Покупатель просит счёт-фактуру «без НДС». Обязано ли ООО на УСН её выдавать?
«Пришлите ещё счёт-фактуру без НДС, иначе бухгалтерия не пропустит оплату». Если ваше ООО на УСН пользуется автоматическим освобождением, налоговой обязанности выполнять эту просьбу нет. Но ответить покупателю так, чтобы сохранить отношения и получить деньги, тоже нужно уметь. Я Ольга Владимировна Семёнова, основательница «РФ-БУХ», практикующий бухгалтер с 12-летним опытом. Покажу, на какую норму сослаться, какие документы предложить и где безобидная уступка превращается в обязанность заплатить налог.
Нет, не обязано. И вот где покупатель перепутал правила
Моя позиция простая: освобождённому ООО на УСН не нужно заводить обязательный документооборот со счетами-фактурами только потому, что так привыкла бухгалтерия покупателя. Для обычной реализации товаров, работ и услуг ответ прямо закреплён в абзаце втором пункта 5 статьи 168 НК РФ: освобождённые упрощенцы счета-фактуры не составляют. Здесь не требуется угадывать настроение инспектора или искать особенно смелое толкование. [Пункт 5 статьи 168 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/b1f75c31d401275bbf644f8a636f523f2ead27aa/).
Путаница понятна. С 2025 года организации на УСН признаются плательщиками НДС. Покупатель запомнил эту новость и достроил вывод: раз плательщик, значит, обязан выставить счёт-фактуру. Но статус плательщика и набор обязанностей при освобождении — разные вещи. ФНС отдельно объясняет, что автоматическое освобождение снимает обязанности по исчислению налога и обычной НДС-отчётности. [Методические рекомендации ФНС, раздел 1](https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/about_nalog/16594328/).
Есть и более коварная причина. В соседнем абзаце той же статьи действительно написано про счета-фактуры с отметкой «Без налога (НДС)». Только речь там об освобождении по абзацу первому пункта 1 статьи 145 — общем основании, которым пользуется бизнес на общем режиме. Для УСН законодатель выделил следующий абзац с другим правилом. Иногда весь спор заканчивается, когда собеседники дочитывают страницу чуть ниже.
В работе я регулярно вижу именно такое смешение: правильную норму применяют к неподходящей ситуации, а потом требуют от продавца объяснять, почему он «нарушает закон». Я бы начинала разговор спокойно: наше ООО применяет УСН и освобождение по статье 145, поэтому для нашей реализации действует специальное правило. Дальше обсуждаем, какой документ действительно нужен вашему учёту.
Сначала проверьте, что освобождение ещё действует
Прежде чем отправлять уверенный отказ, я проверяю основание освобождения. На начало 2026 года для ООО, уже работавшего на УСН, важны доходы за 2025 год: они должны быть не больше 20 млн рублей. Равенство лимиту допускается. Освобождение предоставляется автоматически, уведомлять инспекцию не требуется. Но слово «автоматически» описывает порядок применения нормы, а не обещает, что программа сама правильно отследит все ваши доходы. [Пункты 1 и 3 статьи 145 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/8f399ec989074fdad875f9a672a1b091ea9bf05c/).
Следом смотрю текущий год. Если учитываемые доходы с начала 2026 года превысили 20 млн рублей, обязанности по НДС возникают с первого числа следующего месяца. Поэтому письмо покупателю, которое было правильным весной, осенью может уже не подходить. И считать нужно налоговые доходы по предусмотренным Кодексом правилам, а не остаток на расчётном счёте и не сумму выставленных счетов. Основание — пункт 5 статьи 145 НК РФ.
Важное обновление для тех, кто сохранил ранние памятки: Федеральный закон от 4 июля 2026 года № 228-ФЗ изменил дальнейший график снижения порога. Лимит текущих доходов в 20 млн рублей сохранён на 2026–2029 годы. Поэтому прежний план снижения уже нельзя механически переносить в бюджет компании. Здесь я использую редакцию законодательства по состоянию на 5 сентября 2026 года. [Статья 1 Закона № 228-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_538630/3d0cac60971a511280cbba229d9b6329c07731f7/).
