Как выдать зарплату наличными, если у работника нет карты

Сначала отделим обязанность платить от привычки платить на карту

Трудовой кодекс не требует, чтобы у работника была банковская карта. Зарплату можно выплачивать в месте выполнения работы либо переводить в кредитную организацию, указанную работником, — это следует из части 3 статьи 136 ТК РФ. Поэтому фраза «карты нет, зарплату выдать не можем» юридически неубедительна. Если у вас в трудовом или коллективном договоре закреплён безналичный способ, проверьте формулировку: она не должна лишать человека законного варианта получить деньги в месте работы.

Я в таких ситуациях не советую немедленно переписывать все трудовые договоры. Сначала посмотрите локальный акт об оплате труда и кассовые правила. Если там прямо записано, что зарплата перечисляется исключительно на карту, оформите с работником понятное письменное соглашение или заявление о выдаче наличными и при необходимости поправьте локальный акт. Суть не в магическом бланке заявления, а в том, чтобы способ выплаты не выглядел как самодеятельность кассира.

Ещё один важный момент, на котором регулярно спотыкаются: деньги работнику выплачивают уже за вычетом НДФЛ. С 2025 года действует пятиступенчатая шкала по большинству трудовых доходов: 13% в пределах 2,4 млн руб. налоговой базы за год, далее 15%, 18%, 20% и 22%. Наличные не отменяют ни удержание, ни сроки перечисления НДФЛ. Касса — это только способ отдать работнику его чистую сумму, а не отдельный налоговый режим.

• Проверьте, что в правилах оплаты труда допускается наличная выплата либо есть оформленное соглашение с работником.
• Установите даты выплаты: зарплата платится не реже чем каждые полмесяца, а окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания периода.
• Рассчитывайте к выдаче именно сумму «на руки» после удержаний; подпись в ведомости не заменяет расчёт НДФЛ.

Какие документы я считаю достаточными для обычной выдачи

Для массовой выдачи используйте расчётно-платёжную ведомость Т-49 либо платёжную ведомость Т-53. Унифицированные формы сегодня не обязательны: организация вправе утвердить собственную первичку, если в ней есть обязательные реквизиты из статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Но я не вижу приза за изобретение ведомости заново. Т-53 понятна кассиру, бухгалтеру и проверяющему: период, работник, сумма, строка для подписи — всё на месте.

На титульном листе ведомости руководитель указывает разрешённую к выплате сумму и срок выдачи. Срок выдачи денег по ведомости не может превышать пять рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Это правило Указания Банка России № 3210-У. После завершения срока кассир подсчитывает выданную сумму, напротив неявившихся ставит отметку «Депонировано», оформляет реестр депонированных сумм и составляет расходный кассовый ордер на фактически выданную по ведомости сумму.

РКО на каждого сотрудника одновременно с ведомостью я не оформляю: это создаёт стопку бумаги, а контроля не прибавляет. Указание № 3210-У прямо допускает выдачу по платёжной или расчётно-платёжной ведомости; в РКО указывают её реквизиты. Отдельный РКО понадобится, когда вы позже выдаёте депонированную зарплату конкретному человеку. Подпись он ставит в РКО либо в ином документе с обязательными реквизитами первички.

Если зарплату выдаёт не штатный кассир, это тоже не катастрофа. Руководитель может назначить работника, который ведёт кассовые операции, распорядительным документом. Но не оставляйте это на уровне «у нас обычно деньги выдаёт менеджер». При проверке именно такие бытовые договорённости превращаются в лишние вопросы.

• Ведомость Т-53 или утверждённая собственная форма.
• Разрешительная надпись руководителя и срок выдачи — максимум пять рабочих дней.
• Реестр депонированных сумм для тех, кто не получил деньги вовремя.
• РКО на общую фактически выданную сумму по ведомости; при поздней выдаче депонента — отдельный РКО.
• Кассовая книга и документы о поступлении или расходе наличных — по применимому порядку.

Депонирование: не наказание работника, а нормальная точка в ведомости

Депонирование нужно не потому, что работник «провинился и не пришёл», а потому, что ведомость нельзя держать открытой бесконечно. Закончился установленный срок — невыданную сумму фиксируем как депонированную. В учёте это обычно перевод задолженности с расчётов по оплате труда на расчёты с депонентами: Дт 70 Кт 76.04. Когда работник приходит за деньгами, делаем обратную проводку Дт 76.04 Кт 50 и выдаём сумму по отдельному РКО.

Здесь есть неприятная, но полезная правда: правило пяти рабочих дней относится к сроку выдачи денег по ведомости, а не даёт работодателю право задержать зарплату на пять дней сверх даты, установленной для выплаты. Зарплата должна быть вовремя подготовлена к выдаче. Если работник не пришёл в день выплаты, депонирование после закрытия ведомости — правильная техника оформления, но не лекарство от систематических задержек.

