НДС в 2026 году: что проверить бизнесу после повышения ставки

22% — это не цифра в настройках, а пересборка цены

С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла с 20% до 22%. Одновременно расчётная ставка стала 22/122 вместо 20/120, а в предусмотренных НК РФ случаях ставка 16,67% заменена на 18,03%. Ставки 10% и 0% никуда не исчезли: их применяют только к операциям, прямо названным в статье 164 НК РФ. Вот первое правило, которое я бы ввела в компании: не пытаться угадать ставку по привычке или по виду товара в названии номенклатуры. Сначала проверяем норму и суть операции, потом настраиваем программу.

Самая дорогая ошибка января — считать, что повышение ставки всегда можно переложить на покупателя. Если в договоре написано «100 000 рублей, включая НДС», то после 1 января внутри этой суммы сидит уже 18 032,79 руб. налога (100 000 × 22/122), а не прежние 16 666,67 руб. Ваш доход уменьшается. Если же цена определена без НДС, налог обычно предъявляют сверх неё, но договор, переписку и условия об изменении цены всё равно надо прочитать. Налоговая не станет разбирать ваш спор с покупателем: она увидит реализацию и исчисленный с неё НДС.

Я советую не раздавать сотрудникам памятку на десять страниц. Достаточно сначала проверить четыре точки: действующие договоры с фиксированной ценой, прайс-листы, настройки реализации и настройки авансов. Затем сделать две тестовые операции в учётной системе — отгрузку и предоплату. Если сумма НДС совпала в договоре, счёте, УПД или счёте-фактуре, кассе и книге продаж, значит, процесс хотя бы не развалится в первый же день.

• Проверьте все шаблоны, где есть ставка 20%, 20/120 или 16,67%.
• Разделите договоры на цены «с НДС» и «без НДС»; для первой группы оцените потерю маржи.
• Не меняйте ставку вручную в одном документе: обновите номенклатуру, кассу, маркетплейс и интеграции.

УСН: лимит 20 млн рублей остался, но считать его нужно каждый месяц

Упрощенец в 2026 году автоматически освобождён от исполнения обязанностей плательщика НДС, если доходы за 2025 год не превысили 20 млн руб. Уведомление для этого не нужно. Но слово «автоматически» тут коварное: освобождение не является вечной настройкой. Если доходы в течение 2026 года превысили 20 млн руб., НДС возникает с первого числа следующего месяца. Считают не все поступления на расчётный счёт подряд, а доходы по правилам пункта 1 статьи 346.15 НК РФ: доходы от реализации и внереализационные доходы, без уменьшения на расходы.

В июле 2026 года Федеральный закон № 228-ФЗ закрепил лимит 20 млн руб. также на 2027 и 2028 годы. Поэтому старые статьи с прогнозом «15 млн в 2027-м» уже пора убрать из закладок. А вот привычка смотреть лимит раз в квартал — наоборот, опасна. Я видела, как собственник узнавал о превышении, когда следующая после него отгрузка уже ушла без НДС. Исправить можно, но это уже разговор с клиентом о доплате и корректировочных документах, который никто не любит.

Когда освобождение утрачено, у бизнеса есть выбор: общие ставки 22%, 10% и 0% с вычетами либо специальные 5% или 7% без входных вычетов. Специальная ставка 5% в 2026 году доступна при доходе свыше 20 млн и до 272,5 млн руб.; далее применяется 7% до 490,5 млн руб. Но выбирать 5% потому, что она «меньше 22%», я считаю бухгалтерской ловушкой. У оптовика с большим входным НДС 22% с вычетами иногда выгоднее. А для новичка, который впервые применил 5% или 7% в 2026 году, закон даёт возможность отказаться от неё в течение четырёх последовательных налоговых периодов и перейти на общие ставки — не надо считать первоначальный выбор приговором.

• Включите в ежемесячный управленческий отчёт отдельную строку «доходы для лимита НДС УСН».
• До первой облагаемой реализации посчитайте оба варианта: НДС к уплате по общей ставке с вычетами и по специальной ставке без вычетов.
• Назначьте одного ответственного за уведомление директора о приближении к 20 млн руб.

Разберём на примере: когда УСН перестаёт быть «без НДС»

Допустим, ООО «Ромашка» применяет УСН «доходы минус расходы». Доход за 2025 год — 18,7 млн руб., поэтому с 1 января 2026 года компания освобождена от НДС. К концу июля доходы по правилам УСН составили 20,4 млн руб. Руководитель рассуждает привычно: «Закроем квартал, потом бухгалтер разберётся». Именно здесь возникает проблема. С 1 августа компания обязана исчислять НДС по облагаемым операциям; ждать октября нельзя.

У «Ромашки» много закупок товара с входным НДС, а клиенты — в основном организации на общей системе. Мы сравниваем варианты на будущей отгрузке стоимостью 1 220 000 руб. без налога и входном НДС по закупке 154 000 руб. При общей ставке покупателю предъявляют 268 400 руб. НДС, а после вычета входного НДС к уплате остаётся 114 400 руб. При ставке 5% налог с той же базы равен 61 000 руб., но принять 154 000 руб. входного НДС к вычету нельзя. Одной цифрой в счёте вариант 5% выглядит привлекательнее, но закупочная стоимость становится выше, а покупатель на ОСНО получает меньший вычет. Решение зависит от цен, договоров и клиентов — его нельзя честно принять за пять минут.

Практический порядок для такой компании: с 1 августа включить выбранную ставку в документы, отдельно проверить остатки товаров и входные счета-фактуры, настроить книгу продаж и определить график подачи первой декларации. Если выбраны общие ставки, НДС по товарам, приобретённым во время освобождения, можно принять к вычету при их использовании после утраты освобождения в облагаемых операциях и при соблюдении условий статей 171 и 172 НК РФ. Это тот пункт, который часто забывают и тем самым добровольно отдают деньги бюджету.

