Воинский учёт в малом ООО: кого учитывать и что сообщать

Ольга Семёнова· ·Кадровый учёт и обязанности работодателя·~6 мин чтения
Воинский учёт в малом ООО: кого учитывать и что сообщать — иллюстрация

Я — Семёнова Ольга Владимировна, практикующий бухгалтер и основательница «РФ-БУХ». В малом ООО воинский учёт обычно вспоминают не при первом сотруднике, а после письма из военкомата. Разберу без страшилок: кого включать в учёт, что проверить при трудоустройстве, куда и в какой срок сообщать о кадровых изменениях — и как собрать процесс, который не держится на памяти директора.

Малый штат не отменяет воинский учёт

Фраза «У нас восемь человек, нам это не нужно» встречается удивительно часто. К сожалению, численность ООО не освобождает от обязанности вести воинский учёт работников. Организации участвуют в воинском учёте, а руководитель отвечает за организацию этой работы. Это не новая прихоть военкоматов и не временная мера.

Я считаю, что начинать надо не с поиска бланка в интернете, а с назначения конкретного человека. Директор издаёт приказ: кто ведёт воинский учёт, кто его заменяет на время отпуска, где хранятся документы и кто получает кадровую информацию. В небольшом ООО этим нередко занимается бухгалтер, кадровик или сам директор. Штатную единицу для этого создавать не требуется: при численности менее 500 работников учёт допускается вести по совместительству.

Самая неприятная картина — когда директор уверен, что учёт ведёт бухгалтер, бухгалтер думает, что этим занимается кадровик, а кадровика в компании вообще нет. После требования военкомата начинается археология: ищут старые приказы, военные билеты и пытаются понять, кого приняли три года назад. Не надо доводить до такого сюжета.

Мой практический приоритет простой: сначала назначить ответственного, затем сверить действующий штат и только после этого выстраивать регулярные уведомления. Не наоборот. Один аккуратно организованный процесс полезнее папки из двадцати случайно скачанных форм.

Устная договорённость с бухгалтером не заменяет приказ. При проверке важен не общий ответ «мы ведём учёт», а понятный владелец процесса и документы.

Кого включать в учёт: проверяйте документ, а не пол работника

Воинский учёт касается граждан, подлежащих призыву, и граждан, пребывающих в запасе. В большинстве небольших ООО это мужчины с удостоверением призывника или военным билетом. Но ограничиваться только мужчинами неправильно: женщины с военно-учётной специальностью также могут состоять на воинском учёте. Например, это возможно у работников с отдельными медицинскими и иными специальностями из перечня Минобороны.

При этом не надо заводить карточки на всех подряд. Женщины без военно-учётной специальности не подлежат воинскому учёту. Не состоят на нём в России также иностранные граждане и лица без гражданства. Отдельные исключения перечислены в статье 8 Закона № 53-ФЗ: в частности, для постоянно проживающих за пределами России и лиц, освобождённых от исполнения воинской обязанности.

При заключении трудового договора военнообязанный или призывник предъявляет документ воинского учёта. Это требование статьи 65 ТК РФ. У призывника это удостоверение гражданина, подлежащего призыву; у пребывающего в запасе — военный билет или временное удостоверение взамен него. Я советую сверять документ сразу при оформлении, а не оставлять это на испытательный срок. Испытательный срок заканчивается, а пропущенное уведомление никуда не исчезает.

Если нужного документа нет, не превращайте бухгалтерию в военкомат. Зафиксируйте, что документ не представлен, письменно попросите работника урегулировать вопрос и сообщите в военкомат о гражданине, обязанном состоять, но не состоящем на воинском учёте. Отказывать кандидату только потому, что у него нет военного билета, — рискованный самодельный подход: ТК РФ не даёт работодателю универсального основания для такого отказа.

Не переписывайте сведения со слов работника. Если документ устарел или в нём есть противоречия, попросите представить актуальный документ и при необходимости уточните порядок у военкомата.
Воинский учёт в малом ООО: кого учитывать и что сообщать — схема действий
Схема: Воинский учёт в малом ООО: кого учитывать и что сообщать

Приём и увольнение: что именно и куда отправлять

Ключевой срок — пять дней. Организация обязана направить в военный комиссариат сведения о гражданине, состоящем или обязанном состоять на воинском учёте, при его приёме на работу или увольнении. Основание — подпункт «а» пункта 32 Положения о воинском учёте. В норме не сказано «рабочих дней», поэтому я исхожу из календарных дней и не советую рассчитывать на перенос из-за выходного.