После закрытия ведомости судьба физической наличности зависит от лимита остатка кассы. Если лимит установлен, сверхлимитные деньги, оставшиеся после разрешённого зарплатного периода, в обычном случае нужно сдать в банк. Малое предприятие, которое правомерно не устанавливает лимит, не обязано сдавать остаток именно из-за его размера. Но ведомость всё равно закрывают и депонирование всё равно оформляют.

Невостребованная зарплата не становится доходом компании через год или три. Общий срок обращения в суд по спору о невыплате или неполной выплате зарплаты составляет один год со дня установленного срока выплаты. Это не означает автоматического списания долга в бухгалтерии: нужно оценить основания, течение и возможное прерывание срока, а также гражданско-правовые правила об исковой давности. Я бы не списывала депонентскую задолженность «по календарю» без отдельной проверки.

Если сотрудник уволен, ждать общего дня зарплаты нельзя. Все суммы, причитающиеся при увольнении, выплачиваются в день увольнения; если в этот день человек не работал — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. Наличие или отсутствие карты это правило не меняет.

• После окончания срока ведомости отметьте неявку «Депонировано».
• Составьте реестр депонированных сумм и закройте ведомость.
• Проверьте остаток наличных относительно лимита кассы; при необходимости сдайте сверхлимитную сумму в банк.
• При обращении работника оформите отдельную выдачу: РКО, подпись, проводки по расчётам с депонентом.
• Не списывайте долг только потому, что он давно висит в оборотке.

Разберём на примере: ООО «Ромашка» и неявка в день зарплаты

Допустим, ООО «Ромашка» на УСН «доходы минус расходы» платит вторую часть зарплаты 5-го числа. У кладовщика к выдаче за август 48 600 руб. — НДФЛ уже удержан при расчёте. Карты у него нет, а в положении об оплате труда есть фраза: «заработная плата выплачивается наличными через кассу или перечисляется на счёт по заявлению работника». Дополнительное заявление для самой наличной выплаты не обязательно; бухгалтер готовит Т-53 с общей суммой по всем работникам.

Директор разрешил выдачу на пять рабочих дней. В течение этого срока кладовщик не пришёл. Ошибка, которую я вижу чаще всего: бухгалтер оставляет строку без подписи и всю ведомость в папке «до появления сотрудника». Нет. По окончании срока кассир ставит «Депонировано» напротив 48 600 руб., включает сумму в реестр депонентов, а РКО на выдачу по ведомости отражает только то, что получили остальные работники.

Через несколько дней кладовщик приходит за деньгами. Бухгалтер проверяет личность, оформляет выдачу депонированной зарплаты отдельным РКО на 48 600 руб.; сотрудник расписывается в нём, деньги уходят из кассы. В бухгалтерии при депонировании была запись Дт 70 Кт 76.04 на 48 600 руб., при последующей выдаче — Дт 76.04 Кт 50 на ту же сумму. Ни новый НДФЛ, ни новая платёжная ведомость за август не нужны: это погашение уже существующей задолженности.

А вот чего «Ромашке» нельзя делать: выдать эти деньги из неучтённой наличной выручки, потому что «в кассе же были». Поступление наличных и расход должны быть оформлены в кассовой книге, а источник наличных — законный и прослеживаемый. Удобная наличность без документов в реальности всегда самая дорогая.

Лимит кассы и «100 тысяч»: где бухгалтеры пугают себя зря

Самый популярный миф звучит так: «Зарплату нельзя выдать наличными свыше 100 000 руб.». Можно. Лимит расчётов наличными в 100 000 руб. установлен пунктом 4 Указания Банка России № 5348-У для расчётов между участниками наличных расчётов — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — по одному договору. Выплата зарплаты работнику не является расчётом между такими участниками. Поэтому размер зарплаты конкретного сотрудника этим лимитом не ограничен.

Другой вопрос — лимит остатка наличных. Его организация и ИП определяют самостоятельно расчётом по приложению к Указанию № 3210-У и оформляют распорядительным документом. Малые предприятия и ИП могут лимит остатка не устанавливать. Это освобождение не зависит от того, есть ли у работника карта. Я обычно советую малому бизнесу прямо издать приказ, что лимит не устанавливается: Указание позволяет не рассчитывать его, а один ясный документ избавляет от бессмысленных споров внутри компании.

Даже установленный лимит разрешено превышать в дни выплаты зарплаты, стипендий и иных выплат работникам, включённых в фонд оплаты труда, а также в выходные и праздничные дни, если в эти дни ведутся кассовые операции. Но держать такой излишек можно не более пяти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счёта. Именно отсюда выросло правило ведомости. После этого остаток должен вернуться к обычному режиму.

