Роялти за товарный знак: как ООО подтвердить расходы

Ольга Семёнова· ·Расходы ООО и договоры с правообладателями·~7 мин чтения
Роялти за товарный знак: как ООО подтвердить расходы — иллюстрация

Регулярно платите за право работать под чужим брендом, а в папке лежат только договор и платёжки? Владельцу бизнеса такой расход кажется очевидным, а инспектору — совсем не обязательно. Я, Семёнова Ольга Владимировна, разберу рабочий комплект документов, покажу два типичных случая и скажу, что действительно надо исправить в первую очередь.

Сначала проверяю не платёж, а право на бренд

Когда директор говорит: «Мы каждый месяц платим роялти, вот выписка», я не начинаю с выписки. Платёж сам по себе ничего не лицензирует. Сначала выясняю, предоставлено ли ООО право использовать конкретный товарный знак или деньги уходят за расплывчатое слово «бренд». Во втором случае налоговый риск вполне реальный, даже если обе стороны сделки добросовестны.

У товарного знака есть правообладатель, номер свидетельства и перечень товаров или услуг, для которых знак зарегистрирован. Всё это проверяется по реестру Роспатента. Если вознаграждение получает ИП, само по себе это нормально: правообладателем может быть гражданин. Но если в реестре указан другой владелец, а договор заключён с ИП без понятной цепочки прав, я бы не принимала такой расход на веру.

Для зарегистрированного товарного знака предоставление права использования по договору подлежит государственной регистрации. Это тот пункт, который часто оставляют «на потом», потому что договор подписан и бренд уже красуется на упаковке. Я считаю это ошибкой. Для третьих лиц право считается предоставленным с момента регистрации; в налоговом споре отсутствие регистрации превращает обычный расход в историю, которую приходится доказывать с нуля.

Если контрагент сам не собственник знака, проверяем его лицензию и право выдавать сублицензию. Заодно сверяем, какие способы использования действительно нужны ООО: маркировка товара, упаковка, сайт, реклама, вывеска, карточки маркетплейсов. Лицензия должна покрывать реальную жизнь бизнеса, а не существовать в параллельной бумажной вселенной.

Не путайте товарный знак с названием компании, доменом и логотипом «как картинкой». Это могут быть разные объекты и разные договоры. Формулировка «платёж за бренд» ничего не объясняет.

Договор: здесь экономят строчку, а потом спорят о всём документе

Хороший лицензионный договор не обязан быть толстым. Он обязан отвечать на вопрос, за что именно платит ООО. Я бы не принимала ежемесячное роялти по формулировке «маркетинговая поддержка бренда», если по существу стороны передают право на товарный знак. Лицензию нужно назвать лицензией. А рекламу, обучение, дизайн и иные услуги — если они есть — лучше выделить отдельно, с отдельной ценой.

В договоре фиксируем товарный знак и номер свидетельства, способы использования, территорию, срок, вид лицензии, размер и порядок выплаты вознаграждения. Роялти может быть фиксированным, процентом от выручки или смешанным. Но процент должен иметь точную базу: по каким товарам считается выручка, включается ли НДС, учитываются ли возвраты, за какой период берутся данные. Фраза «5% от оборота» удобна ровно до первой сверки.

Отдельно предусматриваю отчёт лицензиата. ГК РФ говорит, что при отсутствии в договоре иных условий лицензиат обязан представлять отчёты об использовании; если срок не установлен, правообладатель вправе их запросить. На практике я включаю ежемесячный или ежеквартальный отчёт и его форму в приложение. Он связывает продажи, использование знака и сумму роялти — без лишней художественной самодеятельности бухгалтера.

Если стороны взаимозависимы, я отношусь к цене строже. Взаимозависимость не запрещает расход, и не надо пугать себя заранее. Но когда прибыль ООО регулярно уходит связанному ИП, договор, расчёт ставки, реальные следы использования знака и объяснение деловой цели должны быть особенно внятными.

Не подписывайте документы задним числом, чтобы одним актом закрыть прошлый год. Сначала восстановите фактическую хронологию использования и платежей. Неровная правда в документах безопаснее красивой фикции.
Роялти за товарный знак: как ООО подтвердить расходы — схема действий
Схема: Роялти за товарный знак: как ООО подтвердить расходы

Первичка: акт не волшебная печать, но расчёт должен повторяться

Вопрос «нужен ли ежемесячный акт?» задают почти всегда. Универсальной нормы, по которой именно акт обязателен для роялти, нет. Но есть требование к первичному документу и обязанность подтвердить расход для налога. При фиксированной периодической плате рабочим комплектом могут быть зарегистрированный договор, предусмотренный договором отчёт или уведомление о сумме, платёжное поручение и банковская выписка. Я всё же предпочитаю акт либо отчёт, принятый лицензиаром: так проще доказать период и сумму.