И ещё одна привычка, которую я советую поменять: не пишите покупателю просто «мы на упрощёнке, поэтому без НДС». Сейчас это неполное объяснение. Укажите, что ООО применяет УСН и освобождено от исполнения обязанностей по исчислению и уплате НДС на основании статьи 145 НК РФ. Так вы описываете действительное положение компании, а покупатель получает понятное основание для своего документооборота.
Покупателю нужна нормальная первичка. Иногда он называет её счётом-фактурой
Я обычно предлагаю выяснить, какую задачу покупатель решает своей просьбой. Подтвердить получение товара? Принять услуги? Обосновать расходы? Или его программа не даёт закрыть поставку без дополнительного файла? Это разные задачи. Самостоятельный счёт-фактура служит прежде всего для учёта НДС и не заменяет обязательную первичку только благодаря своему названию. Каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичным документом. [Статья 9 Закона № 402-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/).
Для обычной поставки подойдёт накладная, для услуг — акт с понятным содержанием либо другой надлежащий первичный документ. Можно использовать УПД только в качестве первички. В рекомендованной бумажной форме это статус «2». Такой УПД не требует отдельного счёта-фактуры в дополнение к себе. Но я всегда проверяю содержание: одна цифра статуса не исправит документ, в котором по ошибке предъявлен налог. [Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@](https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/about_nalog/4319219/).
В формализованном электронном документообороте для первички без функции счёта-фактуры используется УПД с функцией «ДОП». Функция «СЧФДОП» объединяет первичный документ и счёт-фактуру. Поэтому фраза менеджера «мы же отправили УПД» ещё ничего не говорит о том, что именно ушло покупателю. Я смотрю функцию и налоговые реквизиты отправленного файла. [Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@](https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/14414412/).
Для покупателя на общем режиме отсутствие счёта-фактуры «без НДС» само по себе не запрещает учесть обоснованные, документально подтверждённые расходы. Разумеется, остальные условия признания конкретного расхода должны выполняться. А вычета НДС по покупке без предъявленного налога не будет: название дополнительной бумаги входной налог не создаёт. Поэтому я предлагаю улучшить первичку, если в ней действительно чего-то не хватает, а не умножать одинаковые документы. [Статья 252](https://nalog.garant.ru/fns/nk/7f0762447f5457e0ca3b7fc5dfe1175f/) и [статья 171 НК РФ](https://nalog.garant.ru/fns/nk/8b59bb3349a6ae4b70d0db73241a6751/).
Разберём на примере: поставку на 240 000 рублей не пропускают к оплате
Допустим, ООО «Ромашка» на УСН поставило ООО «Вектор» упаковочные материалы на 240 000 рублей без НДС. Доходы продавца за 2025 год составили 14 млн рублей, а к моменту поставки в 2026 году — 9 млн рублей. Освобождение действует. Товар передан, накладная подписана, но бухгалтерия «Вектора» просит ещё счёт-фактуру «без НДС». Компании, суммы и обстоятельства обоих разборов условные — это иллюстрации типичных ошибок.
Первым шагом я бы проверила договор. По условиям нашего примера для оплаты нужны накладная и счёт на оплату; обязательства передать счёт-фактуру стороны не согласовывали. Затем уточнила бы причину задержки. Оказывается, сотрудник покупателя пользуется общим перечнем документов для всех поставщиков. Ошибка здесь организационная: универсальный список превратили в требование, не проверив статус конкретного продавца.
Второй шаг — передать короткое пояснение со ссылкой на пункт 5 статьи 168 НК РФ и подтвердить комплект уже направленных документов. «Ромашка» указывает, что цена поставки составляет 240 000 рублей, НДС покупателю не предъявляется в связи с освобождением по статье 145 НК РФ. Накладная подтверждает передачу материалов. Просить у инспекции специальное разрешение не выставлять счёт-фактуру для этого не нужно.
