Сотрудник уволился и вернул переплату зарплаты: что делать с НДФЛ и взносами

Сначала отделите возврат переплаты от «возврата НДФЛ»

Моя позиция простая: если работник законно обязан вернуть переплату и действительно её возвращает, эта сумма не становится его окончательным доходом. Значит, НДФЛ с ошибочной части зарплаты не нужно удерживать с человека второй раз. Более того, не надо строить вокруг бывшего работника сложную историю с заявлением на возврат излишне удержанного НДФЛ по статье 231 НК РФ — в обычной ситуации переплаты зарплаты это не тот сюжет.

Почему это принципиально? Допустим, сотруднику начислили лишние 100 000 рублей, удержали 13 000 рублей НДФЛ и перечислили на карту 87 000 рублей. После увольнения он добровольно возвращает компании 87 000 рублей. Это не означает, что надо попросить у него ещё 13 000 рублей, а потом красиво вернуть их обратно. Фактически бывший работник уже вернул всё, что получил на руки. Сумма 13 000 рублей, ушедшая в бюджет, после исправления расчёта должна остаться положительным сальдо ЕНС компании либо быть возвращена компании по правилам статьи 79 НК РФ. Это не деньги работника.

НК РФ не содержит отдельной, идеально расписанной инструкции именно для случая «уволился, вернул переплату через месяц». Поэтому я не советую исправлять всё по одному только платёжному поручению. Основание возврата должно быть реальным: счётная ошибка, неотработанный аванс, отменённое начисление, технический сбой, добровольное признание долга работником либо вступившее в силу судебное решение. Если вы просто передумали платить премию после увольнения, это не переплата, а спор с работником. Налоговая арифметика тут вторична; сначала проверьте трудовое основание.

Чаще всего ко мне приходят уже после того, как в программе сделали удержание «НДФЛ с возврата» или оформили возврат налога бывшему сотруднику. Это не помогает, а создаёт два несоответствия: человеку возвращают то, чего он не перечислял компании, а 6-НДФЛ начинает жить отдельной жизнью. Сперва восстановите правильную сумму зарплаты, затем пересчитайте налог и взносы. Не наоборот.

• Не удерживайте НДФЛ с суммы, которую бывший работник перечисляет ООО.
• Не требуйте с работника сумму НДФЛ сверх возвращённой им на руки переплаты.
• Не применяйте статью 231 НК РФ автоматически: она нужна, когда налог действительно излишне удержан из дохода физлица.
• Не маскируйте возврат под «прочее поступление»: он должен быть связан с конкретным ошибочным начислением.

Документы: вот на чём обычно спотыкаются

Деньги на расчётном счёте сами по себе не объясняют, почему вы уменьшили базу по НДФЛ и взносам. До корректировок я собираю папку из четырёх вещей: служебной записки с причиной и расчётом ошибки; приказа руководителя о перерасчёте; письменного согласия бывшего работника с суммой и способом возврата либо его заявления; банковской выписки или кассового документа. Если спор дошёл до суда — вместо согласия будет судебный акт и документы о взыскании.

Для бывшего работника особенно важно разделить сумму начисления, НДФЛ и перечисленную на карту сумму. В соглашении или заявлении не пишите расплывчатое «возвращаю 100 000 рублей переплаты». Напишите: ошибочно начислено 100 000 рублей, из которых 13 000 рублей было удержано как НДФЛ, на карту перечислено 87 000 рублей; работник возвращает именно 87 000 рублей. Тогда бухгалтер, директор и проверяющий видят одну логику, а не три разных числа.

Трудовой кодекс разрешает удержать некоторые переплаты из зарплаты работника, но уволенного сотрудника удерживать уже не из чего. Поэтому добровольный банковский перевод удобнее и чище. Если согласия нет, не превращайте бухгалтерию в отдел взыскания: оцените основания статьи 137 ТК РФ и при необходимости идите за судебным решением. Пока право на возврат только предполагается, я бы не уменьшала налоги и отчётность. Риск здесь не в штрафе за «лишнюю бумагу», а в том, что инспекция сочтёт уменьшение базы необоснованным.

Приказ лучше датировать днём обнаружения ошибки, а не задним числом. В нём нужны период ошибочного начисления, причина, сумма до НДФЛ, сумма к возврату работником и поручение бухгалтерии сделать перерасчёт. Скучный документ? Да. Но именно он спасает от вопроса: почему отчётность за март изменилась в сентябре.

• Служебная записка с расчётом переплаты.
• Приказ о перерасчёте.
• Согласие или заявление бывшего работника; при споре — судебный акт.
• Платёжное поручение или приходный кассовый ордер на фактически возвращённую сумму.
• Исправленная расчётная ведомость и регистр НДФЛ по работнику.