Не штампуйте в акте «услуги оказаны». Предоставление лицензии — не услуга в бытовом смысле. Корректнее написать: «предоставлено право использования товарного знака по лицензионному договору №… за …; вознаграждение рассчитано…». Если ставка зависит от выручки, к документу прикладываем расчёт с продажами, возвратами, ставкой и итогом. Через год этот расчёт должен воспроизводиться без догадок.

Следы использования знака обычно не прикладывают к каждому акту, но я храню их в отдельной папке: упаковку, скриншоты сайта и карточек маркетплейсов, рекламные материалы, фотографии вывески, каталоги. Это не коллекционирование файлов. При требовании ФНС такая папка показывает, что роялти платились за работающий инструмент продаж, а не за строку в договоре.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» продаёт косметику под знаком ИП Соколова. Договор устанавливает 4% от выручки этой линейки. В апреле 2026 года выручка без возвратов — 900 000 рублей, роялти — 36 000 рублей. Бухгалтер списал сумму только по платёжке с назначением «за бренд». В договоре нет номера свидетельства, порядка расчёта и сведений о регистрации предоставления права. Исправлять нужно не назначение платежа: проверить знак и правообладателя, оформить корректный договор на будущие периоды, зарегистрировать предоставление права, сделать отчёт с расчётом 900 000 × 4% и собрать подтверждения использования. За прошлые периоды риск надо оценивать по датам отдельно, а не «дорисовывать» историю.

Печать на акте не делает расход обоснованным. Отсутствие печати тоже не убивает документ само по себе. Важны обязательные реквизиты первички, содержание операции и связка с договором.

Налоговый и бухгалтерский учёт: не смешивайте три разные логики

На ОСНО периодические платежи за пользование правами на средства индивидуализации включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Но статья 264 НК РФ — не индульгенция: работают и общие критерии статьи 252 НК РФ. Расход должен быть экономически обоснован, подтверждён документами и направлен на получение дохода. При методе начисления периодические платежи учитываются в периоде, к которому относятся по условиям договора.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» ситуация не хуже, просто перечень расходов закрытый. Подпункт 32 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ прямо допускает периодические платежи за пользование правами на средства индивидуализации. Товарный знак — именно такое средство. Но расход признаётся по кассовому методу: после фактической оплаты и при наличии нормальных документов. Маскировать лицензию под «маркетинговые услуги» здесь особенно не стоит.

В бухгалтерском учёте с отчётности за 2024 год применяется ФСБУ 14/2022. Право по лицензионному договору может быть НМА, если одновременно выполняются признаки стандарта: срок использования больше 12 месяцев, ожидаются экономические выгоды, у организации есть право на них и возможность ограничивать доступ других лиц к этим выгодам, а объект можно идентифицировать. Неисключительная лицензия не означает автоматически ни «это НМА», ни «это точно расход месяца». Сначала оцениваем условия конкретного договора и учётную политику. Если признаков НМА нет, стандарт требует обеспечить контроль таких прав, в том числе на забалансовом учёте.

НДС — отдельный слой. Предоставление прав на товарный знак в России в общем случае облагается НДС. Освобождение из подпункта 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ касается включённых в реестры программ и баз данных, а подпункт 26.1 — ряда результатов интеллектуальной деятельности; товарного знака там нет. Если лицензиар — плательщик НДС, ООО на ОСНО проверяет обычные условия для вычета. При иностранном правообладателе добавляются правила определения места реализации и возможный налоговый агент — такую сделку я не закрываю шаблоном.

Не просите «акт рекламных услуг», если по сути покупаете лицензию. При проверке тут же возникнут два вопроса: какие услуги были оказаны и на каком основании ООО использует сам знак?

Два разбора: когда расход выглядит живым, а когда — нарисованным

Типичная ситуация: ООО «Вектор» на ОСНО платит учредителю — ИП 150 000 рублей в месяц за «использование бренда». За год набирается 1 800 000 рублей. Знак зарегистрирован на ИП, но договор бессрочный, без территории и способов использования; акты состоят из одной строки, а в документах ООО бренд почти не виден. Деньги перечислены, но бухгалтер не может объяснить ни цену, ни конкретный результат для бизнеса.

Я бы не начинала с переписывания актов за год. Сначала проверила бы знак, перечень классов и фактические каналы использования. Затем установила понятную формулу: например, процент от выручки брендированной продукции с пределом либо фиксированную ставку с внутренним расчётом. На будущее — регистрация предоставления права, отчёты и подтверждения использования. Если цена заметно съедает прибыль ООО, добавляем обоснование: сравнение доступных предложений, расчёт маржи, решение участника. Это не гарантирует отсутствие вопросов, но даёт на них содержательный ответ.

Вторая ситуация спокойнее. ООО «Тёплый дом» на УСН 15% имеет зарегистрированную на три года лицензию. Роялти — 2% от оплаченной покупателями выручки по брендированным товарам. За июнь поступило 1 250 000 рублей, но 50 000 рублей составил возврат ранее отгруженного товара. По договору база равна 1 200 000 рублей, а роялти — 24 000 рублей. ООО формирует отчёт с расшифровкой, лицензиар его принимает, затем ООО перечисляет 24 000 рублей.