Наличные, поступившие в кассу от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, можно расходовать, в частности, на выплаты работникам, включённые в фонд оплаты труда, и на социальные выплаты. Но есть перечень операций, для которых расчёт наличными не допускается; например, нельзя выдавать или возвращать займы, рассчитываться по ценным бумагам и организовывать азартные игры за счёт наличной выручки. Для зарплаты запрета нет.

• 100 000 руб. по одному договору — не лимит зарплаты работнику.
• Лимит остатка кассы — внутренний расчёт организации; малый бизнес и ИП могут его не устанавливать.
• Превышение лимита для зарплатных денег допустимо до пяти рабочих дней, включая день снятия денег со счёта.
• Наличной выручкой можно платить зарплату, если операция правильно отражена в кассе.

Разберём на примере: ООО «Вектор» ошиблось не в сумме, а в дисциплине

ООО «Вектор» — малое предприятие, лимит остатка кассы не установлен приказом. За первую половину сентября трём сотрудникам надо выдать наличными 186 000 руб. Один из них получает 112 000 руб. Бухгалтер испугался «лимита 100 тысяч» и разбил выплату этому сотруднику на 99 000 и 13 000 руб. в разные дни. Это лишняя конструкция: для зарплаты лимит 100 000 руб. не работает. Работнику можно выдать все 112 000 руб. одной суммой — при наличии ведомости или РКО и денег в кассе.

Но в этой истории была настоящая проблема. Деньги были сняты с расчётного счёта, а ведомость директор почему-то открыл на десять рабочих дней: «пусть люди заходят когда удобно». Так нельзя. Бухгалтеру нужно было установить срок не больше пяти рабочих дней. По окончании этого периода неполученные суммы депонировать; дальше выдавать по отдельным РКО. Отсутствие лимита остатка у малого предприятия не отменяет срок выдачи денег по ведомости.

Второй риск «Вектора» — бухгалтер решила не вести кассовую книгу, раз лимит не установлен. Это разные вещи. Освобождение от лимита не равняется освобождению от оформления кассовых документов. Исключение по Указанию № 3210-У есть для ИП, которые ведут учёт доходов или доходов и расходов и (или) физических показателей; обычное ООО в него не попадает. Поэтому в ООО кассовая книга, ПКО и РКО остаются обязательной частью процесса.

Итог правильного решения простой: один приказ о неустановлении лимита, ведомость на срок до пяти рабочих дней, РКО по ведомости на фактическую выдачу, закрытие и депонирование остатка, отдельный РКО при позднем обращении. Бухгалтерия становится скучной — а это как раз тот случай, когда скучно означает безопасно.

Мой рабочий порядок и несколько границ риска

Я выстраиваю процесс от даты выплаты, а не от даты, когда кассир успел снять наличные. За один-два дня проверяем начисления, удержания, основание для наличной формы, остаток в кассе и назначаем срок по ведомости. В день выплаты кассир берёт подписи только при фактической передаче денег. Подписать за коллегу, оставить ведомость у администратора или поставить подпись «потом» — это не мелкие вольности, а прямой путь к спору о том, была ли зарплата выдана.

Не переоценивайте риск там, где его нет. Нет карты — нормальная ситуация. Зарплата выше 100 000 руб. — тоже нормальная ситуация. Гораздо опаснее задержать выплату, не удержать или несвоевременно перечислить НДФЛ, выдать наличные без понятного кассового следа либо не закрыть ведомость. За задержку зарплаты работодатель обязан выплатить компенсацию не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день задержки; размер можно повысить локальным актом или договором.

Срок уплаты удержанного НДФЛ зависит от периода удержания. Для налога, удержанного с 1-го по 22-е число текущего месяца, крайний срок — 28-е число; с 23-го числа по последнее число месяца — 5-е число следующего месяца; с 23 по 31 декабря — последний рабочий день года. Это не «кассовая» специфика, но я всегда напоминаю о ней при наличных выплатах: ручной процесс повышает шанс забыть о платёжке.

Если ваша схема не укладывается в этот порядок — например, сотрудники постоянно получают деньги в разъездах или в обособленном подразделении без нормальной кассы, — не маскируйте проблему разовыми расписками. Лучше отдельно настроить способ выплаты и документооборот. Здесь цена импровизации обычно выше цены одного нормального решения.

• Определить дату выплаты и подготовить сумму «на руки».
• Оформить ведомость и ограничить её срок пятью рабочими днями.
• Выдать деньги только под личную подпись; отразить фактический расход по кассе.
• Закрыть ведомость, депонировать неявившихся и проверить остаток относительно лимита.
• Позднюю выдачу депонента провести текущей датой по отдельному РКО.
• Проконтролировать НДФЛ по дате удержания и сроку перечисления.

Частые вопросы