считать закупки, маржу, покупателей и право на вычеты.

Освобождение от НДС: входной НДС включается в стоимость продуктов.
Общая ставка: НДС, принимаемый к вычету, в расход УСН не включается.
Специальные ставки 5% или 7%: входной НДС к вычету не принимается и увеличивает стоимость продуктов.

Кассовый чек без счёта-фактуры не всегда позволит заявить вычет НДС. Сам расход на УСН от этого автоматически не исчезает, но доказательства покупки и хозяйственного использования всё равно нужны.

Где ломается учёт: две узнаваемые ситуации

ИП Соколов на УСН 15% купил в супермаркете продукты для завтраков на 9 450 рублей с личной карты. Чек выцвел, задания не было. Через месяц часть продуктов приготовили дома, часть — на кухне; всю сумму бухгалтер занёс в КУДиР как материалы. Сам факт оплаты личной картой ИП не запрещает деловой расход. Проблема в другом: документы не отделяют бизнес от личной жизни и не показывают, сколько сырья реально ушло на тест.

Я бы не «дорисовывала» в такой ситуации идеальную техкарту задним числом. Нужно собрать реальное: электронный чек из приложения магазина, выписку по карте, внутреннее объяснение, акт с фактическими тестами и остатками. Сумму, которую нельзя честно связать с кухней, безопаснее исключить. Иногда лучше потерять небольшой сомнительный расход, чем строить из него карточный домик для проверки.

Ещё одна ловушка — выдать за проработку мероприятие для партнёров. Допустим, ООО «Вектор» потратило 27 300 рублей на закрытую дегустацию, где обсуждало условия сотрудничества. В приглашениях — переговоры, в фотоотчёте — сервировка, а в документах нет вариантов рецептуры и технологических результатов. Это не тестовый цех, как бы ни хотелось иначе. Представительские расходы в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ не названы, поэтому на УСН ими базу не уменьшают.

Мой простой тест для собственника: может ли незнакомый бухгалтер за пять минут восстановить историю «купили — передали — приготовили — получили результат»? Если ответ отрицательный, сначала закройте документы, потом вносите сумму в КУДиР. На остальное — особые журналы и торжественные комиссии — в маленьком общепите можно не тратить силы.

Не смешивайте личные и рабочие покупки.
Не списывайте весь завоз, если в тест ушла часть.
Не маскируйте под проработку переговоры, рекламу или корпоративный ужин.
Не оформляйте задним числом то, чего в действительности не было.

В споре решает не громкое название акта, а согласованность фактов. Сырые документы можно сделать понятными; вымышленное деловое назначение — нет.

Как это было у моего клиента: проработка нового меню без потерянных расходов

Мы взяли на обслуживание ООО «Вкусный двор» — небольшое кафе на УСН «доходы минус расходы». Перед запуском летнего меню шеф прорабатывал несколько салатов и десертов. За две недели закупили продуктов на 38 640 рублей, но в учёте были только чеки поставщика и переписка с шефом в мессенджере: какие-то продукты ушли в обычную кухню, какие-то — на тесты, а по части позиций никто уже не мог уверенно сказать, куда они делись.

Первое, что я проверила, — как оформлены закупки, оплачены ли они и есть ли у кафе документы от поставщиков. С оплатой и накладными всё было в порядке, но не было внутреннего основания для передачи продуктов на проработку и понятного списания. Для УСН этого недостаточно: расход должен быть не только оплачен, но и подтверждён документами, из которых видно, зачем продукты использовали в деятельности кафе.

Мы вместе с управляющей собрали короткую цепочку документов: распоряжение на проработку шести блюд, требование-накладную на выдачу продуктов со склада шефу и акт проработки. В акте указали дату, блюда, перечень и количество продуктов, фактический выход, результат дегустации и решение — какие позиции включить в меню, а какие доработать. Например, на проработку трёх вариантов пасты списали продукты на 8 920 рублей; один вариант не утвердили, но это не стало проблемой, потому что его всё равно тестировали для будущей продажи в кафе.

Затем мы сверили суммы с накладными и оплатой поставщикам. Продукты на 38 640 рублей были оплачены 14 и 18 мая, а документы на проработку оформили датами фактического использования — 16–24 мая. В Книгу учёта доходов и расходов мы включили стоимость продуктов после оплаты и получения, а внутренние документы положили в папку к закупочным накладным. Отдельно я предупредила клиента: нельзя задним числом каждый месяц рисовать одинаковые акты — документы должны соответствовать реальной работе кухни.

В итоге расходы остались подтверждёнными, остатки на складе привели в порядок, а у управляющей появился простой шаблон на следующие тесты меню. Теперь перед каждой проработкой они заранее делают распоряжение, а после неё шеф за десять минут подписывает акт с фактическим расходом.

Чек поставщика подтверждает покупку, но не объясняет, почему продукты ушли именно на проработку — эту связь нужно оформить внутри компании.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли учесть продукты для неудачной проработки блюда?

Да. Если тест был реальным, направленным на деятельность, продукты оплачены и получены, а расход подтверждён заданием и актом, отсутствие блюда в меню само по себе не отменяет расход.

Нужна ли технологическая карта, если рецепт не утвердили?

Окончательная карта не обязательна: её может не быть у отклонённой позиции. Зафиксируйте в акте варианты теста, фактический расход и причину отказа; черновой расчёт себестоимости усилит доказательства.

Можно ли ИП оплатить продукты личной картой?

Да, но сохраните электронный чек и выписку, а также документы, связывающие покупку с проработкой. Для ООО личную оплату работника оформляют как расчёты с подотчётным лицом или возмещение.

Входит ли НДС поставщика в УСН-расход?

При освобождении от НДС и при специальных ставках 5% или 7% — да, входной НДС увеличивает стоимость продуктов. При общей ставке принимаемый к вычету НДС в расход не включают.

Не уверены, что справитесь сами? Напишите мне

Если после статьи вы всё ещё не уверены, что сможете сами правильно учесть продукты для проработки, напишите мне, Ольге Семёновой. В «РФ-БУХ» мы проверим вашу схему закупок и списания, поможем рассчитать расходы с учётом вашего режима НДС, подготовить нужные документы и отразить операции в учёте и отчётности. Если налоговая задаст вопросы, поможем собрать понятный ответ и подтверждающие бумаги. Первая консультация и разбор вашей ситуации бесплатны. Такие вещи лучше разложить по полочкам до срока сдачи и до возможного штрафа, когда исправлять уже сложнее и дороже.

Написать Ольге Семёновой

На что опираемся

Налоговый кодекс РФ, часть вторая — ст. 145 п. 5; ст. 170 п. 2 подп. 8; ст. 171–172; ст. 254 п. 1 подп. 1; ст. 346.16 п. 1 подп. 5 и 8; ст. 346.17 п. 2 подп. 1; ст. 346.18 п. 6.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — ст. 9: обязательные реквизиты первичного учётного документа.
Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ — поправки к НК РФ, действующие с 2026 года, включая порог доходов для освобождения от НДС при УСН в размере 20 млн рублей.
Федеральный закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ — сохранение порога доходов 20 млн рублей для освобождения от НДС при УСН на последующие периоды.
ФНС России, «НДС при УСН» — разъяснение порядка освобождения от НДС в 2026 году, момента утраты освобождения и применения общих либо специальных ставок НДС.