Списали просроченный товар: как доказать утилизацию и признать расход

Акт списания — не финал, а середина истории

Самая рискованная папка по просрочке выглядит так: один внутренний акт, подппись директора и проводка на расходы. На бумаге товар «списан», а в реальности непонятно, кто нашёл просрочку, сколько её было, где она лежала и что с ней произошло дальше. Для инспектора это не мелкая недоработка, а нормальный вопрос: почему товар нельзя было продать, вернуть поставщику или использовать иначе?

Я считаю правильной другую последовательность: сначала выявляем факт и количество при инвентаризации, затем комиссия устанавливает причину непригодности, после этого руководитель утверждает списание, а компания подтверждает физическое выбытие — передачу на утилизацию, обезвреживание или уничтожение. Не потому, что есть «волшебный комплект» из четырёх бланков. Его нет. Просто такая цепочка отвечает на все вопросы о реальности операции.

Инвентаризация обязательна, в частности, при выявлении фактов порчи имущества. Случаи, сроки и порядок её проведения определяет руководитель, кроме обязательных случаев, установленных законом; результаты надо своевременно зарегистрировать в бухучёте. Это следует из статьи 11 Закона № 402-ФЗ. Для продуктов и товаров с коротким сроком годности я бы не ждала годовой инвентаризации: регулярный контроль сроков обходится дешевле, чем объяснения после списания палеты товара.

Не смешивайте срок годности и срок хранения. По истечении срока годности товар непригоден для использования по назначению. Истечение срока хранения само по себе ещё не означает непригодность: это прямо разъясняет Роспотребнадзор. В документах пишите фактическую причину, а не удобное «морально устарел».

• Приказ руководителя о проведении инвентаризации: дата, склад, комиссия, объекты проверки.
• Инвентаризационная опись или собственная форма с реквизитами первичного документа.
• Акт комиссии: наименование, партия, количество, срок годности, причина непригодности.
• Решение руководителя о списании и дальнейшей судьбе товара.
• Подтверждение передачи на обработку либо акт уничтожения — в зависимости от фактической операции.

Инвентаризация должна показать товар, а не только цифру в акте

В первичке я советую фиксировать больше, чем бухгалтерскую стоимость. Укажите артикул, партию, единицу измерения, фактическое количество, дату окончания срока годности, место хранения и состояние упаковки. Добавьте фото, если партия заметная или товар потенциально спорный. Фото не заменяет первичный документ, зато отлично связывает документы с реальным имуществом. Две минуты на складе иногда экономят много часов переписки с инспекцией.

Комиссия не должна быть декорацией из трёх подписей. Её задача — подтвердить фактическое наличие и решить, что товар нельзя реализовать. Если часть товара можно вернуть поставщику по договору, реализовать до истечения срока или использовать законным способом, отделите её. Списать всё одной строкой, потому что «так быстрее», — обычная ошибка.

Формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ТОРГ-16 можно использовать как основу, но для большинства организаций они не обязательны. Закон № 402-ФЗ позволяет утвердить собственные формы, если в них есть обязательные реквизиты из статьи 9. Поэтому не тратьте силы на спор о названии бланка. Проверьте, можно ли по нему восстановить событие: кто, когда, какой товар и почему признал непригодным.

После инвентаризации товар лучше физически изолировать: отдельная зона, ярлык «не для реализации», блокировка отгрузки в товарной системе. Это не складская мелочь. Пока просрочка лежит вперемешку с ходовым ассортиментом, риск случайной продажи вполне настоящий. А версия о фиктивном списании становится для проверяющего слишком удобной.

• Сверьте срок годности по каждой партии, а не по номенклатуре в целом.
• Зафиксируйте количество до вскрытия упаковки, переработки или вывоза.
• Отметьте блокировку реализации в учётной системе.
• Сопоставьте опись с остатками по счёту 41 и складскими карточками.

Утилизация или уничтожение: место, где обычно рушится доказательство

Слова «утилизация» и «уничтожение» в разговорах часто используют как синонимы. Для бухгалтера важнее другое: можете ли вы доказать, что товар выбыл окончательно и законно. В зависимости от состава товар после списания может стать отходом, обращение с которым регулирует Закон № 89-ФЗ. Для пищевой продукции с истекшим сроком годности специальное правило ещё жёстче: такая продукция не может находиться в обороте, признаётся некачественной и опасной и подлежит утилизации или уничтожению.

