УСН с НДС: как вести счета-фактуры и сдавать декларацию

Начните не со счёта-фактуры, а со своего статуса по НДС

В 2026 году ИП и ООО на УСН автоматически освобождены от исчисления и уплаты НДС, если доходы за 2025 год не превысили 20 млн руб. Освобождение действует и дальше, пока доход с начала 2026 года не превысит этот же порог. После превышения обязанности плательщика НДС возникают с первого числа следующего месяца. То есть не со всей выручки года и не задним числом. Это важный момент: бизнес часто пугает себя лишним налогом раньше времени.

Если доход за 2025 год превысил 20 млн руб., НДС нужно исчислять с 1 января 2026 года. Здесь надо выбрать не «самую маленькую цифру», а подходящую модель. Можно применять обычные ставки 22%, 10% и 0% и пользоваться входными вычетами. Либо специальные ставки 5% и 7%, но без обычного вычета входного НДС. Для компании услуг с небольшими закупками 5% нередко выгоднее. Для торговли, строительства, производства или бизнеса с дорогим оборудованием я всегда сначала считаю вариант с 22%: входной НДС способен перевесить кажущуюся выгоду низкой ставки.

В 2026 году ставка 5% применяется, пока доход не превышает 272,5 млн руб., а 7% — при доходе свыше этого значения и до 490,5 млн руб. Превышение 490,5 млн руб. означает утрату права на УСН. При этом выбрать специальную ставку и потом менять её по настроению нельзя: обычно она применяется 12 последовательных кварталов. Но для тех, кто впервые начал применять 5% или 7% с 2026 года, закон сделал человеческое исключение: в первые четыре квартала можно отказаться от спецставки и перейти на 22% с вычетами. Это не повод выбирать наугад; это страховка для тех, кто увидел ошибку в расчёте слишком поздно.

• Сверьте доходы за 2025 год и доходы с начала 2026 года.
• Проверьте, указана ли в действующих договорах цена с НДС или без него.
• Сравните ставку 5% или 7% с вариантом 22% на основе реальных закупок и счетов-фактур поставщиков.
• Настройте выбранную ставку в учётной программе до первой операции с НДС.

Счёт-фактура: налог рождается от события, а не от напоминания покупателя

Если вы обязаны исчислять НДС, счёт-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней со дня отгрузки либо получения предоплаты. Срок переносится на ближайший рабочий день, когда последний день выпадает на выходной или праздник. Вроде бы правило из разряда «все знают». Но в реальности менеджер видит оплату, бухгалтер — лишь банковскую выписку через неделю, а акт лежит на согласовании. Именно так появляются просроченные авансовые документы и путаница между кварталами.

Я советую ввести два обязательных сигнала бухгалтеру: получен аванс и проведена отгрузка. Не «сделка завершилась», не «клиенту направили акт», а именно эти два события. Они определяют НДС. В счёте-фактуре должны быть дата и номер, данные продавца и покупателя, ИНН, наименование и количество товаров либо описание услуг, цена, стоимость, ставка и сумма налога. Особого бланка для упрощенцев не существует: используется форма из постановления Правительства № 1137.

ЭДО полезен прежде всего дисциплиной. УПД со статусом 1 может одновременно быть первичным документом и счётом-фактурой. Формализованный электронный счёт-фактура передают через оператора ЭДО; PDF в почте удобен для чтения, но электронным счётом-фактурой в смысле НК РФ не становится. Бумажная форма в общем случае допустима, если для конкретной операции нет специального требования об электронном документообороте.

• На отгрузку оформляйте счёт-фактуру или УПД со статусом 1.
• На аванс, если отгрузки ещё не было, оформляйте авансовый счёт-фактуру.
• Ведите последовательную нумерацию и не исправляйте дату документа «для красоты».
• Сохраняйте договор, заказ, акт или накладную, счёт-фактуру и платёжный документ одной цепочкой.

Разбор: аванс в июне, реализация в июле — где возникает двойной налог

Допустим, ООО «Тёплый дом» на УСН «доходы минус расходы» применяет НДС 5%. 18 июня 2026 года покупатель перечислил 315 000 руб. за монтажные работы. Акт подписали 10 июля. В июне это именно аванс: работы ещё не сданы. НДС исчисляют расчётной ставкой 5/105, поскольку сумма уже включает налог. Получаем 315 000 × 5/105 = 15 000 руб. До 23 июня компания выставляет авансовый счёт-фактуру и регистрирует его в книге продаж за II квартал.

10 июля «Тёплый дом» оформляет реализацию на 315 000 руб., в том числе НДС 15 000 руб., выставляет отгрузочный счёт-фактуру и отражает его в книге продаж III квартала. Одновременно авансовый счёт-фактура регистрируется в книге покупок: компания принимает к вычету ранее исчисленные с аванса 15 000 руб. Поэтому по этой операции в III квартале НДС не начисляется второй раз. Это разрешённый статьёй 171 НК РФ вычет; он доступен и при специальной ставке.

Самая распространённая ошибка здесь не в арифметике. Бухгалтер верно начисляет НДС с аванса во II квартале, потом верно показывает реализацию в III квартале, но не регистрирует авансовый счёт-фактуру в книге покупок. Результат — 30 000 руб. налога вместо 15 000 руб. Не потому, что НДС страшный, а потому, что один документ не прошёл весь маршрут. Если аванс частично закрывается отгрузкой, вычет принимают только в соответствующей части.