В нашем примере бухгалтер «Вектора» проверяет основание и согласует оплату по имеющемуся комплекту. Покупатель принимает материалы к учёту на 240 000 рублей; вопрос их дальнейшего списания решает по обычным правилам своего учёта. Вычета НДС по этой поставке нет. Продавец получает оплату и сохраняет пояснение в переписке. Я считаю такой результат правильным: обе стороны понимают основание документов, а следующий заказ не начинается с того же спора.
Если всё-таки выдали «без НДС», налог из названия не появится
Теперь успокою тех, кто уже уступил покупателю. Если освобождённое ООО выдало счёт-фактуру с отметкой «Без НДС» и не выделило сумму налога, сам этот факт не создаёт обязанности платить НДС. Из пункта 5 статьи 173 НК РФ следует конкретное условие: обязанность возникает при выставлении счёта-фактуры с выделенной суммой налога. Документ без такой суммы под это условие не подпадает. [Пункт 5 статьи 173 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/1c8f4250f7544cd0f68bb824a4de705518843db2/).
Только из-за такого документа не возникает и обязанности сдавать декларацию по НДС. Конечно, при условии, что нет самостоятельного основания для отчётности, например исполнения обязанностей налогового агента. Я не вижу смысла превращать уже выданный документ «без НДС» в бухгалтерскую драму. Но делать его обязательным приложением к каждой реализации тоже не советую: покупатель быстро принимает добровольную уступку за установленное правило.
Гораздо внимательнее я отношусь к просьбе «поставьте нулевую ставку, у нас иначе не проходит». «Без НДС» и ставка 0% имеют разные основания. Нулевая ставка — предусмотренный Кодексом режим налогообложения определённых операций, а не техническое обозначение автоматического освобождения. Не подменяйте одно другим ради настройки чужой программы. Если документ нужен только для подтверждения поставки, вернитесь к обсуждению первички. [Пункт 1 статьи 164 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/35cc6698564adc4507baa31c9cfdbb4f2516d068/).
А вот выделенная сумма НДС означает уже денежное обязательство. Освобождённый продавец должен перечислить указанный налог и представить электронную декларацию. Общий срок декларации — не позднее 25-го числа месяца после квартала, уплаты всей суммы — не позднее 28-го числа того же месяца. Делить этот платёж на три части нельзя; при совпадении срока с нерабочим днём действует перенос. [Пункты 4 и 5 статьи 174 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/cf8ce1f96c094ce8316b91e3ee5831f20a57a4a8/).
Второй разбор: покупатель просил бумагу, а программа посчитала 22 000 рублей
Допустим, ООО «Тёплый дом» на УСН продаёт партию упаковочных коробок за 122 000 рублей без НДС. За 2025 год компания получила 12 млн рублей доходов, в 2026 году лимит освобождения пока не превышен. Закупка этой партии обошлась в 61 000 рублей, включая 11 000 рублей НДС поставщика. Покупатель просит дополнительный счёт-фактуру «без НДС», и менеджер решает подготовить его самостоятельно.
Первый шаг оказывается ошибочным: менеджер выбирает в программе ставку 22% и сохраняет общую стоимость сделки. В черновике появляются стоимость без налога 100 000 рублей и НДС 22 000 рублей. Основная ставка с 1 января 2026 года действительно составляет 22%, но к освобождённой реализации применять её не требовалось. Наличие ставки в справочнике программы не означает, что её нужно выбрать. [Пункт 3 статьи 164 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/35cc6698564adc4507baa31c9cfdbb4f2516d068/).