Для пищевой продукции, материалов и изделий статья 24 Закона № 29-ФЗ предусматривает специальный порядок утилизации или уничтожения. Положение, утверждённое постановлением Правительства № 1263, регулирует случаи, когда решение об этом принимается органом государственного надзора. Не переносите автоматически процедуру с участием надзорного органа на обычное внутреннее списание всего ассортимента, но и не делайте вывод, что можно просто вынести продукты к контейнеру. Для регулируемых и потенциально опасных товаров сначала проверьте специальный порядок.

На практике для пищевой продукции и иных товаров со специальным режимом я выбираю профильного исполнителя. Договор, акт приёма-передачи, акт выполненных работ и документ о конечной обработке создают нормальную доказательную цепочку. Если передаёте отходы, проверьте, что контрагент вправе и реально может обращаться именно с вашим видом отходов. Дешёвый «акт утилизации» от случайного перевозчика — не экономия, а будущий вопрос без хорошего ответа.

Разберём на примере. ООО «Ромашка» на ОСНО обнаружило 400 банок соуса с истёкшим сроком годности. Стоимость партии — 96 000 рублей без НДС. В первый день комиссия составила опись: артикул, партия, дата срока годности, 400 штук; приложила фотографии и заблокировала товар для отгрузки. На следующий день директор утвердил списание, после чего компания передала товар исполнителю по договору. В папке остались накладная передачи и акт обработки. Это связная история. Если бы «Ромашка» оформила только ТОРГ-16 и списала 96 000 рублей, главный вопрос никуда бы не делся: куда исчезли 400 банок и почему они не могли оказаться в продаже?

• Договор с исполнителем и проверка его полномочий для конкретного потока отходов.
• Акт приёма-передачи с точной номенклатурой, количеством или весом, датой и подписями.
• Акт утилизации, обезвреживания или уничтожения — по фактически выполненной операции.
• Транспортные документы, если товар забирает перевозчик.
• Фото и внутренний акт комиссии как дополнение, а не замена документам подрядчика.

ОСНО: расход можно защитить, но он не возникает сам собой

В налоге на прибыль нельзя честно сказать: «просрочено — значит расход безусловно». Общий тест статьи 252 НК РФ никто не отменял: расход должен быть обоснован, документально подтверждён и произведён для деятельности, направленной на получение дохода. Стоимость покупных товаров обычно учитывают при реализации по подпункту 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ. При порче и уничтожении спор как раз возникает вокруг деловой причины и подтверждённости выбытия.

Минфин в разъяснениях по просроченной пищевой продукции допускает учёт стоимости уничтоженных или утилизированных товаров и затрат на их утилизацию, если обязанность по уничтожению или утилизации конкретной категории установлена законом, товар куплен для извлечения прибыли, а расходы документально подтверждены. Письма не создают норму, но они показывают, как ведомство смотрит на проблему. Поэтому я не строю учёт на надежде, что потом найдётся удачное судебное решение. Документы об окончательном выбытии стоят несопоставимо меньше потенциального спора.

НДС надо оценивать отдельно. Налоговый кодекс не содержит общего правила о восстановлении ранее принятого к вычету НДС при любом списании просроченных товаров: перечень оснований установлен пунктом 3 статьи 170 НК РФ. Но слабые документы всё равно опасны. Спор может пойти уже не о формальном «восстановлении», а о том, насколько реальна сама операция и подтверждены ли основания первоначального вычета.

В бухучёте логика прямее: стоимость запасов признают расходом при выбытии, это правило пункта 41 ФСБУ 5/2019. Конкретная корреспонденция счетов зависит от вашей учётной политики и принятой классификации потерь. Но проводка не заменяет первичку. В регистре можно написать что угодно; склад от этого пустым не станет.

• Соберите в одну папку инвентаризацию, решение комиссии, приказ и доказательство окончательного выбытия.
• Проверьте договор с поставщиком: возврат или компенсация меняют учётную картину.
• Не включайте в расход товар, который продолжаете хранить для продажи.
• По НДС отдельно проверьте обстоятельства из пункта 3 статьи 170 НК РФ.

