Списание просроченной маркированной продукции: акт, вывод из оборота и налоги

Просрочка не исчезает, если убрать её с глаз

Коробки с истёкшим сроком годности часто отправляют на дальнюю полку: «разберёмся при инвентаризации». В учётной программе остаётся товар, в «Честном ЗНАКе» — активные коды. Потом склад показывает одно количество, бухгалтерия — другое, а система маркировки вообще третье. И у всех возникает одинаковый вопрос: где товар?

Я считаю правильным начинать оформление сразу, как установлен срок годности и ясно, что реализация невозможна. Не ждите годовой инвентаризации и не пытайтесь продать товар с большой скидкой. Продажа товара после истечения установленного срока годности запрещена пунктом 5 статьи 5 Закона № 2300-1. Для пищевой продукции прямое правило ещё жёстче: товар с истёкшим сроком годности не может находиться в обороте.

Здесь три разных события, которые нельзя сваливать в один акт: выявление просрочки, решение о списании и уничтожение либо передача на утилизацию. Для бухучёта нужно обосновать выбытие запасов; для маркировки — вывести из оборота конкретные коды; для безопасного обращения с товаром — подтвердить, куда он физически делся. Одна бумага редко закрывает всё.

• Изолируйте товар от пригодного к продаже остатка.
• Проведите инвентаризацию конкретной партии.
• Сверьте физическое количество с учётом и активными кодами.
• Оформите решение о списании.
• Выведите коды из оборота и подтвердите уничтожение или утилизацию.

Каким должен быть акт списания

Обязательной унифицированной формы акта нет. ТОРГ-16 можно использовать как основу, но я бы не копировала её вслепую: маркированному товару нужны дополнительные данные. Организация вправе разработать форму сама, если включит обязательные реквизиты первичного документа из статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В акте зафиксируйте дату, место и основание составления; участников комиссии или ответственное лицо; наименование, количество, учётную стоимость товара; дату истечения срока годности; причину списания; решение о дальнейшей судьбе товара. Для маркировки добавьте GTIN, сведения о партии при их наличии и перечень кодов идентификации. Когда кодов много, вынесите их в пронумерованное приложение и прямо назовите его частью акта.

Акт должен быть утверждён руководителем, если это предусмотрено вашим внутренним порядком. Комиссия — не обязательный фетиш, но для значимой суммы или регулярного списания она полезна: видно, что решение о выбытии принимал не один человек задним числом. Фраза «срок в программе истёк» для проверки не доказательство. Программа не проверяет товар и не организует его уничтожение.

• Акт списания с приложением кодов маркировки.
• Инвентаризационная опись или ведомость фактического наличия.
• Документ о сроке годности: этикетка, спецификация, карточка товара.
• Документ о выводе из оборота из ГИС МТ.
• Акт уничтожения либо накладная передачи и акт утилизатора.

Вывод из оборота: акт сам по себе коды не закрывает

Складское списание и вывод из оборота в ГИС МТ — разные операции. Участники оборота передают сведения о выводе товара из оборота в случаях и порядке, установленных правилами маркировки. Общая основа есть в статье 20.1 Закона № 381-ФЗ и Постановлении Правительства № 515, но детальный порядок зависит от товарной группы.

Поэтому я не советую брать первую попавшуюся инструкцию по «Честному ЗНАКу». Для воды, молочной продукции, одежды, обуви, БАД и других групп различаются обязательные реквизиты, доступные причины выбытия и технические сценарии. По просроченному товару выбирают причину, которая соответствует фактическому списанию или утилизации, и передают сведения о каждом реально выбывшем коде.

Самая вредная «экономия времени» — вывести коды как розничную продажу, когда покупателя не было. Тогда маркировка говорит о продаже, кассового чека нет, а акт говорит об уничтожении. Это не мелкая техническая погрешность, а противоречие между системами. Его приходится объяснять намного дольше, чем нормально оформить выбытие.

• Определите свою товарную группу и применимые правила маркировки.
• Выгрузите активные коды из личного кабинета.
• Сопоставьте каждый код с фактически списываемым товаром.
• Передайте документ вывода из оборота с верной причиной.
• Сохраните идентификатор документа и результат его обработки.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» на УСН 15%

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН «доходы минус расходы» и продаёт упакованную воду. Инвентаризация выявила 240 бутылок с истёкшим сроком годности. Учётная цена одной бутылки — 42 рубля, стоимость остатка — 10 080 рублей. Все 240 кодов числятся активными в ГИС МТ. Товар оплачен поставщику и его стоимость уже была учтена в расходах при соблюдении условий УСН.

Ошибка здесь типичная: бухгалтер списывает 10 080 рублей в программе и считает вопрос закрытым. Но коды не выведены, физическое выбытие не подтверждено, а стоимость товара хочется ещё раз занести в КУДиР как «списание». Последнее делать нельзя. В закрытом перечне расходов пункта 1 статьи 346.16 НК РФ нет отдельной позиции для потерь от просроченных товаров.

У «Ромашки» правильный порядок другой. Комиссия оформляет опись и акт, прикладывает перечень 240 кодов, затем компания передаёт сведения о выводе из оборота по сценарию, предусмотренному для воды. После этого товар передают утилизатору по накладной, а акт оказанных услуг добавляют к досье партии. В бухучёте стоимость списывают как выбытие запасов. В КУДиР стоимость товара второй раз не отражают: она уже была учтена как стоимость приобретённого для перепродажи товара по подпункту 23 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Расходы на услуги утилизатора нужно оценивать отдельно по договору и разрешённым статьям расходов УСН. Их нельзя автоматически принять только потому, что услуга связана с товаром. А вот повторное включение самой стоимости воды в расходы — позиция, которую я бы не защищала.