На практике безопасное правило такое: приказ о приёме или увольнении появился — задача ответственному ставится в тот же день. Отправить сведения лучше в первый или второй рабочий день. Тогда у компании остаётся запас, если надо уточнить данные из военного билета, перепроверить адресат или получить подпись директора.

Сведения направляют в военный комиссариат, где работник состоит на воинском учёте. Если соответствующий первичный учёт ведёт орган местного самоуправления, сведения направляют туда. В качестве формы обычно используют приложение № 2 к Методическим рекомендациям Генштаба от 11 июля 2017 года. Это методический, а не нормативный акт уровня закона, но именно на эту форму ориентируется практика. Если местный военкомат официально установил свой формат или защищённый электронный канал, применяйте его.

Подтверждение отправки храните вместе с копией уведомления. При личной сдаче это отметка о принятии на втором экземпляре; при почтовой отправке — квитанция и опись вложения. Файл, который сотрудник подготовил и сохранил на рабочем столе, не подтверждает исполнение обязанности. Да, это звучит очевидно. Но именно такие «отправленные, но не отправленные» уведомления потом находят чаще всего.

Положения о реестре воинского учёта действуют, но они не отменяют прямо обязанность работодателя из пункта 32 Положения № 719. Пока ваш военкомат не установил обязательный электронный маршрут, сохраняйте обычный подтверждаемый порядок направления сведений.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и забытый приём

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН с 11 работниками принимает 14 апреля менеджера, 27 лет. В личном деле есть военный билет, трудовой договор и приказ о приёме. Оклад — 85 000 рублей. Кадровик оформил документы, бухгалтер включил работника в расчёт зарплаты, а сведения для военкомата не подготовили: в ООО никто не был назначен ответственным за воинский учёт.

На первый взгляд это мелочь, но пятидневный срок уже идёт. Если компания обнаружила пропуск 16 апреля, разумный план такой: директор текущей датой назначает ответственного; тот проверяет военный билет, оформляет карточку работника и готовит сведения о приёме. Отправлять их надо сразу, не пытаясь ждать последнего дня или подгонять бумаги задним числом.

Дальше «Ромашке» надо проверить не одного менеджера, а весь штат. Из десяти остальных работников часть может не относиться к воинскому учёту, часть уже иметь карточки, а по кому-то окажется, что приём был давно и уведомление не сохранилось. Режим УСН и оклад 85 000 рублей здесь не имеют значения: это не налоговая обязанность и не расчёт взносов, а кадровая функция организации.

Чем заканчивается нормальное исправление? Не красивой легендой о том, что всё велось раньше, а работающим порядком на будущее. Компания фиксирует документы текущей датой, направляет необходимые сведения и вводит чек-лист. Формально уже случившуюся просрочку это не отменяет, зато следующий кадровый приказ не потеряется.

В примере даты и суммы условные. Полезная привычка одна: сведения по приёму готовят вместе с приказом, а не после первой зарплаты.

Разберём второй сценарий: ООО «Вектор» увольняет работника

ООО «Вектор» с 34 сотрудниками увольняет кладовщика 30 июня. Он зарегистрирован в одном районе, а фактически живёт в другом. В военном билете указано место воинского учёта по адресу регистрации. Кадровик предлагает направить уведомление в ближайший к офису военкомат: «Так быстрее». Это удобное решение только на словах.

Правильнее ориентироваться на военный билет и место воинского учёта работника. «Вектор» берёт актуальный документ, определяет адресата и направляет сведения об увольнении не позднее 5 июля. Если отметка нечитаема или работник сообщил о переезде, не надо угадывать: запросите актуальные сведения у работника и уточните порядок по официальным контактам военкомата. Само увольнение ждать не будет, как и срок для работодателя.

Представим, что компания отправила уведомление заказным письмом 2 июля, сделала опись вложения и подшила копию формы с квитанцией. Даже если письмо доставит почта позже, у ООО есть доказательство даты направления. Если же документ остался только в папке «Воинский учёт», исполнение обязанности доказать почти невозможно.

После увольнения не выбрасывайте карточку и подтверждение отправки вместе с ненужными черновиками. Сроки и порядок хранения кадровых документов регулируются отдельно, но на практике организованное дело с уведомлениями и доказательствами отправки экономит много времени при сверке или запросе военкомата.