• Получили деньги — определите, это аванс или оплата уже состоявшейся отгрузки.
• При возврате аванса сохраните платёжное поручение и соглашение либо переписку об изменении сделки.
• При отгрузке в счёт аванса проверьте, что авансовый счёт-фактура попал в книгу покупок.
• Не смешивайте ставку налога и расчётную ставку: для аванса при 5% применяется 5/105, при 7% — 7/107.

Книга продаж и вычеты: входной НДС — не всегда ваш актив

Книга продаж фиксирует начисленный НДС: в неё попадают счета-фактуры на реализацию и авансы. Из неё сведения переносятся в декларацию. Книга покупок — журнал вычетов. И вот здесь многие упрощенцы совершают понятную, но дорогую ошибку: собирают все счета-фактуры поставщиков и считают, что НДС можно поставить к вычету. При ставках 5% и 7% обычного входного вычета нет. Предъявленный поставщиком или уплаченный при ввозе НДС включается в стоимость покупки.

Разберём на другом примере. ИП Соколов применяет НДС 5%, потому что продаёт услуги физлицам. В августе он приобретает оборудование за 1 260 000 руб., включая НДС 210 000 руб., получает счёт-фактуру и переносит 210 000 руб. в книгу покупок. Так делать нельзя: право на обычный вычет при специальной ставке отсутствует. В стоимости оборудования остаются все 1 260 000 руб. При объекте УСН «доходы минус расходы» эта сумма может учитываться в расходах по правилам для основных средств, а не как отдельный НДС-вычет.

При обычной ставке 22% логика другая. Входной НДС принимается к вычету, когда покупка предназначена для облагаемых операций, принята на учёт и есть корректно оформленный счёт-фактура. По общему правилу вычет можно заявить в течение трёх лет после принятия покупки на учёт. Но я не советую превращать этот срок в архивную стратегию. Чем старше документ, тем сложнее доказать, для какой облагаемой операции была покупка и почему он вообще появился только сейчас.

• Сверяйте книгу продаж с банком, актами, накладными и договорами.
• При 5% и 7% заявляйте только вычеты, прямо предусмотренные НК РФ: например, НДС с собственного аванса после отгрузки или возврата.
• При 22% до вычета проверьте принятие покупки на учёт, назначение для облагаемой деятельности и счёт-фактуру.
• Организуйте раздельный учёт, если покупка используется одновременно в облагаемых и освобождённых операциях.

Как сдавать декларацию и платить НДС без ночного закрытия квартала

Декларацию по НДС представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО. Бумажная декларация считается непредставленной. За налоговые периоды 2026 года применяется форма с изменениями, утверждёнными приказом ФНС № ЕД-7-3/1227@. Поэтому перед отчётностью полезно проверить обновление программы и формат у оператора: старый файл способен испортить идеально подготовленную декларацию.

Налог уплачивают тремя равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев после квартала. Если сумма не делится на три ровно, большую долю платят в последний месяц. Например, обязательство за I квартал делится на платежи не позднее 28 апреля, 28 мая и 28 июня. Декларацию за этот квартал подают не позднее 25 апреля. Сроки переносятся на ближайший рабочий день, если дата выпадает на нерабочий день.

Я не доверяю фразе «программа сама всё заполнила» без сверки. До отправки декларации сопоставляю книгу продаж с поступлениями и реализацией, затем книгу покупок с основаниями вычета, а после — итог раздела 3 с учётными данными. Обычно нужны разделы 1 и 3; сведения книги продаж отражаются в разделе 9, а книги покупок — в разделе 8, если есть соответствующие вычеты. Специальные операции могут потребовать и других разделов. Контрольные соотношения ФНС ловят нестыковки строк, но не найдут отгрузку, о которой никто не сообщил бухгалтеру.

• До 10-го числа следующего месяца внесите все отгрузки, авансы, возвраты и корректировки квартала.
• До 20-го числа проведите сверку книг и первичных документов.
• До 25-го числа отправьте декларацию и убедитесь, что есть положительный протокол приёма.
• Поставьте в платёжный календарь три даты — 28-е число каждого из следующих месяцев.

Порядок, который я считаю достаточным для малого бизнеса

Первое — сообщать бухгалтеру о событиях, а не о проблемах в конце квартала. Новый договор, предоплата, отгрузка, возврат, скидка, исправление цены: это сообщения на день сделки. Второе — привести договоры к одной понятной формуле цены. «100 000 руб., включая НДС» и «100 000 руб. плюс НДС» — две совершенно разные экономики. Спорить об этом после оплаты уже поздно и очень неприятно.

Третье — не пытаться одновременно идеально освоить все главы НК РФ. При ставках 5% и 7% главный контроль — цепочка аванс, счёт-фактура, реализация, возврат. При 22% добавляется дисциплина по входным документам и вычетам. Начните с этого. Сложные переходные сделки, экспорт, агентские договоры, импорт и освобождённые операции требуют отдельной проверки: универсальный шаблон здесь часто опаснее отсутствия шаблона.

НДС не становится проще от того, что его боятся, и не становится сложнее от того, что вы закрываете документы вовремя. В моей практике спокойнее всего работают те, кто раз в неделю сверяет деньги с отгрузками и не надеется восстановить историю сделки по памяти 24-го числа.

• Передавайте бухгалтеру информацию об операциях раз в неделю.
• Не меняйте НДС-ставку вручную в каждом шаблоне: настройте её в учётной системе.
• Храните документы по сделке вместе — в ЭДО или понятной электронной папке.
• Обнаружили ошибку с занижением налога — оцените необходимость уточнённой декларации, доплаты и пеней сразу, а не после требования.

Частые вопросы