• 240 бутылок × 42 рубля = 10 080 рублей.
• В бухучёте: списание подтверждённой стоимости товара.
• В КУДиР: не отражать стоимость товара повторно.
• В ГИС МТ: вывести из оборота 240 конкретных кодов.
• В досье: акт, приложение с кодами, документы утилизатора и результат обработки ГИС МТ.

ОСНО: расходы по прибыли и вопрос НДС

В бухучёте запасы списывают, когда они больше не способны приносить организации экономические выгоды; это следует из ФСБУ 5/2019. Обычно стоимость просроченного товара попадает в прочие расходы. Но для налога на прибыль нужна не просто проводка, а документально подтверждённая и экономически обоснованная операция по статье 252 НК РФ.

По просроченной продукции позиция Минфина и ФНС в целом практична: стоимость товара и затраты на утилизацию могут учитываться в прочих расходах по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, если обязанность убрать товар из оборота предусмотрена законом, а уничтожение или утилизация реально подтверждены. Но я бы не превращала эту позицию в универсальную индульгенцию. Для конкретного вида товара проверьте профильные требования к утилизации. Акт списания без доказательств, куда делся товар, — слабый комплект.

С НДС не стоит впадать в крайности. В пункте 3 статьи 170 НК РФ нет прямого основания восстанавливать входной НДС именно при списании просроченного товара. Конституционный Суд также указывал на закрытый характер этого перечня. Поэтому само по себе списание не требует автоматического восстановления НДС. Но если документов о фактическом выбытии нет, инспекция может спорить уже с реальностью операции и условиями вычета. Я выбираю не лишнее восстановление, а нормальные доказательства: акт, маркировка, фотографии при уместности, договор, накладная и акт утилизатора.

Если уничтожаете товар самостоятельно и это допустимо для его вида, составьте отдельный акт уничтожения: кто участвовал, где и когда это сделано, каким способом, какое количество уничтожено. Если привлекаете подрядчика, одного договора недостаточно — нужна передача товара и документ исполнителя о выполненной услуге.

• Для прибыли: соблюдение статьи 252 НК РФ и подтверждённое изъятие из оборота.
• Для НДС: прямого основания для восстановления в п. 3 ст. 170 НК РФ нет.
• Для бухучёта: списание запасов по правилам ФСБУ 5/2019.
• Для утилизатора: договор, накладная передачи, акт услуг.

Разберём на примере: ООО «Вектор» и ложная розница

ООО «Вектор» на ОСНО закупило 600 единиц маркированной молочной продукции по 118 рублей без НДС за единицу. Стоимость партии — 70 800 рублей. Срок годности закончился до выкладки в торговый зал. Сотрудник решил быстро очистить остатки и вывел коды из оборота как розничную продажу. Кассового чека, разумеется, нет. Акт списания не сделали, позднее товар выбросили.

На бумаге операция занимает пару минут. По сути компания создала три разные версии одной истории: ГИС МТ видит продажу, касса ничего не видит, склад утверждает, что был испорченный товар. Исправлять это нужно не выдуманным чеком, а восстановлением фактов. «Вектор» проводит инвентаризацию оставшихся документов и кодов, оформляет акт списания и акт уничтожения, сохраняет объяснение сотрудника, а затем проверяет в личном кабинете, допускает ли профильный сценарий отмену или корректировку ошибочного документа.

Если технически исправить сведения уже нельзя, надо сохранить всю фактическую цепочку и не создавать вторую фиктивную операцию. При своевременном и надлежащем уничтожении «Вектор» мог бы обосновывать расход по прибыли в сумме 70 800 рублей. Но ошибочная причина выбытия усиливает риск вопросов и по маркировке, и по кассовой дисциплине. За нарушения при передаче сведений в систему мониторинга предусмотрена ответственность по статье 15.12.1 КоАП РФ; состав зависит от конкретного нарушения.

Ошибиться можно. Замалчивать ошибку — обычно хуже. Перед исправлением сохраните исходный документ и все квитанции из системы: они нужны, чтобы показать последовательность действий, а не сочинить её позже.

• Было: 600 единиц × 118 рублей = 70 800 рублей.
• Ошибка: вывод кодов как при продаже без чека и без акта.
• Исправление: инвентаризация, акты, проверка допустимой корректировки в ГИС МТ, объяснение ошибки.
• Вывод: не используйте фиктивную розничную продажу для очистки кодов.

Что закрепить в работе компании

Малому ООО не нужен трактат на сто страниц. Нужен короткий внутренний порядок: кто проверяет сроки, кто изолирует товар, кто делает сверку кодов, кто готовит акт и кто отправляет документ в ГИС МТ. Сразу пропишите, что перечень кодов хранится приложением к акту. Это спасает от хаоса лучше, чем героизм бухгалтера в конце года.

Частоту проверки сроков годности выбирайте по риску товара. Единого срока для всех организаций закон не устанавливает. Для короткого срока годности ежемесячная проверка — не бюрократия, а нормальная хозяйственная дисциплина. И не ищите «идеальный единый документ» для склада, бухучёта, маркировки и утилизатора. Важнее непрерывная и правдивая цепочка.

Если просрочка уже накопилась, не делайте один массовый акт на весь склад. Разделите товар по группам и партиям, сверяйте остатки и коды, затем оформляйте списание. Это дольше на старте, но намного проще при любой сверке. Бухгалтерия не любит загадки. Налоговая — тем более.

• Утвердите свою форму акта и перечень приложений.
• Назначьте ответственного за контроль сроков и ответственного за ГИС МТ.
• Сверяйте физический остаток, учёт и коды до списания.
• Храните документы по каждой партии в одном электронном досье.
• На УСН не учитывайте стоимость одной и той же партии дважды.

Частые вопросы