Второй шаг — проверка бухгалтером до отправки покупателю. Если выставить этот документ и оставить его без исправления, по пункту 5 статьи 173 возникнет обязанность уплатить 22 000 рублей. Уменьшить их на входные 11 000 рублей нельзя: продавец продолжает пользоваться освобождением. Расчёт «22 000 минус 11 000» здесь не работает. Для освобождённого бизнеса входной НДС учитывается по правилам пункта 2 статьи 170, а не принимается к обычному вычету. [Подпункт 3 пункта 2 статьи 170 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/7e99d9a14446e1adf556f812066034a9091e0cc4/).
В нашем примере ошибку замечают именно в черновике: покупателю документ ещё не выставлен. Его исправляют, а поставку оформляют первичкой на 122 000 рублей без НДС. Обязанности заплатить налог из-за неотправленного черновика не возникает. Если же ошибочный счёт-фактура уже ушёл контрагенту, я сначала проверяю его получение и отражение у покупателя, затем организую исправление документов. Просто удалить файл у себя и считать проблему закрытой — плохая идея.
Что я предлагаю написать покупателю и закрепить у себя
В ответе покупателю я не советую устраивать лекцию о налоговой реформе. Достаточно обозначить основание освобождения, назвать норму о документах и предложить рабочий комплект. Спокойный предметный ответ полезнее фразы «мы ничего не обязаны». Покупателю тоже нужно закрыть операцию, а человеку, который разбирает документы, удобно переслать ваше объяснение своему руководителю без дополнительных расшифровок.
Можно использовать такой текст: «Наше ООО применяет УСН и освобождено от исполнения обязанностей по исчислению и уплате НДС на основании статьи 145 НК РФ. Согласно абзацу второму пункта 5 статьи 168 НК РФ при нашей реализации счета-фактуры не составляются. Передачу товаров подтверждаем накладной / УПД без функции счёта-фактуры. Просим принять указанный комплект документов». Для услуг замените формулировку о передаче товара на описание оказанных услуг.
Иногда в ответ предлагают подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур по статье 169 НК РФ. Для освобождённого продавца на УСН такое соглашение не является условием применения пункта 5 статьи 168. Правило о письменном согласии в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 относится к реализации покупателям, которые не являются плательщиками НДС либо освобождены от соответствующих обязанностей. Не нужно переносить условие о статусе покупателя на статус продавца. [Статья 169 НК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/).
Но подписанный договор я всё равно читаю. Если вы сами обещали передавать счёт-фактуру или связали оплату с определённым комплектом, отсутствие налоговой обязанности не позволяет просто забыть договорённость. Нужно проверить условие и согласовать подходящий порядок документов, при необходимости — изменение договора. Это отдельный договорный вопрос по статьям 309 и 421 ГК РФ. Я предпочитаю решить его при согласовании заказа, когда деньги ещё не зависли между двумя бухгалтериями. [Статья 309 ГК РФ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/1cd43e51fbd4129343b325971a466ec5cd32a425/).
- Закрепите в шаблонах договоров основание работы без НДС и понятный комплект первички.
- Дайте менеджерам готовый ответ покупателю и правило согласования документов с бухгалтером.
- Проверьте настройки ставки и функции УПД перед отправкой через ЭДО.
- Контролируйте доходы: после утраты освобождения шаблоны документов и ответы клиентам придётся изменить.
Частые вопросы
Нужно ли согласие покупателя, чтобы освобождённое ООО на УСН не выставляло счёт-фактуру?
Нет. Основание — абзац второй пункта 5 статьи 168 НК РФ. Согласованный в договоре комплект документов при этом нужно проверить отдельно.
Уже выдали счёт-фактуру «без НДС». Нужно сдавать декларацию?
Сам такой документ без выделенной суммы налога обязанности сдавать декларацию не создаёт. Ответ предполагает, что освобождение действует и других оснований для отчётности нет.
Можно поставить 0% вместо «Без НДС»?
Нет, это разные налоговые основания. Для автоматического освобождения используется обозначение «Без НДС», а нулевая ставка применяется к предусмотренным статьёй 164 НК РФ операциям.
Подойдёт ли покупателю УПД?
