Сотрудник умер: как оформить увольнение и выдать деньги родственникам

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и расчёты с персоналом·~7 мин чтения
Сотрудник умер: как оформить увольнение и выдать деньги родственникам — иллюстрация

Когда бухгалтер узнаёт о смерти сотрудника, привычный сценарий увольнения не работает: нет заявления, нет подписи на приказе, а деньги и отчётность ждать не будут. Я, Ольга Семёнова, разберу порядок, который считаю правильным: от даты в приказе до НДФЛ, взносов и документов для родственников — без попытки сделать бухгалтера нотариусом.

Начните не с расчёта, а с даты смерти

Первое, что я проверяю, — свидетельство о смерти или судебное решение об объявлении гражданина умершим. Трудовой договор прекращается по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Дата прекращения — дата смерти из документа. Не дата, когда о ней сообщили, не дата приказа и уж точно не день, когда бухгалтеру удалось добраться до кадровой программы.

Это тот случай, где программа часто подталкивает к ошибке. Документ принесли 18 марта, а человек умер 12 марта — и хочется поставить увольнение 18-м: так проще закрыть табель. Не проще. Вы получите лишние дни стажа, неверные кадровые сведения и, возможно, лишние начисления. Приказ можно издать 18 марта, но прекратить трудовой договор надо 12 марта.

В приказе укажите основание: «смерть работника, пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ». Заявление об увольнении не нужно — требовать его в такой ситуации было бы почти сюрреализмом. В строке ознакомления подпись не имитируем: приложите копию свидетельства и сделайте отметку, что ознакомить работника невозможно. Бумажную трудовую книжку выдайте родственнику под расписку либо по его заявлению направьте почтой.

Проверьте табель и всё, что могло быть заработано до даты смерти: зарплату, уже заработанную премию, компенсацию за все неиспользованные отпуска, выплаты по локальным актам. Премию не надо «додумывать». Если положение даёт право на неё только при полностью отработанном месяце, а условие не выполнено, оснований начислять её нет.

Я бы не откладывала кадровое событие до закрытия месяца. В подразделе 1.1 ЕФС-1 прекращение трудового договора отражают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Кому отдавать окончательный расчёт — и почему нельзя переводить «на карту супруге»

Неполученные ко дню смерти суммы по статье 141 ТК РФ выдают членам семьи умершего либо лицу, находившемуся на его иждивении на день смерти. Срок — не позднее недели со дня, когда они подали работодателю документы. Значит, у бухгалтера есть обязанность быстро выплатить деньги, но нет обязанности верить устному объяснению: «Я брат, вот номер карты».

Я запрашиваю заявление с реквизитами, паспорт получателя, свидетельство о смерти и документ о родстве. Для иждивенца — подтверждение иждивения. Членами семьи в смысле статьи 2 СК РФ, в частности, являются супруги, родители и дети, включая усыновителей и усыновлённых. Если из документов неясно, кто вправе получить деньги, не надо проводить собственное расследование семейной жизни работника.

Здесь есть тонкость, о которой полезно помнить. Статья 1183 ГК РФ устанавливает для требований о невыплаченных средствах к существованию четырёхмесячный срок со дня открытия наследства; после его истечения суммы входят в наследство. Верховный Суд в обзоре 2024 года подтвердил: для зарплаты действует специальная гарантия статьи 141 ТК РФ, но правило о четырёх месяцах остаётся значимым, когда решается вопрос о переходе сумм в наследство. Если к вам пришёл наследник после этого срока, попросите свидетельство о праве на наследство.

Несколько родственников — самый неприятный вариант. Верховный Суд отдельно показал, что супруг и ребёнок имеют равное право на невыплаченную зарплату; получивший всю сумму родственник может отвечать перед другим. Работодателю не стоит единолично назначать доли. Просите совместное заявление о распределении либо документы, которые снимают спор. Если спор уже виден — зафиксируйте обращения и передайте вопрос юристу.

Самая болезненная ошибка — двойная выплата. Сначала деньги уходят человеку без проверенных полномочий, потом появляется наследник с документами. Сочувствие уместно, но платёжное поручение должно опираться на документы.
Сотрудник умер: как оформить увольнение и выдать деньги родственникам — схема действий
Схема: Сотрудник умер: как оформить увольнение и выдать деньги родственникам

Разберём на примере ООО «Ромашка»

Допустим, сотрудник ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» умер 12 марта 2026 года. За отработанные дни ему начислены 46 000 рублей зарплаты. Осталось 12 неиспользованных дней отпуска, компенсация — 18 400 рублей. В положении о премировании сказано, что ежемесячная премия полагается только при полностью отработанном месяце. Значит, премию в окончательный расчёт не включаем. Всего компания должна 64 400 рублей.