Переходящие авансы: деньги пришли при 20%, товар ушёл при 22%

Переходные авансы требуют отдельного реестра. Не потому, что налоговая любит экзотику, а потому что база по полученному авансу определяется на дату денег, а база по реализации — на дату отгрузки. Поэтому предоплата 2025 года могла попасть под расчётную ставку 20/120, а отгрузка 2026 года — под 22%. ФНС прямо отсылает к порядку перехода со ставки 20% на 22%, изложенному в письме от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@.

Разберём на цифрах. ООО «Вектор» 20 декабря 2025 года получило 1 200 000 руб. предоплаты, цена по договору определена как «включая НДС». НДС с аванса составил 200 000 руб. (1 200 000 × 20/120). Товар отгружен 15 января 2026 года, а цена не менялась. НДС с реализации — 216 393,44 руб. (1 200 000 × 22/122). После вычета НДС, начисленного с аванса, по этой цепочке остаётся 16 393,44 руб. к уплате. Не ошибка программы и не двойное налогообложение: это следствие того, что в неизменной цене доля налога стала больше.

Бывает и обратная история: договор разрешает увеличить цену в связи с изменением ставки. Тогда важны согласование с покупателем и корректное документирование доплаты. Мой совет — не пытаться решить это одной проводкой в декабре или январе. По каждой незакрытой предоплате сопоставьте договор, сумму и дату платежа, дату отгрузки, счёт-фактуру на аванс и документ реализации. Там, где цепочка не сходится, обычно и сидит будущая разница в декларации.

• Сформируйте реестр всех неотработанных авансов на 31 декабря 2025 года.
• Отметьте договоры, в которых цена включает НДС, и договоры, где налог предъявляется сверх цены.
• Проверьте вычеты НДС с авансов только после отражения соответствующей реализации.

Счёт-фактура и декларация: новые формы не любят «потом обновим»

С 1 апреля 2026 года действует новая форма счёта-фактуры по постановлению Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. В ней появилась строка 5б для связи реализации с ранее выставленным авансовым счётом-фактурой: указывают номер и дату такого документа, а при нескольких авансах — реквизиты всех нужных счетов-фактур. Это не деталь для эстетики. Она помогает проследить зачёт аванса, а значит, особенно важна в переходных сделках.

Счёт-фактуру при реализации или получении предоплаты выставляют не позднее пяти календарных дней. Ошибка в названии отдела или лишний пробел не повод для драмы, если операция нормально идентифицируется. Но неверная ставка или сумма НДС — не та опечатка, которую я советую игнорировать. Продавцу нужно исправить документ и проверить книгу продаж; покупателю — запросить исправленный счёт-фактуру до того, как расхождение превратится в требование. Автоматизация полезна ровно до того момента, пока вы не проверили хотя бы один настоящий XML-документ после обновления ЭДО.

Декларация по НДС подаётся электронно не позднее 25-го числа месяца после квартала, а налог уплачивается равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. За I квартал 2026 года декларацию нужно было представить не позднее 27 апреля, поскольку 25-е число пришлось на выходной; сроки трёх платежей — 28 апреля, 28 мая и 29 июня, с переносом последнего срока с выходного. Форма декларации для периодов 2026 года обновлена приказом ФНС № ЕД-7-3/1227@. Камеральная проверка обычно длится два месяца, с возможным продлением до трёх. Поэтому я закрываю НДС не в дату отправки отчёта, а заранее: на исправление контрагента день в день рассчитывать не стоит.

• Проверьте, что учётная система и оператор ЭДО поддерживают форму счёта-фактуры с 1 апреля 2026 года.
• До сдачи декларации сверяйте книгу продаж с выручкой и авансами, а книгу покупок — с принятыми к вычету документами.
• Контролируйте остаток на ЕНС перед каждой из трёх дат платежа, а не только перед отправкой декларации.

Что я бы сделала в компании прямо сейчас

Начните не с чтения всех разъяснений подряд. Сначала найдите реальные переходящие сделки и статус УСН: это приносит больше пользы, чем идеальная папка с инструкциями. Затем выгрузите продажи и авансы за январь, сверьте применённые ставки, а для УСН поставьте ежемесячный контроль доходов. Отдельно проверьте, не появились ли в документах продавца счета-фактуры с НДС там, где компания рассчитывала на освобождение.

Дальше нужен короткий контроль перед каждым закрытием квартала: верна ли ставка по реализации, закрыты ли авансы, есть ли основания для каждого вычета, совпадают ли книги с первичкой, достаточно ли средств на ЕНС. Если на один из этих вопросов ответ «скорее всего», я бы не подписывала декларацию. В НДС эта фраза обычно означает, что проводка живёт отдельно от документа, а документ — отдельно от договора.

И последнее: не преувеличивайте риск там, где он не нужен. Не каждая описка ведёт к отказу в вычете, не каждому УСН-бизнесу надо срочно выбирать 5% или 7%, и не каждая старая сделка требует допсоглашения. Но ставку, лимит УСН и авансы нельзя оставлять на волю случая. Это три места, где цена «не успели проверить» слишком часто оказывается реальными деньгами.

• Инвентаризировать договоры, прайсы и открытые авансы на 1 января 2026 года.
• Обновить учётную систему, кассовую технику и ЭДО; провести тестовую операцию.
• Проверять лимит УСН каждый месяц и заблаговременно выбрать налоговую модель.
• Закрывать НДС за несколько рабочих дней до предельного срока декларации.

Частые вопросы