Здесь две логики нельзя смешивать. База 1 200 000 рублей нужна для верного расчёта с лицензиаром. Для УСН сам расход в 24 000 рублей учитывается после оплаты при наличии документов. В папке лежат договор, сведения о регистрации, отчёт, расчёт, платёжка и скриншоты использования. Не идеальная папка ради идеальной папки — а понятная цепочка, которую можно показать через два года.

Самая дорогая ошибка — считать, что между «своими» документы не нужны. Как раз в таких сделках деловую цель и размер платежа обычно изучают внимательнее.

Что делать, если роялти уже платятся

Не начинайте с переподписания всех бумаг. Первые два вопроса: существует ли защищаемый товарный знак и вправе ли контрагент предоставить лицензию? Если да, дальше можно быстро собрать договорную и учётную цепочку. Если нет, продолжать платить «за бренд» опаснее, чем остановиться и выбрать реальную конструкцию: оформить услуги, если это действительно услуги, либо решить вопрос с правовой охраной обозначения.

Дальше сопоставьте фактическое использование со старым договором, определите модель цены и приведите документы к этой модели. После этого регистрируйте предоставление права и настраивайте регулярный отчёт. Не нужно создавать двадцать справок, написанных разными словами. Пять документов, которые сходятся между собой, стоят больше.

И следите за сроком. Регистрация товарного знака действует десять лет с даты подачи заявки и может продлеваться на следующие десять лет по заявлению правообладателя. Лицензионный договор тоже не вечен. Если бухгалтер продолжает списывать роялти после прекращения права или окончания лицензии, спор появляется буквально на пустом месте.

Если есть иностранный правообладатель, связанная сторона, крупные суммы или накопленные прошлые периоды, нужен разбор всей конструкции до следующего платежа: договор, НДС, налоговый режим и экономика сделки.

Как это было у моего клиента: роялти за бренд пекарни пришлось собирать заново

Мы взяли на обслуживание ООО «Хлебный двор» — небольшую сеть пекарен. Компания платила владельцу бренда по 85 000 рублей в месяц за право использовать название и логотип на вывесках, упаковке и в соцсетях. За восемь месяцев уже перечислили 680 000 рублей, а в бухгалтерии лежали только платёжные поручения и один общий акт без периода, расчёта и перечня того, что фактически передано.

Первое, что я проверила, — кому принадлежит товарный знак и есть ли у контрагента право выдавать лицензию. Знак действительно был зарегистрирован на правообладателя, но договор подписали в феврале, а сведения о предоставлении права использования в Роспатенте на тот момент ещё не были отражены. Я сразу предупредила директора: просто назвать платежи «роялти» недостаточно, если право на бренд документально не оформлено.

Мы вместе с юристом клиента подготовили новый лицензионный договор: прописали номер свидетельства на товарный знак, территорию использования, виды деятельности, способы размещения бренда и ежемесячное вознаграждение. Отдельно закрепили, что правообладатель передаёт макеты логотипа и правила использования бренда. Затем подали документы на регистрацию предоставления права использования, а для уже прошедших месяцев сделали понятный расчёт вознаграждения по каждому периоду.

Для первички я предложила не ограничиваться формальным актом. Каждый месяц стали оформлять акт за конкретный период, прикладывать расчёт 85 000 рублей и короткий отчёт: на каких точках использовался знак, какие упаковки и рекламные материалы вышли под брендом. По марту–октябрю документы собрали до закрытия годовой отчётности, а суммы отразили в расходах равномерно по месяцам, к которым они относились.

В итоге у клиента появилась связная папка: договор, подтверждение регистрации предоставления права, акты, расчёты, платёжки и материалы об использовании бренда. Директор перестал переживать, что 680 000 рублей выглядят как переводы «за воздух», а мы спокойно подготовили пояснения на случай вопросов по расходам и НДС.

Если у роялти нет подтверждённого права на знак и понятного расчёта, акт с одной строкой расход не спасёт.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли учесть роялти, если договор ещё не зарегистрирован?

Я бы не называла такой расход безопасным. Предоставление права на зарегистрированный товарный знак подлежит государственной регистрации. Оцените даты, договор и документы отдельно; для будущих периодов сначала зарегистрируйте предоставление права.

Нужен ли ежемесячный акт на лицензионное вознаграждение?

Прямого универсального требования об акте нет, но первичный документ и подтверждение расчёта нужны. Для процентной ставки отчёт с расчётом я считаю практически обязательным.

Облагается ли роялти за товарный знак НДС?

Обычно да, если местом реализации признаётся Россия и лицензиар является плательщиком НДС. Льготы подп. 26 и 26.1 п. 2 ст. 149 НК РФ товарные знаки не охватывают.

Можно ли списать роялти на УСН 15%?

Да. Периодические платежи за пользование средствами индивидуализации предусмотрены подп. 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Нужны документы, связь с деятельностью и фактическая оплата.

На что опираемся