Адрес фактического проживания и адрес воинского учёта могут различаться. Для уведомления важен адресат, связанный с постановкой работника на воинский учёт.

Штрафы выросли: пугаться не надо, игнорировать — дорого

За несообщение о приёме или увольнении гражданина, состоящего или обязанного состоять на воинском учёте, должностному лицу грозит штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Это часть 3 статьи 21.4 КоАП РФ. Для малого ООО это уже не символическая сумма, которую можно заложить в цену собственной невнимательности.

Статья 21.1 КоАП РФ предусматривает такой же диапазон штрафа для руководителя или другого ответственного лица за непредставление либо несвоевременное представление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт. А часть 2 статьи 21.4 КоАП РФ устанавливает штраф от 40 000 до 50 000 рублей за несообщение иных необходимых для воинского учёта сведений в предусмотренных случаях.

Я не поддерживаю запугивание директора историями о мгновенном закрытии компании. Автоматически ООО за отсутствие карточки не ликвидируют. Но надеяться, что проверка всё простит, когда нет приказа, учётных документов и подтверждений отправки, — плохая ставка. Тем более что нарушения легко видны по кадровым приказам.

Если воинский учёт в вашей компании не вёлся, не рисуйте старые даты и не делайте документы задним числом. Это только добавляет рисков. Назначьте ответственного текущей датой, проведите ревизию работников, зафиксируйте найденные пробелы и наладьте контроль кадровых событий. Так вы превращаете тревожную тему в обычную административную процедуру.

Главный риск малого ООО — не сложность формы. Это отсутствие человека, который отвечает за срок и может доказать, что сведения действительно направлены.

Как это было у моего клиента: в ООО «Городской мастер» забыли про нового сотрудника

ООО «Городской мастер» — небольшая компания по ремонту квартир, штат восемь человек. Мы взяли их на обслуживание в середине месяца, и директор сразу сказал: «Кадры у нас простые — приняли мастера, оформили трудовой договор, что ещё нужно?» Нового сотрудника приняли 3 июня, а ко мне клиент пришёл 18 июня.

Первое, что я проверила, — личное дело и документы сотрудника. Военный билет был, но сведения о приёме в военкомат никто не направлял. Срок уже вышел: на сообщение о приёме или увольнении гражданина, подлежащего воинскому учёту, даётся пять дней. Я сразу объяснила директору, что ждать «когда-нибудь потом» не стоит: для должностного лица риск штрафа за непредставление сведений может составить от 40 000 до 50 000 рублей.

Мы в тот же день оформили приказ о назначении ответственного за воинский учёт, проверили документы всех восьми работников и завели карточки воинского учёта там, где они были нужны. По новому мастеру подготовили сведения о приёме: сверили ФИО, дату рождения, адрес, должность, данные военного билета и дату трудового договора.

Сообщение направили в военкомат по месту воинского учёта работника с сопроводительным письмом и сохранили подтверждение отправки. Параллельно я дала директору простой внутренний порядок: при приёме кадровик сначала проверяет документ воинского учёта, а затем в тот же день ставит задачу ответственному, чтобы пятидневный срок не потерялся среди обычных кадровых дел.

В итоге штрафа не было, но директор честно сказал, что эта история обошлась ему в несколько бессонных вечеров. Теперь при каждом новом трудовом договоре они смотрят не только паспорт и СНИЛС, но и документ воинского учёта — без деления на «мужскую» и «женскую» папку.

Пять дней проходят незаметно: не откладывайте сообщение до конца месяца или очередного кадрового дня.

Названия компаний в разборе условные: данные клиентов я не раскрываю.

Частые вопросы

Нужно ли вести воинский учёт, если в ООО работает только директор?

Да, если директор состоит или обязан состоять на воинском учёте. Малый штат не освобождает организацию от обязанности; директор может назначить ответственным за учёт себя.

Нужно ли сообщать о приёме женщины?

Да, если она состоит или обязана состоять на воинском учёте, например имеет военно-учётную специальность. Женщину без ВУС в учёт не включают.

В какой срок сообщать об увольнении?

В течение пяти дней. Безопаснее считать срок календарным и направлять сведения в первые один-два дня после приказа, сохранив подтверждение отправки.

Можно ли принять сотрудника без военного билета?

Статья 65 ТК РФ требует предъявить документ воинского учёта от соответствующего работника, но не содержит универсального основания отказать в работе из-за его отсутствия. Зафиксируйте отсутствие документа и выполните обязанность по сообщению в военкомат.

На что опираемся