Разберём на примере ООО «Ромашка»: ошибка и возврат в одном году

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» уволило менеджера 31 июля 2026 года. Из-за дублирования строки в ведомости ему ошибочно начислили 100 000 рублей сверх положенного. Для простоты примера считаем, что работник — налоговый резидент, его годовой доход не вышел за первый диапазон прогрессивной шкалы, поэтому к этой сумме применена ставка НДФЛ 13%. Компания удержала 13 000 рублей и перечислила на карту 87 000 рублей. Страховые взносы по общему единому тарифу составили 30 000 рублей; для примера не включаю взносы от несчастных случаев, потому что их тариф зависит от класса профессионального риска.

В августе бывший работник подписал согласие и вернул 87 000 рублей. Бухгалтер ООО «Ромашка» не удерживает с этого перевода 13%, не просит работника доплатить 13 000 рублей и не перечисляет ему 13 000 рублей по статье 231 НК РФ. Она сторнирует ошибочное начисление 100 000 рублей, НДФЛ 13 000 рублей и единые взносы 30 000 рублей. В регистре по НДФЛ доход за июль и удержанный с него налог уменьшаются на эти суммы.

Если расчёты за девять месяцев ещё не сданы, в 6-НДФЛ просто попадают уже правильные итоговые показатели. Если июльский период уже отражён в сданном расчёте и после пересчёта в нём были неверно завышены доход и удержанный налог, ООО подаёт уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий период. Не надо ждать годового расчёта из любви к симметрии: в представленном расчёте есть недостоверные данные, их надо исправить. В годовом приложении со справкой о доходах бывшего работника также должны быть правильные, уменьшенные суммы.

Далее компания пересчитывает РСВ за девять месяцев: уменьшает базу на 100 000 рублей, начисленные единые взносы — на 30 000 рублей, и включает корректируемые сведения по этому работнику в раздел 3. Если за июль уже подавались персонифицированные сведения о физлицах с ошибочной суммой выплат, подаются и уточнённые сведения за июль. В результате переплата по НДФЛ и взносам отразится на ЕНС. Её можно зачесть в будущие обязательства или распорядиться ею в порядке статьи 79 НК РФ.

Чем заканчивается правильный вариант? У бывшего работника нет лишнего дохода и нет обязанности второй раз платить налог; в 6-НДФЛ и РСВ нет искусственно завышенной базы; у ООО есть документально подтверждённое положительное сальдо ЕНС. Именно такой финал я считаю нормальным, а не «оставим как есть, сумма ведь уже ушла в бюджет».

6-НДФЛ: исправляйте доход и удержанный налог, а не рисуйте возврат работнику

У 6-НДФЛ здесь две задачи. Первая — убрать из показателей сумму, которая после подтверждённого перерасчёта не является доходом. Вторая — не показать в расчёте несуществующий возврат налога физлицу. Когда бывший работник вернул на карту только чистую сумму, 13 000 рублей не проходили через его счёт как возврат НДФЛ. Это излишне перечисленные компанией собственные средства, которые после уточнения формируют положительное сальдо ЕНС.

Подать уточнённый расчёт нужно, если первоначальная форма уже содержала завышенный доход или удержанный НДФЛ. В ней указывают номер корректировки и исправляют те показатели, которые затронуты перерасчётом, включая справку о доходах физлица, если корректируется годовой 6-НДФЛ. Срок обычного квартального 6-НДФЛ — не позднее 25-го числа месяца после квартала, годового — не позднее 25 февраля следующего года. Уточнёнку подают, когда нашли неверность, а не по специальному отдельному календарю.

Разберём второй вариант. ООО «Вектор» в декабре 2025 года по ошибке начислило уволенному сотруднику 60 000 рублей. НДФЛ по применённой ставке 13% — 7 800 рублей, на карту ушло 52 200 рублей. Работник вернул 52 200 рублей только в апреле 2026 года, а годовой 6-НДФЛ за 2025 год уже сдан. ООО оформляет документы, пересчитывает декабрьскую выплату и подаёт уточнённый годовой 6-НДФЛ за 2025 год: доход уменьшается на 60 000 рублей, удержанный налог — на 7 800 рублей. В 6-НДФЛ за второй квартал 2026 года 7 800 рублей не показывают как возвращённый работнику НДФЛ.

Иногда бухгалтер боится уточнёнки, потому что «налоговая увидит ошибку». Она и так увидит расхождение между вашей новой зарплатной ведомостью, РСВ и первоначальным 6-НДФЛ, если начнёт сверку. Уточнёнка, поданная с понятными документами, — это не признание катастрофы, а нормальное приведение данных в порядок. Главное — не смешивать этот случай с реальным излишним удержанием налога, например из-за неверного вычета. Вот тогда уже действуют уведомление работнику, его заявление и трёхмесячный срок возврата по статье 231 НК РФ.