Свидетельство о смерти и заявление 18 марта представила супруга; приложила паспорт и свидетельство о браке. Других заявлений нет. «Ромашка» издаёт приказ 18 марта, но датой прекращения трудового договора ставит 12 марта. Деньги перечисляет не позднее 25 марта — в пределах недельного срока статьи 141 ТК РФ. Ждать шесть месяцев для этой бесспорной выплаты не нужно.

Типичная ошибка в такой ситуации — поставить увольнение 18 марта и начислить зарплату ещё за шесть дней. Вторая ошибка — удержать из 64 400 рублей НДФЛ, как из обычного расчёта при увольнении. Обе ошибки возникают из желания сделать всё привычно. Но этот случай как раз не привычный: дата прекращения известна, а обязанность работника по НДФЛ уже прекратилась.

Режим УСН не меняет ни состав окончательного расчёта, ни правила выдачи денег семье. Он влияет на учёт расходов компании, но не на трудовую процедуру.

НДФЛ: удерживать нечего и платить за умершего не надо

С выплат, начисленных работнику до смерти, но выданных семье или наследнику после неё, НДФЛ не удерживайте. Обязанность физлица по уплате налога прекращается с его смертью — подпункт 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ. ФНС прямо разъясняла: удержание НДФЛ с таких выплат не производится. Не надо перечислять налог за счёт компании и не надо уменьшать на него сумму, причитающуюся родственнику.

Важно не путать две даты. Если зарплата была фактически выплачена работнику при жизни и НДФЛ уже удержан, пересчитывать эту операцию из-за последующей смерти не требуется. Но если деньги сотрудник при жизни не получил, удержание в посмертном расчёте делать нельзя.

В 6-НДФЛ и справке о доходах умершего отражайте доходы, фактически выплаченные ему при жизни, и удержанный с них налог. Посмертную выплату родственнику не показывайте как доход самого работника. Здесь иногда мешает настройка программы: она видит увольнение и автоматически рассчитывает НДФЛ. Настройку надо проверить до сдачи отчёта, а не надеяться, что инспектор догадается о причине странной суммы.

Если компания хочет дополнительно помочь семье, оформите отдельный приказ о единовременной материальной помощи члену семьи умершего работника. Она освобождена от НДФЛ по пункту 8 статьи 217 НК РФ. Не смешивайте её с зарплатой и компенсацией отпуска в одной строке: потом не получится нормально объяснить ни назначение платежа, ни налоговый режим.

Отсутствие НДФЛ не означает отсутствие контроля. Основание для выплаты, состав расчёта и документы получателя должны быть собраны даже тщательнее, чем в обычном увольнении.

Со взносами ответ другой: начисленное до смерти облагается

По взносам действует не логика НДФЛ. Минфин и ФНС считают объектом страховых взносов выплаты, начисленные до даты смерти, когда работник был застрахованным лицом, независимо от того, что деньги после смерти получают члены семьи или иждивенцы. Поэтому на зарплату 46 000 рублей и компенсацию отпуска 18 400 рублей в примере взносы начисляют в общем порядке. Компенсация неиспользованного отпуска не поименована среди освобождённых выплат статьи 422 НК РФ.

Это нормальная асимметрия, не ошибка бухгалтера: НДФЛ связан с прекращением обязанности умершего налогоплательщика, а взносы — с обязанностью работодателя по выплатам в рамках трудовых отношений. Поэтому формула «НДФЛ нет, взносы есть» для начислений до смерти как раз правильная.

Продолжим пример. ООО «Ромашка» отдельно решило выдать супруге 30 000 рублей материальной помощи. В приказе прямо указано, что это единовременная помощь члену семьи в связи со смертью работника; подтверждение брака приложено. НДФЛ нет по пункту 8 статьи 217 НК РФ. Взносы на такую выплату супруге, не состоящей с компанией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не начисляют: нет объекта по статье 420 НК РФ. А на 64 400 рублей окончательного расчёта взносы остаются.

Не подменяйте помощь семье выплатой «сотруднику» и не используйте одну общую строку «матпомощь». Получатель, основание и дата начисления здесь важнее красивого названия операции.

Письмо Минфина говорит именно о суммах, начисленных до даты смерти. Если начисление появилось уже после неё, сначала разберите его правовую природу: автоматическое начисление «по графику» ещё не доказывает право на выплату.

