Маркетплейс удержал за утилизацию: как подтвердить расход и списать товар

Ольга Семёнова· ·Учёт маркетплейсов для ИП·~6 мин чтения
Маркетплейс удержал за утилизацию: как подтвердить расход и списать товар — иллюстрация

Я — Семёнова Ольга Владимировна, практикующий бухгалтер и основательница «РФ-БУХ». Ситуация знакомая: в отчёте маркетплейса есть строка «утилизация», деньги удержаны, а где сам товар и чем это подтвердить — тишина. Ниже покажу, какие документы действительно нужны, что можно признать расходом на УСН в 2026 году и где не стоит рисовать себе красивое, но слабое списание.

Строка в отчёте — это ещё не история товара

Когда селлер присылает мне отчёт площадки с удержанием за утилизацию, первая реакция обычно такая: «Ну ведь маркетплейс сам всё списал». Нет. Он удержал деньги — это один факт. Товар перестал быть вашим запасом — другой. Для учёта и особенно для налогов их надо связать документами, а не надеждой на личный кабинет.

Я считаю ошибкой пытаться закрыть вопрос одним внутренним актом ИП. Такой акт нужен: в нём предприниматель фиксирует решение списать конкретные позиции со своего учёта. Но он не доказывает, что площадка товар действительно уничтожила, передала утилизатору или не вернула по иной причине. Это документ о вашем учёте, не справка о действиях маркетплейса.

Норма здесь не говорит специальным языком «акт утилизации маркетплейса обязателен». Она говорит шире: факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом, а расходы должны быть документально подтверждены. Поэтому я не гонюсь за названием документа. Мне важнее содержание: какая площадка, какие SKU или артикулы, количество, дата, причина выбытия, стоимость услуги и кто подтвердил операцию.

Не путайте доказательство платы и доказательство выбытия. Отчёт с суммой удержания обычно хорошо подтверждает первое, но без идентификации товара может не подтвердить второе.

Что запросить у маркетплейса, если акта в кабинете нет

Не начинайте с вопроса «дайте акт». Поддержка часто ответит шаблоном или пришлёт тот же отчёт, который у вас уже есть. Я бы направила конкретный запрос: прошу подтвердить утилизацию товара по списку SKU, количеству и датам; указать основание по оферте; сообщить номер операции и приложить доступный реестр либо акт. Чем точнее список, тем меньше шанс получить письмо в стиле «операция отражена в отчёте».

Если площадка подтверждает, что товар уничтожен по вашему поручению, это нормальная опора для связки документов. Если же она сообщает только о денежном удержании, я бы не называла внутренний акт «актом утилизации». В нём честнее написать: «Списать с учёта товары, переданные маркетплейсу; основание — отчёт, уведомление и переписка». В этой фразе нет магии, зато есть проверяемая логика.

Электронный документ не становится слабым только потому, что его не распечатали. Закон допускает первичку в электронной форме. Но проверьте оферту: закрепляет ли она юридическую силу отчётов из кабинета, период их формирования и способ согласования. Затем сохраните PDF, выгрузку и переписку вне личного кабинета. Через год интерфейс может измениться, а спор с налоговой — нет.

Письмо поддержки без перечня товара лучше, чем ничего, но для заметной суммы попросите уточнение. Номер обращения, SKU и количество — минимальный набор, за который стоит побороться.
Маркетплейс удержал за утилизацию: как подтвердить расход и списать товар — схема действий
Схема: Маркетплейс удержал за утилизацию: как подтвердить расход и списать товар

Расход на утилизацию на УСН 15%: в 2026 году стало легче, но не всё можно списать

Здесь есть важное изменение. С 1 января 2026 года для УСН «доходы минус расходы» перечень затрат больше не закрыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ отсылает к расходам главы 25 НК РФ. Поэтому плату маркетплейсу за утилизацию я рассматриваю как расход на услугу, связанную с продажами и обращением товара, а не пытаюсь притянуть её к комиссии любой ценой.

Удержание из денег, которые должен перечислить маркетплейс, не делает расход неоплаченным. Обязательство ИП перед площадкой прекращается зачётом, а для УСН это предусмотренный статьёй 346.17 вариант фактической оплаты. Но должны быть одновременно три вещи: обязанность оплатить услугу по оферте, подтверждение самой услуги или операции утилизации и документ, где видны сумма и зачёт.

Моя позиция такая: в 2026 году саму плату за утилизацию при нормальной документальной цепочке можно включить в расходы УСН 15%. Она экономически связана с торговлей и не названа среди неучитываемых затрат статьи 270 НК РФ. Но я не советую переносить в расход покупную стоимость уничтоженного товара автоматически. Товар для перепродажи признаётся при УСН по мере реализации; утилизация продажей не является. Общего правила, позволяющего списать стоимость обычного невыкупленного товара лишь по факту его уничтожения, Кодекс не даёт.