УСН в 2026 году: правило изменилось, но продажу никто не отменил

Здесь важно не пользоваться старой памяткой. С 1 января 2026 года Федеральный закон № 425-ФЗ добавил в пункт 1 статьи 346.16 НК РФ подпункт 45: при УСН «доходы минус расходы» можно учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ. Перечень расходов перестал быть закрытым. Значит, прежняя категоричная фраза «стоимость просрочки на УСН никогда не учитывается» в 2026 году уже неверна.

Но это не означает, что достаточно акта и проводки. Расход должен отвечать критериям статьи 252 НК РФ, а на УСН сохраняется кассовый метод по статье 346.17. Для стоимости покупного товара продолжает действовать специальное правило подпункта 2 пункта 2 статьи 346.17: она учитывается по мере реализации. Поэтому для самого непроданного товара возникает зона риска: новый подпункт 45 расширил перечень расходов, но не отменил специальное условие «по мере реализации» для стоимости товаров. Без официального адресного разъяснения я бы не включала стоимость просроченной нереализованной партии в КУДиР автоматически.

Допустим, ООО «Вектор» на УСН «доходы минус расходы» оплатило поставщику 120 000 рублей за 600 единиц косметики. До истечения срока компания продала 500 единиц; стоимость оставшихся 100 единиц — 20 000 рублей — подтверждённо уничтожена. Стоимость реализованных 500 единиц можно учесть при соблюдении условий статьи 346.17. По оставшимся 20 000 рублей после изменений 2026 года есть аргумент через подпункт 45 и правила главы 25, но конфликт со специальным правилом о реализации сохраняется. Моя практическая позиция: не заявлять эту сумму без предварительной оценки риска и, если она существенна, без письменной позиции инспекции или профессионального заключения. Зато затраты на услуги утилизатора при оплате и хороших документах имеют гораздо более понятное основание.

На УСН «доходы» стоимость товара налоговую базу не уменьшает. Здесь не надо героически искать расход, которого режим не даёт. Сосредоточьтесь на инвентаризации, исключении продажи и правильном бухучёте. И отдельно проверьте маркировку, если товар маркируемый: акт утилизации не заменяет отраслевые действия в соответствующей системе.

• УСН 15%: учтите расширение перечня расходов с 2026 года, но применяйте специальное правило о реализации товаров осторожно.
• УСН 15%: услуги по утилизации оценивайте отдельно от стоимости самой непроданной партии.
• УСН 6%: налоговую базу списание не уменьшит, однако складской контроль обязателен.
• ОСНО: анализируйте статью 252 НК РФ, специальные нормы по товару и доказательства выбытия.

Мой рабочий маршрут: сначала реальность, потом налоги

Я бы выстроила процесс так: назначить инвентаризацию, пересчитать и описать товар, изолировать его, оформить вывод комиссии и приказ, выбрать законный способ выбытия, получить подтверждающие документы, затем отразить операцию в бухучёте и отдельно рассчитать налоговый эффект по своему режиму. В маленьком бизнесе один человек может совмещать роли, но контрольные точки всё равно должны остаться.

Не стоит зацикливаться на поиске идеальной унифицированной формы и театре из десяти подписей. Закон требует обязательные реквизиты, а не особый дизайн акта. Не экономьте на другом: на фактической инвентаризации, идентификации партии и подтверждении того, что товар больше не продаётся. Для заметной суммы приложите фотографии и документы движения до места утилизации.

И ещё одно наблюдение из практики. Просрочка редко бывает разовой проблемой. Если она появляется постоянно, проверка увидит не случайную порчу, а слабое управление закупками — или повод спросить о продажах мимо учёта. После первого корректного списания посмотрите на закупочный цикл: отчёт по срокам, лимит заказа, скидка до истечения срока, правило возврата поставщику. Налоговая папка закрывает прошлое, а управленческий контроль не создаёт такую же папку каждый месяц.

• Утвердите внутренний регламент: форму акта, состав комиссии и порядок изоляции товара.
• Храните документы одной папкой по каждой партии: от описи до акта утилизации.
• Сверяйте списание с остатками в учётной системе и данными маркировки, если она применяется.
• Перед декларацией проверьте, что расход отражён именно в том режиме и в том порядке, который допускает НК РФ.

Частые вопросы