• Исправьте регистр НДФЛ и расчётную ведомость за ошибочный период.
• Если 6-НДФЛ за этот период сдан — подайте уточнённый расчёт.
• В годовой справке о доходах бывшего работника оставьте только фактически причитающийся доход.
• Не отражайте в строках о возврате налога сумму НДФЛ, которую ООО не перечисляло работнику.

Страховые взносы, РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1

По страховым взносам я придерживаюсь того же принципа: база должна соответствовать вознаграждению, которое действительно причитается работнику. Если ошибочное начисление подтверждённо отменено и деньги возвращены, оставлять его в базе бессмысленно. Но есть важная техническая деталь: не переносите минус за прошлый квартал в текущий РСВ. ФНС прямо указывает, что перерасчёт за прошлый период исправляют уточнённым расчётом за тот период, а отрицательных сумм в текущем расчёте быть не должно.

В уточнённом РСВ корректируют сводные показатели и включают раздел 3 только по работнику, чьи сведения меняются. Используют форму, действовавшую за период, который исправляют. Если ошибка выявлена до сдачи РСВ, разумеется, всё проще: сдайте первичный расчёт уже с правильной базой. РСВ представляется не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода; при обнаружении ошибок, не занижающих взносы, уточнёнка формально является правом, но в нашем случае она нужна, чтобы данные базы и персучёта не остались неверными.

Не забудьте про ежемесячные персонифицированные сведения о физлицах. Если за месяц ошибочного начисления в них указана лишняя выплата, исправьте и эти сведения. Отдельно проверьте ЕФС-1: подраздел 1.1 обычно не меняется, потому что увольнение не отменяется; там отражают кадровое событие, а не зарплату. Зато раздел 2 ЕФС-1 по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний может потребовать корректировки, если переплата была включена в его базу. Это место часто пропускают — а потом цифры между РСВ и отчётностью в СФР не объясняются.

В 2026 году общая предельная база для единых взносов равна 2 979 000 рублей на человека нарастающим итогом; общий тариф — 30% в пределах этой базы и 15,1% сверх неё. Поэтому нельзя бездумно сторнировать «30% от переплаты»: у конкретного работника может быть превышение базы, пониженный тариф либо специальная категория работодателя. Тариф травматизма вообще определяется отдельно. Программа посчитает, но проверить исходные настройки всё равно обязан человек. Желательно тот, который помнит, что в январе сотрудник уже перешёл предельную базу.

• РСВ за прошлый отчётный период — уточнённый, без отрицательных значений в текущем РСВ.
• Раздел 3 РСВ — только по лицу, сведения по которому исправляются.
• Персонифицированные сведения — уточните за месяц, где отражена лишняя выплата.
• ЕФС-1 подраздел 1.1 — проверьте, но не отменяйте увольнение из-за возврата денег.
• ЕФС-1 раздел 2 — скорректируйте при изменении базы взносов на травматизм.

Мой порядок действий и случаи, когда лучше не торопиться

Я бы делала так: сначала проверила правовое основание возврата; затем получила деньги и подтверждающие документы; после этого пересчитала зарплату, НДФЛ и все виды взносов именно в ошибочном периоде; потом сверила, какие отчёты уже ушли; и только в конце распорядилась положительным сальдо ЕНС. Этот порядок кажется медленнее, чем нажать в программе «сторно», но на деле он экономит часы перед требованиями и объяснениями.

Не спешите исправлять отчётность, если работник лишь обещал вернуть деньги, если у компании нет законного основания взыскать переплату или если спор о размере долга не закончен. Пока прежнее начисление не отменено по существу, уменьшение базы выглядит преждевременным. И наоборот: когда есть согласие и оплата, не оставляйте всё висеть до конца года. Срок давности в бухгалтерской памяти обычно заканчивается быстрее, чем в законе.

Наконец, не забудьте о налоге на прибыль или УСН. Возврат ошибочно начисленной зарплаты влияет и на расходы, но это отдельный расчёт: период признания и способ исправления зависят от вашей системы налогообложения и даты ошибки. В этой статье я сознательно не даю универсальную проводку и не свожу всё к одной строке декларации. Здесь слишком легко получить красивую, но неверную «универсальную» схему.

Если хотите обойтись без аврала, заведите короткий внутренний чек-лист для увольнения: сверка последней ведомости с приказом, остатками отпуска, авансом, банковской выгрузкой и статусом кадрового документа. Переплата при увольнении почти всегда рождается не из сложного НК РФ, а из несогласованности между кадрами, бухгалтерией и банком. Налоговые последствия — уже хвост этой ошибки.

• Подтвердите основание возврата и сумму.
• Получите согласие работника и фактический возврат денег.
• Сторнируйте ошибочные начисления в исходном периоде.
• Уточните уже сданные 6-НДФЛ, РСВ и при необходимости персонифицированные сведения и ЕФС-1.
• Проверьте положительное сальдо ЕНС и отдельно последствия для налога на прибыль или УСН.

Частые вопросы