Пособие на погребение и финальная проверка: изменение, которое многие пропустили

С 1 января 2025 года работодатель больше не назначает и не выплачивает социальное пособие на погребение. Это важное изменение: по старой привычке родственников всё ещё отправляют в бухгалтерию работодателя с заявлением и справкой. Теперь за пособием обращаются непосредственно в территориальный орган СФР или через Госуслуги. Работодатель не выдаёт его из кассы и не возмещает потом расходы.

В 2026 году предельный размер федерального социального пособия на погребение с 1 февраля — 9 678,63 рубля, без районного коэффициента. Но сумма определяется по дате государственной регистрации смерти и с учётом региональных правил. Я советую не подставлять цифру из старой памятки: направьте человека в СФР, где проверят право и сумму. Заявление можно подать не позднее шести месяцев со дня государственной регистрации смерти.

В финале проверьте три контура. В кадровом — дата смерти в приказе, табеле, трудовой книжке и ЕФС-1. В расчётном — все суммы на дату смерти и подтверждение права получателя. В налоговом — отсутствие НДФЛ в посмертном расчёте и правильная база по взносам. На этом можно остановиться. Не нужно ждать нотариуса в бесспорной ситуации и не нужно превращать пособие на погребение в расход работодателя — этот этап уже ушёл в прошлое.

Типичная ситуация у ИП Соколова: после звонка о смерти сотрудника предприниматель перевёл 35 000 рублей взрослому сыну работника, потому что «он всё организует». Позже пришла супруга с документами. Сын мог иметь право обратиться в СФР за пособием на погребение, если организовал похороны, но это не доказывает его право на зарплату. Правильнее было взять паузу на документы и разделить два основания выплат. Это не холодность; это способ не оставить бизнес должником дважды.

Если родственники спорят или право на деньги не подтверждено, не лечите проблему переводом «кому-то одному». Зафиксируйте заявления, остановите спорную выплату и подключите юриста.

Как это было у моего клиента: расчёт после смерти сотрудника в ООО «Северный берег»

ООО «Северный берег» — небольшая компания по обслуживанию загородных домов. Мы взяли её на обслуживание уже после того, как умер мастер по ремонту: директор получил сообщение от семьи, в программе стояло увольнение текущей датой, а зарплату за месяц хотели сразу перевести жене сотрудника. Первое, что я проверила, — документ, подтверждающий дату смерти, и все начисления, которые успели сделать до неё.

Выяснилось, что сотрудник умер 14 марта, а приказ бухгалтер подготовила датой 18 марта. К выплате складывались зарплата за 10 отработанных смен — 42 600 рублей, компенсация за 6 неиспользованных дней отпуска — 18 940 рублей и премия за февраль — 12 000 рублей. Мы исправили основание и дату прекращения трудового договора, оформили приказ и внесли корректные сведения в кадровую программу.

Дальше я предупредила директора: перевод на карту супруге без документов делать нельзя, даже если семья давно знакома с компанией. Жена работника принесла свидетельство о смерти, паспорт, свидетельство о браке и заявление на выплату. Мы приняли документы, зарегистрировали заявление и выплатили ей 73 540 рублей в установленный срок после обращения.

Отдельно я перепроверила налоги и отчётность. По уже начисленным до даты смерти выплатам мы корректно отразили страховые взносы, а НДФЛ с сумм, которые работник фактически не получил, не удерживали. Затем подготовили сведения для ЕФС-1, чтобы кадровое событие ушло с верной датой и без последующих исправлений.

В итоге директор смог спокойно объяснить семье, какие документы нужны и когда будут деньги, а у компании остался понятный комплект: основание прекращения трудового договора, приказ, заявление получателя, копии подтверждающих документов, расчёт и отчётные сведения. Самое важное — мы не торопились «закрыть вопрос» одним переводом и поэтому не переделывали всё задним числом.

Не подменяйте документы человеческим сочувствием: помочь семье можно быстро, но платить нужно только тому, чьё право на выплату подтверждено.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Какой датой увольнять сотрудника, если о смерти сообщили позднее?

Датой смерти из свидетельства о смерти или судебного решения. Приказ можно издать после получения документа, но дата прекращения трудового договора не меняется.

Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска умершего работника?

Нет, если эти суммы не были выплачены работнику при жизни и перечисляются после смерти родственнику или наследнику. Налоговая обязанность физлица прекращается со смертью.

Надо ли начислять страховые взносы на окончательный расчёт?

Да, на выплаты, начисленные до смерти в рамках трудовых отношений, включая зарплату и компенсацию неиспользованного отпуска. НДФЛ при этом не удерживают.

Может ли работодатель выдать пособие на погребение?

Нет. С 1 января 2025 года пособие назначает и выплачивает СФР, а заявитель обращается туда напрямую или через Госуслуги.

На что опираемся