Да, надлежаще оформленный УПД может подтвердить поставку или услуги. Для первички без счёта-фактуры используют бумажный статус «2» либо электронную функцию «ДОП».
Покупатель работает с НДС. Это меняет обязанности продавца?
Нет. Сам по себе режим покупателя не отменяет освобождение продавца. По покупке без предъявленного НДС покупателю нечего принимать к вычету.
На что опираемся
- Налоговый кодекс РФ — автоматическое освобождение при УСН — Статья 145, пункты 1, 3 и 5: условия освобождения, отсутствие уведомления, лимит доходов и начало исполнения обязанностей после превышения; статья 346.15 и подпункты 1 и 3 пункта 1 статьи 346.25 — правила определения учитываемых доходов.
- Налоговый кодекс РФ — счета-фактуры и обязанности по документам — Статья 168, пункт 5, абзацы первый и второй: различие общего освобождения и освобождения на УСН; статья 169, пункт 1 и подпункт 1 пункта 3: назначение счёта-фактуры и письменное согласие при реализации определённым категориям покупателей.
- Федеральный закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ — «О внесении изменений в статью 145 части второй Налогового кодекса Российской Федерации», статьи 1 и 2: изменение графика порогов доходов, сохранение лимита текущих доходов 20 млн рублей на 2026–2029 годы; вступление в силу со дня официального опубликования.
- Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ — Изменения статей 145 и 164 НК РФ: порог освобождения на 2026 год и основная ставка НДС 22% для реализации начиная с 01.01.2026. Последующие периоды освобождения учитываются с поправками Закона № 228-ФЗ.
- Налоговый кодекс РФ — ставки, выделенный НДС и входной налог — Статья 164, пункты 1 и 3: нулевая и основная ставки; статья 173, пункт 5, подпункт 1: уплата налога, выделенного освобождённым продавцом в счёте-фактуре; статья 170, пункт 2, подпункт 3: учёт входного НДС при освобождении.
- Налоговый кодекс РФ — декларация и сроки уплаты — Статья 163: налоговый период — квартал; статья 174, пункты 4 и 5: уплата всей суммы по пункту 5 статьи 173 не позднее 28-го числа следующего за кварталом месяца и электронная декларация не позднее 25-го числа; статья 6.1, пункт 7: перенос окончания срока с нерабочего дня.
- Налоговый кодекс РФ — расходы и вычеты покупателя — Статья 252, пункт 1: обоснованность и документальное подтверждение расходов; статья 171, пункт 2, и статья 172, пункт 1: предъявленный налог и условия применения вычета НДС.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — Статья 9, части 1, 2, 4 и 5: оформление фактов хозяйственной жизни первичными документами, обязательные реквизиты, определение форм и бумажная либо электронная форма.
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — Рекомендации по применению универсального передаточного документа, приложения 1 и 3: УПД со статусом «2» используется как первичный учётный документ; статус имеет информационный характер.
- Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — Приложение 1, пункт 1: электронные документы с функциями «СЧФ», «СЧФДОП» и «ДОП»; применяется с изменениями, внесёнными приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@.
- Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ — Пункты 1 и 2: с 01.01.2026 утратили силу прежние приказы о форматах электронной накладной и документа о передаче результатов работ. Отмена форматов не отменяет бумажную первичку, что ФНС также разъяснила 07.10.2025 в публикации «ФНС России разъяснила бизнесу нюансы отмены форматов товарной накладной и акта выполненных работ».
- Письмо ФНС России от 30.12.2025 № СД-4-3/11836@ — Методические рекомендации по НДС для УСН на 2026 год, разделы 1, 3, 5 и 14: статус плательщиков, автоматическое освобождение, контроль доходов и последствия выделения НДС. Приведённый в первоначальных рекомендациях график лимитов после 2026 года изменён Законом № 228-ФЗ.
- Гражданский кодекс РФ — согласованный комплект документов — Статья 309: надлежащее исполнение обязательств; статья 421, пункт 4: определение условий договора сторонами с учётом обязательных требований закона.