Для ИП на УСН «доходы» этот разговор о налоговом расходе не нужен: объект не уменьшается на затраты. Документы всё равно сохраняйте — для контроля остатков, разборов с площадкой и возможного спора о неправомерном удержании. ИП на ОСНО стоит проверять обстоятельства отдельно: потери при чрезвычайной ситуации и обычная коммерческая утилизация — это разные налоговые основания.

Изменение 2026 года не отменило требования статьи 252 НК РФ: расход должен быть обоснован и подтверждён документами. Открытый перечень — не открытая дверь для любой строки из отчёта.

Разберём на примере: ИП Соколов и удержание 4 800 рублей

Допустим, ИП Соколов применяет УСН 15% и продаёт кухонные контейнеры через маркетплейс. На складе площадки осталось 60 единиц товара с закупочной ценой 300 рублей за штуку. По правилам оферты после окончания допустимого срока хранения площадка утилизировала товар и в июльском отчёте удержала 4 800 рублей. В отчёте есть только формулировка «утилизация» и общая сумма.

Первая ошибка, которую часто делают в такой ситуации: списывают в КУДиР сразу 22 800 рублей — 18 000 рублей закупочной цены товара плюс 4 800 рублей удержания. Для УСН это слишком смелая запись. Контейнеры не были реализованы, поэтому их покупная стоимость не проходит по правилу о товаре для перепродажи. А по услуге нет подтверждения, что именно утилизировали и на каком основании.

Правильная последовательность иная. ИП выгружает отчёт взаиморасчётов, сохраняет редакцию оферты, направляет запрос с 60 SKU и получает ответ площадки: товар в количестве 60 штук уничтожен 18 июля, удержание 4 800 рублей произведено зачётом. Затем ИП составляет внутренний акт: артикул, 60 штук, причина — утилизация маркетплейсом, ссылки на отчёт и письмо. В расходах УСН он отражает 4 800 рублей, а 18 000 рублей в расход не ставит. Остаток товара в собственном учёте обнуляет.

Это не самый приятный вывод — особенно когда закупка уже оплачена. Но он устойчивее попытки выдать уничтожение за реализацию. Практика показывает: неприятный, но понятный учёт почти всегда дешевле красивой записи, которую нечем защитить.

Если Соколов не получил письмо, но в выгруженном реестре есть артикулы, количество, дата и стоимость услуги, я бы использовала реестр вместе с офертой и внутренним актом. Если нет даже артикулов — сначала добиваюсь расшифровки.

Ещё одна типичная ошибка: подменить возврат утилизацией

ООО «Вектор» здесь приведено только как условный пример, но сценарий для ИП точно такой же. Площадка удержала 2 100 рублей за обработку невыкупленных семи заказов. Селлер увидел уменьшение выплаты и решил, что все товары утилизированы. На самом деле в детализации кабинета пять единиц вернулись на склад продавца, а две были признаны непригодными к продаже и уничтожены.

Если списать все семь единиц, учёт остатков будет искажён. Дальше происходит знакомая бухгалтерская комедия: товар «всплывает» на инвентаризации, его пытаются оприходовать задним числом, а налоговые документы перестают сходиться с отчётами площадки. Поэтому сначала нужно разложить операции по статусам: возврат, продажа, утилизация, недостача, перемещение. Одна строка удержания не заменяет такую расшифровку.

В этом примере предприниматель должен оставить на учёте пять возвращённых единиц, оформить выбытие двух по подтверждению площадки и отдельно оценить плату 2 100 рублей. Если договор и отчёт показывают, что сумма относится к обработке всех семи заказов, она может быть подтверждённым расходом на услугу; если же сумма относится только к уничтожению двух единиц, это следует прямо отразить в рабочей расшифровке. Не округляйте факты под удобный результат.

ИП, который ведёт налоговый учёт по НК РФ, вправе не вести бухгалтерский учёт в полном объёме. Но отсутствие обязанности не означает, что остатки можно не контролировать. Для маркетплейса я всегда советую простой регистр: товар передан, продан, возвращён, утилизирован, числится на остатке. Он спасает больше времени, чем самый нарядный шаблон акта.

Не спорьте с удержанием вслепую и не соглашайтесь с ним автоматически. Сначала получите расшифровку статусов: она важнее самой суммы комиссии или утилизации.

Мой рабочий порядок: что сделать сегодня, а что не драматизировать

Сначала скачайте всё, что уже доступно: отчёт, детализацию, сведения о движении товара, уведомления, оферту. Затем зафиксируйте расхождения между собственным остатком и данными площадки. Только после этого пишите в поддержку. Запрос, отправленный с конкретными SKU и периодом, обычно даёт результат быстрее, чем эмоциональное «где мой товар?».

Далее отделите два решения. Первое — уменьшить товарный остаток на подтверждённые уничтоженные позиции. Второе — признать стоимость услуги в КУДиР, если ваш объект УСН позволяет учитывать расходы. Не склеивайте их в одну проводку или одну строку регистра: основания различаются.

Я не стала бы паниковать из-за отсутствия именно бумажного акта с печатью. Это не обязательный фетиш. Но и успокаивать себя одним скриншотом не надо. Связка «оферта — отчёт с удержанием — детальный реестр или ответ площадки — внутренний акт» выглядит гораздо убедительнее и для вас, и для инспектора.

Если документов получить не удалось, честный консервативный путь — убрать товар из управленческого остатка с внутренней пометкой о неполноте подтверждения, а плату за утилизацию в налоговые расходы не включать до восстановления доказательств. Риск тут не штраф за «неправильный акт» сам по себе, а доначисление налога, пеней и штрафа при неподтверждённом уменьшении базы.

Мой приоритет простой: сначала доказать, что произошло с товаром, потом думать о расходе. Без первого шага второй слишком легко превращается в спор.

Как это было у моего клиента: утилизация товара у ИП, а документов нет

Недавно мы взяли на обслуживание ИП «Лаванда Маркет», который продавал домашний текстиль через маркетплейс. Предприниматель увидел в еженедельном отчёте удержание 6 240 рублей за утилизацию 48 комплектов наволочек, но в личном кабинете не нашёл ни акта, ни отдельного отчёта о выбытии товара. При этом эти комплекты всё ещё числились у него в таблице остатков как товар на складе маркетплейса.

Первое, что я проверила, — период удержания, количество товара и основание операции в детализации отчёта. Удержание прошло 18 февраля 2026 года, а в комментарии было указано, что товар утилизирован из-за длительного хранения и отсутствия возможности дальнейшей реализации. Одной строки в финансовом отчёте для спокойного учёта мне было мало: она подтверждает удержание денег, но не всегда достаточно ясно подтверждает судьбу конкретного товара.

Мы направили через кабинет маркетплейса запрос на подтверждение утилизации: перечень SKU, количество единиц, дату выбытия и документ, на основании которого маркетплейс удержал сумму. Через пять дней получили ответ поддержки с выгрузкой по 48 комплектам и электронный акт утилизации. После этого мы оформили внутреннюю справку бухгалтера: связали акт, отчёт маркетплейса и удержание 6 240 рублей, а товар списали из остатков датой его фактического выбытия.

Отдельно я предупредила предпринимателя не записывать всю сумму автоматически в расходы при УСН «доходы минус расходы». Мы сверили условия договора, документы и состав удержания: расходы должны быть обоснованы и подтверждены, а их учёт зависит от конкретного основания и даты оплаты. В книге учёта доходов и расходов отразили операцию только после того, как собрали подтверждающие документы и проверили, что удержание действительно соответствует расходу, который можно учесть.

В итоге к закрытию квартала у клиента не осталось «зависшего» товара в остатках, а по удержанию была понятная документальная цепочка. Если бы он ограничился строкой в отчёте, при вопросах по расходам пришлось бы восстанавливать историю задним числом — и не факт, что маркетплейс быстро выдал бы нужные сведения.

Утилизация без документа — это не повод паниковать, но запросить подтверждение и убрать товар из остатков нужно сразу, пока данные доступны в кабинете.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Можно ли списать закупочную стоимость товара, который маркетплейс утилизировал?

Для УСН «доходы минус расходы» безопасный ответ — нет, если товар был приобретён для перепродажи и не реализован. Его стоимость признаётся по мере реализации. Исключительные обстоятельства, например чрезвычайная ситуация, требуют отдельного анализа и собственных подтверждающих документов.

Достаточно ли отчёта маркетплейса для расхода на утилизацию?

Если отчёт содержит сумму, дату, основание и идентифицирует товар или операцию, а оферта закрепляет порядок его формирования, он может быть частью первички. При общей строке без расшифровки запросите реестр или письменное подтверждение площадки.

Нужно ли ИП делать собственный акт списания?

Я рекомендую сделать. Он связывает документы маркетплейса с вашими остатками и фиксирует решение о выбытии. Но внутренний акт не заменяет подтверждение от площадки.

Можно ли учесть удержание, если маркетплейс не перечислял деньги на расчётный счёт?

Да, при УСН зачёт удержанием может означать фактическую оплату. Но должны быть документы, из которых видны обязательство перед маркетплейсом, сумма удержания и его связь с конкретной услугой.

На что опираемся